Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Artikel 161 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet Lokaal Bestuur.
• Besluit Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen.
• Besluit Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen.

 

In verband met de vaststelling van het geïntegreerde organogram en de personeelsformatie

• Besluiten gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2019 betreffende project GoGo! (geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen) - Vaststelling overzichtsstructuur geïntegreerd organogram - Vaststelling structuur afdeling Ruimte (diensten "Wegen en water", "Gebouwen" en "Groen") - Aanduiding van de functies waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden (dossierstuk 1).
• Besluit gemeenteraad van 24 januari 2019 houdende Aanpassing personeelsformatie i.f.v. de implementatie van de hoofdstructuur van het geïntegreerd organogram en de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen") (dossierstuk 2).
• Besluit gemeenteraad van 25 april 2019 houdende Aanpassing personeelsformatie ter ondersteuning van de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen") (dossierstuk 3).
  
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 houdende Vaststelling geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen (dossierstuk 4).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 houdende Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen (dossierstuk 5).
• Besluit gemeenteraad van 24 oktober 2019 houdende Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek (dossierstuk 6).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 23 januari 2020 houdende Aanpassing personeelsformatie - Versterking en integratie van de personeelsdiensten van gemeente en OCMW Grimbergen (dossierstuk 7).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende Aanpassing geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen (dossierstuk 8).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen - Rechtzetting van de beslissingen van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijke welzijn van 24 oktober 2019 en 23 januari 2020 (dossierstuk 9).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende Aanpassing personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen (dossierstuk 10).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 houdende Aanpassing personeelsformatie administratieve functies - bodefuncties (dossierstuk 11).
• Besluit gemeenteraad van 27 augustus 2020 houdende Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 24 oktober 2019 (dossierstuk 12).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2021 houdende Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen - Aanpassing (dossierstuk 13).
• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 april 2021 houdende Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Interne Organisatie - Aanpassing (dossierstuk 14).

• Besluit college van burgemeester en schepenen en vast bureau van 7 juni 2021 houdende Personeelsformatie LDC en GAW Ter Borre - Aanpassing (dossierstuk 15).

 

In verband met de syndicale overlegcomités

• Het syndicaal statuut:
• Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.
• Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

 

In verband met LDC en GAW Ter Borre

• Besluit vast bureau van 18 november 2019 houdende Afname van de raamovereenkomst "Organisatieontwikkeling", door Poolstok gegund aan CC Consult, voor de opdracht "Studie dienstencentrum en assistentiewoningen ter Borre" (dossierstuk 16).
• Besluit vast bureau van 13 juli 2020 houdende LDC en GAW Ter Borre - Kennisneming van het voorlopig rapport "TO BE - Ter Borre Grimbergen" - Voorstel tussentijdse oplossingen op vlak van personeel - Afname van de raamovereenkomst "organisatieontwikkeling", door Poolstok gegund aan CC Consult / Probis Group, voor de opdracht "Begeleiding Ter Borre", ingevolge het voorlopig rapport "TO BE - Ter Borre Grimbergen" en de afwezigheid van 0,70 vte administratieve medewerkers (dossierstuk 17).
• Besluit vast bureau van 5 oktober 2020 houdende (...) - deskundige (B1-B3) - Kennisname van het besluit van de algemeen directeur van 1 oktober 2020 - Vaststelling nieuwe functiebeschrijving en nieuwe dienstaanwijzing - Principebeslissing over de aanpassing van de personeelsformatie (dossierstuk 18).

 

• Verslag stuurgroep Ter Borre en voorlopig rapport "TO BE" van 7 mei 2020 (bijlage 1).
• Verslag stuurgroep Ter Borre en eindrapport "TO BE" van 30 september 2020 (bijlage 2).

