Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet lokaal bestuur.

• Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Advies BOC/HOC (Bijlage 05)

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol voor akkoord, met vermelding:
  
  "Wij zijn uiteraard blij met de bijkomende tewerkstelling maar blijven ijveren voor statutaire jobs."
  
  
• ACV Openbare Diensten: ///
  
  
• VSOA Lokale en Regionale Besturen: ///

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

In het kader van de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025, in het bijzonder de volgende beleidsdoelstelling:

• Beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.

• AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024

• ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften

worden een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie voorgesteld.

 

In het kader van MJPa5 werd een organisatiebrede oefening uitgevoerd door het MAT en de diensthoofden.

  

De voorliggende formatiewijziging bevat de wijzigingen die weerhouden werden in MJPa5.

 

Ook de volgende (lopende en budgetneutrale) wijzigingen worden meegenomen in deze formatiewijziging:

• reorganisatie bodetaken;

• reorganisatie ICT-dienst.

 

1. Dienst Vergunningen

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Vergunningen als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met 1 vte expert vergunningen (A1a-A3a).

 

Doel van deze functie:

• Het diensthoofd vergunningen (A1a-A3a) en de deskundigen vergunningen (B1-B3) inhoudelijk ondersteunen in complexe vergunningendossiers.

 

De toekomstige formatie van de dienst Vergunningen is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd vergunningen	A1a-A3a	1,00		1,00
Expert vergunningen	A1a-A3a	1,00		1,00
Deskundige vergunningen	B1-B3	5,00		5,00
Deskundige huisvesting	B1-B3	1,00		1,00
Administratief medewerker	C1-C3	2,00		2,00
TOTAAL				10,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

chaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A1a-A3a	€ 89.899,22

 

2. Dienst Vrije Tijd

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Vrije Tijd als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 1 vte administratief medewerker (C1-C3) (lokale economie);

• 1 vte administratief medewerker (C1-C3) (sport).

 

Doel van deze functies:

• Administratieve ondersteuning van de deskundigen lokale economie en sport

 

Betreffende het domein lokale economie werd een uitgebreide werklastmeting uitgevoerd i.f.v. de verplichte taken die deze dienst dient uit te voeren (zie bijlage 06).

 

De toekomstige formatie van de dienst Vrije Tijd (excl. bibliotheek) is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd vrije tijd	A1a-A3a	1,00		1,00
Deskundige cultuur en feestelijkheden	B1-B3	1,00		1,00
Deskundige jeugd	B1-B3	2,00		2,00
Deskundige sport	B1-B3	1,00		1,00
Deskundige toerisme en erfgoed	B1-B3	1,00		1,00
Deskundige lokale economie	B1-B3	1,00		1,00
Deskundige UitPas	B1-B3	0,50		0,50
Administratief medewerker	C1-C3	6,00		6,00
TOTAAL				13,50

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit) (per vte):

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
C1-C3	€ 53.294,27

 

3. Dienst Magazijn

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Magazijn als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 1 vte administratief medewerker (C1-C3).

 

Doel van deze functie:

• Administratieve ondersteuning dienst Magazijn (diensthoofd en coördinator magazijn, en magazijnier).

Meewerken aan de acties i.k.v. de volgende aanbeveling van Audit Vlaanderen:

De toekomstige formatie van de dienst Magazijn is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd magazijn	A1a-A3a	1,00		1,00
Coördinator magazijn	C4-C5	1,00		1,00
Magazijnier	C1-C3	1,00		1,00
Administratief medewerker	C1-C3	1,00		1,00
Meewerkend ploegverantwoordelijke	D4-D5	1,00		1,00
Vakman	D1-D3	11,00		11,00
TOTAAL				16,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
C1-C3	€ 53.294,27

 

4. Dienst Communicatie

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Communicatie als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 1 vte administratief medewerker (C1-C3).

• Schrapping uit de contractuele personeelsformatie van:

• 1 vte deskundige (B1-B3).

 

Doel van deze functie:

• Administratieve ondersteuning dienst Communicatie.

 

De toekomstige formatie van de dienst Communicatie is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd communicatie	A1a-A3a	1,00		1,00
Deskundige communicatie	B1-B3	0,50	1,00	1,50
Administratief medewerker	C1-C3	1,00		1,00
TOTAAL				3,50

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Uitbreiding personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
C1-C3	€ 53.294,27
Schrapping personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
B1-B3	€ 66.394,14
TOTAAL	-€ 13.099,87

 

5. Stafdienst afdeling Ruimte-Beleid

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de stafdienst - afdeling Ruimte-Beleid als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 1 vte data-analist / GIS-coördinator (A1a-A3a).

