De gemeenteraad brengt een gunstig advies uit over de jaarrekening 2021, vastgesteld door de kerkraad Sint-Servaas (Grimbergen), onder voorbehoud van hetgeen staat opgenomen in het besluit van 21 maart 2022 van het schepencollege waarvoor men aan de gouverneur vraagt om zich hierover uit te spreken. De dienst financiën maakt voor goedkeuring een exemplaar van deze beslissing schriftelijk over aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.
Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd:
9° beslissingen die een wet, een decreet of een uitvoeringsbesluit uitdrukkelijk aan de gemeenteraad voorbehoudt.
/
Er werd voor 2021 aan dit kerkbestuur een gemeentelijke exploitatietoelage uitbetaald van 58.427,04 euro.
Investeringstoelagen waren er niet.
Het resultaat van de exploitatie vertoont een financieel tekort van 2.327,03 euro.
Het resultaat van de investeringen vertoont een financieel overschot 69.850,96 euro.
De jaarrekening bestaat uit twee onderdelen:
De FINANCIËLE NOTA is het eigenlijke jaarrekeningrapport conform het model opgelegd door de overheid. Naast enkele overzichtstabellen wordt hierin het volledige detail van de rekeningen opgenomen met daarnaast het budget (zoals eventueel gewijzigd) als toetssteen (dossierstuk 1).
De TOELICHTING (dossierstuk 2) omvat een reeks documenten en kan door de penningmeester naar believen worden uitgebreid. Verplicht zijn volgende stukken:
Bij het doornemen van het ontwerp van deze rekening werden een aantal bijkomende inlichtingen gevraagd aan de penningmeester. Zie verdere uiteenzetting onderaan.
Hierbij werden alle stavingstukken (facturen, onkostennota’s, ...) getoetst aan het overzicht van de bankrekeninguittreksels.
De kastoestand stemt overeen met het saldo van de werkingsrekeningen op datum van 31 december 2021.
Om deze controle zo zorgvuldig mogelijk te kunnen uitvoeren, wordt aan het kerkbestuur steeds gevraagd de notulen van de vergaderingen van de kerkraad duidelijk leesbaar en zo volledig als mogelijk op te stellen, voornamelijk wat de wet op de overheidsopdrachten betreft.
In de bijgevoegde toelichting bevestigt het kerkbestuur dat deze wijze van werken optimaal wordt nagestreefd.
De rekening geeft het resultaat weer van wat er door de kerkraad is beslist en opgenomen in zijn notulen (prijsofferteaanvragen, overeenkomsten, gunningen…).
Naar jaarlijkse gewoonte is het de bedoeling dat de dossierbehandelaar van de dienst Financiën de stukken van het ontwerp van rekening doorneemt, valideert en daar waar nodig aanbevelingen/bijsturingen overmaakt aan de penningmeester vóór de indiening van de definitieve bundel.
Op 22 februari 2022 werd onderstaand bericht via e-mail bezorgd aan de penningmeester.
Op 28 februari 2022 kreeg men hierop antwoord met in de oorspronkelijke tekst de verwerkte commentaar van de penningmeester (vet gedrukt).
Op 21 maart 2022 nam het schepencollege een besluit met volgende inhoud (dossierstuk 7):
Advies van de dienst financiën wordt in kleur gemarkeerd.
''Beste Marc
Bedankt voor jouw nazicht zoals steeds. Om het overzichtelijk te houden, heb ik mijn antwoorden rechtstreeks in jouw mail hieronder opgenomen.
Excuseer als het af en toe wat persoonlijk wordt, maar jouw mail heeft mij behoorlijk gefrustreerd. Het kan niet de bedoeling zijn om vanuit en bezorgdheid van controles door een andere instantie te blijven terugkomen op zaken die we eerder al besproken hebben en waarvoor wij toen al werkbare oplossingen gevonden hadden. Wij zijn een groep van vrijwilligers en hebben geen gemeentelijke administratie ter ondersteuning.
Op deze manier echter blijf ik niet meer werken en in dat geval moet er maar iemand anders of een externe partij gezocht worden. Ofwel is er een probleem en dan moet de Gemeente de betoelaging aan de Kerkfabriek maar stoppen, ofwel is er geen probleem en kijken we samen in goede verstandhouding wat we nog kunnen verbeteren.
In dat geval hoor ik graag concrete en haalbare voorstellen die ook iets bijdragen aan wat we goed financieel beheer noemen en die geen procedure om de procedure betreffen.
Met vriendelijke groeten,
Bert
Op 22 feb. 2022, om 10:15 heeft Marc Veldmans <marc.veldmans@grimbergen.be> het volgende geschreven:
Dag Bert
Ik heb het ontwerp van de rekening 2021 van de kerkfabriek cijfermatig volledig doorgenomen.
Alle stavingstukken (facturen, onkostennota’s) werden afgetoetst met het overzicht van de bijgevoegde bankrekeninguittreksels.
De kastoestand stemt overeen met het saldo op de rekeningen op datum van 31.12.2021.
Aandachtspunten.
Bij het doornemen van het vermogen vind ik niet onmiddellijk het bedrag terug van € 982,30 van rekening BNP BE87 0353 7911 0494. Het is mogelijk dat er geen uittreksels beschikbaar zijn van de bank, maar bijgevoegd document dateert van 30.12.2019.
Kan je online geen digitale afdruk maken?
