De gemeenteraad keurt het gewijzigd retributiereglement op het uitlenen van gemeentelijke materialen voor de periode 1 juni 2025 tem. 31 december 2025 goed.
Artikel 41, 14° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Dienst Evenementen & Uitbating Vrijetijdsinfrastructuur:
In het kader van de BTW-wetgeving is de verhuur van materiaal BTW-plichtig (21%) naargelang het omzetcijfer die deze verhuur met zich mee brengt (drempelbedrag van 25.000 euro).
Indien deze niet wordt doorgerekend aan de huurder, dient de gemeente deze kost zelf te dragen.
De dienst geeft een positief advies om deze bijkomende kost door te rekenen aan de huurder van het materiaal.
De gemeente leent regelmatig keuken-, feest- en andere gemeentelijke materialen uit aan derden in het kader van o.a. evenementen en andere activiteiten georganiseerd op Grimbergs grondgebied.
Het is billijk om hiervoor een vergoeding te vragen.
In het kader van de btw-wetgeving is de verhuur van materiaal btw-plichtig (21%) naargelang het omzetcijfer die deze verhuur met zich mee brengt (drempelbedrag van 25.000 euro).
Op basis van de analyse van de omzetcijfers van 2024 werd vastgesteld dat de gemeente het drempelbedrag van 25.000 euro overschrijdt (het gefactureerde bedrag in 2024 bedroeg 32.000 euro). Om deze redenen wordt er voorgesteld om de huidige tarieven met 21% op te trekken.
Bijkomend wordt er voorgesteld om de tarieven vanaf 1 januari 2026 te indexeren.
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen.
/
Artikel 1.
Onderstaand gewijzigd retributiereglement op het uitlenen van gemeentelijke materialen goedkeuren:
Wijziging van het retributiereglement op het uitlenen van gemeentelijke materialen voor de periode 1 juni 2025 tem. 31 december 2025
Artikel 1. - Belastbare grondslag
Met ingang van 1 juni 2025 voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een retributie gevestigd op het uitlenen van gemeentelijke materialen.
De bedragen voor de retributies vastgelegd in huidig reglement zijn van toepassing op alle aanvragen ingediend vanaf 1 juni 2025 tot en met 31 december 2025.
Art. 2. - Tarieven
§ 1. Het uitlenen van keuken- en feestmaterialen:
De tarieven gelden voor een huurperiode met inbegrip van maximaal 1 weekend.
1. Keukenmateriaal
Prijs exclusief BTW
Prijs inclusief BTW
a) prijs per 25 stuks
diepe borden
2,50 euro
3,03 euro
platte borden
2,50 euro
3,03 euro
dessertborden
2,50 euro
3,03 euro
messen
2,50 euro
3,03 euro
vorken
2,50 euro
3,03 euro
lepels
2,50 euro
3,03 euro
kopjes
2,50 euro
3,03 euro
schoteltjes
2,50 euro
3,03 euro
koffielepels
2,50 euro
3,03 euro
Mokken
2,50 euro
3,03 euro
b) prijs per 40 stuks
fluitglazen
4,00 euro
4,84 euro
c) prijs per 24 stuks
wijn/fruitsapglazen
4,00 euro
4,84 euro
d) prijs per stuk
koffiekan
0,80 euro
0,97 euro
melkkan
0,30 euro
0,36 euro
suikerpot
0,30 euro
0,36 euro
2. Feestmateriaal
a) prijs per 25 stuks
stoel (plooistoel)
5,00 euro
6,05 euro
b) prijs per stuk
tafel (uitvouwbaar - 8 personen -
2mx0,8m)
2,00 euro
partytafel (zonder hoes)
2,00 euro
2,42 euro
podiumelement (2mx1m = 2m²)
6,00 euro
7,26 euro
decibelmeter
gratis
gratis
CO2-meter
gratis
gratis
ledlampslinger (20m – bevat 40 lampen)
10,00 euro
12,10 euro
volksspel - circuskoffer
5,00 euro
6,05 euro
nadar (2,20mx1,10m)
gratis
gratis
fuifbox
gratis
gratis
mobiele fietsenstalling
gratis
gratis
vouwtent 3m x 3m met set zijwanden en voetgewichten
20,00 euro
24,20 euro
vouwtent 3m x 6m met set zijwanden en voetgewichten
25,00 euro
30,25 euro
c) forfaitair bedrag (vervoer, plaatsing en afbraak inbegrepen)
podiumwagen (6,25m x 7,50m)
175,00 euro
211,75 euro
chalet (3m x 3m)
120,00 euro
145,20 euro
elektroverdeelkast
85,00 euro
102,85 euro
3. Tenten – Uitleen is enkel toegestaan voor jeugdkampen in de periode van 15 juni tot 15 september Gratis – Op te halen door de jeugdvereniging zelf in het gemeentelijk magazijn.
