Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet lokaal bestuur.

• Besluit (VR) 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

• Besluit (VR) 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, BS 3 december 2010.

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Protocol BOC/HOC (Dossierstuk 27).

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol van akkoord.
  
  

• ACV Openbare Diensten: Protocol van akkoord.
  
  

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: Geen reactie ontvangen.
  

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

In het kader van de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025, in het bijzonder de volgende beleidsdoelstelling:

• Beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.

• AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024

• ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften

worden een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie voorgesteld.

 

Wijziging organogram (afdeling Mens)

Het huidige organogram van de afdeling Mens is als volgt:

 

Er wordt voorgesteld om de volgende wijziging aan het organogram door te voeren:

• De diensten WZC Ter Biest en LDC en GAW Ter Borre worden rechtstreeks onder het afdelingshoofd Mens geplaatst, i.p.v. onder de directeur Welzijn. Er wordt dan wel voorgesteld om een stafmedewerker mens toe te voegen aan de personeelsformatie (zie verder). Op deze manier krijgt de afdeling Mens drie pijlers in plaats van twee.

 

Motivering:

• Sociaal Huis, WZC Ter Biest en LDC en GAW Ter Borre zijn drie diensten die rechtstreekse en permanente dienstverlening leveren. De "span of control" (= draagwijdte of afbakening van verantwoordelijkheden betreffende de controle over een bepaalde sector of afdeling) is te hoog voor 1 persoon, zelfs met adjunct. Vandaar dat wordt voorgesteld om de aansturing van het Sociaal Huis en de aansturing van WZC Ter Biest en LDC en GAW Ter Borre op te splitsen. De aansturing van het Sociaal Huis blijft bij de directeur welzijn (ondersteund door een adjunct). De aansturing van WZC Ter Biest en LDC en GAW Ter Borre worden onder het afdelingshoofd Mens geplaatst, die hiervoor zal bijgestaan worden door een stafmedewerker (zie verder).

 

Het nieuwe organogram van de afdeling Mens ziet er dan als volgt uit:

 

Wijziging personeelsformatie

Dienst Gebouwen

Lokaal bestuur Grimbergen beschikt over / beheert meer dan 80 gebouwen.

De dienst Gebouwen staat in voor:

• het dagelijkse onderhoud / beheer van deze gebouwen

• inhaalbeweging op vlak van brandveiligheid en technische keuringen

• nieuwe projecten (nieuwbouw / verbouwingen ...)

Gelet op de projectenlijst wordt voorgesteld om een bijkomende expert gebouwen (projectmedewerker) (A1a-A3a) in te schrijven in de personeelsformatie.

De toekomstige formatie van de dienst Gebouwen is dan als volgt:

Dienst Gebouwen
Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd Gebouwen	A1a-A3a	1,00		1,00
Expert gebouwen	A1a-A3a	3,00		3,00
Deskundige energie	B1-B3	1,00		1,00
Technisch hoofdmedewerker	C4-C5	1,00		1,00
Administratief medewerker	C1-C3	2,00		2,00
				8,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A1a-A3a	€ 84.757,74

 

Stafdienst afdeling Mens

Gelet op de reorganisatie binnen de afdeling Mens (zie boven: opsplitsing in 3 pijlers waardoor de aansturing van WZC Ter Biest en LDC en GAW Ter Borre rechtstreeks onder het afdelingshoofd zullen vallen), en om het afdelingshoofd beleids- en projectmatig te ondersteunen, wordt voorgesteld om een functie van stafmedewerker mens (A1a-A3a) in te schrijven. Deze medewerker zal rechtstreeks rapporteren aan het afdelingshoofd mens.

 

De toekomstige formatie van de stafdienst - afdeling Mens is dan als volgt:

Afdeling mens - Stafdienst
Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Afdelingshoofd mens	A5a-A5b	1,00		1,00
Stafmedewerker mens	A1a-A3a	1,00		1,00
				2,00

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A1a-A3a	€ 84.757,74

 

Sociaal Huis - Stafdienst

Binnen het Sociaal Huis zijn de volgende functies voorzien:

• 0,50 vte deskundige (projectmedewerker welzijn) (B1-B3)

• 0,25 vte deskundige (projectmedewerker lokaal loket kinderopvang) (B1-B3)

Beide functies worden heden ingevuld door 0,80 vte deskundige.