Om bankkosten te sparen en omdat er op deze rekening geen transacties gebeuren, hebben wij een soort van basisformule waarbij we geen online toegang hebben. De bank stuurt ons dan enkel de uittreksels als er iets op de rekening wijzigt. Kunnen we niet afspreken dat ik om de twee jaar de rekeninguittreksels opvraag zodanig dat we op die manier bankkosten besparen? Het bedrag bij BNP Paribas Fortis is zeer klein en op den duur hebben we meer transactiekosten dan wat er op de rekening staat. We zouden de rekening ook kunnen afsluiten, maar dan moeten we de beleggingsportefeuille liquideren. Zie hieromtrent ook de antwoorden op jouw vragen hieronder.
Advies financiën 1: als het gaat om een gewone spaarrekening geldt hiervoor een kapitaalbescherming en is het voorstel van de penningmeester in orde.
Ik vermoed dat de effectenrekening nog steeds zonder kapitaalsbescherming is. Als eersterangstoezichthouder ben ik verplicht dit op te nemen in de besluitvorming. Omzendbrief BB 2013/01 – boekhouding besturen van de eredienst, punt 11.2 vermeld duidelijk -> voor alle beleggingen, van beide types, geldt dat alleen de beleggingen worden toegestaan die een volledige kapitaalsgarantie bieden en die aangegaan worden bij erkende bankinstellingen.
We hebben het hier al eens over gehad en ik kopieer daarom de eerdere mails helemaal onderaan. Ik denk dus dat jouw vaststelling niet klopt. Het rendement op deze belegging is op basis hiervan en gezien het lage risico natuurlijk niet dermate hoog, maar toch ook niet te verwaarlozen. De evolutie valt af te lezen uit de stukken die over de voorbije jaren werden bezorgd, maar ik herhaal nog even:
- per 31/12/2017 EUR 986.759
- per 31/12/2018 EUR 984.798
- per 31/12/2019 EUR 1.014.438
- per 31/12/2020 EUR 1.028.440
De start van de belegging dateert van voor mijn tijd, maar per 31 december 2001 was dit bedrag nog maar EUR 726.000.
Als ik me niet vergis hebben we in het verleden reeds deze situatie aangekaart en heb je de gemeente medegedeeld dat deze vorm van belegging als veilig mag worden beschouwd. Kan je dit standpunt vandaag herhalen graag? Ik lees onder S 190 dat er een taks op effectenrekeningen van 1.524,55 wordt aangerekend voor deze belegging. Kan je even de evolutie van deze belegging bezorgen van de laatste vijf jaar wat opbrengst betreft? Want indien er maar een kleine opbrengst wordt gegenereerd uit deze belegging kan men zich de vraag stellen of het nog opportuun is om deze te behouden gelet op deze nieuwe taks sedert 2021.
Met alle respect voor de goedbedoelde opmerking, maar ik denk dat het niet aan de financiële dienst of aan het Gemeentebestuur toekomt om opportuniteitsbeslissingen te nemen hoe het kerkbestuur haar middelen moet beleggen. Zie hierboven toch mijn antwoord op basis waarvan kan besloten worden dat deze belegging toch geen slechte zaak was. Als kerkbestuur kunnen wij ook geen invloed uitoefenen op de rentestand, noch op de beslissing van de hogere overheid om een effectentaks op te leggen die ook de openbare besturen en aanverwante instellingen treft. Deze effectentaks gaat echter terug naar de overheid en is voor de belastingbetaler (die ook het behoud van het onroerend patrimonium van de kerkfabriek financiert) dus geen netto kost.
Advies financiën 2: er kan enkel worden verwezen naar hetgeen al dan niet wordt toegelaten door de regelgever (zie bijlage 1). In de commentaar van de bankinstelling staat inderdaad dat door de bereikte financiële doelstelling men er van uit mag gaan dat een kapitaalsgarantie werd behaald voor het verleden. Maar nergens staat expliciet vermeld dat een kapitaalsgarantie permanent wordt verzekerd. (Fortis was hiervan een mooi voorbeeld in het verleden voor beleggers). Standpunt van de dienst financiën blijft dus behouden.
In de bijgevoegde nota verwijs je naar een ‘’door de gemeente’’ goedgekeurde budgetwijziging 2021. Behoudens vergissing mijnentwege, werd in 2021 geen budgetwijziging bij de gemeente ingediend, noch goedgekeurd.
Dit betreft inderdaad een in 2020 goedgekeurde budgetwijziging die ook 2021 impacteert (immers een verschuiving van de uitgaven in de tijd door Corona). Dit zal rechtgezet worden in het finale document.
Het budgetplan dat in de bundel steekt van het ontwerp is dus geen geldig document. De laatste notulen van de kerkraad, opgeladen in religio, dateren van 1 juni 2021. Sedertdien heeft de gemeente niets meer ontvangen.
Dit budgetplan betreft een interne kredietwijziging, net zoals de voorgaande jaren. Wij hebben dit jaar niets nieuws of anders gedaan.
Bij een budgetwijziging kunnen kredieten van de exploitatie-uitgaven verschoven worden van de ene hoofdrubriek naar de andere en met behoud van het financieel evenwicht. Maar dergelijke budgetplannen moeten aan de gemeente worden voorgelegd voor akteneming. Dit is niet gebeurd. Zie hierboven.
Bij interne kredietaanpassingen kunnen kredieten van de exploitatie-uitgaven verschoven worden binnen éénzelfde hoofdrubriek. Het totaal van deze rubrieken wijzigt dan ook niet (evenwichtsverplichting). Interne kredietaanpassingen worden doorgevoerd tot uiterlijk 31 december van het lopende jaar, moeten blijken uit de notulen van het kerkbestuur en worden als bijlage bij de jaarrekening gevoegd. Ik verwijs hiervoor naar de omzendbrief BB 2013/01 – boekhouding besturen van de eredienst, punt 6.2 en 6.3. Je verwijst in bijgevoegde nota naar een interne kredietaanpassing, maar ik vind deze niet terug in religio.
