Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Artikel 40, §3 en 41, 14° Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).

De beslissing wordt genomen op grond van:

• Artikel 173 van de Grondwet.
• DLB.

• Besluit van 14 juni 2021 van het college van burgemeester en schepenen inzake een retributiereglement op het verhuur van de feestzaal Den Douwe voor de periode 1 september 2021 tot en met 31 december 2025.

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

/

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Vanaf 1 september wordt feestzaal Den Douwe verhuurd. Er dient hiervoor een retributiereglement te worden vastgesteld.

Dit reglement zal op termijn opgaan in één retributiereglement voor alle feestzalen in Grimbergen.

Het is noodzakelijk voor het gebruik van de feestzaal Den Douwe een redelijke en aanvaardbare vergoeding te vragen.

De gemeente huurt de infrastructuur van Global Estate Group en het is aangewezen om te streven naar een hogere mate van kostendekking.

Bij het vaststellen van de gebruikstarieven is er rekening gehouden met een aantal parameters.

• De feestzalen met keuken verbonden aan de sporthallen hebben een capaciteit van 100 personen zittend. (tarief lokale verenigingen 97,00€)
• De oude feestzaal het Fenikshof had een capaciteit van 300 personen zittend. (tarief lokale verenigingen 503,00€).
• De huidige feestzaal Den Douwe heeft een capaciteit van 500 personen zittend en 800 personen staand.

De tarieven worden jaarlijks aangepast per 1 september volgens de stijging van het consumentenindexcijfer. Dit overeenkomstig volgende formule :

Tarief retributie x nieuwe index augustus (basis 2013=100)

------------------------------------------------------------------------

Basisindex augustus 2021 (basis 2013=100)

 

De prijsverhoging zal pas toegepast worden wanneer de indexatie meer dan 10 eurocent bedraagt.

Afrondingen gebeuren als volgt (cfr. financiële instellingen):

• 0,15 blijft 0,10;
• 0,16 wordt 0,20;
• 5,05 blijft 5,00;
• 5,06 wordt 5,10.

 

Raadslid Kirsten HOEFS krijgt het woord en heeft een aantal vragen over het voorstel. Over de categorisering vraagt zij wat verstaan moet worden onder de samenwerking met het gemeentebestuur. Dit lijkt haar een ruim te interpreteren omschrijving. Artikel 2 gaat over de tarifering. Ze hoort graag of de tarieven gelden per activiteit of per dag. Ook hoort ze graag wat er onder de categorie opbouw wordt verstaan.

 

Schepen William DE BOECK antwoordt dat men zo weinig mogelijk categorieën probeert te maken. Daarom is alleen onderscheid gemaakt tussen Grimbergse verenigingen, commerciële organisaties en organisaties in combinatie met het gemeentebestuur. Voor dat laatste valt te denken aan een jobbeurs. De tarifering zal verder gespecificeerd worden. De opgenomen tarieven gelden per dag. Met de categorie opbouw wordt de periode bedoeld dat professionele organisaties bezig zijn met opbouwen voor een evenement. Dat er soms al spullen klaargezet worden door de verenigingen op de dag voorafgaand aan een activiteit, wordt doorgaans oogluikend toegestaan.

 

Raadslid Kirsten HOEFS vroeg zich af welke benchmark gebruikt is om de tarieven voor categorie B te bepalen.

 

Schepen William DE BOECK heeft de gegevens niet beschikbaar, maar weet dat de tarieven vergeleken zijn met andere accommodaties. Na een jaar zullen de tarieven geëvalueerd en eventueel bijgesteld worden.

 

Raadslid Kirsten HOEFS miste een passage over het recht dat verenigingen hebben op het gebruik van de zaal. De fractie CD&V begrijpt dat er kostendekkend gewerkt moet worden, maar is ervan overtuigd dat het eenmaal gratis beschikbaar stellen van de zaal op langere termijn wordt terugverdiend.

 

Schepen William DE BOECK reageert dat de gemeente andere accommodaties ook niet gratis beschikbaar stelt voor verenigingen.

 

Raadslid Kirsten HOEFS krijgt wederom het woord en benadrukt dat het gratis beschikbaar stellen vooral bedoeld is als marketing van de zalen.

