De gemeenteraad neemt kennis van de e-mail van 31 maart 2022 van de coördinator van het Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw alsook van:
De gemeenteraad neemt tot slot kennis van het voorstel om kwijting te geven aan de bestuurders van de projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West voor de bestuursdaden gesteld in het jaar 2021 en keurt dit voorstel goed.
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB):
§ 1. De projectvereniging beschikt uitsluitend over een raad van bestuur.
Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de raad van bestuur.
De deelnemers benoemen de leden van de raad van bestuur rechtstreeks. Elke deelnemer heeft slechts één afgevaardigde in de raad van bestuur, naast de afgevaardigde met raadgevende stem, vermeld in paragraaf 3.
Voor de gemeenten kunnen uitsluitend gemeenteraadsleden, burgemeesters of schepenen het mandaat als lid van de raad van bestuur vervullen.
Het voorzitterschap van de raad van bestuur wordt altijd toevertrouwd aan een bestuurder die een gemeente aangewezen heeft.
§ 2. De raad van bestuur, waarin alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd zijn en waarin iedere bestuurder beschikt over één stem, heeft uitsluitend de bevoegdheid om beslissingen te nemen die hem expliciet door de deelnemers zijn opgedragen. De raad van bestuur is in elk geval bevoegd voor het personeelsbeleid. De raad van bestuur kan het dagelijks personeelsbeheer, de bevoegdheid voor het aanstellen en het ontslaan van het personeel, alsook de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van het personeel toevertrouwen aan het personeelslid dat aan het hoofd staat van het personeel van de projectvereniging.
§ 3. Iedere gemeente wijst een afgevaardigde aan die deelneemt aan de vergaderingen van de raad van bestuur als lid met raadgevende stem. Die afgevaardigden zijn altijd raadsleden in de betrokken gemeenten, verkozen op een lijst waarvan geen enkele verkozene deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen.
§ 4. De werkingsmodaliteiten van de raad van bestuur worden vastgesteld in een bij de statuten gevoegd huishoudelijk reglement dat gewijzigd kan worden bij eenvoudige beslissing van de raad van bestuur. De afgevaardigden, vermeld in paragraaf 3, tellen niet mee voor de berekening van een eventueel aanwezigheidsquorum.
§ 5. De controle op de financiële toestand wordt toevertrouwd aan een accountant die benoemd is door de raad van bestuur.
De raad van bestuur stelt de jaarrekeningen vast en legt ze, samen met een activiteitenverslag en het verslag van de accountant, voor aan de deelnemers die hun goedkeuring verlenen overeenkomstig de procedure bepaald in de statuten.
§ 6. Elke projectvereniging rapporteert aan de Vlaamse Regering over haar werking. De Vlaamse Regering bepaalt de inhoud, de periodiciteit en de wijze van rapportering. De rapportering heeft niet tot gevolg dat een termijn om toezicht uit te oefenen als vermeld in hoofdstuk 4 van deze titel een aanvang neemt.
Algemeen:
Context:
Gezien de meerwaarde van een intergemeentelijke samenwerking rond bouwkundig erfgoed, landschappelijk erfgoed en archeologie en de complementariteit met de werking van Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) heeft RLBK in 2019 het initiatief genomen om samen gemeenten in de Brabantse Kouters de oprichting van Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddiensten voor te bereiden.
Dit leidde tot de oprichting van twee projectverenigingen ter bevordering van de intergemeentelijke samenwerking rond onroerend erfgoed in de Brabantse Kouters: Brabantse Kouters Oost (gemeenten Kraainem, Machelen, Steenokkerzeel, Wezembeek-Oppem, Zaventem en Zemst en de stad Vilvoorde) en Brabantse Kouters West (gemeenten Asse, Grimbergen, Meise, Merchtem en Wemmel).
De gemeente Grimbergen stemde in met de oprichting van en toetreding tot de projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West tijdens de zitting van de gemeenteraad van 24 oktober 019. Tijdens dezelfde zitting werd ook de opmaak van een aanvraagdossier voor erkenning als Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst (IOED) bij de Vlaamse Overheid goedgekeurd.
De beide projectverenigingen (Brabantse Kouters Oost en Brabantse Kouters West) sloten een samenwerkingsovereenkomst af met Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) voor de uitvoering van de erfgoedwerking door RLBK.
Een erkenning als IOED (en bijhorende Vlaamse financiering) werd tijdens de eerste aanvraagronde in 2020 nog niet verleend door de Vlaamse Overheid, maar op de vergadering van 16 november 2020 beslisten de raden van bestuur van beide projectverenigingen om:
- Herinventarisatie en valorisatie van bouwkundige erfgoed op de Vlaamse Inventaris.
- De opmaak van een nieuw aanvraagdossier voor de erkenning als IOED in 2022.
- Ondersteuning gemeenten i.k.v. funerair erfgoed.
- Onderzoeken mogelijkheden tot samenwerken bij publiekswerking (bv. Open Monumentendag).
Specifiek:
/
Per e-mail van 31 maart 2022 bezorgt de coördinator van het Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw onderstaand bericht (M2203 2999):
Aan de leden-gemeenten van de projectvereniging Brabantse Kouters West
cc. bestuurders (effectief en adviserend) en hun plaatsvervangers
Vilvoorde 31/03/2022
Geachte,
Sinds midden 2021 hebben de gemeenten van de projectvereniging Brabantse Kouters West (Asse, Grimbergen, Meise, Merchtem en Wemmel) samen met de intergemeentelijke samenwerking o.v.v. projectvereniging Brabantse Kouters Oost (stad Vilvoorde en gemeenten Kraainem, Machelen, Steenokkerzeel, Wezembeek-Oppem, Zaventem en Zemst) een gezamenlijke erfgoedwerking opgestart. Een medewerker op de loonrol bij RLBK vzw (Sebastiaan Goovaerts, cc) zorgt hierbij voor de inhoudelijke invulling.
