De gemeenteraad keurt het aangepaste reglement rond het gebruik van de GSM goed en voegt dit toe aan het arbeidsreglement voor gemeente- en OCMW-personeel, met ingang van 1 december 2023. Dit besluit wordt bekend gemaakt conform de bepalingen van artikel 286 van het decreet lokaal bestuur en conform de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.
Artikels 40-41 decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Wettelijk:
Wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen.
Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en latere wijzigingen.
Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
Wet van 8 april 1965 tot instelling van arbeidsreglementen.
DLB.
Arbeidsreglement gemeente en OCMW, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad op 26 augustus 2021 en latere wijzigingen.
Met betrekking tot de procedure:
De contractuele documenten van de Raamovereenkomsten voor Telecommunicatiediensten (bijlage 1- 10).
Beslissing van de Vlaamse Regering van 30 juni 2023 waarbij Perceel 2 (Mobiele telefonie, mobiele datacommunicatie voor professioneel gebruik en voor “Machine to Machine” (M2M) en “Internet of Things” (IoT) werd gegund aan Orange Belgium NV, met maatschappelijke zetel te Bourgetlaan 3 – 1140 Evere en ondernemingsnummer 0456.810.810 (bijlage 11).
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 9 oktober 2023 waarin kennis werd genomen van de nota betreffende de noodzaak tot wijziging van het reglement rond het gebruik van de GSM en waarbij het aangepaste intern reglement rond het gebruik van de GSM werd goedgekeurd. Er werd beslist het aangepaste intern reglement rond het gebruik van de GSM ter onderhandeling voor te leggen aan het bijzonder onderhandelings- en hoog overlegcomité voor het gemeente- en OCMW-personeel en dit na goedkeuring van dit orgaan ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad ter toevoeging aan het arbeidsreglement voor gemeente- en OCMW-personeel (bijlage 12).
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 9 oktober 2023 waarin beslist werd toe te treden tot perceel 2 (Mobiele telefonie, mobiele datacommunicatie voor professioneel gebruik en voor “Machine to Machine” (M2M) en “Internet of Things”) van de raamovereenkomst voor Telecommunicatiediensten van de Vlaamse Overheid, gegund aan de firma Orange Belgium NV, Bourgetlaan 3 te 1140 Evere. De dienst Aankoop en Facility werd aangesteld voor de verdere afhandeling en omschakeling van de GSM-nummers van zodra het intern reglement rond het gebruik van de GSM werd goedgekeurd door de gemeenteraad. Het bestuur brengt de vzw Heemschut en de vzw Cultuurcentrum op de hoogte van de mogelijkheid tot toetreding bij deze raamovereenkomst (bijlage 13).
Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 13 november 2023 waarin kennis werd genomen van het advies van de vakbondsorgansaties betreffende de wijziging van het intern regelement rond het gebruik van de GSM + de aangepaste tekst van het reglement (bijlage 16).
Het besluit van het vast bureau van 9 oktober 2023 waarin kennis werd genomen van de nota betreffende de noodzaak tot wijziging van het reglement rond het gebruik van de GSM en waarbij het aangepaste intern reglement rond het gebruik van de GSM werd goedgekeurd. Er werd beslist het aangepaste intern reglement rond het gebruik van de GSM ter onderhandeling voor te leggen aan het bijzonder onderhandelings- en hoog overlegcomité voor het gemeente- en OCMW-personeel en dit na goedkeuring van dit orgaan ter goedkeuring voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn ter toevoeging aan het arbeidsreglement voor gemeente- en OCMW-personeel (bijlage 14).
Het besluit van het vast bureau van 9 oktober 2023 waarin beslist werd toe te treden tot perceel 2 (Mobiele telefonie, mobiele datacommunicatie voor professioneel gebruik en voor “Machine to Machine” (M2M) en “Internet of Things”) van de raamovereenkomst voor Telecommunicatiediensten van de Vlaamse Overheid, gegund aan de firma Orange Belgium NV, Bourgetlaan 3 te 1140 Evere. De dienst Aankoop en Facility werd aangesteld voor de verdere afhandeling en omschakeling van de GSM-nummers van zodra het intern reglement rond het gebruik van de GSM werd goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn (bijlage 15).
Het besluit van het vast bureau van 13 november 2023 waarin kennis werd genomen van het advies van de vakbondsorgansaties betreffende de wijziging van het intern regelement rond het gebruik van de GSM + de aangepaste tekst van het reglement (bijlage 17).
