De gemeenteraad stelt de installatie van de archiveringssoftware en de licenties voor een geraamd bedrag van 10.551,20 euro (incl.btw) via de firma Ricoh, Medialaan 28A in 1800 Vilvoorde volgens de behoeften van de politiezone goed en stelt de voorwaarden en wijze van gunnen, zijnde een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, vast.
De gemeenteraad stelt de verlenging van de archiveringsmodule met bijkomend licentiemodel (SUA) voor een periode van 60 maanden voor een geraamd jaarlijks bedrag van 6.589,54 euro (incl.btw) via de firma Ricoh, Medialaan 28A in 1800 Vilvoorde volgens de behoeften van de politiezone goed en stelt de voorwaarden en wijze van gunnen, zijnde een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, vast.
Dit wordt gemotiveerd op basis van artikel 42, §1, 1°, d, ii) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus.
/
Dankzij de huidige elektronische archiveringsmodule 'Archipol' worden alle documenten elektronisch gearchiveerd en korpsbreed elektronisch toegankelijk gemaakt. Vanaf verschillende pc's in het commissariaat, maar ook vanaf verschillende locaties (commissariaat van andere politiezones, politiesteunpunt Strombeek, thuis,...) zijn processen-verbaal, omzendbrieven, dienstnota's, parketnota's, briefwisseling, e-mails, maar ook foto's snel terug te vinden.
Hiernaast biedt deze archiveringsmodule bijkomende voordelen:
Reeds tijdens de zitting van 25 augustus 2011 werd de aankoop van de archiveringssoftware 'Archipol' met serviceovereenkomst voor 60 maanden goedgekeurd door de gemeenteraad. Nadien werd op 10 juli 2017 door het college van burgemeester en schepenen een verlenging voor 60 maanden toegestaan. Deze termijn loopt ten einde en bijgevolg wenst de politiezone opnieuw de goedkeuring voor een verlenging van 60 maanden.
Daar de huur van de huidige multifunctionele printers ook ten einde loopt en hiervoor een nieuwe overheidsopdracht werd opgesteld (CBS/2022/2488) dient Archipol 7 geïnstalleerd te worden op de nieuwe multifunctionals. Sinds kort zijn er ook nieuwe functionaliteiten (bijvoorbeeld: documenten vanuit het elektronisch archief per e-mail versturen) met als gevolg een bijkomend licentiemodel Software Update Agreement (SUA) op de huidige.
De éénmalige kostprijs voor de installatie van de archiveringssoftware 'Archipol 7' en de licenties wordt geraamd op 10.551,20 euro (incl. btw) en is voorzien op artikel 330/123-12 van de gewone dienst van de politiebegroting 2022.
De huidige jaarlijkse kostprijs voor de archiveringssoftware bedraagt 6.185,40 euro (incl. btw). Met de kostprijs voor het bijkomend licentiemodel (SUA) wordt de geraamde jaarlijks kostprijs op 6.589,54 euro (incl. btw). Het nodige krediet is voorzien op artikel 330/123-12 van de gewone dienst van de politiebegroting 2022 en navolgende dienstjaren.
Zie bijlage 'Offerte Migratie Upgrade Archipol PZ Grimbergen'.
/
Artikel 1.
De voorwaarden en wijze van gunnen voor de installatie van de archiveringssoftware en de licenties voor een geraamd bedrag van 10.551,20 euro (incl.btw) via de firma Ricoh, Medialaan 28A in 1800 Vilvoorde, volgens de behoeften van de politiezone bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, vast te stellen.
Dit wordt gemotiveerd op basis van artikel 42, §1, 1°, d, ii) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Art. 2.
De voorwaarden en wijze van gunnen voor de verlenging van de archiveringsmodule met bijkomend licentiemodel (SUA) voor een periode van 60 maanden voor een geraamd jaarlijks bedrag van 6.589,54 euro (incl. btw) via de leverancier Ricoh, Medialaan 28A in 1800 Vilvoorde.
Dit wordt gemotiveerd op basis van artikel 42, §1, 1°, d, ii) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.