• De functie van deskundige GIS (B1-B3) blijft behouden in de contractuele personeelsformatie, maar wordt geblokkeerd bij invulling van de functie van data-analist / GIS-coördinator.

 

Doel van deze functie:

• Zie nota als bijlage 07.

• Doel is de functie van deskundige GIS te verruimen naar een strategische functie gericht op data-analyses waarbij met de hulp van digitale toepassingen data gestructureerd worden (bv. bouwen van dashboards). Hierdoor kunnen conclusies en inzichten weergegeven worden (strategisch, financieel, ...), of kan er beter samengewerkt worden met verschillende stakeholders (bv. door het koppelen van gegevens, het werken op gemeenschappelijke gegevens, ...). Dit om zowel onze interne werking als de diensten naar klanten / burgers te optimaliseren.

• Deze functie is organisatiebreed, en ondersteunt de technische diensten in het bijzonder en bij uitbreiding ook de andere diensten. Functioneel zal dit personeelslid op vlak van data analyse opgevolgd worden door het afdelingshoofd beleidsondersteuning.

• Voorbeeldprojecten (zie ook nota als bijlage 02):

• Digitaliseringsprojecten ikv dienstverleningsconcept (opzetten chatbots);

• TopDesk: verder digitaliseren van de data en de rapporten van Topdesk + koppeling met andere systemen (bv. afsprakensysteem, toekomstig monitoringsysteem, ...);

• Digitaliseren van HR-data;

• Assetmanagement (i.k.v. aanbeveling Audit Vlaanderen): Koppeling TopDesk met Arinto, GEO-IT, Orbit;

• Opmaken van een city dashboard:  waarbij data kan verkregen worden over geluids-en lucht kwaliteit, het verkeer, bezetting parkeerplaatsen, waterstanden in grachten, rioleringen, …;

• Burgerzaken: in kaart brengen van de dienstverlening, funerair erfgoed, verkiezingen, …;

• Financiën: in kaart brengen van de betalingsflow ( X aantal aanmaningen, doorlooptijd van de betalingen, opsporen van dubbele betalingen, ...);

• Mobiliteit : data vanuit de telramen en de trafficcounts . Deze data kunnen helpen om een meer op maat gestuurd mobiliteitsbeleid te voeren (zelfs om proactief problemen te detecteren);

• Omgeving/ wegen en water : data vanuit de onthardingsstudie. Deze data kan gelinkt worden met de beschikbare data uit de burgerbevraging inzake wateroverlast;

• ...

 

De toekomstige formatie van de stafdienst - Ruimte-Beleid is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Afdelingshoofd Ruimte - Beleid	A4a-A4b	1,00		1,00
Data-analist / GIS-coördinator	A1a-A3a	1,00		1,00
Deskundige GIS (Deze functie wordt geblokkeerd bij invulling van de functie van data-analist)	B1-B3	1,00		1,00
Deskundige patrimoniumbeheer	B1-B3	1,00		1,00
Administratief medewerker	C1-C3	1,00		1,00
TOTAAL				5,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Uitbreiding personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A1a-A3a / A1a-A2a	€ 89.899,22
Schrapping / blokkering personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
B1-B3	€ 66.394,14
TOTAAL	€ 23.505,08

 

6. Dienst Groen en Openbare reinheid

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Groen en Openbare reinheid als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 1 vte parkbeheerder / coördinator openbaar domein (C4-C5);

• 1 vte coördinator openbare reinheid (C4-C5).

• schrapping uit de contractuele personeelsformatie van:

• 1 vte meewerkend ploegverantwoordelijke openbare reinheid (D4-D5).

• omzetting van de functietitel van "coördinator groen en openbare reinheid (C4-C5)" naar "coördinator groen (C4-C5)".

 

Doel van de functie van parkbeheerder / coördinator openbaar domein( C4-C5):

• Coördineren - over de verschillende technische ploegen heen - van alle technische taken op openbaar domein (speeltuigen, banken, ...).

 

Doel van de reorganisatie van de functie van coördinator:

• de technische uitvoeringsdiensten "groen" en "openbare reinheid" worden elk opgevolgd door een eigen coördinator (andere technische expertise, andere planning, ...) Hierdoor kunnen deze ploegen ook directer worden aangestuurd.