 

Raadslid Gerlant VAN BERLAER krijgt het woord en merkt op dat categorie A begint met Nederlandstalige verenigingen. Hoe en door wie wordt bepaald of een vereniging Nederlandstalig is? Voor de jeugd probeert de gemeente opnieuw activiteiten te organiseren. De heer VAN BERLAER vraagt op welke manier jongerenverenigingen op extra steun kunnen rekenen als zij een groot evenement willen organiseren. Categorie B geldt voor particuliere bedrijven van binnen en buiten de gemeente. Hij hoort graag wat er gebeurt als blijkt dat de feestzaal zo succesvol is bij bedrijven van buiten de gemeente dat de agenda helemaal volloopt. Verder vraagt hij of de annuleertermijn van 30 dagen verkort kan worden. Tot slot vraagt hij of er al is nagedacht over het sluitingsuur.

 

Schepen William DE BOECK stelt dat de Nederlandstalige verenigingen bekend zijn bij de gemeente, omdat dit voornamelijk de verenigingen zijn die subsidie krijgen. Het is een eis die in alle reglementen is opgenomen. Jongeren krijgen de mogelijkheid om een zaal te huren volgens dezelfde werkwijze als in het Fenikshof gold. Er komt een systeem dat Grimbergse verenigingen voorrang krijgen bij het huren van een zaal. Pas daarna kunnen partijen van buiten de gemeente reserveren. De annuleertermijn van 30 dagen betekent dat men de zaal 30 dagen voor het evenement verschuldigd is. Als het evenement daarna niet kan doorgaan, zal de gemeente proberen om de zaal aan een ander te verhuren. Wie een evenement organiseert, moet een aanvraag doen via het evenementenloket. Daar wordt bepaald wat het sluitingsuur zal zijn. Er komt nog een uitgebreid gebruiksreglement.

 

Raadslid Gerlant VAN BERLAER denkt dat 30 dagen lang is voor jongerenverenigingen die iets willen organiseren. Hij stelt voor om dit aspect op te nemen in de evaluatie. Over het sluitingsuur zegt hij dat het Fenikshof in bewoond gebied ligt, zodat men daar op een redelijk tijdstip stil moet zijn. Op deze locatie speelt dat minder een rol. Hij vraagt of er flexibeler kan worden omgegaan met de eindtijden, omdat jongeren steeds later uitgaan en weer later naar huis gaan.

 

Schepen William DE BOECK antwoordt dat de zaal slechts een deel van het totale bedrijventerrein betrekt en dat er ook andere bedrijven gevestigd worden. De spelregels over de totale site voor alle gebruikers zullen nog vastgesteld worden.

 

Algemeen directeur Muriel VAN SCHEL voegt eraan toe dat in het politiereglement is vastgelegd dat horeca om 03.00 uur moet sluiten. Grimbergen heeft nog geen eigen reglement opgesteld, specifiek voor evenementen. Bij de aanvraag van een evenement zal de eindtijd daarom telkens beoordeeld worden zolang er geen evenementenreglement is.

 

Raadslid Vincent VAN ACHTER krijgt het woord en vraagt hoe de voorrangsperiode voor Grimbergse verenigingen werkt.

 

Schepen William DE BOECK weet dat het systeem ook wordt toegepast voor Verbrande Brug, De Singel en voor de Borgt. Voor een bepaalde datum krijgen verenigingen een lijst toegestuurd en kunnen zij inschrijven.

 

Schepen Philip ROOSEN krijgt het woord en voegt eraan toe dat verenigingen tot april/mei de tijd hebben om hun evenementen voor het volgende schooljaar te boeken. Als die agenda vastligt, kunnen de gaten worden opgevuld door andere partijen.

 

Raadslid Eddie BOELENS krijgt het woord en vermoedt dat verenigingen van buiten de gemeente ook gaten kunnen opvullen. Hij vraagt of die verenigingen ook Nederlandstalig moeten zijn. In het retributiereglement van de Charleroyhoeve is de taal niet opgenomen als voorwaarde. Daarin wordt alleen gesproken over Grimbergse verenigingen. Hij vraagt naar de definitie van “Nederlandstalige vereniging”. Tot slot herinnert hij de schepenen eraan dat indertijd is gezegd dat elke vereniging recht zou krijgen op één keer gratis gebruik van de zaal. Hij vraagt of dit doorgaat en of dit nu gecommuniceerd kan worden.

