De gemeenteraad keurt het gewijzigd retributiereglement op de verhuur van polyvalente- en feestzalen voor de periode 1 september 2022 t.e.m. 31 december 2025 goed.
Artikels 56, §1, 40, §3 en 41, 14° Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Advies jeugdraad:
Grimbergen, 17 mei 2022
Aan het college van Burgemeester en Schepenen van en te Grimbergen
Betreft: retributiereglement op de verhuur van polyvalente zalen- en feestzalen voor de periode 1 september 2022 t.e.m. 31 december 2025
Geachte burgemeester en schepenen,
Wij ontvingen onlangs het nieuwe retributiereglement op de verhuur van polyvalente zalen- en feestzalen. Wij hebben dit als jeugdraad grondig doorgenomen en besproken op de AV. Daaruit zijn twee opmerkingen gekomen. 1) Gemeentelijke adviesraden staan bij categorie 1, terwijl wij de adviesraden bij categorie 5 hadden verwacht. 2) Het ontbreken van de mogelijkheid voor door Grimbergen erkende jeugdverenigingen om éénmalig (per jaar) gebruik te maken van één van de polyvalente- of feestzalen aan voordeliger tarief (gratis of aan 50%).
Als eerste de categorisering van de jeugdraad bij categorie 1 in plaats van categorie 5. Het is een kafkaiaans gegeven dat een officieel adviesorgaan van de gemeente moet betalen om een verplichte AV te geven. De jeugdraad is voor ons niet los te koppelen van de gemeente en is eveneens niet uit op winst maken. De momenten dat de jeugdraad gebruik maakt van polyvalente- en feestzalen, is dat om iets voor de jeugd te brengen, zoals een AV, een vergadering over het Jeugdbeleidsplan, een quiz, de First Douwe Party (de belangrijkste reden dat de jeugd deze zaal kent!), … Dat zijn momenten dat de jeugdraad eigenlijk dienst doet voor de gemeente.
Als tweede hebben de mogelijkheid voor jeugdverenigingen om éénmalig (per jaar) gebruik te maken van één van de polyvalente- of feestzalen aan voordeliger tarief (gratis of aan 50%). Dit werd door verschillende verenigingen geopperd en de redenering was vrij logisch. Het bestuur van jeugdverenigingen verandert constant en zo treedt er om de zoveel jaren een verlies van informatie op. Zo raakt de informatie of een zaal wel volledig voldoet aan de noden soms kwijt. Daarom zou het handig zijn dat een zaal de eerste keer voordeliger te verkrijgen is voor erkende Grimbergse jeugdverenigingen. Zo kan er bekeken worden of de zaal voldoet aan de noden, alvorens het complete bedrag op te hoesten. Bij opzoekwerk bleek dat tal van gemeenten in de buurt dergelijke modellen hanteert.
Tenslotte geven wij dus een positief advies over het retributiereglement op de verhuur van polyvalente zalen- en feestzalen, onder voorbehoud van onze zorgen die eerder vermeld werden in dit advies.
Met vriendelijke groeten,
Charlotte Schürmann Lorens Huijsegoms
Voorzitster Jeugdraad Grimbergen Secretaris Jeugdraad Grimbergen
Advies sportraad:
De Sportraad is het inhoudelijk eens met de vereenvoudiging en noteert dat voor de sportclubs geen verhogingen van de bestaande tarieven wordt doorgevoerd .
Er worden wel enkele opmerkingen gemaakt :
Verzekering; het gebouw/de zaal is verzekerd via de gemeente, maar toch dient elke sportclub dikwijls nog een bijkomende verzekering te nemen . Hier is wellicht nog een vereenvoudiging mogelijk.
Reservatie en voorrangsregels; deze staan los van het retributiereglement , maar een verwijzing naar deze regels zou wel nuttig zijn , bijvoorbeeld over hoe lang op voorhand men kan boeken, wie voorrang krijgt en of men al dan niet mag onderverhuren.
De sportraad meent bovendien dat het zich opdringt dat de reservaties kunnen geraadpleegd worden zodat de zalen optimaal kunnen benut worden
De ondervoorzitters
Eric Van Lint Patrick Thielemans
Advies cultuurraad:
Zie bijlage.
Advies Seniorenraad:
Zie bijlage (kwam per post binnen).
Tijdens de gemeenteraad van 30 juni 2022 werd het nieuwe retributiereglement voor polyvalente- en feestzalen goedgekeurd. Dit reglement zou ingaan vanaf 1 september 2022.