Zie hierboven.
Advies financiën 3: blijft bij standpunt dat een interne kredietaanpassing een vereenvoudigde budgetwijziging is, waarbij de kredieten enkel verschoven mogen worden binnen éénzelfde hoofdrubriek en niet over alle hoofdrubrieken heen. Dit verschil staat duidelijk opgenomen in de regelgeving omtrent kerkbesturen. Een interne kredietaanpassing moet worden opgemaakt op het einde van het lopende jaar en samen met de rekening worden ingediend ter goedkeuring van de gouverneur (zie bijlage 2). In het bijgevoegde budgetplan worden kredieten van de ene hoofdrubriek verhoogd/verlaagd en deze in een andere hoofdrubriek ook verhoogd/verlaagd. Dus spreekt men hier wel degelijk over een budgetwijziging en niet over een interne kredietaanpassing.
Andere kerkbesturen maken hierover geen probleem en de meeste voegen jaarlijks een interne kredietaanpassing bij hun rekening. Informatie hierover vindt men ook duidelijk terug op het portaal van Religio.
Bovendien werd in de afsprakennota overeengekomen dat budgetwijzigingen vóór 15 september van het lopende jaar gecoördineerd bij de gemeenteoverheid worden ingediend door het CKB. Wijzigingen ingediend na deze datum zullen niet meer worden behandeld.
Het gemeentebestuur moet ook de mogelijkheid krijgen verslaggeving hieromtrent op een soepele manier voor te leggen aan het schepencollege en gemeenteraad. Ook zij is gebonden aan termijnen, opgelegd door de hogere overheid.
Schuldvordering S 133 Abbeloos Tuinen: hierbij wordt verwezen naar notulen van kerkraad. Kan je even de datum van de vergadering van de kerkraad mededelen waarin deze uitgave is opgenomen, want ik vind deze niet onmiddellijk terug in mijn archieven (tot begin 2020).
In de notulen staat steeds volgende zinsnede opgenomen:
Binnen de kerkraad lichten de respectievelijke dossierverantwoordelijken een aantal noodzakelijke werken of uitgaven toe. Na deliberatie en overweging dat de voorwaarden van de Wet op de Overheidsopdrachten zijn nageleefd, waarbij ofwel via e-mail, telefoon of brief meerdere leveranciers werden geraadpleegd of de gehanteerde prijzen werden vergeleken, wordt beslist dat de opdracht mag worden uitgevoerd en dat nadien door de penningmeester tot betaling mag worden overgegaan.
Het betreft allen zaken die tot uitgaven zullen leiden van minder dan EUR 30.000 waardoor de procedure van de Aanvaarde Factuur kan worden gevolgd (artikel 92 Wet Overheidsopdrachten). Buiten de notulering in dit verslag en de factuur zelf zijn derhalve geen verdere vormvereisten noodzakelijk. In het bijzonder, maar niet beperkt tot deze, gaat het over volgende zaken : …En ook :
Alle door de penningmeester reeds gedane uitgaven worden verder bekrachtigd. Het gaat hierbij om uitgaven die kaderen in het budget en het meerjarenplan zoals afgesproken met en goedgekeurd door de gemeente. Voor al deze uitgaven is de kerkfabriek van mening dat zij prijsgunstig gebeuren, rekening houdende met de vereiste en geboden kwaliteit van het product of de dienstverlening. Het gaat hierbij ook over opdrachten met een beperkte waarde, zijnde geraamde waarde lager dan 30.000 euro (excl. btw), die door de kerkraad worden gegund via aanvaarde factuur (zie artikel 92 Wet). Prijzen werden vergeleken door de dossierverantwoordelijke op basis van telefoongesprekken met een aantal alternatieve leveranciers, raadpleging van websites en/of de vergelijking van bekomen offertes.
Het is dus hier waar naar verwezen wordt.
Schuldvorderingen S 7 en S 126: In welke kerkraad werd deze uitgave opgenomen -> LM & DS en Evert Vervaet? Idem
Schuldvorderingen S 44 en S 144: In welke kerkraad werd deze uitgave opgenomen -> Church services TV & Diginet? Idem
Schuldvordering S 120: In welke kerkraad werd deze uitgave opgenomen -> Grimbergen Security? Idem
Advies financiën 4: Wat de penningmeester inzake te volgen procedure aangeeft klopt, maar neemt niet weg dat de kerkraad de toewijzingen ook nominatief in zijn besluitvorming moet opnemen. Dit vergt geen uitgebreide verslaggeving te zijn, maar juist aan wie de opdracht, levering of dienst wordt toegewezen.
Schuldvordering 203: € 500 onkosten voor de misdienaarswerking. Ik ga er van uit dat ik voor deze vergoeding dezelfde toelichting in aanmerking mag nemen als deze die je hebt gegeven voor de rekening 2019? Wat meer toelichting op de onkostennota zou toch welkom zijn, desnoods met het nodige bewijsmaterieel (kasticket, factuur…)
Er kan toch bezwaarlijk gesteld worden dat dit bedrag overdreven is? Het is trouwens al jaren hetzelfde. Johan kan hier zeker toelichting over verstrekken. Indien er hierover problemen worden gemaakt, dan stel ik voor dat dit eens besproken wordt met het CKB en dit voor alle kerkfabrieken samen.