 

Schepen William DE BOECK antwoordt dat wat hem betreft, de term “Nederlandstalige verenigingen” kan vervangen worden door “Grimbergse verenigingen”.

 

Raadslid Eddie BOELENS zegt dat hij niet duidde op het jaarlijks eenmalig gratis gebruik, maar op een gratis verhuur als openingsactiviteit, om de zaal bekend te maken bij de potentiële bezoekers.

 

Schepen William DE BOECK antwoordt dat besloten is om dat niet te doen, omdat juist geprobeerd is om het tarief zo laag mogelijk te houden. Verenigingen die voorheen het Fenikshof gebruikten, gaan ongeveer hetzelfde betalen.

 

Schepen Philip ROOSEN zegt dat ex-raadslid GROOTEN de suggestie had gedaan om de zalen eenmaal gratis beschikbaar te stellen. Daarop heeft het schepencollege destijds geantwoord dat het een goed idee was, dat meegenomen zou worden in de overweging. Intussen is de exploitatie berekend en is besloten om de gratis beschikbaarheid niet aan te bieden.

 

Schepen Bart LAEREMANS krijgt het woord en voegt toe dat “Nederlandse verenigingen” gewoon een bestendiging is van eerdere reglementen. Het kan veranderd worden in “erkende Grimbergse verenigingen”.

 

Algemeen directeur Muriel VAN SCHEL benadrukt dat aanpassingen aan het reglement per amendement dienen te gebeuren.

 

Raadslid Bart VAN HUMBEECK krijgt het woord en vraagt aandacht voor Grimbergse verenigingen die zich niet laten erkennen, bijvoorbeeld omdat zij geen behoefte hebben aan deelname aan de cultuurraad. Hoe gaat het gemeentebestuur organisaties detecteren, die erkend zijn door de gemeente? Verder stelt hij voor om de termijn in het besluit te verkorten tot bijvoorbeeld eind 2022, zodat de regels op basis van de evaluatie aangepast kunnen worden. Een andere mogelijkheid is om de evaluatie in het besluit op te nemen.

 

Schepen William DE BOECK antwoordt dat verenigingen die niet erkend zijn, ook gebruik moeten kunnen maken van de zaal. Hij zoekt nog naar een formulering om dit mogelijk te maken. De evaluatie zal in het besluit opgenomen worden.

 

Algemeen directeur Muriel VAN SCHEL merkt op dat ook dit via een amendement gewijzigd moet worden.

 

Schepen William DE BOECK stelt voor om het reglement na één werkingsjaar te evalueren, dus na 30 juni 2022, uitgevoerd door de ambtelijke werkgroep.

 

Schepen Philip ROOSEN denkt dat de term “Nederlandstalige verenigingen” toevallig in het reglement geslopen is, terwijl men “erkende verenigingen” bedoelt. Het gaat niet alleen om een aparte categorisering en aparte tarieven, maar ook over subsidies. De term heeft dus een grotere draagkracht. Verenigingen die erkend worden doordat ze zijn opgenomen in de Sportraad of Cultuurraad, vallen in categorie A. Andere verenigingen kunnen de zaal ook gebruiken, maar vallen in een andere categorie en betalen een ander tarief.

 

Raadslid Bart HUMBEEK stelt voor om nog even goed te kijken naar de formulering, om te voorkomen dat een “niet-erkende vereniging” anders behandeld wordt dan een “organisatie”.

 

Raadslid Gerlant VAN BERLAER krijgt wederom het woord en heeft de betreffende zin geherformuleerd tot: “Grimbergse verenigingen, organisaties, scholen, gemeentelijke EVA’s en politieke verenigingen met een lokale werking binnen de gemeente”. Vervolgens is het de dienst Evenementen die bepaalt of dit criterium van toepassing is.

 

Schepen Bart LAEREMANS reageert dat dit ruimte laat aan mensen die zichzelf als vereniging opwerpen om voor het lagere tarief in aanmerking te komen. Ook kunnen verenigingen die niets toevoegen aan het culturele leven van Grimbergen de zaal goedkoop gebruiken. De gemeente wil bereiken dat de verenigingen die gebruik kunnen maken van de voordelen, passen in het integratiebeleid en in het karakter van de gemeente.