 

De toekomstige formatie van de dienst Groen en Openbare reinheid is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd groen en openbare reinheid	A1a-A3a	1,00		1,00
Expert groen	A1a-A3a	1,00		1,00
Deskundige groen	B1-B3	1,00		1,00
Parkbeheerder / coördinator openbaar domein	C4-C5	1,00		1,00
Administratief medewerker	C1-C3	2,00		2,00
Coördinator groen	C4-C5	1,00		1,00
Coördinator openbare reinheid	C4-C5	1,00		1,00
Meewerkend ploegverantwoordelijke groen	D4-D5	3,00		3,00
Vakman groen	D1-D3	18,00		18,00
Vakman openbare reinheid	D1-D3	7,00		7,00
TOTAAL				36,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Uitbreiding personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
C4-C5	€ 70.837,17
C4-C5	€ 70.837,17
Schrapping personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
D4-D5	€ 58.797,98
TOTAAL	€ 82.876,36

 

7. Dienst Evenementen en Vrijetijdsinfrastructuur

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Evenementen en Vrijetijdsinfrastructuur als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 1 vte meewerkend ploegverantwoordelijke (D4-D5).

• schrapping / verplaatsing naar de uitdovende personeelsformatie van de volgende functies:

• 4,25 vte medewerker-schoonmaak (E1-E3).

• verplaatsing van de functie van bode (D1-D3) naar de dienst Politiek-Administratieve Ondersteuning (zie verder).

 

Doel van de functie van meewerkend ploegverantwoordelijke (D4-D5):

• Structuur van de technische ploeg VTI aligneren met de structuur van de technische ploegen bij de TD;

• Aansturen van de vakmannen op het terrein en meewerken aan het technisch onderhoud.

 

Reden schrapping / uitdoving functies medewerker-schoonmaak (E1-E3):

• Niet al deze functies zijn ingevuld. Nieuwe werklastmeting door de dienst gebeurd;

• Op termijn zullen ook de functies van toezichter-handlanger (E1-E3) hervormd worden. Heden is dit een combi-functie van onderhoudstaken en technische taken. Op termijn wilt men dit ook opsplitsen in 1 vte vakman (D1-D3) en 1 vte medewerker schoonmaak (E1-E3). 

 

De toekomstige formatie van de technische dienst - VTI is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Coördinator vrijetijdsinfrastructuur	C4-C5	1,00		1,00
Meewerkend ploegverantwoordelijke vrijetijdsinfrastructuur	D4-D5	1,00		1,00
Vakman vrijetijdsinfrastructuur	D1-D3	3,00		3,00
Toezichter-handlanger vrijetijdsinfrastructuur	E1-E3	2,00		2,00
Medewerker schoonmaak (2 voltijds en 6 halftijds)	E1-E3	5,00		5,00
TOTAAL				12,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Uitbreiding personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
D4-D5	€ 58.797,98
Schrapping personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
E1-E3 (4,25 vte)	€ 187.881,83
Totaal	-€ 129.083,85

 

8. Dienst Burgerzaken - cel Onthaal

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Burgerzaken - cel Onthaal als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 1 vte coördinator onthaal (B4-B5).

Doel van deze functie:

• Rechtstreeks aansturen van de onthaalmedewerkers (C1-C3) en coördineren van de activiteiten van het onthaal. Meewerken aan de verdere uitrol van het dienstverleningsconcept.

 

De toekomstige formatie van de dienst Burgerzaken is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd burgerzaken	A1a-A3a	1,00		1,00
Coördinator onthaal	B4-B5	1,00		1,00
Deskundige burgerzaken	B1-B3	6,00		6,00
Administratief medewerker	C1-C3	10,00		10,00
TOTAAL				18,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
B4-B5	€ 78.863,30

 

9. WZC Ter Biest / Dienst Gebouwen

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van WZC Ter Biest als volgt aan te passen:

• schrapping de contractuele personeelsformatie van:

• 0,40 vte verantwoordelijke tuin en onderhoud (IFIC 12).

 

Deze taken zullen overgenomen worden door de diensten Groen en Openbare reinheid, en Gebouwen, die de aansturing centraal zullen opvolgen, in overleg met de directeur van het WZC.

 

Hiervoor zal er 1 vte meewerkend ploegverantwoordelijke (D4-D5) - dienst Gebouwen - die tot heden geblokkeerd was in de personeelsformatie na de herplaatsing van een personeelslid - worden gedeblokkeerd en opengesteld.

 

De toekomstige formatie van de technische cel van het WZC is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Medewerker technisch onderhoud	IFIC 12 IFIC 10		1,60	1,60
TOTAAL				1,60

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Deblokkering personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
D4-D5 (1 vte)	€ 58.797,98
Schrapping personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
IFIC 12 (0,80 te)	€ 53.541,75
TOTAAL	€ 5.256,23

 * De functie was 0,40 vte voorzien in de formatie, maar 0,80 vte ingevuld (vervanging van loopbaanonderbreking van andere personeelsleden). Deze vervangingen zullen nu niet meer ingevuld worden.