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Huidige situatie

In het kader van de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025, in het bijzonder de volgende beleidsdoelstellingen:

• beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers
• AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024
• ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften
  
  
• beleidsdoelstelling 5: Wij verbeteren het welzijn van alle Grimbergenaren door een warme en zorgzame dienstverlening met gelijke kansen en toegang voor iedereen:
• AP-34: Ter Borre biedt, als ontmoetingsplaats een gamma aan dienstverlening en kwalitatieve en betaalbare woongelegenheid voor 65-plussers

worden een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie van LDC en GAW Ter Borre voorgesteld.

 

De huidige personeelsformatie van LDC en GAW Ter Borre ziet eruit als volgt:

Functie	Rang	Salarisschalen	Aantal vte	Statuut
Diensthoofd LDC en GAW Ter Borre (woonassistent)	Bx	B4-B5	1,00	Contractueel
Maatschappelijk werker	Bv	B1-B3	0,50	Contractueel
Administratief medewerker	Cv	C1-C3	1,50	Contractueel
Verantwoordelijke uitbating ontmoetingsruimte	Cv	C1-C3	1,00	Contractueel
Medewerker bar en maaltijden	Dv	D1-D3	2,50	Contractueel
Medewerker technisch onderhoud	Dv	D1-D3	1,00	Contractueel
Medewerker schoonmaak	Ev	E1-E3	1,50	Contractueel

---

Wijzigingen

In november 2019 werd het project "Studie dienstencentrum en assistentiewoningen Ter Borre" opgestart. Aanleiding voor dit project was de vaststelling dat er parameters zijn die een effect hebben op de dagelijkse werking in Ter Borre, waaronder:

• het erg verouderde gebouw, waardoor een aantal structurele infrastructuurwerken nodig zijn;
• de komst van een nieuwe leidinggevende, na pensionering van de vorige leidinggevende wat zorgt voor een nieuwe dynamiek;
• het personeel en de leidinggevende die een hoge werkdruk ervaren;
• de invoering van een nieuw woonzorgdecreet waarin de opdrachten voor dienstencentra anders worden omschreven.

 

Het project had tot doel een objectieve foto maken van de situatie "as is" en objectieve verbetervoorstellen doen om op termijn te gaan naar een "to be" situatie waar op alle vlakken efficiëntiewinsten geboekt worden.

 

Op 19 april 2021 vond de laatste stuurgroep vergadering plaats waar het definitief eindrapport werd voorgesteld en besproken. Met betrekking tot de personeelsformatie wordt door de stuurgroep volgende structuur voorgesteld:

 

Concreet houdt de voorgestelde structuur volgende formatiewijzigingen in:

• Wijziging functietitel van maatschappelijk werker naar deskundige (stafmedewerker maatschappelijke ondersteuning en assistent-centrumleider)
• Toevoeging aan de uitdovende statutaire personeelsformatie van:
• 1,00 vte verantwoordelijke administratie met rang Bv en salarisschalen B1-B2-B3
• Toevoeging aan de contractuele personeelsformatie van:
• 1,00 vte verantwoordelijke administratie met rang Cx en salarisschalen C4-C5; deze functie blijft geblokkeerd tot uitdoving van de functie van verantwoordelijke administratie met rang Bv en salarisschalen B1-B2-B3
• Schrapping uit de contractuele personeelsformatie van:
• 1,00 vte verantwoordelijke uitbating ontmoetingsruimte met rang Cv en salarisschalen C1-C2-C3

 

Motivering voor de voorgestelde formatiewijzigingen is de volgende:

Het diensthoofd LDC en GAW Ter Borre (woonassistent) (B4-B5) dient structureel te worden ondersteund zodat er meer ruimte vrijkomt voor beleidsmatig werk. Dit is mogelijk door:

• het wegnemen van operationele taken
• administratieve ondersteuning
• ondersteuning maatschappelijk werker
• aandacht voor samenwerking en beleid in het takenpakket van het diensthoofd, o.m.:
• samenwerking met het Sociaal huis en Ter Biest;
• samenwerking met verenigingen;
• Beleidsmatig werken: bestuur, overleg, kwaliteitshandboeken, jaarverslagen, tevredenheidsmetingen, ...

