Bij aanvang van de behandeling van dit agendapunt stelt de voorzitter vast dat er zaken aan bod zullen komen die de persoonlijke levenssfeer raken en daarom beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering en dit op basis van artikel 4, §2, 2° van het Huishoudelijk reglement van de gemeenteraad (HHR). De openbare vergadering wordt onderbroken om de behandeling van dit agendapunt voort te zetten in besloten zitting en dit op basis van artikel 5 HHR.
De gemeenteraad neemt kennis van het vertrouwelijk rapport van de forensische audit door Audit Vlaanderen van 31 maart 2022, ontvangen door de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester en algemeen directeur op 31 maart 2022, toegevoegd als Bijlage 1.
Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 221 DLB.
Er wordt een auditcharter opgesteld dat ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de auditcomités. Het auditcharter verduidelijkt de aspecten in verband met de doelstellingen, de taken, de plaats in de organisatie en de werking van de auditfunctie met inbegrip van de rapportering aan de entiteiten waar een audit uitgevoerd is.
Er is voor de audit bij de besturen, vermeld in artikel 4, eerste lid, 1° tot en met 6°, minstens een rapportering aan de volgende organen:
1° de gemeenteraad bij een audit van de gemeente;
(...)
Art. 4.
§ 1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.
§ 2. De vergaderingen zijn niet openbaar als:
1° het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
2° de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
(...)
Art. 5.
De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.
Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten zitting moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering van de gemeenteraad, enkel met dit doel, worden onderbroken.
Als tijdens de besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten zitting, enkel met dat doel, worden onderbroken.
Art. 6.
De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
SPECIFIEK:
/
Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) van 22 december 2017 bepaalt dat Audit Vlaanderen de bevoegdheid heeft om periodiek een audit uit te voeren om het systeem van organisatiebeheersing te evalueren, na te gaan of ze adequaat is en aanbevelingen te formuleren tot verbetering van het systeem van organisatiebeheersing. Ook het uitvoeren van forensische audits behoort tot de bevoegdheid van Audit Vlaanderen.
Het werkterrein van Audit Vlaanderen omvat de entiteiten van de Vlaamse administratie, de gemeenten, de provincies, de OCMW’s, de AGB’s, de APB’s en de welzijnsverenigingen.
Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken of bevoegdheden van de geauditeerde organisatie uitgevoerd worden. Audit Vlaanderen kan tevens ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht.
Ieder personeelslid is ertoe gehouden zo snel mogelijk en zonder voorafgaande machtiging op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken.
Alle informatie die Audit Vlaanderen in haar bezit krijgt of aanmaakt, wordt met de nodige discretie en vertrouwelijkheid behandeld.
Per e-mail van 27 augustus 2021 bezorgde Audit Vlaanderen de mededeling dat op 1 september 2021 een forensische audit wordt opgestart binnen het lokaal bestuur (Dossierstuk 4).
Per e-mail van 1 september 2021 werd de opdrachtdefinitie bezorgd aan de burgemeester, voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur (Dossierstuk 2).
Dezelfde dag heeft de algemeen directeur per e-mail het personeel van de basisschool in kwestie geïnformeerd (Dossierstuk 3).
Het college van burgemeester en schepenen nam hiervan kennis in zitting van 6 september 2021 (Dossierstuk 1).
Op 31 maart 2022 ontvangt de algemeen directeur het vertrouwelijk rapport van 31 maart 2022, toegevoegd als Bijlage 1. Dit rapport werd tevens aan de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad overgemaakt.
Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 4 april 2022 kennis genomen van het vertrouwelijk rapport van de forensische audit door Audit Vlaanderen van 31 maart 2022, ontvangen door de algemeen directeur op 31 maart 2022, toegevoegd als Bijlage 1 en heeft onder meer beslist om aan de voorzitter van de gemeenteraad te vragen om, in uitvoering van artikel 221 DLB, het vertrouwelijk rapport over te maken aan de gemeenteraadsleden.
Per e-mail van 4 april 2022 maakte de voorzitter van de gemeenteraad het vertrouwelijk rapport over aan de raadsleden (Dossierstuk 6).
Per brief van 19 april 2022, ontvangen op 20 april 2022 verzoekt de Vlaams minister van Binnenlands Bestuur, Bestuurszaken, Inburgering en Gelijke Kansen Bart SOMERS het college dit rapport te agenderen op de gemeenteraad en stelt hij tevens het bestuur in kennis van zijn brief aan de de gouverneur.
Bij aanvang van de behandeling van dit agendapunt stelt de voorzitter vast dat er zaken aan bod zullen komen die de persoonlijke levenssfeer raken en daarom beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering en dit op basis van artikel 4, §2, 2° HHR.