Het ontwerp van het intern reglement rond het gebruik van de GSM, principieel goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau in zitting van 9 oktober 2023.
Protocol vakorganisaties: zie bijlage 18.
Er wordt voorgesteld om het arbeidsreglement en de rechtspositieregeling aan te passen met als doel het aanpassen van het intern reglement rond het gebruik van de GSM.
Op 9 oktober 2023 keurde het schepencollege en het vast bureau de ontwerptekst van het intern reglement rond het gebruik van de GSM goed.
Na advies van de vakorganisaties werd de ontwerptekst op 13 november 2023 aangepast.
Aangepaste ontwerptekst: bijlage 16.
Artikel 1: Rechthebbenden
Een lijst van de personeelsleden die recht hebben op een GSM-toestel met telefoonabonnement en data-abonnement (op basis van de functie die ze uitvoeren) werd door de Algemeen Directeur vastgesteld. Deze lijst kan naar aanleiding van een wijziging van de personeelsformatie en/of een wijziging van functie(s) worden aangepast.
Artikel 2: Toekenning GSM-toestel en abonnement(en)
Bij de toekenning van het recht op een GSM-toestel en/of abonnement zijn er meerdere mogelijkheden:
1 GSM-toestel en abonnement ZONDER privégebruik
Bij dit type toestel wordt het door het bestuur ter beschikking gestelde toestel en/of abonnement enkel voor zakelijke doeleinden gebruikt. We onderscheiden 2 types:
1.1 Werk GSM ZONDER privégebruik
Dit toestel is verbonden aan één werknemer en kan enkel voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Er wordt geen privégebruik toegestaan.
Het toestel wordt aangekocht door het bestuur en ook de abonnementskost wordt integraal door het bestuur gedragen. Hiervoor wordt een standaardmodel (smartphone) voorzien.
Het data abonnement mag enkel gebruikt worden voor zakelijke doeleinden. De werknemer tekent hiertoe een verklaring op eer.
De werknemer is op de hoogte dat er controle kan uitgeoefend worden op het zakelijk gebruik van het toestel.
1.2 Dienstgebonden GSM ZONDER privégebruik
Dit type toestel wordt toegekend aan een dienst voor specifieke doeleinden (bv. permanentie, evenementen,…). Dit GSM-toestel mag enkel worden gebruikt voor zakelijke doeleinden. Er wordt geen privégebruik toegestaan.
Het toestel wordt aangekocht door het bestuur en ook de abonnementskost wordt integraal door het bestuur gedragen. Hiervoor wordt een standaardmodel (smartphone) voorzien.
Het (eventueel) afgesloten data abonnement kan enkel gebruikt worden voor zakelijke doeleinden.
2 GSM-toestel en abonnement MET privégebruik
Bij dit type toestel wordt de door het bestuur ter beschikking gestelde GSM en/of abonnement ook voor privé doeleinden gebruikt.
Aangezien het ter beschikking stellen van een gsm toestel en/of abonnement(en) een voordeel in hoofde van de werknemer doet ontstaan, wordt een voordeel van alle aard aangerekend om dit privégebruik te dekken. Het voordeel alle aard is van toepassing voor zowel de terbeschikkingstelling van het toestel als voor het abonnement voor telefonie en/of data.
2.1 Bepalingen in verband met de terbeschikkingstelling van het toestel
De werknemer heeft elke 3 jaar recht op een toestel ter waarde van € 400 incl. btw en kan aan het bestuur vragen om een standaardtoestel aan te kopen binnen het vooropgestelde budget of kan zelf een toestel aankopen en de terugbetaling van het bestuur vragen. De werknemer dient hiertoe de officiële factuur voor te leggen.
Voor de decretale graden wordt een bedrag van € 800 incl. btw gehanteerd, voor de MAT-leden een bedrag van € 600 incl. btw.
Aangezien dit privégebruik een voordeel in hoofde van de werknemer doet ontstaan, wordt een voordeel van alle aard conform de regeling van de FOD financiën en de RSZ aan de werknemer aangerekend via de loonbrief (sinds 2023 bedraagt het voordeel van alle aard € 3 voor het toestel).
De inschatting van dit voordeel van alle aard is in lijn met de op heden geldende richtlijnen van de RSZ. Indien deze zouden wijzigen, behoudt de werkgever zich het recht voor om het bedrag verbonden aan het privégebruik te wijzigen en aan te passen.
De werkgever blijft te allen tijde eigenaar van het toestel. De terbeschikkingstelling houdt geen eigendomsoverdracht in.