Advies financiën 5: behoudt standpunt omtrent verantwoordingsstukken. Dit item werd inderdaad reeds herhaaldelijk aangekaart en de procedure van onkostenvergoedingen staat klaar en duidelijk opgenomen in de goedgekeurde afsprakennota onder punt G (zie bijlage 3).
Schuldvordering S 146 Telenet: uitgave van 86,20 euro. In ringmap steekt geen factuur.
Ik heb dit opgevraagd bij Telenet.
Advies financiën 6: werd ondertussen via mailbericht op 1 maart 2022 aan de gemeente bezorgd. Dus in orde.
Schuldvordering S 65 ZOOM: deze factuur staat niet op naam van de kerkfabriek.
Klopt want het betreft een terugbetaling van een onkostennota door de voorzitter die dit bedrag heeft voorgeschoten. Moet ik Walter nog vragen om dit expliciet op papier te zetten en te ondertekenen? Mij lijkt dit een hoop extra papier om niets.
Schuldvordering S 97 Stretta Music: idem.
Klopt want het betreft de terugbetaling van een onkostennota van de orgelist die dit bedrag heeft voorgeschoten. Ook hier kan ik de orgelist vragen om te bevestigen dat het om een onkostennota gaat.
Advies financiën 7: het is mogelijk dat medewerkers aankopen voorschieten voor de kerkfabriek, maar de facturen moeten wel op naam staan van de kerkfabriek. Een onkostennota kan dan worden opgemaakt door diegene die de betaling heeft voorgeschoten met als bewijsstuk de factuur waarvan sprake. De partituren van Stretta-music zijn dan ook eigendom van de kerkfabriek. Graag hier in de toekomst aandacht aan besteden.
Hierna herhaal ik hetgeen vorig jaar ook werd opgenomen in mijn analyse omtrent het concept van de jaarrekening 2020.
Hier is vorig jaar al op geantwoord en zoals toen aangekondigd is er dit jaar verhoogde aandacht aan besteed. Zie details hieronder.
Wanneer men de notulen van de kerkraad in het algemeen raadpleegt, kan men niet altijd uitmaken welke leverancier/aannemer door de kerkraad wordt aangeduid bij de levering van goederen en/of werken. Onder de drempel van € 30.000 is het inderdaad wettelijk toegelaten te werken met een ‘’aangenomen factuur’’ maar dit neemt niet weg dat het principe van mededinging sowieso moet spelen en van toepassing blijft. Bij aanvaarde factuur is het niet verplicht om minimum 3 offertes effectief op te vragen. Het volstaat om minstens 3 aanbieders te raadplegen (bv. minimum consultatie van 3 websites of catalogi), op voorwaarde dat men die raadpleging kan aantonen. Het blijft de bevoegdheid van de kerkraad om deze uitgaven toe te wijzen (art. 15 en 39 van het decreet). Het is dus de bedoeling dat men, hetgeen voorafgaat, kan afleiden uit de notulen van de kerkraad. Zie ook punt J van de afsprakennota. Vermelden op de factuur dat alle regels werden nageleefd heeft volgens mij geen wettelijke waarde (is geen gunning door de kerkraad). Verwijzen naar de datum van de notulen waarin de gunning werd goedgekeurd zou ideaal zijn.
Zie hierboven. We nemen dit telkens op in de notulen en bij de meeste uitgaven zit zelfs een extra bevestiging van de dossierverantwoordelijke waarbij deze bevestigt dan minimum drie leveranciers werden geraadpleegd. Ik zie echt niet in wat wij meer kunnen doen. (vermelden aan wie de opdracht, levering of dienst wordt toegewezen) In tegenstelling tot de gemeente is de kerkfabriek een groep van vrijwilligers. Echter wij willen graag een administratieve kracht aannemen die de notulen verder detailleert en koppelt aan de individuele facturen. Dit zal dan echter gepaard gaan met een extra kost. Omdat de opmerkingen van de Gemeente blijven komen, niettegenstaande al onze bereidwilligheid en inspanningen om hiermee rekening te houden op een manier die vanuit kosten-baten overwegingen aanvaardbaar is, zullen wij dit punt bespreken met het CKB. Ik als penningmeester blijf dit niet meer doen op deze manier waarbij ik enerzijds gewezen wordt op een hele reeks formaliteiten die anders moeten, maar niet beschik over de ondersteuning die dit mogelijk maakt. Ik zwijg dan nog over de tijd die kruipt in de negotiaties met de telecomoperatoren en projectontwikkelaars. Bij wijze van illustratie : toen wij het door de gemeente afgesloten contract met Belgacom overnamen betrof de vergoeding minder dan EUR 1.000. Ondertussen hebben wij dit met de telecomoperatoren genegotieerd naar meer dan EUR 25.000. Voor de kerkfabriek verandert dit niets, maar het effect op de gemeentelijke toelage is zeer significant. Het zou fijn zijn, mochten we toch wat meer appreciatie en hulp krijgen bij het beheer van een stuk onroerend patrimonium dat van wezenlijk belang is voor onze gemeente. Mocht dit in de privé-markt uitbesteed worden, of mocht de gemeente dit willen laten doen door eigen personeel, dan zou men hier heel wat meer aan betalen. Ik begrijp dat er opmerkingen worden gemaakt, maar er moet ook een werkbare oplossing in het vooruitzicht gesteld worden. Mochten wij deze opmerkingen gewoon negeren en er helemaal geen rekening mee houden, dan zou ik begrijpen waarom dit telkens terugkomt. Echter, ik denk dat wij zeer professioneel omgaan met de gemaakte opmerkingen en met de invulling van onze taak in het algemeen.