Concreet wordt de taakverdeling tussen het diensthoofd, de deskundige (stafmedewerker maatschappelijke ondersteuning en assistent-centrumleider) en de verantwoordelijke administratie als volgt voorgesteld:

• Diensthoofd: beleid & outreach:
• Beleidsmatige taken: kwaliteitshandboeken, buurtanalyses, jaarverslag, ...
• LDC: wijkwerking, vrijwilligers, programmatie, seniorenraad en cultuurraad, aanspreekpunt bewoners, ...
• GAW: oproepsysteem, gebruikersraad, aanspreekpunt nieuwe aanmeldingen en doorverwijzing naar maatschappelijk werker, onthaal nieuwe bewoners, ...
• Deskundige (stafmedewerker maatschappelijke ondersteuning en assistent-centrumleider): zorg & back-up diensthoofd:
• Psychosociale problemen, sociaal onderzoek, aanvraag thuiswacht, breed onthaal, rechtenuitputting, ...
• Stafmedewerker en back-up in geval van afwezigheid van het diensthoofd
• Verantwoordelijke administratie: operationele continuïteit:
• Coördinatie dagelijkse werking en aansturing medewerkers, opmaak uurroosters, uitwerken van processen, takenpakketten administratie en bar/keuken, mappenstructuur, functionering en evaluatie, bestelbons, opvolging HACCP, ...

 

Voor wat betreft het technisch onderhoud werd een werkdrukmeting uitgevoerd, maar wordt voorgesteld om voorlopig geen wijzigingen aan te brengen aan het contingent dat op dit moment in de formatie is voorzien, m.n. 1,00 vte medewerker technisch onderhoud (D1-D3). Op dit moment gebeuren er nog een groot aantal grotere werken (bv. renovatie flats, schilderwerken, ...) door de medewerker technisch onderhoud (D1-D3) zelf. Naar de toekomst toe is het de bedoeling om voor dergelijke zaken een beroep te doen op de technische dienst van het lokaal bestuur en/of een externe firma, maar de huidige omstandigheden laten dit niet toe (o.m. omwille van de achterstand inzake de staat van de gemeentelijke gebouwen). In het verlengde hiervan wordt voorgesteld om de personeelsnood op het gebied van technisch onderhoud opnieuw te evalueren in functie van de beschikbaarheid van de technische dienst van het lokaal bestuur op het moment dat de huidige medewerker technisch onderhoud (D1-D3) uit dienst treedt.

 

Financieel betekent deze formatiewijziging (bruto jaarkost werkgever - raming op basis van 12 jaar anciënniteit):

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact (voor uitdoving verantwoordelijke administratie (B1-B3))	Financiële impact (na uitdoving verantwoordelijke administratie (B1-B3))
Huidige formatie	Maatschappelijk werker	B1-B3	Contractueel	€ 60 283,00	0,50	€ 30 141,50
	Verantwoordelijke uitbating ontmoetingsruimte	C1-C3	Contractueel	€ 48 272,09	1	€ 48 272,09	- € 48 272,09	- € 48 272,09
Voorstel nieuwe formatie	Deskundige (stafmedewerker maatschappelijke ondersteuning en assistent-centrumleider)	B1-B3		€ 60 283,00	0,50	€ 30 141,50
	Verantwoordelijke administratie	B1-B3	Uitdovend statutair	€ 64 465,43	1	€ 64 465,43	+ € 64 465,43
	Verantwoordelijke administratie*	C4-C5	Contractueel	€ 68 692,58	1	€ 68 692,58		+ € 68 692,58
TOTAAL							+ € 16 193,34	+ € 20 420,49

*Functie wordt pas ingevuld na uitdoving verantwoordelijke administratie met rang Bv en salarisschalen B1-B2-B3

 

Raadslid Isabel GAISBAUER krijgt het woord en merkt op dat de fractie van Groen zich van stemming onthoudt. De fractie begrijpt de inhoudelijke veranderingen, maar omdat het wederom leidt tot uitdoving van functies, zullen zij zich bij de stemming onthouden.

Bijkomende info:

/