De gemeenteraad neemt kennis van de mondelinge toelichting gegeven door Audit Vlaanderen over de thema-audit "monitoring meerjarenplan".
DLB:
In elke gemeente en in elk openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt periodiek een audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen, vermeld in artikel III.115 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.
Audit Vlaanderen evalueert de organisatiebeheersing, gaat na of ze adequaat is en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Audit Vlaanderen kan daarvoor organisatie- en procesaudits uitvoeren en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken.
Audit Vlaanderen is ook bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits.
Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die het voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig acht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.
Elk personeelslid heeft het recht om Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte te brengen van onregelmatigheden die hij in de uitoefening van zijn functie vaststelt.
Buiten de gevallen van kwade trouw, persoonlijk voordeel of valse aangifte die een dienst of een persoon schade toebrengen, kan een rapportering aan Audit Vlaanderen nooit aanleiding geven tot een tuchtsanctie of een ontslag. Dergelijke verklaringen vallen niet onder het inzagerecht, tenzij het betrokken personeelslid daarvoor zijn instemming verleent. Met toepassing van artikel 23, lid 1, i), van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) heeft de persoon, op wie de rapportering betrekking heeft, geen toegang tot die verklaringen, behalve met toestemming van degene die de onregelmatigheid heeft gerapporteerd.
Met toepassing van artikel 23, lid 1, e) en h), van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) kan Audit Vlaanderen beslissen om de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet toe te passen bij de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van een onderzoek dat betrekking heeft op een welbepaalde natuurlijke persoon, als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in het vijfde tot en met het dertiende lid.
De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het vierde lid, geldt alleen gedurende de periode waarin de betrokkene het voorwerp uitmaakt van een controle, een onderzoek of de voorbereidende werkzaamheden die daarmee verband houden, in het kader van de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen, op voorwaarde dat het voor het goede verloop van het onderzoek noodzakelijk is of kan zijn dat de verplichtingen en de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, niet worden toegepast. De duur van de voorbereidende werkzaamheden mag in voorkomend geval niet meer bedragen dan een jaar vanaf de ontvangst van een verzoek tot uitoefening van een van de rechten, vermeld in artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening.
De persoonsgegevens, vermeld in het vierde lid, worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
De afwijkingsmogelijkheid, vermeld in het vierde lid, heeft geen betrekking op de gegevens die losstaan van het voorwerp van het onderzoek dat of van de controle die de weigering of beperking van de rechten, vermeld in het vierde lid, rechtvaardigt.
Als de betrokkene in het geval, vermeld in het vierde lid, tijdens de periode, vermeld in het vijfde lid, een verzoek indient op basis van artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening, bevestigt de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming de ontvangst daarvan.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming brengt de betrokkene schriftelijk, zo snel mogelijk en in elk geval binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van elke weigering of beperking van de rechten, vermeld in het vierde lid. De verdere informatie over de nadere redenen voor die weigering of die beperking hoeft niet te worden verstrekt als dat de decretale en reglementaire opdrachten van Audit Vlaanderen zou ondermijnen, met behoud van de toepassing van het elfde lid. Als het nodig is, kan de voormelde termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal aanvragen en de complexiteit ervan. De verwerkingsverantwoordelijke brengt de betrokkene binnen een maand vanaf de dag die volgt op de dag waarop hij het verzoek heeft ontvangen, op de hoogte van die verlenging en van de redenen voor het uitstel.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming informeert de betrokkene ook over de mogelijkheid om een verzoek in te dienen bij de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens conform artikel 10/5 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer en om een beroep in rechte in te stellen.
De bevoegde functionaris voor gegevensbescherming noteert de feitelijke of juridische gronden waarop de beslissing is gebaseerd. Die informatie houdt hij ter beschikking van de voormelde Vlaamse toezichtcommissie.
Nadat het onderzoek afgesloten is, worden de rechten, vermeld in artikel 13 tot en met 22 van de voormelde verordening, in voorkomend geval, conform artikel 12 van de voormelde verordening opnieuw toegepast.