 

Er wordt voorgesteld om deze functies als volgt uit te breiden:

• 0,80 vte deskundige (projectmedewerker welzijn en gezondheid) (B1-B3)
• 1,00 vte deskundige (projectmedewerker lokaal loket kinderopvang) (B1-B3)
  
  

Inhoudelijke motiveringsnota: zie bijlage 01.

De toekomstige personeelsformatie van de stafdienst van de stafdienst van het Sociaal Huis is dan als volgt:

Stafdienst Sociaal Huis
Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Directeur welzijn	A4a-A4b		1,00	1,00
Adjunct-directeur welzijn	A1a-A3a		1,00	1,00
Deskundige (projectmedewerker welzijn en gezondheid)	B1-B3		0,80	0,80
Deskundige (projectmedewerker lokaal loket kinderopvang)	B1-B3		1,00	1,00
				3,80

Budgettair betekent deze formatiewijziging een uitbreiding met 1,05 vte B-niveau of € 65.739,42 (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit).

In praktijk betreft het een uitbreiding met 1 vte B-niveau aangezien er al een personeelslid 0,80 vte is aangesteld:

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
B1-B3	€ 62.608,97

 

Dienst Onderwijs / Academie

Jaarlijks neemt het gemeentebestuur toezichturen ten laste om, in combinatie met uren administratieve ondersteuning, voldoende dienstverlening te realiseren tijdens de openingsuren van de diverse vestigingen van de Academie voor Muziek, Woord en Dans.

Jaarlijks worden deze toezichtsuren via gemeeenteraadsbeslissing vastgesteld. Het gaat telkens over hetzelfde contingent aan uren, namelijk:

• 1,00 vte ondersteunend medewerker (D1-D3)
• 1,70 vte toezichter (E1-E3).

 

Het betreft hier jaarlijkse tijdelijke arbeidsovereenkomsten van bepaalde tijd van 12 maanden. Bijgevolg worden deze arbeidsovereenkomsten beschouwd als arbeidsovereenkomsten van onbepaalde tijd. Deze functies zijn niet opgenomen in de personeelsformatie. Er wordt voorgesteld deze situatie te regulariseren en deze functies op te nemen in de personeelsformatie van de gemeente.

 

Er wordt voorgesteld om de volgende functies toe te voegen aan de personeelsformatie van de gemeente:

• 1,00 vte administratief medewerker - academie (C1-C3)
• 1,70 vte ondersteunend medewerker (toezichter academie) (D1-D3)

 

Motivatienota en ontwerp functiebeschrijvingen: zie bijlagen 02-04.

 

Deze wijziging van de personeelsformatie heeft geen budgettaire impact aangezien deze personeelsleden heden reeds in dienst zijn. De verhoging van de salarisschaal heeft op korte termijn ook geen budgettaire impact aangezien de huidige medewerkers zich allen in de hoogste salarisschalen bevinden.

 

Stafdienst - afdeling Ruimte-Beleid

Om de overkoepelende taken van de afdeling Ruimte-Beleid te ondersteunen wordt voorgesteld om een bijkomende functie van administratief medewerker (C1-C3) te voorzien.

 

De stafdienst van deze afdeling is dan als volgt:

Staf Ruimte-Beleid
Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Afdelingshoofd Ruimte-Beleid	A4a-A4b	1,00		1,00
Deskundige GIS	B1-B3	1,00		1,00
Deskundige Patrimoniumbeheer	B1-B3	1,00		1,00
Administratief medewerker	C1-C3	1,00		1,00
				4,00

 

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Bijkomende info:

Het budget voor deze bijkomende functies zal voorzien worden via MJPa vanaf 2024.

Voor eventuele aanwervingen in 2023 is budgettaire ruimte via:

• Er zijn bij budgetopmaak 2023 drie indexeringen van de lonen voorzien (indexeringen in februari, april en september).
  In totaliteit zijn in 2023 de volgende bedragen voorzien om de indexeringen op te vangen:
• Gemeente: 559.509,76
• OCMW: € 330.355,80€
• Het Planbureau voorziet heden maar 1 indexering, nl. in september 2023. Dit betekent dat de volgende voorziene bedragen niet dienen aangewend te worden en dus kunnen ingezet worden voor bijkomende functies / HR-projecten:
• Gemeente: € 467.566,79
• OCMW: € 276.069,18