Indien de werknemer een duurder toestel wenst aan te kopen en hiervoor zelf minimum € 100 incl. btw (zonder accessoires) bijdraagt, dient deze geen voordeel van alle aard te betalen voor het toestel.
Voor de leden van het MAT bedraagt het minimum aandeel € 150 incl. btw (zonder accessoires) om geen voordeel van alle aard te moeten betalen voor het toestel.
Voor de decretale graden bedraagt het minimum aandeel € 200 incl. btw (zonder accessoires) om geen voordeel van alle aard te moeten betalen voor het toestel.
Indien de werknemer zelf een toestel aankoopt zal hiervoor geen voordeel van alle aard worden aangerekend.
2.2 Bepalingen in verband met de terbeschikkingstelling van het telefoonabonnement en het data-abonnement
Het bestuur stelt een telefonieabonnement en een data-abonnement voor zakelijke- en voor privédoeleinden ter beschikking. De kosten hieraan verbonden worden gedragen door het bestuur.
De werknemer betaalt hiervoor een voordeel alle aard conform de regeling van de FOD financiën en de RSZ aan de werknemer aangerekend via de loonbrief (sinds 2023 bedraagt het voordeel van alle aard € 4 voor het telefoonabonnement en € 5 voor het data-abonnement).
Artikel 3: Gebruik van de GSM en het abonnement
Verantwoordelijk gebruik
De werknemer is verantwoordelijk voor de ter beschikking gestelde GSM en zal er zorg voor dragen en het gebruiken als een goede huisvader. Hij zal hiertoe ook de nodige bescherming voorzien voor het toestel, waaronder een cover en een glasprotector.
De werknemer gebruikt het GSM-toestel overeenkomstig de instructies van de fabrikant en de werkgever. Hij bewaart hiertoe alle handleidingen en gebruiksaanwijzingen en raadpleegt ze voor het eerste gebruik.
De werknemer behoudt het GSM-toestel zoals deze hem door de werkgever ter beschikking werd gesteld. Het is hem niet toegestaan om de hardware van het GSM-toestel of de operatorkaart te wijzigen behoudens toestemming van de werkgever.
De werknemer verbindt zich ertoe het GSM-toestel en simkaart steeds in veiligheid te bewaren en nooit onbewaakt achter te laten in een voertuig of op een onbewaakte plaats.
Het is niet toegestaan het GSM-toestel en simkaart uit te lenen aan een derde, noch hem tegen betaling ter beschikking te stellen van een derde.
Het GSM-toestel en/of het abonnement zal niet worden gebruikt voor enig doeleinde dat – in zover deze informatie publiek beschikbaar zou zijn – schade zou kunnen aanbrengen aan de belangen van de werkgever of aan haar imago.
De GSM en/of het abonnement mag in geen geval gebruikt worden voor:
Aangifte voor het gebruik van diensten door derden
De diensten door derden zijn gesprekken of berichten naar betaalnummers (zoals 0900-nummers) voor spelletjes, beltonen, chat, parkeerkosten en andere diensten of producten die via het internet worden aangekocht.
De werkgever staat niet in voor de betaling van deze diensten. Indien de werknemer hier toch gebruik van maakt, dient deze dit op eigen initiatief te melden aan de dienst Financiën zodat er een factuur kan worden opgemaakt voor de terugbetaling hiervan.
Gebruik in de wagen
De werknemer besteedt grote aandacht aan de normen inzake verkeersveiligheid bij het gebruik van de GSM in de wagen.
Het GSM-toestel wordt niet in de wagen gebruikt behoudens de werknemer in de mogelijkheid is om handenvrij te bellen.
Bij het niet naleven van de verkeersreglementering blijft de werknemer verantwoordelijk/aansprakelijk.
Het toestel mag nooit onbewaakt achtergelaten worden in een voertuig.
Herstellingen
De werknemer die een tekortkoming in de werking van het GSM-toestel en/of het abonnement vaststelt, meldt dit onmiddellijk aan de werkgever.
Wanneer een defect aan het toestel wordt vastgesteld zal de werkgever instaan voor de betaling van de herstelling van het toestel.
Als de schade volledig of gedeeltelijk te wijten is aan bedrog, een zware of herhaaldelijke lichte fout van de werknemer, zal de werknemer de herstellingskosten volledig moeten betalen.
Ingeval een toestel langer dan 24 uur onbeschikbaar is wegens herstelling, dan zal de werkgever voor zover mogelijk en binnen een redelijke termijn, de werknemer een vervangingstoestel (via een beschikbaar toestel) te bezorgen voor de duur van de herstelling.