Advies financiën 8: bij het doornemen van de stukken houdt de gemeente zich aan de regels die door de hogere overheid worden opgelegd inzake financieel beheer van de kerkfabrieken, niet meer of minder. Het CKB werd door de wetgever juist in het leven geroepen om ondersteuning te bieden aan de kerkfabrieken als een soort van secretariaat. Het gaat inderdaad over een groep van vrijwilligers, maar dit neemt niet weg dat de regelgeving ter zake moet worden nageleefd.
Wanneer een onvoorziene, dringende uitgave noodzakelijk is kan dit natuurlijk, maar deze gebeurt dan onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter en secretaris en de uitgave moet in de eerstvolgende kerkraad worden bekrachtigd. Dit gebeurt in de gemeente op dezelfde manier.
Zie hierboven. De bekrachtiging is expliciet in de notulen opgenomen om met eerdere opmerkingen rekening te houden.
Bij de gemeente wordt geen enkele betaling uitgevoerd dan krachtens een door het schepencollege goedgekeurde bestelbon (gunning), ook deze onder de 30.000 euro.
De kerkfabriek beschikt spijtig genoeg niet over dezelfde administratieve ondersteuning dan de Gemeente. Desalniettemin doen wij ons best en zijn we volgens mij ook volledig in regel met de wettelijke vereisten zoals hierboven dus opnieuw aangetoond.
Voor jaarlijks wederkerende uitgaven: verzekeringen, onderhoud brandblussers, stemming orgel, e.a. -> het is niet omdat deze zaken reeds jaren door dezelfde firma worden gedaan dat een regelmatige prijsvergelijking, marktraadpleging niet moet gebeuren. Uitzondering hierop is wanneer de te leveren dienst, door de complexiteit, enkel door één bepaalde aannemer kan/moet gebeuren. Dit moet dan wel geargumenteerd worden bij de gunning door de kerkraad. Overeenkomsten kunnen niet voor onbepaalde duur worden afgesloten.
Nogmaals, dergelijke herevaluaties gebeuren wel degelijk. Ik verwijs opnieuw naar wat hierboven staat als tekst die hiervoor in de notulen is opgenomen. Voor het verzekeringsdossier lopen nog steeds onderhandelingen met KBC en andere partijen, maar dit zijn geen evidente zaken waar heel wat tijd inkruipt die naast onze andere professionele bezigheden moet gespendeerd worden. Voor wat energie betreft (toch een heel grote uitgavenpost) sluiten wij ons bovendien aan bij het contract dat de gemeente telkens afsluit met de meest voordelige leverancier. Ik wijs er in dit verband trouwens op dat als gevolg van een gebrekkige communicatie tussen de vorige en de nieuwe leverancier tijdelijk nood-service is geweest door de netbeheerder aan een veel hogere kost. Zie hiervoor trouwens de communicaties met de gemeentelijke diensten. Wij hebben hier nooit compensatie voor gekregen. De ervaringen met dergelijke gezamenlijke contracten zijn dus niet altijd positief, doch als de gemeente ons ook voor andere dossiers uitnodigt om mee in centrale contracten te stappen, dan willen wij dit zeker overwegen. Ik denk bv. aan het onderhoud van de daken, het schoonmaken van de kerk, ...
Advies financiën 9: aan het schepencollege om over de opportuniteit van samenwerking te oordelen.
Mijn taak houdt het administratief toezicht in op de financiën van de kerkbesturen, voornamelijk deze betoelaagd door de gemeente. Dit betekent de werking toetsen aan de wettelijkheid. Ik weet dat dit inspanningen vergt door alle mensen van de kerkraad. Maar men kan dit argument niet inroepen om de spelregels bepaald door de wetgever niet zorgvuldig na te leven. Sedert kort wordt onze administratie periodiek doorgelicht door een externe audit. Het zou me niet verbazen dat ze vroeg of laat een doorlichting vragen omtrent de controle op de werking van onze kerkbesturen. Het gaat tenslotte over de aanwending van publieke middelen. Ik wil geen opmerkingen ontvangen alsof ik mijn taken niet naar behoren zou vervullen door een te lakse behandeling van mijn dossiers. Vandaar dat ik hierop steeds wil terugkoppelen. Ik hoop dat je mijn standpunt hierover kan begrijpen.
Ik ben zelf bedrijfsrevisor, dus mij zal je niet horen zeggen dat een goede interne controle niet belangrijk is, maar het kan niet de bedoeling zijn om zo maar opmerkingen te maken opdat men zelf bij andere controles buiten schot blijft. Tenzij men onregelmatigheden of fraude zou vast stellen, moet het steeds de bedoeling zijn om werkbare oplossingen aan te reiken. Controle houdt ook rekening met het begrip materialiteit en het risico. Diegene die de controle uitvoert moet zich finaal ook uitspreken of hij denkt dat er probleem is of niet. Misschien moet er dan wat meer overleg komen tussen de gemeente en ons zodanig dat jullie zich er van kunnen vergewissen dat wij onze taak ernstig nemen en weldegelijk streven naar kostenefficiëntie en een zo goed mogelijk gebruik van de publieke gelden.
Vorig jaar antwoordde je op boven vermelde aandachtspunten het volgende: Volgens mij en ingewonnen juridisch advies zijn we hiermee volledig in regel met de wetgeving op de overheidsopdrachten die o.a. bepaalt : “… Bij deze opdrachten geldt de factuur als bewijs dat de opdracht gesloten is. Andere documenten zijn daarvoor niet vereist …” en “Ook dient men, indien mogelijk, verschillende deelnemers te raadplegen. Dit is echter niet aan vormvereisten onderworpen."
