Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus.

De beslissing wordt genomen op grond van:

• Artikel 117, eerste lid en artikel 234, eerste lid van de nieuwe gemeentewet.
• De wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten  en haar uitvoeringsbesluiten.
• Artikel 42, §1, 1°, a van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (limiet van € 135.000,00 excl. btw niet bereikt).
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• Artikel 90, 1° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.
• Het Koninklijk besluit 20 juni 2019 tot wijziging van de geldelijke rechtspositie van het personeel van de politiediensten, BS 26 juni 2019.

• Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 20 februari 2023 "Aankoop, levering en installatie van kantoormeubilair voor het team LOKAAL INFORMATIEKRUISPUNT: voorwaarden en wijze van gunnen - Goedkeuring".

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

/

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Huidige situatie

Het personeelskader van het team LOKAAL INFORMATIEKRUISPUNT bestaat uit 9 personeelsleden. Op dit moment zijn er 6 functies ingevuld en is het lokaal van dit team uitgerust met 6 bureaus. We verwachten de invulling van 2 vacante CaLog functies op korte termijn. Het lokaal is niet groot genoeg om het uit te rusten met extra bureaus van hetzelfde type als de huidige. Tevens ontvingen we voor één van de personeelsleden van dit team een aanbeveling van onze externe dienst voor preventie en veiligheid op het werk om omwille van medische reden een zit/sta bureau aan te kopen. In het jaaractieplan 2023 dat werd voorbereid door de preventieadviseur van onze interne dienst voor preventie en bescherming op het werk is opgenomen dat er in 2023 een project wordt opgestart betreffende de noodzaak naar zit/sta bureaus.

 

De huidige ladeblokken passen onder de aanwezige bureaus, maar bij een overstap naar zit/sta bureaus dienen we hoogstwaarschijnlijk naar een ander type ladeblok te gaan omwille van de beperkte ruimte.

 

Daarnaast maakte tijdens het bedrijfsbezoek van 3 oktober 2022 de arbeidsgeneesheer de mondelinge opmerking dat de kasten in de lokalen te laag zijn waardoor er teveel materiaal op de kasten wordt geplaatst wat een veiligheidsrisico inhoudt.

 

Streefdoel

Mensen zijn het belangrijkste kapitaal voor elke organisatie. Daarom vindt het STRATEGISCH TEAM van de politiezone het cruciaal om een werkplek te creëren waar de personeelsleden zich goed voelen, waar ze efficiënt kunnen werken en productiever denken. Blije werknemers die zich thuis voelen op het werk, presteren beter en zijn minder vaak afwezig.

Net zoals binnen een thuisomgeving doet ook binnen een werkomgeving de nood aan innovatie zich voor. Niettemin zorgt de vernieuwing van kantoormeubilair voor eerder vermelde pluspunten, maar biedt het daarnaast ook een verbetering op vlak van ergonomisch welzijn op de werkvloer. Een punt hoog in het vaandel gedragen daar meer en meer werknemers hier zelf steeds meer belang aan hechten.

 

Bijgevolg wenst de politiezone als werkgever toe te zien op het aanbieden van een aangename, warme, ergonomische en multifunctionele werkomgeving voor de huidige werknemers én dit alsook met het oog op de aantrekkelijkheid van de werkplaats in het kader van nieuwe aanwervingen.

 

Sedert het gebruik van het commissariaat in 2011 hebben alle ruimtes een industriële look. Deze staat in contrast met de ideale werkplek hierboven beschreven en gebiedt ons om stelselmatig en binnen de begroting ruimte voor ruimte in te richten met praktischer en meer ergonomisch kantoormeubilair. In het kader van de hierboven toegelichte situatie van het team LOKAAL INFORMATIEKRUISPUNT lijkt het ons aangewezen om hun lokaal als pilootproject aan te stellen.

Welke verbeterpunten willen we bewerkstelligen:

• vermindering van lichamelijke klachten en bevordering van de gezondheid door ergonomisch en dynamischer meubilair;

• optimalisatie van de kleine werkruimte;

• flexibelere ingebruikname van de werkruimte in het kader van desk sharing;

• hogere productiviteit en een beter welzijn door een huiselijkere sfeer;

• minder afleiding door een betere akoestiek.

 

In samenspraak met de teamleider van desbetreffend team, de adviseur ICT en het team MIDDELENBEHEER EN FINANCIËN komen we tot de aankoop van volgende materialen:

• 8 zit/sta bureaus max. 160x80 (optie: geheugendisplay om verschillende hoogtes in te stellen);

• tussenwanden voor de 8 zit-sta bureaus: max. hoogte 45cm;

• 8 monitorarmen (om PC schermen aan op te hangen): enkel of dubbel;

• 8 ladekasten die zorgen voor een verlengde van de bureaus en het werkoppervlak;

• hoge dossierkasten met horizontale opening max. 200x100: mogelijkheid in hout voor een betere akoestiek.

 

Daar de politiezone haar steentje wilt bijdragen aan een duurzamere wereld, zal zij het oude - maar nog bruikbare - kantoormeubilair laten ophalen door een tweedehandswinkel om het zo een tweede leven te geven, te zorgen voor het milieu en mee te helpen aan sociale tewerkstelling.

Gunningscriteria

• prijs: 45%;

• esthetiek, gebruiksgemak en duurzaamheid: 45%;

• leveringsvoorwaarden: 10%;

• wettelijke vereisten.

 

Prijs

Regel van drie: score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) x 45.

 

Esthetiek, gebruiksgemak en duurzaamheid

Dit criterium zal worden beoordeeld en gequoteerd door de teamleider van desbetreffende dienst, de adviseur ICT en het team MIDDELENBEHEER EN FINANCIËN.

 

Leveringsvoorwaarden

• gratis levering en installatie (7 punten);

• 6 - 10 weken leveringstermijn (2 punten);

• betaling factuur na levering en installatie (1 punt).

Wettelijke vereisten

De plaatsing van het kantoormeubilair dient te gebeuren volgens de wettelijke richtlijnen.

 

De medewerkers van het team MIDDELENBEHEER EN FINANCIËN zullen volgende leveranciers aanschrijven:

• Drisag Office Furniture nv, Diamantstraat in 2200 Herentals;

• Forum office, Samelstraat 55b in 9170 Sint-Gillis-Waas;

• Kinnarps Benelux, Heide 15 in 1780 Wemmel;

• Chairpoint, Brusselsesteenweg 333a in 1785 Merchtem;

• OKA Office Furniture, Maalbeekweg 35 in 1930 Zaventem.

Bijkomende info:

De kostprijs voor de aankoop, levering en installatie van kantoormeubilair voor het team LOKAAL INFORMATIEKRUISPUNT wordt geraamd op 10.000,00 euro (incl. btw) en is voorzien op artikel 330/741-51 van de buitengewone dienst van de politiebegroting 2023.