Verlies / diefstal
De werknemer meldt verlies of diefstal onmiddellijk aan de werkgever en is ertoe gehouden onmiddellijk het oproepnummer te blokkeren.
De werknemer geeft daarnaast het verlies of de diefstal ook onmiddellijk aan bij de politie.
De werknemer die bovenstaande gebruiksvoorwaarden miskent, begaat een fout en zal aansprakelijk worden gesteld voor de vergoeding van alle schade die hieruit voortvloeit.
De werknemer is eveneens aansprakelijk voor schade die niet het gevolg is van de miskenning van de gebruiksvoorwaarden maar wel het gevolg is van bedrog, zware schuld of lichte schuld die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.
Verlies, diefstal en/of onherstelbare schade aan het toestel zal altijd ter kennisname aan het college van burgemeester en schepenen of desgevallend aan het vast bureau worden voorgelegd. Voor de aankoop van een nieuw toestel waarop privégebruik wordt toegestaan zal het door het bestuur ter beschikking gestelde bedrag als volgt worden berekend:
Artikel 4: bereikbaarheid
De werknemer verklaart zich akkoord met de verspreiding van het professionele GSM-nummer voor professionele communicatie eigen aan de functie.
De werknemer dient telefonisch bereikbaar te zijn tijdens de werkuren.
Artikel 5: Einde van de arbeidsrelatie
Voor de GSM-toestellen zonder privégebruik dient de werknemer het toestel onmiddellijk in te leveren. Het telefoonabonnement en het indien van toepassing zijnde data abonnement wordt onmiddellijk stopgezet.
Indien het toestel ook voor privédoeleinden kon worden gebruikt bestaat er een mogelijkheid voor de werknemer om het toestel over te nemen vóór de afloop van de afschrijvingstermijn van 36 maanden. De werknemer kan het toestel overnemen mits betaling van de restwaarde (pro rata het aantal resterende maanden voor afschrijving). Deze terugbetaling gebeurt volgens onderstaande restmarktwaardetabel:
| na 1 maand |
€ 388,89 |
| na 2 maanden |
€ 377,78 |
| na 3 maanden |
€ 366,67 |
| na 4 maanden |
€ 355,56 |
| na 5 maanden |
€ 344,44 |
| na 6 maanden |
€ 333,33 |
| na 7 maanden |
€ 322,22 |
| na 8 maanden |
€ 311,11 |
| na 9 maanden |
€ 300,00 |
| na 10 maanden |
€ 288,89 |
| na 11 maand |
€ 277,78 |
| na 12 maanden |
€ 266,67 |
| na 13 maanden |
€ 255,56 |
| na 14 maanden |
€ 244,44 |
| na 15 maanden |
€ 233,33 |
| na 16 maanden |
€ 222,22 |
| na 17 maanden |
€ 211,11 |
| na 18 maanden |
€ 200,00 |
| na 19 maanden |
€ 188,89 |
| na 20 maanden |
€ 177,78 |
| na 21 maand |
€ 166,67 |
| na 22 maanden |
€ 155,56 |
| na 23 maanden |
€ 144,44 |
| na 24 maanden |
€ 133,33 |
| na 25 maanden |
€ 122,22 |
| na 26 maanden |
€ 111,11 |
| na 27 maanden |
€ 100,00 |
| na 28 maanden |
€ 88,89 |
| na 29 maanden |
€ 77,78 |
| na 30 maanden |
€ 66,67 |
| na 31 maand |
€ 55,56 |
| na 32 maanden |
€ 44,44 |
| na 33 maanden |
€ 33,33 |
| na 34 maanden |
€ 22,22 |
| na 35 maanden |
€ 11,11 |
| na 36 maanden |
€ - |
Deze restwaardetabel werd opgesteld op basis van een GSM-toestel van waarde € 400 incl. btw. Indien de werknemer kiest voor een GSM-toestel met een lagere waarde dan € 400 incl. btw (of € 600 of € 800 in geval van MAT-leden en decretale graden), zal de restwaarde pro rata berekend worden.
Indien de werknemer het toestel niet wenst over nemen, zal deze onmiddellijk het GSM-toestel en de bijhorende simkaart en toebehoren (indien van toepassing) in perfecte staat overhandigen aan de werkgever of de persoon die hij hiertoe aanwijst.
In voorkomend geval is geen enkele compensatie verschuldigd aan de werknemer.