4. Vlaggenmasten en vlaggen - Worden enkel gebruikt en geplaatst ter gelegenheid van een officiële gemeentelijke of plaatselijke kermis zoals bepaald in het reglement op de kermissen en voor activiteiten waar de gemeente als mede-organisator optreedt.
Het ontlenen van bovengenoemde materialen is gratis voor:
de activiteiten van het plaatselijke organisatiecomité tijdens een officiële gemeentelijke of plaatselijke kermis zoals bepaald in het reglement op de kermissen;
activiteiten van andere organisatoren tijdens een officiële gemeentelijke of plaatselijke kermis voor zover zij door het college vooraf erkend werden als deel uitmakend van de kermis;
een activiteit van het gemeentelijk onderwijs;
Grimbergse bestuurlijke diensten, adviesraden en commissies voor activiteiten eigen aan hun werking;
activiteiten die door andere openbare besturen dan de gemeente Grimbergen georganiseerd worden.
De mobiele fietsenstalling wordt enkel uitgeleend voor evenementen en gemeentelijke kermissen met een verwacht aantal bezoekers hoger dan 500 personen.
§ 2. Het vervoer van feestmateriaal:
Alle keuken- en feestmateriaal moet afgehaald en teruggebracht worden in de gemeentelijke loodsen. Uitzonderingen: de fuifbox, volksspelen en circuskoffer moeten afgehaald/teruggebracht worden bij de dienst Vrije Tijd – Cel Jeugd.
Belangrijke informatie over de locaties en verplichte afhaal- en terugbrengmomenten – zie artikel 3.
De gemeentelijke diensten kunnen eventueel instaan voor het vervoer van feestmateriaal. (niet voor keukenmateriaal en niet voor tenten jeugdkampen).
Tenzij anders vermeld wordt voor het vervoer forfaitair 120,00 euro per rit (1 rit = 1 x leveren en ophalen met 1 voertuig) aangerekend. In dit vervoer is in- en uitladen door de gemeentediensten inbegrepen.
Het vervoer en de plaatsing is gratis ter gelegenheid van:
de activiteiten van het plaatselijke organisatiecomité tijdens een officiële gemeentelijke of plaatselijke kermis zoals bepaald in het reglement op de kermissen;
activiteiten van andere organisatoren tijdens een officiële gemeentelijke of plaatselijke kermis voor zover zij door het college vooraf erkend werden als deel uitmakend van de kermis;
een activiteit van het gemeentelijk onderwijs;
Grimbergse bestuurlijke diensten, adviesraden en commissies voor activiteiten eigen aan hun werking;
Ter gelegenheid van activiteiten die door andere openbare besturen dan gemeente Grimbergen georganiseerd worden, dienen deze besturen zelf voor vervoer in te staan.
Art. 3.
De retributie is verschuldigd door de vereniging/organisatie/buurtcomité/onderwijsinstelling die de aanvraag doet om de materialen te ontlenen.
Art. 4. - Indexering
De tarieven vermeld onder artikel 2 worden jaarlijks, en voor de eerste maal op 1 januari 2026, aangepast aan de index der consumptieprijzen volgens onderstaande formule:
Tarief x nieuwe index (*) / basisindex (**)
* Nieuwe index = index van de maand december voorafgaand aan het dienstjaar
** Basisindex = index van de maand december 2024
Art. 5. – Afhalen en terugbrengen: locaties en uren
Gemeentelijke loodsen
Welke materialen:
alle keukenmaterialen
alle feestmaterialen met uitzondering van de fuifbox, volksspelen en circuskoffer
Adres: Humbeeksesteenweg 245, 1850 Grimbergen
Verplichte afhaal- en terugbrengmomenten:
afhalen op vrijdag tussen 9 uur en 11:30 uur
terugbrengen op maandag tussen 9 uur en 11:30 uur
indien vrijdag en/of maandag op een wettelijke feestdag valt, verschuift het afhaalmoment naar donderdag en/of terugbrengmoment naar dinsdag (zelfde uren)
Dienst Vrije Tijd – Cel Jeugd
Welke materialen:
fuifbox, volksspelen en circuskoffer
Adres: Prinsenstraat 22, 1850 Grimbergen
Verplichte afhaal- en terugbrengmomenten:
afhalen en/of terugbrengen op woensdag tussen 13 en 16 uur en donderdag tussen 16:30 uur en 19:15 uur
Art. 6. - Gebruikers
Bovengenoemde materialen kunnen aan de geldende tarieven uitgeleend worden door:
Elke vereniging erkend door een adviesraad van de gemeente Grimbergen;
Elke Nederlandstalige non-profit organisatie met zetel in Grimbergen, inbegrepen gemeentelijke politieke partijen;
Elk buurtcomité dat voldoet aan de voorwaarden om een feestbon/wijkbon te krijgen;
Onderwijsinstellingen gelegen op Grimbergs grondgebied.