Bij het nieuwe retributiereglement voor polyvalente- en feestzalen, goedgekeurd tijdens de zitting van de gemeenteraad van 30 juni 2022, werden de tarieven 2021 geïndexeerd maar was er nog sprake van basistarief 2013.
De tarieven worden jaarlijks aangepast per 1 september volgens de stijging van het consumentenindexcijfer (basisbedrag X nieuwe index) / aanvangsindex).
Voor de gebruikers geeft dit géén wijziging aan het verschuldigde bedrag. De diensten nemen 2021 als basistarieven voor het toepassen van de jaarlijkse indexaanpassing.
Het reglement dat op de zitting van 30 juni 2022 door de gemeenteraad werd goedgekeurd moeten opnieuw worden goedgekeurd met het correcte basistarief.
/
Artikel. 1.
Onderstaand gewijzigd reglement goed te keuren ter vervanging van het reglement dat werd goedgekeurd tijdens de gemeenteraad van 30 juni 2022:
Retributiereglement op de verhuur van polyvalente- en feestzalen voor de periode 1 september 2022 t.e.m. 31 december 2025
Artikel 1. - Belastbare grondslag
Met ingang van 1 september 2022 voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een retributie gevestigd op het verhuur van de gemeentelijke polyvalente- en feestzalen. De voorwaarden voor gebruik van de zaal worden bepaald door het gebruiksreglement.
De voorwaarde in dit reglement zijn van toepassing op volgende zalen:
Polyvalente zalen (PVZ)
PVZ Charleroyhoeve
PVZ JOC
PVZ Humbeek
PVZ Soens *
PVZ Borcht*
PVZ Verbrande Brug*
*tijdens weekdagen
Kleine feestzalen (FZ)
FZ Soens **
FZ Borcht **
FZ Verbrande Brug **
** tijdens het weekend
Grote feestzaal (FZ)
FZ Den Douwe
Repetitielokalen
Repetitielokalen JOC
Polyvalente/feest -zalen Borcht en Verbrande Brug worden tijdens weekdagen verhuurd als polyvalente zaal en tijdens het weekend als kleine feestzaal.
Art. 2. - Tarieven, berekening
De retributie wordt als volgt vastgesteld:
§ 1. Gebruik gemeentelijke polyvalente zalen
Er zijn vijf categorieën gebruikers:
Categorie 1: Erkende Grimbergse verenigingen, gemeentelijke adviesraden
Categorie 2: Grimbergse verenigingen met lokale werking
Categorie 3: Particulieren wonend in de gemeente
Categorie 4: Verenigingen/ particulieren van buiten de gemeente en bedrijven
Categorie 5: Grimbergse scholen
We maken een onderscheid tussen twee tarieven:
Tarief I: Jaarwerking door erkende vereniging
Voor verenigingen die erkend zijn door een adviesraad en die voor een volledig werkjaar huren worden 40 weken aangerekend volgens tarief I. Van september tot juni wordt maandelijks 1/10 van het totaal verschuldigde bedrag aangerekend.
Tarief II: Bij occasioneel gebruik
Bij occasioneel gebruik gelden tarieven per uur en per zaal/ terrein en worden ze na elk gebruik gefactureerd.
|
|
Tarief I |
Tarief II |
| Categorie 1 |
5,60 euro |
11,20 euro |
| Categorie 2 |
11,20 euro |
22,40 euro |
| Categorie 3 |
n.v.t. |
33,60 euro |
| Categorie 4 |
n.v.t. |
50,40 euro |
| Categorie 5 |
0,00 euro |
0,00 euro |
Tarieven per uur
Uitzondering:
- Maandelijkse bestuursvergaderingen van erkende Grimbergse verenigingen, gemeentelijke adviesraden en gemeentelijke EVA’s kunnen kosteloos doorgaan in de Charleroyhoeve.
- Algemene vergaderingen van gemeentelijke adviesraden en gemeentelijke EVA’s kunnen één keer per jaar kosteloos doorgaan in een polyvalente zaal naar keuze.
§ 2. Gebruik gemeentelijke feestzalen
We maken een onderscheid tussen kleine en grote feestzalen.
Tarieven kleine feestzalen:
We maken een onderscheid tussen twee categorieën gebruikers:
Categorie 1:
Grimbergse erkende verenigingen, gemeentelijke adviesraden, Grimbergse scholen, gemeentelijke EVA’s en politieke verenigingen met een lokale werking binnen de gemeente Grimbergen.