 

10. Bodetaken (dienst PAO en dienst VTI)

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de dienst Politiek-Administratieve Ondersteuning als volgt aan te passen:

• uitbreiding van de contractuele personeelsformatie met:

• 3 vte bodes (D1-D3).

 

Deze functies worden verschoven van andere diensten:

• 2 vte bodes (D1-D3) worden geschrapt bij de dienst Aankoop en Facility;

• 1 vte bode (D1-D3) wordt geschrapt bij de dienst vrijetijdsinfrastructuur.

 

In praktijk werken de bodes reeds centraal vanuit de dienst Politiek-Administratieve Ondersteuning. 

 

11. Dienst ICT

De ICT-dienst bestaat momenteel uit 3 VTE eigen personeelsleden:

• 1 vte ICT-beheerder( A4a-A4b)

• 1 vte coördinator ICT (B4-B5)

• 1 vte beleidsmedewerker informatica (B1-B3) (uitdovende functie)

• 1 vte ICT-helpdeskmedewerker (C1-C3)

Op vlak van ICT wordt het bestuur verder ondersteund door externe consultancy en dit zowel voor:

• helpdesk;

• projectbeheer op afroep.

 

Sinds begin juli 2023 is de outsourcing van ICT verder afgebouwd en wordt er momenteel nog gebruikgemaakt van de ondersteuning van IT-punt (VERA) voor het bemannen van de ICT-helpdesk à rato van 9 dagen per maand.

Ondertussen is de pool van IT-ondersteuners waarover Grimbergen mag beschikken gekrompen tot slechts 1 IT-ondersteuner. Gelet op het verloop binnen VERA waardoor telkens opnieuw de kennis over de organisatie moest worden opgebouwd, en de beschikbaarheid van IT-ondersteuners, wordt voorgesteld het volledige IT-gebeuren opnieuw in eigen handen te nemen. 

 

Wat zijn de voordelen? 

• op deze manier kunnen we effectief aan interne kennisopbouw doen en aan het documenteren van onze procedures;

• kunnen we de coördinatoren laten opleiden om onze organisatie-specifieke applicaties onder de knie te krijgen; 

• opnieuw grip krijgen op de verwerking van de tickets en dit binnen onze eigen TOPdesk-omgeving;

• eigen coördinatoren, die grotendeels fysiek ter plaatse zijn, waardoor een verbeterde permanentie kan aangeboden worden;

• hoeven we geen beroep meer te doen op externe consultants voor de reguliere taken en kleinere IT-projecten;

• meer mogelijkheden om op geregelde basis op de verschillende locaties aanwezig te zijn vb. loods, Ter Biest, Sociaal huis,...

 

Dit zal zorgen voor volgende nieuwe rolverdeling binnen de IT-dienst : 

Taak	ICT-beheerder	Coördinator ICT	Beleidsmedewerker ICT	ICT-helpdeskmedewerker
ICT-infrastructuur: beheer en advies verlenen over het computer -en telefoniepark	back-up	verantwoordelijke
Samenwerken met leveranciers: duidelijke SLA's en rolverdeling tussen bestuur en leveranciers	verantwoordelijke	back-up
M365 cloud beheerder : optimaal beheer van de M365-omgeving	back-up	verantwoordelijke
Strategisch ICT-beleid en beleidsuitvoering	verantwoordelijke
Escalatie van gebruikersvragen	back-up	verantwoordelijke	back-up	back-up
Coördinatie en leiding van de dienst	verantwoordelijke
Aankoop, administratie en analyse van tickets			Verantwoordelijke	Verantwoordelijke

Er wordt voorgesteld om een voltijdse functie coördinator ICT (B4-B5) toe te voegen aan de personeelsformatie.

 

Budgettair kan het budget voor deze loonkost in 2024 voorzien worden door verschuiving van budget de ACTIE 10 in het MJP: 

BD 01 - We bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.

• AP 02 - We werken op verschillende domeinen samen met externe partners;

• ACTIE 10: wij blijven beroep doen op externe consultancy voor IT.

 

De personeelsformatie van de ICT-dienst zal dan als volgt aangepast worden:

Dienst ICT
Voorzien
Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
ICT-beheerder	A4a-A4b	1,00		1,00
Coördinator ICT	B4-B5	2,00		2,00
Beleidsmedewerker informatica (uitdovende functie)	B1-B3	0,00		0,00
ICT-helpdeskmedewerker	C1-C3	1,00		1,00
TOTAAL				4,00

Budgettaire impact (bruto jaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit)

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
B4-B5	€ 78.863,30

Bijkomende info:

Het budget voor deze formatiewijziging werd voorzien in ontwerp MJPa5.