De openbare vergadering wordt onderbroken om de behandeling van dit agendapunt voort te zetten in besloten zitting en dit op basis van artikel 5 HHR.
Audit Vlaanderen geeft een toelichting over het rapport.
Rekening houdend met bovenstaande informatie wordt aan de gemeenteraad gevraagd om kennis te nemen van het vertrouwelijk rapport van de forensische audit door Audit Vlaanderen van 31 maart 2022, ontvangen door de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester en de algemeen directeur op 31 maart 2022, toegevoegd als Bijlage 1.
RAPPORTERING
Wanneer het terreinwerk is afgerond, stelt Audit Vlaanderen een rapport op met de resultaten van de audit. Audit Vlaanderen bezorgt dit auditrapport tegelijkertijd aan de algemeen directeur, de voorzitter van de raad en alle leden van het auditcomité van de lokale besturen.
De voorzitter van de raad dient het auditrapport te bezorgen aan de raadsleden. Via https://www.auditvlaanderen.be/rapportering-en-rapporteringslijnen vindt u alle bestemmelingen van het rapport.
Het rapport heeft de status van een bestuursdocument zodra Audit Vlaanderen het heeft opgeleverd aan het bestuur.
Indien Audit Vlaanderen vaststelt dat er mogelijk misdrijven zijn gepleegd, bezorgt Audit Vlaanderen het auditrapport aan het parket of aan de Centrale Dienst voor de Bestrijding van Corruptie (CDBC) en adviseert Audit Vlaanderen het lokale bestuur om zich burgerlijke partij te stellen. Aan het lokale bestuur wordt gevraagd om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van de genomen maatregelen tegen betrokken personeelsleden en van de ondernomen gerechtelijke stappen.
OPENBARE OF GESLOTEN ZITTING
Meestal bevat een rapport van een forensische audit privacygevoelige informatie. Het lokale bestuur moet dan ook omzichtig omgaan met de informatie uit het rapport.
In principe zijn de vergaderingen van de gemeente- en OCMW-raad openbaar. Het publiek mag dus de raadsvergaderingen bijwonen.
Slechts in welbepaalde gevallen kan de gemeente- of OCMW-raad in besloten zitting vergaderen. Als de raad een punt bespreekt dat de persoonlijke levenssfeer raakt, moet hij steeds in besloten zitting vergaderen. Daarnaast kunnen twee derde van de raadsleden beslissen om een punt achter gesloten deuren te bespreken. Deze beslissing moet gemotiveerd zijn. Mogelijke motieven zijn het bewaren van de openbare orde of ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
Wanneer het bestuur beslist om het forensisch auditrapport te bespreken in de gemeente- of OCMW-raad, moet het dit agendapunt in principe in openbare zitting agenderen.
Volgende situaties kunnen zich voordoen waardoor de (verdere) bespreking toch in besloten zitting plaatsvindt:
Indien er tijdens de bespreking van het auditrapport in de openbare zitting zaken aan bod komen die de persoonlijke levenssfeer raken, moet de voorzitter onmiddellijk de voortzetting bevelen in besloten vergadering.
OPENBAARHEID VAN BESTUUR
Burgers kunnen inzage vragen in bestuursdocumenten van lokale besturen. Dit is geregeld via Bestuursdecreet van 7 december 2018, maar overheden mogen niet alle bestuursdocumenten openbaar maken. Zo mag de openbaarmaking van een bestuursdocument bijvoorbeeld geen afbreuk doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Een rapport van een forensische audit bevat meestal beschrijvingen van gedragingen of handelingen van bij naam genoemde of gemakkelijk identificeerbare natuurlijke personen. Een aanvraag tot openbaarmaking van een rapport van een forensische audit door Audit Vlaanderen zal daarom meestal geweigerd worden op grond van artikel II. 7 van het Bestuursdecreet.
De organisatie moet het rapport van een forensische audit wel (deels) bekend maken aan de aanvrager wanneer die kan aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie wordt geraakt door ofwel:
De organisatie die de aanvraag tot openbaarheid ontvangt, die beslissen of ze het bestuursdocument (deels) openbaar maakt.
Meer informatie vindt u via: https://overheid.vlaanderen.be/organisatie/informatiemanagement/openbaarheid-van-bestuur.
BEROEPSGEHEIM
Mogen raadsleden en personeelsleden de informatie uit een forensisch auditrapport naar buiten brengen of zijn ze gebonden aan een beroepsgeheim, geheimhoudingsplicht of discretieplicht?