 

Raadslid Gerlant VAN BERLAER is van mening dat dit niet kan door de toevoeging van “met een lokale werking binnen de gemeente”.

 

Schepen Bart LAEREMANS is het hier niet mee eens. Bijvoorbeeld een Spaanstalige vereniging die Spaanse avonden organiseert, heeft ook een lokale werking.

 

Raadslid Gerlant VAN BERLAER zou het criterium van “integratie” niet willen koppelen aan het gebruik van een taal.

 

Schepen Philip ROOSEN heeft het retributiereglement van de Charleroyhoeve erop nageslagen om te vergelijken. Daarin wordt “Grimbergse verenigingen” vermeld. Hij denkt dat de term “Nederlandstalige verenigingen” per abuis in het reglement is geslopen. Hij stelt voor om ook in dit reglement “Grimbergse verenigingen” op te nemen.

 

Schepen Bart LAEREMANS zegt dat in het retributiereglement van de Charleroyhoeve wel degelijk staat dat alleen een “door een adviesraad erkende Grimbergse vereniging” in aanmerking komt voor tarief 1.

Bijkomende info:

Het gebruikersreglement is in opmaak. Ook hier wordt er gewerkt aan één globaal gebruikersreglement voor alle feestzalen.

Amendement

Ingediend door raadslid Kirsten HOEFS:

Grimbergse verenigingen erkend door een adviesraad hebben jaarlijks recht op:

• éénmalig gratis gebruik voor de organisatie van één activiteit.

 

 

Het amendement wordt verworpen.

 

Ingediend door raadslid Gerlant VAN BERLAER:

Categorie A: Grimbergse erkende verenigingen, organisaties, scholen, gemeentelijke EVA's en politieke verenigingen met een lokale werking binnen de gemeente.

Met 31 stemmen voor (Chris SELLESLAGH, William DE BOECK, Tom GAUDAEN, Bart LAEREMANS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Yves VERBERCK, Jean-Paul WINDELEN, Manon BAS, Eddie BOELENS, Linda DE PREE, Jelle DE WILDE, Isabel GAISBAUER, Gilbert GOOSSENS, Kirsten HOEFS, Brigitte JANSSENS, Chantal LAUWERS, Katrien LE ROY, Karima MOKHTAR, Trui OLBRECHTS, Katleen ORINX, Peter PLESSERS, Luk RAEKELBOOM, Vincent VAN ACHTER, Gerlant VAN BERLAER, Pierre VAN DEN WYNGAERT, Rudi VAN HOVE, Bart VAN HUMBEECK, Karin VERTONGEN, Patrick VERTONGEN, Elke WOUTERS), 1 onthouding (Jean DEWIT)

Het amendement wordt aanvaard.

 

Ingediend door raadslid Katrien LE ROY als het amendement van raadslid Kirsten HOEFS niet wordt aanvaard:

• Eenmalig gratis gebruik voor Grimbergse verengingen tijdens het eerste gebruiksjaar van de feestzaal.

Ingediend door Bart VAN HUMBEECK:

Toevoegen artikel 7:

Na één volledig werkjaar wordt er door de bevoegde dienst een evaluatie gemaakt van dit reglement.

Met 15 stemmen voor (William DE BOECK, Eddie BOELENS, Linda DE PREE, Jelle DE WILDE, Jean DEWIT, Isabel GAISBAUER, Kirsten HOEFS, Katrien LE ROY, Karima MOKHTAR, Trui OLBRECHTS, Katleen ORINX, Vincent VAN ACHTER, Gerlant VAN BERLAER, Bart VAN HUMBEECK, Patrick VERTONGEN), 17 stemmen tegen (Chris SELLESLAGH, Tom GAUDAEN, Bart LAEREMANS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Yves VERBERCK, Jean-Paul WINDELEN, Manon BAS, Gilbert GOOSSENS, Brigitte JANSSENS, Chantal LAUWERS, Peter PLESSERS, Luk RAEKELBOOM, Pierre VAN DEN WYNGAERT, Rudi VAN HOVE, Karin VERTONGEN, Elke WOUTERS)

 

Het amendement wordt verworpen.