Voor andere gemeentebesturen is het ontlenen van de materialen, vermeld in dit reglement, gratis. Materialen worden niet uitgeleend aan particulieren, bedrijven, handelaars en niet-Grimbergse verenigingen.
Art. 7. - Aanvragen
Elke plaatselijke organisator is verplicht de keukenmaterialen, feestmaterialen en tenten (enkel jeugdverenigingen voor kampen) aan te vragen via het E-loket aanvraagformulier dat terug te vinden is op de website https://www.grimbergen.be.
De aanvraag dient uiterlijk 1 maand voor het evenement ingediend te worden.
Art. 8. - Annulaties en wijzigingen
Het gemeentebestuur moet uiterlijk een week voor het geplande evenement in kennis worden gesteld van een annulatie of wijziging van de aanvraag en dit via een mailbericht naar verhuur@grimbergen.be. Indien de voorgeschreven procedure en/of termijn niet gerespecteerd wordt, zal de voorziene uitleenkost integraal verschuldigd blijven.
Art. 9. - Aansprakelijkheid
§ 1 De ontlener is volledig verantwoordelijk voor mogelijke ongevallen die met de ontleende gemeentematerialen gebeuren.
Hij is tevens verantwoordelijk voor alle schade aan de materialen en aan derden, vanaf de afhaling tot en met de teruggave van de ontleende materialen.
Bij schade aan materialen, verlies van materialen, het niet-reinigen van materialen na gebruik en/of het niet tijdig terugbrengen van de ontleende materialen kan het gemeentebestuur de gemaakte kosten doorfactureren aan de ontlener.
§ 2 Overzicht waarde/kostprijs materialen
1. Keukenmateriaal
diepe borden
2,00 euro per stuk
platte borden
2,00 euro per stuk
dessertborden
1,80 euro per stuk
messen
2,00 euro per stuk
vorken
2,00 euro per stuk
lepels
2,00 euro per stuk
kopjes
2,00 euro per stuk
schoteltjes
1,50 euro per stuk
koffielepels
1,30 euro per stuk
mokken
2,00 euro per stuk
fluitglazen
2,00 euro per stuk
wijn/fruitsapglazen
1,30 euro per stuk
koffiekan
15,10 euro per stuk
melkkan
4,00 euro per stuk
suikerpot
4,00 euro per stuk
2. Feestmateriaal
stoel (plooistoel)
15,67 euro per stuk
tafel (uitvouwbaar - 8 personen - 2mx0,8m)
267,41 euro per stuk
podiumelement (2m x 1m = 2m²)
1.240,32 euro per stuk
partytafel (zonder hoes)
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
decibelmeter
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
CO²-meter
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
ledlampslinger (20m – bevat 40 lampen)
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
volksspel - circuskoffer
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling van de inhoud van het volksspel/koffer
nadar (2,20mx1,10m)
77,44 euro per stuk
fuifbox
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling van de inhoud van de fuifbox
mobiele fietsenstalling
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
podiumwagen
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
chalet
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
elektroverdeelkast
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
vouwtent 3m x 3m met set zijwanden voetgewichten
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
vouwtent 3m x 6m met set zijwanden voetgewichten
Kostprijs afhankelijk van de nodige vervanging en/of herstelling
3. Jeugdkamptenten (5,65m x 6m) – Uitleen is enkel toegestaan voor jeugdkampen in de periode van 15 juni tot 15 september
Kostprijs afhankelijk van de nodige herstelling en/of vervanging
Art. 10. – Bijkomende bepalingen
Het gemeentebestuur behoudt het recht om, onder uitzonderlijke omstandigheden, zelf een wijziging in het aantal gereserveerde materialen door te voeren en zal de ontlener hiervan tijdig op de hoogte brengen. De aanvrager van de materialen heeft in dit geval geen recht op verhaal of schadevergoeding.
Onderverhuren, overdragen naar of lenen aan derden is niet toegestaan.
Het materiaal mag enkel gebruikt worden voor de in de aanvraag vermelde activiteit.
Aanvragen voor eventuele terugkerende evenementen moeten ieder jaar per evenement opnieuw ingediend worden.
Art. 11. - Wijze van invordering
De retributie wordt ingevorderd door middel van een factuur. Bij niet-betaling zal de retributie worden ingevorderd overeenkomstig artikel 177 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Art. 2.
Dit besluit bekend te maken overeenkomstig de bepalingen van “Afdeling 2. Bekendmaking en inwerkingtreding, Hoofdstuk 1. Akten van het lokaal bestuur, Titel 5. De werking van het lokaal bestuur" DLB.