Categorie 2:
Particulieren wonend in de gemeente (niet-openbare evenementen)
Bedrijven/organisaties van de gemeente (niet-openbare evenementen)
|
|
Feestzaal |
Keuken |
Waarborg |
Afval |
| Categorie I |
100,80 euro |
100,80 euro |
250,00 euro |
33,00 euro |
| Categorie II |
201,60 euro |
100,80 euro |
250,00 euro |
33,00 euro |
Tarieven per dag
Uitzondering: Grimbergse scholen die binnen hun eigen vestiging geen eigen mogelijkheden hebben, kunnen 1 keer per jaar gratis gebruik maken van een kleine feestzaal.
Tarieven grote feestzalen:
We maken een onderscheid tussen twee categorieën gebruikers:
Categorie 1: Grimbergse erkende verenigingen, gemeentelijke adviesraden, Grimbergse scholen, gemeentelijke EVA's en politieke verenigingen met een lokale afdeling werking binnen de gemeente Grimbergen
Categorie 2: particulieren/bedrijven zowel binnen als buiten de gemeente
| Feestzaal | Keuken | Tentoonstelling | Opbouw | Waarborg | |
| Categorie I | 400,00 euro | 200,00 euro | 200,00 euro | 100,00 euro | 500,00 euro |
| Categorie II | 1940,00 euro | 960,00 euro | n.v.t. | 100,00 euro | 500,00 euro |
Tarieven per dag
§ 3. Gebruik repetitielokalen
| Per uur: 5,60 euro |
| 10 uren kaart: 33,60 euro |
| Stockageruimte (per maand): 11,20 euro |
Art. 3. - Waarborg
Naast de retributie moeten gebruikers een waarborg betalen. Deze waarborg wordt na het gebruik integraal terugbetaald als het gebruik van de zaal geen kosten veroorzaakt voor het bestuur (bv. inzet van extra uren personeel, herstelling van materiële schade, vervanging van materiaal dat verdwenen is of beschadigd raakte,…).
Als het gebruik van de zaal wel kosten veroorzaakt voor het bestuur, zal de waarborg aangesproken worden om deze kosten op te vangen. Het bedrag dat na aanrekening van de kosten overblijft, wordt in dit geval teruggestort. Indien de waarborg niet volstaat om de door het bestuur opgelopen kosten op te vangen, zullen deze kosten bijkomend gefactureerd worden aan de gebruiker.
De waarborg wordt als volgt vastgelegd:
| Polyvalente zalen: geen waarborg |
| Kleine feestzalen: 250,00 euro |
| Grote feestzalen: 500,00 euro |
| Repetitielokalen: 25,00 euro |
| Stockageruimte: 25,00 euro |
Art. 4. - Wijze van invordering
De retributie wordt ingevorderd door middel van een factuur. Bij occasioneel gebruik moet het verschuldigde bedrag op de rekening van het gemeentebestuur staan uiterlijk op de vervaldag van de factuur. Zo niet, behoudt het gemeentebestuur zich het recht voor de aanvrager de toegang tot de zaal te ontzeggen.
Vaste gebruikers krijgen maandelijks een factuur. De huurder kan er voor kiezen, in plaats van een maandelijkse factuur, drie facturen per jaar te ontvangen.
Bij gebrek aan betaling in der minne zal de retributie ingevorderd worden overeenkomstig de bepalingen van artikel 177, 2° DLB.
Art. 5. - Annulaties en wijzigingen
Het gemeentebestuur moet minstens 30 dagen voor de gereserveerde datum van een feestzaal in kennis worden gesteld van een annulatie of wijziging van de aanvraag en 15 dagen bij een annulatie of wijziging van een polyvalente zaal. Annulaties en wijzigingen gebeuren door te mailen naar verhuur@grimbergen.be.
Indien de voorgeschreven procedure en/of termijn niet gerespecteerd wordt, zal de voorziene huurprijs integraal verschuldigd blijven.
Art. 6. - Indexaanpassing
De tarieven worden jaarlijks aangepast per 1 september volgens de stijging van het consumentenindexcijfer volgens volgende formule:
Tarief x indexcijfer van september voorafgaand aan het kalenderjaar / index september 2021
Afrondingen gebeuren als volgt (cfr. financiële instellingen):
0,15 blijft 0,10
0,16 wordt 0,20
5,05 blijft 5,00
5,06 wordt 5,10
Art. 7. - Extra bepalingen
Verdere bepalingen betreffende de toegelaten activiteiten, de aanvragen, het gebruik van de ruimten, sleutels en bezetting van de lokalen, de verantwoordelijkheden van de huurder, schade en verzekeringen en veiligheid staan beschreven in het gebruikersreglement.