Als een dossier dat persoonsgegevens als vermeld in het vierde lid, bevat, naar het Openbaar Ministerie is gestuurd en kan leiden tot activiteiten onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, en er onduidelijkheid is over het geheim van het onderzoek onder leiding van het Openbaar Ministerie of een onderzoeksrechter, mag de bevoegde functionaris voor gegevensbescherming op verzoek van de betrokkene overeenkomstig artikel 12 tot en met 22 van de voormelde verordening pas antwoorden nadat het Openbaar Ministerie of, in voorkomend geval, de onderzoeksrechter heeft bevestigd dat een antwoord het onderzoek niet in het gedrang brengt of kan brengen.
/
/
Op 1 januari 2014 ging het agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) op in het agentschap Audit Vlaanderen. Audit Vlaanderen voert zowel audits uit in de lokale besturen als bij de Vlaamse administratie (auditdecreet 5 juli 2013). Daarnaast sensibiliseert en informeert Audit Vlaanderen deze organisaties rond risicobeheersing.
Vanaf oktober 2020 tot het voorjaar van 2021 voert Audit Vlaanderen de thema-audit 'Monitoring Meerjarenplan' uit bij een 15-tal lokale besturen. De keuze voor dit thema vertrekt onder meer van de vaststelling uit opeenvolgende globale rapporten over de organisatie-audits, dat monitoring een blijvend aandachtspunt is voor veel lokale besturen.
Bovendien wil Audit Vlaanderen hiermee aanknopen bij de decretale bepaling (art. 263) die vooropstelt dat uiterlijk eind september het management aan de gemeenteraad en de OCMW-raad moeten rapporteren voor de uitvoering van het meerjarenplan in het eerste semester van het jaar. Dit moet voor de eerste keer gebeuren in 2020.
Naast de algemene opvolging, wil Audit Vlaanderen nagaan hoe de lokale besturen bij hun rapportering omgaan met de impact van COVID-19 op de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025.
De thema-audit ‘Monitoring Meerjarenplan’ focust daarom op drie doelstellingen, met name nagaan of het lokaal bestuur:
duidelijk opvolgbare doelstellingen/actieplannen/acties formuleerde;
een degelijke aanpak hanteert voor de opvolging van de voortgang van het meerjarenplan 2020-2025. We evalueren ook de randvoorwaarden bij deze opvolging (afspraken, instrumenten);
degelijke rapporten hanteert die het management en het politieke niveau toelaten om de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 geïnformeerd bij te sturen. We evalueren hierbij ook hoe de organisatie rapporteert over de impact van COVID-19 op de realisatie van het meerjarenplan.
Zoals in elke audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen, zal Audit Vlaanderen ook de meer algemene aanpak rond organisatiebeheersing door het betrokken bestuur evalueren.
De thema-audit focust op de onderstaande risico's bij de opvolging van het meerjarenplan 2020-2025:
de doelstellingen/actieplannen/acties zijn onduidelijk, waardoor het moeilijk is om te evalueren in hoeverre deze zijn gerealiseerd;
heldere afspraken over en degelijke instrumenten voor de ambtelijke en politieke opvolging van en rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 ontbreken, waardoor: de dienstverlening en realisatie van de doelstellingen/actieplannen/acties komen in het gedrang, omdat het management en het politieke niveau niet over voldoende informatie en instrumenten beschikken om adequaat te kunnen bijsturen.
de organisatie onnodig veel tijd verliest met ad-hoc-rapportering;
de rapportering niet tegemoet komt aan de informatienoden van het management en het politieke niveau.
Audit Vlaanderen heeft bij het Lokaal bestuur Grimbergen een thema-audit rond monitoring meerjarenplan uitgevoerd tijdens de periode februari -mei 2021.
De auditeurs komen het definitief rapport toelichten aan de gemeenteraadsleden.
/
Enig artikel.
Kennis te nemen van de toelichting gegeven door Audit Vlaanderen over de thema-audit "monitoring meerjarenplan".