Beroepsgeheim, geheimhoudingsplicht en discretieplicht zijn termen die vaak door elkaar gebruikt worden. Ze worden door de wet- en decreetgever ook niet duidelijk gedefinieerd. Rechtsleer en rechtspraak proberen zoveel mogelijk te verduidelijken, maar zorgen ook voor tegenspraak. Het is in de praktijk dan ook niet vanzelfsprekend om deze begrippen van elkaar te onderscheiden.
Beroepsgeheim en geheimhoudingsplicht:
Het decreet lokaal bestuur bevestigt dat deze geheimhoudingsplicht van toepassing is op zowel lokale politici (art. 29, §4, 50, 74, 83, 110, 126 en 129. DLB) als personeelsleden (art. 191, §3 DLB).
de politicus of het personeelslid enkel kent door de uitoefening van zijn mandaat of functie;
niet over publieke feiten gaat en dus niet gekend is door derden;
in het kader van een vertrouwensrelatie (bijvoorbeeld een hulpverleningsvraag) toevertrouwd werd.
Discretieplicht:
- de politicus of het personeelslid enkel kent door de uitoefening van zijn mandaat of functie;
- niet over publieke feiten gaat en dus niet gekend is door derden.
Conclusie
Communicatie over een forensische audit zal vaak niets te maken hebben met het beroepsgeheim, maar wel met de discretieplicht. Belangrijk is dat lokale politici, de algemeen directeur en eventueel andere personeelsleden die kennis krijgen van de start van een forensische audit, beseffen dat zij zeer voorzichtig moeten omgaan met de persoonlijke informatie die hierin aan bod komt.
Communiceren over dergelijke audit gebeurt dan ook het best zonder concrete informatie te geven over de persoon of personen die het voorwerp zijn van het onderzoek. Voorzichtigheid is aangewezen.
GERECHTELIJKE PROCEDURE
Wanneer Audit Vlaanderen mogelijke strafrechtelijke overtredingen vaststelt, wordt steeds een kopie van het rapport bezorgd aan de Centrale Dienst voor de Bestrijding van Corruptie (CDBC). Dit is de federale politiedienst die verdere stappen zet bij het parket.
Ambtenaren zijn verplicht om zelf aangifte te doen van een misdaad of een wanbedrijf waarvan ze kennis krijgen bij de uitoefening van hun ambt. Daarnaast zijn er twee andere stappen mogelijk.
1) Verklaring van benadeelde persoon
Iedereen (zowel het bestuur als een natuurlijk persoon) kan zelf of via een advocaat een verklaring van benadeelde persoon afleggen bij het parket. Hieraan zijn geen kosten verbonden. De indiener wordt na het afleggen van die verklaring op de hoogte gebracht van de vorderingen van de procedure: wordt de zaak geseponeerd? En waarom? Of komt er een gerechtelijk onderzoek?
De benadeelde persoon kan vragen om stukken aan het dossier toe te voegen. Eventuele vorderingen tot schadevergoeding vloeien niet automatisch voort uit dergelijke verklaring. Daarvoor moeten bijkomende stappen ondernomen worden zoals een burgerlijke partijstelling.
2) Burgerlijke partijstelling
Iedereen (zowel het bestuur als een natuurlijk persoon) die schade heeft geleden, kan zich burgerlijke partij stellen, eventueel via een advocaat. Als er al een onderzoeksrechter is aangesteld in het dossier, neemt die akte van de burgerlijke partijstelling. Als er nog geen onderzoeksrechter is aangesteld, kan een klacht ingediend worden bij de griffie van de bevoegde rechtbank om een onderzoeksrechter te vorderen. Daarbij moet een beperkte borgsom betaald worden voor de eerste kosten van het onderzoek. Ook hier wordt de indiener op de hoogte gehouden van de vorderingen van de procedure.
De burgerlijke partijstelling heeft enkele voordelen ten opzichte van de verklaring van benadeelde persoon: naast het recht om schadevergoeding te eisen, kan men ook inzage vragen in het strafdossier en om bijkomende onderzoeksverrichtingen vragen die belangrijk zijn om een volledig beeld te krijgen. De gegevens die verzameld worden tijdens dit bijkomend onderzoek, kunnen nuttig zijn bij een eventuele latere tuchtprocedure.
Conclusie
Wanneer een bestuur te maken krijgt met een forensische audit, is het aangewezen om meteen een advocaat te betrekken. Via een burgerlijke partijstelling worden de rechten van het bestuur op dat moment het beste gevrijwaard.
(Bron: Handreiking forensische Audit, toegevoegd als bijlage bij dit besluit).
Enig artikel.
Kennis te nemen van het vertrouwelijk rapport van de forensische audit door Audit Vlaanderen van 31 maart 2022, ontvangen door de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester en algemeen directeur op 31 maart 2022, toegevoegd als Bijlage 1.