De gemeenteraad stelt de huur van de multifunctionele printers en uniFLOW voor een periode van 60 maanden voor een geraamd jaarlijks bedrag van 7.715,21 euro (incl.btw) via de raamovereenkomst 2018/003 volgens de behoeften van de politiezone goed en stelt de voorwaarden en wijze van gunnen, zijnde een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, vast.
De gemeenteraad gaat akkoord met het beroep doen op het onderhoud (met verbruiksartikelen) voor een periode van 60 maanden voor een geraamd jaarlijks bedrag van 4.323,48 euro (incl.btw) via de raamovereenkomst 2018/003 volgens de behoeften van de politiezone.
De raamovereenkomst 2018/003 werd toegewezen aan de firma Canon, Berkenlaan 3 in 1831 Diegem.
Dit wordt gemotiveerd op basis van artikel 42, §1, 1°, d, ii) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus.
/
Tijdens de zitting van 10 juli 2017 keurde het college van burgemeester en schepenen de huur met onderhoudscontract van zeven kopieertoestellen via de raamovereenkomst van de Provincie Vlaams-Brabant goed voor een periode van 60 maanden. Deze raamovereenkomst werd toegewezen aan de firma Ricoh.
In 2021 betaalde de politiezone 6.022,82 euro (incl. btw) voor de huur van de toestellen en 4.296,54 euro (incl. btw) voor het onderhoud en de verbruiksartikelen (= clickprijs: gebaseerd op het aantal zwart/wit en kleur afdrukken).
Naast het feit dat het huurcontract ten einde loopt, zijn de kopieertoestellen verouderd en aan vervanging toe. Daarbovenop beschikken de toestellen niet over alle functionaliteiten omwille van de complexe netwerkstructuur met twee netwerken (politionele en administratieve netwerk). Een voorbeeld: maakt een operationele medewerker een proces-verbaal op (politioneel netwerk) dan kan hij dit niet op alle toestellen afdrukken en dient hij dus na te kijken op welk toestel er geprint kan worden.
Het marktonderzoek leert ons dat hogervermeld probleem opgelost kan worden. Door de invoering van het uniFLOW systeem kan er worden overgestapt naar een centraal systeem met beveiligd tussennetwerk (DMZ = demilitarized zone) waarin de hele scan- en printinfrastructuur zal geplaatst worden. Deze oplossing werd ook goedgekeurd door de Federale Informatica Dienst DRI.
Hierdoor zullen alle functionaliteiten transparant op alle toestellen staan waardoor we kunnen besparen op één toestel. Eveneens optimaliseert de gebruikerservaring doordat de gebruiker vooraf niet moet beslissen op welk toestel afgedrukt moet worden. Door middel van zijn persoonlijke toegangsbadge kan hij zich identificeren op een vrij toestel naar keuze en hier zijn afdrukken afhalen. Een bijkomend voordeel hiervan is dat gevoelige documenten niet langer onbeschermd op een toestel blijven rondslingeren. Dit leidt niet enkel tot een verhoging van de documentbeveiliging, maar ook tot een vermindering van vergeten afdrukken die in de prullenmand terechtkomen (= besparing op "clicks" en papier).
Binnen de raamovereenkomst 2018/003 voor het leveren van multifunctionals, printers en een universeel beheersysteem van VERA Autonoom provinciebedrijf, Vaartdijk 3/001 in 3018 Wijgmaal, vindt de politiezone een nieuwe generatie multifunctionele apparaten. Deze voldoen aan de behoeftes van de politiezone en verlenen volgende (ecologische) verbeteringen:
De raamovereenkomst werd gegund aan de firma Canon, Berkenlaan 3 in 1831 Diegem.
Bijgevolg wenst de politiezone 6 multifunctionele printers Canon imageRUNNER Advanced DX C5800 series te huren met onderhoudscontract voor een periode van 60 maanden. De firma biedt ons ook de optie aan voor een verlenging van 12 maanden aan sterk gereduceerde prijzen, maar dit zal pas bekeken worden na een evaluatie van de nieuwe toestellen.
De jaarlijkse kostprijs voor de huur van de multifunctionele printers en uniFLOW (incl. installatie, badgelezers en helpdesk) wordt geraamd op 7.715,21 euro (incl. btw). Het nodige krediet is voorzien op artikel 330/123-12 van de gewone dienst van de politiebegroting 2022 en navolgende dienstjaren.
De jaarlijkse kostprijs voor het onderhoud wordt geraamd op 4.323,48 euro (incl. btw) en is voorzien op artikel 330/123-12 van de gewone dienst van de politiebegroting 2022 en volgende dienstjaren. Dit is een variabele kost daar het ook de clickprijs van de verbruiksartikelen bevat. De inschatting is gebaseerd op het volume van de huidige afdrukken.
/
Artikel 1.
De voorwaarden en wijze van gunnen voor de huur van de multifunctionele printers en uniFLOW voor een periode van 60 maanden voor een geraamd jaarlijks bedrag van 7.715,21 euro (incl.btw) via de raamovereenkomst 2018/003 bij de firma Canon, Berkenlaan 3 in 1831 Diegem, volgens de behoeften van de politiezone bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, vast te stellen.
Dit wordt gemotiveerd op basis van artikel 42, §1, 1°, d, ii) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Art. 2.
Akkoord te gaan met het beroep doen op het onderhoud (met verbruiksartikelen) voor een periode van 60 maanden voor een geraamd jaarlijks bedrag van 4.323,48 euro (incl. btw) via de raamovereenkomst 2018/003 bij de firma Canon, Berkenlaan 3 in 1831 Diegem.
Dit wordt gemotiveerd op basis van artikel 42, §1, 1°, d, ii) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.