Conform het decreet op het lokaal Bestuur wordt de jaarrekening van de projectvereniging door de Raad van Bestuur besproken en voorlopig goedgekeurd. Dit gebeurde op de vergadering van 08/03/2022. Het verslag hiervan werd reeds aan alle bestuurders verzonden. Conform ditzelfde decreet dient elke projectvereniging jaarlijks deze jaarrekening vervolgens formeel te laten goedkeuren door de gemeenteraden van de aangesloten gemeenten.
De statuten van projectvereniging Brabantse Kouters West bepalen daarnaast bijkomend dat de planning en begroting (zoals beide voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 01/12/2021) en het jaarverslag (zoals voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 08/03/2022) ook goedgekeurd dienen te worden door de gemeenteraad.
Bij deze vragen wij aan de gemeente dan ook om jaarrekening 2021, activiteitenverslag 2021, planning 2022 en begroting 2022 ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad. We vragen ook om de vraag en om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor te leggen. Wij hebben hiervoor reeds een voorstel van gemeenteraadsbeslissing voorbereid (zie word.doc in bijlage) waarbij in principe slechts beperkt aanpassingen nodig zijn om dit vlot te kunnen agenderen en beslissen. Kan u ons nadien een uittreksel van deze gemeenteraadsbeslissing bezorgen? Uiteraard staan wij intussen ter beschikking indien er hierrond toch nog verdere vragen zouden zijn.
Beschikbare stukken (zie ook bijlagen bij deze email):
- Activiteitenverslag 2021 van de gezamenlijke werking van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en Brabantse Kouters West
- Jaarrekening 2021 en verslag accountant van de projectvereniging West
- Globaal financieel overzicht voor het werkjaar 2021 van de projectverengingen Brabantse Kouters Oost en West
- Planning 2022 voor de gezamenlijke werking van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en Brabantse Kouters West
- Begroting 2022 voor de gezamenlijke werking van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en Brabantse Kouters West
Hopend op een verdere goede samenwerking in 2022,
Karlijne Van Bree, Voorzitter projectverenging Brabantse Kouters West
Sebastiaan Goovaerts, medewerker projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en West
Patrick Endels, coördinator Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw
–
Patrick Endels
COÖRDINATOR
Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw
Houtemsesteenweg 23 – 1800 Vilvoorde
02 253 43 04 – 0496 50 03 01
www.brabantsekouters.be
Conform het decreet op het lokaal Bestuur wordt de jaarrekening van de projectvereniging door de Raad van Bestuur besproken en voorlopig goedgekeurd. Dit gebeurde op de vergadering van 8 maart 2022.
Conform ditzelfde decreet dient elke projectvereniging jaarlijks deze jaarrekening vervolgens formeel te laten goedkeuren door de gemeenteraden van de aangesloten gemeenten.
De statuten van projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West bepalen daarnaast bijkomend dat de planning en begroting (zoals beide voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 1 december 2021 en het jaarverslag (zoals voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 8 maart 2022) ook goedgekeurd dienen te worden door de gemeenteraad.
Onderstaande stukken werden als bijlagen bij dit besluit gevoegd:
Het schepencollege nam hiervan kennis in zitting van 4 april 2022.
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om hiervan kennis te nemen en om:
goed te keuren.
Dit besluit houdt geen bijkomend financieel engagement in van de gemeente.
De meerjarige financiële verbintenis vanuit de gemeente zoals beschreven in artikel 20 van de statuten werd reeds goedgekeurd op de vergadering van de gemeenteraad van 25 februari 2021.
De gemeentebesturen cofinancieren de projectvereniging via een jaarlijkse subsidie die bestaat uit een vast basisbedrag van 2.500 euro en een variabele bijdrage op basis van het aantal inwoners. Elk gemeentebestuur betaalt voor de variabele bijdrage 0,11 euro per inwoner.
Het bevolkingscijfer wordt vastgesteld aan de hand van de jongste gepubliceerde officiële statistieken van de overheid. Het volledige subsidiebedrag wordt jaarlijks aangepast volgens de gezondheidsindex met als referentie de index op het moment van oprichting van de projectvereniging. De bijdragen worden jaarlijks aangepast op basis van de bevolkingscijfers volgens Statbel en geïndexeerd volgens de gezondheidsindex. De referentie voor indexering is de oprichtingsdatum van de IOED (gepland op 18 december 2019).
Artikel 1.
Kennis te nemen van de e-mail van 31 maart 2022 van de coördinator van het Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw.
Art. 2.
Kennis te nemen van het gezamenlijke activiteitenverslag van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en West, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 3.
Kennis te nemen van de jaarrekening van de projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 4.
Kennis te nemen van de gezamenlijke begroting van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en West, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 5.
Kennis te nemen van de gezamenlijke planning van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en West, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 6.
Kennis te nemen van het voorstel om kwijting te geven aan de bestuurders van de projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West voor de bestuursdaden gesteld in het jaar 2021 en dit goed te keuren.