Je spreekt over ingewonnen juridisch advies. Is het mogelijk mij dit bezorgen? Voor mij blijft het aangewezen dat in de notulen van de kerkraad een overzicht staat van alle goedgekeurde uitgaven en dit, naar analogie met de procedure die geldt bij de gemeente. Zie hierboven.
Dit juridisch advies werd ingewonnen zonder dat het de kerkfabriek iets gekost heeft (dus gewoon op basis van professionele relaties met een groot advocatenkantoor dat specialist is in publiek recht), maar ik wil desnoods wel vragen dat men dit op papier zet. In dat geval zal er dan wel een kost zijn.
Advies financiën 10: het klopt dat de wetgever een overleg voorziet tussen partijen en dit, minstens tweemaal per jaar (zie bijlage 4). Tijdens deze overlegmomenten moeten dergelijke afspraken inderdaad kunnen gemaakt worden. De marktraadpleging onder de 30.000 euro is reeds een vereenvoudigde procedure, maar de toewijzingen moeten wel degelijk nominatief worden genotuleerd in de verslagen van de kerkraad. Misschien is het wel nuttig dat het schepencollege hierover eens een duidelijk standpunt uitspreekt voor alle kerkfabrieken samen, zodanig dat deze problematiek niet steeds opnieuw ter sprake komt.
Schuldvordering S 163 Ruitenwasserij Marc: uitgave van 386,15. Wat bedoelt men met terug te betalen aan de abdij?
De abdij al deze factuur betaald en wij betalen deze aan hen terug. De factuur staat ook op onze naam. Deze ruitenwasser doet ook de ruiten van de abdij. Hierdoor valt de kost voor de kerkfabriek ook mee. Wij hebben weldegelijk ook al andere ruitenwassers geraadpleegd en hun voorstel van prijs was altijd hoger. Dit is trouwens opnieuw een bewijs dat wij weldegelijk bestaande leveranciers af en toe in vraag stellen.
Advies financiën 11: gunstig advies.
Schuldvordering S 198 percent penningmeester: volgens de afsprakennota wordt deze vergoeding berekend op de ontvangsten, zonder creditnota’s. Volgens mijn berekening zou dit (€ 50.904,55 - € 415,32 - € 1,12) x 3% => € 1.514,64 moeten bedragen i.p.v. € 1.527,10. Verschil van € 12,46. Indien je mijn standpunt bijtreedt, kan je dan in de loop van 2022 dit verschil terugbetalen op de rekening van de kerkfabriek?
In de Afsprakennota die ik in mijn bezit heb, staat niets vermeld omtrent creditnota’s. Er wordt enkel gesproken over “netto-exploitatie inkomsten (dwz. exclusief gemeentelijke toelage)”. Maar als het zo belangrijk is, wil ik dit met veel plezier terugbetalen.
Advies financiën 12: in de afsprakennota 2020-2025 staat duidelijk onder punt G: Er wordt afgesproken om de keuze te laten bij de verschillende kerkbesturen -maar waar men ook voor opteert- de vergoeding mag maximaal 3% van de netto exploitatie-inkomsten (d.w.z. exclusief gemeentelijke toelage en allerhande creditnota's) bedragen (bijlage 5). Bij andere kerkfabrieken kwam dit ook al ter sprake.
Om af te ronden wil ik de kerkfabriek nogmaals bedanken voor de inspanningen die worden gedaan om aan de vragen van de gemeente te voldoen.
Voor de indieningprocedure verwijs ik naar het infodossier jaarrekening 2021 van Religiosoft waarin alle formaliteiten zorgvuldig staan opgelijst. Mag ik vragen deze procedure zorgvuldig te willen naleven (vóór 1 maart 2022) indienen bij centraal kerkbestuur?
Wij hebben pas op 8 maart een vergadering waarbij deze rekeningen zullen worden goedgekeurd. Ik ben eerder ook beroepshalve in het buitenland en bovendien moeten al bovenstaande opmerkingen nog worden opgevolgd. We zullen ons best doen om alles zo snel mogelijk door te sturen naar het CKB.
Advies financiën 13: dit zijn de richtlijnen van de regelgever.
Alvast bedankt voor de vlotte samenwerking en de transparante wijze waarop het ontwerp van de stukken steeds ter inzage wordt voorgelegd aan onze dienst Financiën.
De ringmap zal vanaf morgen terug aan de balie liggen, zodanig dat je deze kan komen halen wanneer het voor jou best past.
Voor bijkomende informatie, aarzel niet mij te contacteren.
Met vriendelijke groeten
Marc Veldmans
Dienst Financiën
Tel.: 02 260 12 51
Gemeente Grimbergen I Prinsenstraat 3 I 1850 Grimbergen I www.grimbergen.beDit elektronisch bericht is vertrouwelijk en uitsluitend bedoeld voor de bestemmeling. Indien u niet de geadresseerde bent, dan is het openen, kopiëren en distribueren verboden. Elke e-mail van het gemeentebestuur van Grimbergen is uitsluitend informatief en brengt geen verbintenis tot stand. Dit kan enkel via de klassieke briefwisseling ondertekend door de burgemeester en de gemeentesecretaris. Bescherm het milieu. Wees zuinig met papier. Druk deze mail enkel af indien echt noodzakelijk! Dank!
O:\Gemeente\fiz\Email-Man.jpg
Begin doorgestuurd bericht:
Van: Bert Kegels <bert.kegels@telenet.be>
Onderwerp: Doorst: Overzicht beleggingen
Datum: 23 maart 2019 om 15:45:56 CET
Aan: Marc Veldmans <marc.veldmans@grimbergen.be>
Kopie: Jan Pletinckx <jan.pletinckx@grimbergen.be>, Walter Cauwenberghs <walter.cauwenberghs@telenet.be>, De Boeck William <william.deboeck@grimbergen.be>
Dag Marc,
Hierbij een antwoord van BNP Paribas Fortis waarbij ze bevestigen dat er een kapitaalgarantie is.