Artikel 6: Overmatig gebruik
De werknemer kan met het abonnement onbeperkt in en naar de EU bellen en SMS’en.
De werkgever heeft het recht controle uit te oefenen op het privégebruik. In het bijzonder zal hij de werknemer kunnen vragen om overmatig gebruik van het GSM-toestel en/of het abonnement te rechtvaardigen. Als overmatig wordt aanzien: elk gebruik waarbij het beroepsmatig gebruik en privégebruik samen een totale waarde vertegenwoordigt van meer dan € 9 incl. btw per maand. Dit bedrag stemt overeen met het onbeperkt bellen en SMS’en in en naar de EU en het verbruik van 10GB aan data.
Voor elke maand dat de totale waarde van het gebruik dit bedrag overschrijdt, is de werkgever ertoe gerechtigd om de werknemer de meerkosten aan te rekenen.
Artikel 7: beëindiging of schorsing
GSM-toestel en abonnement ZONDER privégebruik
Het recht op een GSM-toestel en/of abonnement kan worden beëindigd of geschorst:
In bovenstaande gevallen waar de terbeschikkingstelling een einde neemt, zal de werknemer het GSM-toestel en/of de simkaart met haar toebehoren onmiddellijk en in perfecte staat overhandigen aan de werkgever of de persoon die hij hiertoe aanwijst.
Bij langdurige afwezigheid levert het personeelslid na 1 maand afwezigheid zijn GSM-toestel en/of de simkaart in bij de werkgever of de persoon die hij hiertoe aanwijst.
GSM-toestel en abonnement MET privégebruik
Het recht op een GSM-toestel en/of abonnement kan worden beëindigd of geschorst:
In bovenstaande gevallen waar de terbeschikkingstelling een einde neemt, zal de werknemer het GSM-toestel en/of de simkaart met haar toebehoren onmiddellijk en in perfecte staat overhandigen aan de werkgever of de persoon die hij hiertoe aanwijst.
In voorkomend geval is geen enkele compensatie verschuldigd aan de werknemer.
In gevallen dat de medewerker geen loon meer ontvangt (bv. door loopbaanonderbreking, langdurige ziekte,…) zal het VAA blijven verrekend worden via de loonbrief. Hierdoor zal er uitgekomen worden op een negatief bedrag. De werkgever brengt dit bedrag in mindering van het vakantiegeld. Indien de inhouding op het vakantiegeld niet mogelijk is, zal de medewerker het bedrag persoonlijk gefactureerd krijgen.
Artikel 8: sancties
Bij vaststelling van misbruik of het niet naleven van de hierboven omschreven richtlijnen, kan de werkgever de sancties opgenomen in het arbeidsreglement toepassen. Daarnaast kan misbruik of het niet naleven van de richtlijnen leiden tot een tijdelijke of definitieve inhouding van het GSM-toestel en/of het stopzetting van het data- en telefonieabonnement.
Alle kosten verbonden aan het misbruik zullen verhaald worden op de werknemer.
Met het oog op het vermijden van misbruik behoudt de werkgever zich het recht voor om de door de provider gefactureerde bedragen te controleren.
Artikel 9: privacy
Het lokaal bestuur Grimbergen verwerkt de persoonsgegevens in het kader van deze overeenkomst.
De wetgeving bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 30 juli 2018 bepaalt het:
- recht tot inzage van je persoonlijke gegevens;
- recht tot verbetering van je persoonlijke gegevens;
- recht tot verwijdering van je persoonlijke gegevens, tenzij er hiervoor gerechtvaardigde gronden zijn;
- recht tot elektronische overdraging van je persoonlijke gegevens;
- recht tot bezwaar van verwerking van je persoonlijke gegevens.
De werkgever zal de inhoud zelf van de communicatie met het toestel nooit bekijken of beluisteren. De werkgever is gemachtigd om de gegevens rond de communicatie (dus niet de inhoud van de communicatie) zoals bijvoorbeeld het aantal gesprekken, de bestemming van de gesprekken en duurtijd te bekijken en bij kennelijk misbruik de gepaste maatregelen te nemen.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd dit reglement goed te keuren.
/
Art. 1.
Het aangepaste reglement rond het gebruik van de GSM, zoals toegevoegd in bijlage 16, goed te keuren en toe te voegen aan het arbeidsreglement voor gemeente- en OCMW-personeel, met ingang van 1 december 2023.
Art. 2.
Dit besluit bekend te maken conform de bepalingen van artikel 286 van het decreet lokaal bestuur en conform de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.