Ik neem aan dat dit dan in orde is en er in dit verband geen resterende opmerkingen meer zijn.
Vriendelijke groeten,
Bert
Begin doorgestuurd bericht:
Van: "ingrid.schillebeeks@bnpparibasfortis.com" <ingrid.schillebeeks@bnpparibasfortis.com>
Onderwerp: RE: Overzicht beleggingen
Datum: 18 maart 2019 om 09:04:27 CET
Aan: Bert Kegels <bert.kegels@telenet.be>
Kopie: "evy.hofmans@bnpparibasfortis.com" <evy.hofmans@bnpparibasfortis.com>
Dag Bert
Als experte voor de kerkfabrieken binnen private banking volg ik zowel hun roerende - als hun onroerende projecten.Hierdoor ben ik op de hoogte van de mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot het beheer.
Het vermogen moet ten alle tijden als goede huisvader beheerd worden.
Het beleggingslandschap en de wetgeving rond het beheren van vermogens is heel streng gewijzigd de afgelopen jaren . Vandaar dat we samen met onze specialisten strikt toezien op de portefeuilles.
We moeten voorzichtig beleggen door volgende punten in acht te nemen:
• Enkel producten in Euro zijn toegelaten.
• Dit kan enkel bij erkende bankinstellingen.
• Er mag niet gespeculeerd worden (dus bvb niet enkel in aandelen beleggen).
• Op korte termijn houdt men liefst rekening met kapitaalsgarantie.
• Voor beleggingen op langere termijn, is een product met een defensief profiel wel mogelijk en wordt de kapitaalsgarantie op langere termijn bekeken
• Ook het totaal belegd vermogen heeft een impact. Een zekere spreiding over verschillende activaklasse is toch wel aangewezen.
Specifiek voor de beleggingsproducten van het kerkfabriek Sint_Servatius zijn de bond euro en de bond world middellange termijn beleggingen waarbij er een passend rendement werd gehaald en de kapitaalsgarantie werd gehaald . De money market is een korte termijnbelegging waarbij ook de kapitaalsgarantie werd gehaald.
Het liefst zou ik natuurlijk eens afspreken met de leden van de kerkfabriek . Private banking voor kerkfabrieken gaat verder dan alleen het beheren van het vermogen. We zijn ook zeer sterk in het begeleiden van onroerende projecten .
Indien er nog bijkomende vragen zijn laat je me het maar gerust weten.
Vriendelijke groeten,
IngridPrivilege-Connect bereikbaar 24 uur op 24, 7 dagen op 7. Deze exclusieve dienst is voor u als Private Banking cliënt beschikbaar op het telefoonnummer +32 (0)2 433 43 10.
Ingrid Schillebeeks | Certified Private Banker
Private Banking Centre Periferie | BNP Paribas Fortis NV
Email ingrid.schillebeeks@bnpparibasfortis.com
T
M
+32 (0)2 462 34 91
+32 (0)472 73 10 39
Post Koningin Astridlaan 166, 41673, 1780 Wemmel
Bezoek Koningin Astridlaan 166, 1780 Wemmel
Website www.bnpparibasfortis.be
Assistente
T +32 (0)2 462 34 68
Sabine Thienpont
Email sabine.thienpont@bnpparibasfortis.com
-----Original Message-----
From: Bert Kegels [mailto:bert.kegels@telenet.be]
Sent: Sunday, March 17, 2019 10:21 PM
To: SCHILLEBEEKS Ingrid
Cc: HOFMANS Evy
Subject: Re: Overzicht beleggingen
Dag Ingrid,
Ik moet even terug komen op jouw bericht dat ik ook over heb gemaakt aan de gemeente.
Zij willen een expliciet antwoord op de vraag of er al dan niet een kapitaalgarantie is.
Blijkbaar is dit nodig en dient indien dit niet het geval zou zijn een ander product gezocht te worden dat deze kapitaalgarantie wel biedt.
Aangezien ik deze beleggingen heb overgenomen van mijn voorganger, zou ik vermoeden dat er wel degenlijk sprake is van een kapitaalgarantie, maar dus graag even bevestiging.
Alvast dank bij voorbaat.
Met vriendelijke groeten,
Bert''
Aan het college van burgemeester en schepenen werd gevraagd over dit dossier te beraadslagen en, daar waar nodig, een standpunt in te nemen.
Het college van burgemeester besliste om:
"Artikel 1.
Kennis te nemen van het antwoord op de financiële analyse van het ontwerp van rekening 2021, ingediend door het kerkbestuur Sint-Servaas (Grimbergen) op 28 februari 2022 via mailbericht.
Art. 2.
Het kerkbestuur uit te nodigen om met volgende genummerde aandachtspunten van de dienst Financiën (zie inhoud verslag) rekening te houden, waar mogelijk nog voor 2021 en anders bij de afhandeling van toekomstige dossiers:
- Advies financiën 1: als het gaat om een gewone spaarrekening geldt hiervoor een kapitaalbescherming en is het voorstel van de penningmeester in orde.
Advies financiën 2: er kan enkel worden verwezen naar hetgeen al dan niet wordt toegelaten door de regelgever (bijlage 1). In de commentaar van de bankinstelling staat inderdaad dat door de bereikte financiële doelstelling men er van uit mag gaan dat een kapitaalsgarantie werd behaald voor het verleden. Maar nergens staat expliciet vermeld dat een kapitaalsgarantie permanent wordt verzekerd. (Fortis was hiervan een mooi voorbeeld in het verleden voor beleggers). Standpunt van de dienst financiën blijft dus behouden.
Advies financiën 3: blijft bij standpunt dat een interne kredietaanpassing een vereenvoudigde budgetwijziging is, waarbij de kredieten enkel verschoven mogen worden binnen éénzelfde hoofdrubriek en niet over alle hoofdrubrieken heen. Dit verschil staat duidelijk opgenomen in de regelgeving omtrent kerkbesturen. Een interne kredietaanpassing moet worden opgemaakt op het einde van het lopende jaar en samen met de rekening worden ingediend ter goedkeuring van de gouverneur (bijlage 2). In het bijgevoegde budgetplan worden kredieten van de ene hoofdrubriek verhoogd/verlaagd en deze in een andere hoofdrubriek ook verhoogd/verlaagd. Dus spreekt men hier wel degelijk over een budgetwijziging en niet over een interne kredietaanpassing.
Andere kerkbesturen maken hierover geen probleem en de meeste voegen jaarlijks een interne kredietaanpassing bij hun rekening. Informatie hierover vindt men ook duidelijk terug op het portaal van Religio.
Bovendien werd in de afsprakennota overeengekomen dat budgetwijzigingen vóór 15 september van het lopende jaar gecoördineerd bij de gemeenteoverheid worden ingediend door het CKB. Wijzigingen ingediend na deze datum zullen niet meer worden behandeld.
Het gemeentebestuur moet ook de mogelijkheid krijgen verslaggeving hieromtrent op een soepele manier voor te leggen aan het schepencollege en gemeenteraad. Het is ook gebonden aan termijnen van toezicht, opgelegd door de hogere overheid.
Advies financiën 4: Wat de penningmeester inzake te volgen procedure aangeeft klopt, maar neemt niet weg dat de kerkraad de toewijzingen ook nominatief in zijn besluitvorming moet opnemen. Dit vergt geen uitgebreide verslaggeving te zijn, maar juist aan wie de opdracht, levering of dienst wordt toegekend.
Advies financiën 5: behoudt standpunt omtrent verantwoordingsstukken. Dit item werd inderdaad reeds herhaaldelijk aangekaart en de procedure van onkostenvergoedingen staat klaar en duidelijk opgenomen in de goedgekeurde afsprakennota onder punt G (bijlage 3).
Advies financiën 6: werd ondertussen via mailbericht op 1 maart 2022 aan de gemeente bezorgd. Dus in orde.
Advies financiën 7: het is mogelijk dat medewerkers aankopen voorschieten voor de kerkfabriek, maar de facturen moeten wel op naam staan van de kerkfabriek. Een onkostennota kan dan worden opgemaakt door diegene die de betaling heeft voorgeschoten met als bewijsstuk de factuur waarvan sprake. De partituren van Stretta-music zijn dan ook eigendom van de kerkfabriek. Graag hier in de toekomst aandacht aan besteden.
Advies financiën 8: bij het doornemen van de stukken houdt de gemeente zich aan de regels die door de hogere overheid worden opgelegd inzake financieel beheer van de kerkfabrieken, niet meer of minder. Het CKB werd door de wetgever juist in het leven geroepen om ondersteuning te bieden aan de kerkfabrieken als een soort van secretariaat. Het gaat inderdaad over een groep van vrijwilligers, maar dit neemt niet weg dat de regelgeving ter zake moet worden nageleefd.
Advies financiën 9: bij opportuniteiten van samenwerking zal de gemeente het kerkbestuur informeren.
Advies financiën 10: het klopt dat de wetgever een overleg voorziet tussen partijen en dit, minstens tweemaal per jaar (bijlage 4). Tijdens deze overlegmomenten moeten dergelijke afspraken inderdaad kunnen gemaakt worden. De marktraadpleging onder de 30.000 euro is reeds een vereenvoudigde procedure, maar de toewijzingen moeten wel degelijk nominatief worden genotuleerd in de verslagen van de kerkraad. Misschien is het wel nuttig dat het schepencollege hierover eens een duidelijk standpunt uitspreekt voor alle kerkfabrieken samen, zodanig dat deze problematiek niet steeds opnieuw ter sprake komt.
Advies financiën 11: gunstig advies.
Advies financiën 12: in de afsprakennota 2020-2025 staat duidelijk onder punt G: er wordt afgesproken om de keuze te laten bij de verschillende kerkbesturen -maar waar men ook voor opteert- de vergoeding mag maximaal 3% van de netto exploitatie-inkomsten (d.w.z. exclusief gemeentelijke toelage en allerhande creditnota's) bedragen (bijlage 5). Bij andere kerkfabrieken kwam dit ook al ter sprake.
Advies financiën 13: dit zijn de richtlijnen van de regelgever.
Art. 3.
De opdracht te geven aan de dienst Financiën om het bestuur hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen."
Verder werden er geen handelingen vastgesteld die de financiële belangen van de gemeente in het gedrang brengen.
/
Artikel 1.
Een gunstig advies uit te brengen over de jaarrekening 2021, vastgesteld door de kerkraad Sint-Servaas (Grimbergen), onder voorbehoud van hetgeen staat opgenomen in het besluit van 21 maart 2022 van het schepencollege waarvoor men aan de gouverneur vraagt om zich hierover uit te spreken.
Art. 2.
De dienst financiën maakt voor goedkeuring een exemplaar van deze beslissing schriftelijk over aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant.