Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus.

De beslissing wordt genomen op grond van:

• Artikel 117, eerste lid en artikel 234, eerste lid van de nieuwe gemeentewet.
• De wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten (1) en haar uitvoeringsbesluiten.
• Artikel 42, §1, 1°, a  van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (limiet van € 135.000,00 excl. btw niet bereikt).
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• Artikel 90, 1° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen.

• Het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 18 oktober 2021 "Lokale politie – Vernieuwing telefooncentrale d.m.v. IP telefonie – Voorwaarden en wijze van gunnen" (CBS/2021/1449).

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

/

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Historiek en huidige toestand telefooncentrale

Bij de opbouw van het nieuwe politiekantoor te Vilvoordsesteenweg 191 in 1850 Grimbergen werd de levering en plaatsing van een telefooninstallatie gegund aan de leverancier Essec Telecom Systems. Naar aanleiding van de installatie keurde het college van burgemeester en schepenen tijdens de zitting van 26 april 2011 het afsluiten van een onderhoudscontract goed (zie bijlage Uittreksel CBS 26 april 2011 - Onderhoudscontract telefooninstallatie).

De jaarlijkse kostprijs van het onderhoudscontract is onderhevig aan prijsherziening en dit jaar betaalde de Lokale Politie Grimbergen 7.975,86 euro (incl. btw).

 

Historiek en huidige toestand vaste telefonie

Het basiscontract voor vaste telefonie werd bij de inplaatsstelling van de Lokale Politie Grimbergen overgenomen van de toenmalige gemeentepolitie. Het contract werd afgesloten met de toenmalige leverancier Belgacom welke later werd overgenomen door Proximus. Bij de ingebruikname van het nieuwe politiekantoor, gelegen te Vilvoordsesteenweg 191, werden er een aantal uitbreidingen aangebracht aan het basiscontract.

De gemiddelde jaarlijkse kostprijs voor de vaste communicatielijnen bedraagt circa 10.000 euro (incl. btw).

Vernieuwing van de telefooncentrale d.m.v. IP telefonie

De Lokale Politie Grimbergen wenst hun verouderde digitale PABX telefooncentrale en vaste communicatielijnen te vernieuwen om bijgevolg over te gaan tot de installatie van een VoIP telefooncentrale met modernere technische functionaliteiten en een financieel voordeel als doel.

De opdracht behelst de levering, plaatsing, installatie, configuratie van de telefooncentrale, toestellen, hardware, licenties alsook het voorzien van de nodige opleidingen.

De opdracht heeft een gewenste looptijd van 4 jaar.

 

Tevens wordt er geopteerd voor een onderhoudscontract Software as a Service en met een gewenste looptijd van 4 jaar.

Voor de toestellen dient er geen onderhoudscontract afgesloten te worden.

 

Gunningcriterium

Volgend gunningscriterium wordt gehanteerd:

• prijs: 40%;

• functionaliteit (technische specificaties): 30%;

• gebruiksvriendelijkheid: 10%;

• service: 20%.

De gewenste technische specificaties zijn uitvoerig toegelicht in bijgevoegd bestek (zie bijlage Bestek telefooncentrale_vaste telefonie.docx).

Naast het betreffende bestek zijn eveneens volgende bijlagen toegevoegd omwille van de verwijzing ernaar in het bestek:

• VVSG Verwerkingsovereenkomst;

• DPIA Cloudvragenlijst.

De medewerker van het team Middelenbeheer en Financiën van de Lokale Politie Grimbergen schrijft de volgende leveranciers aan:

• Tadicom, Oude-Maasstraat 66, 3500 Hasselt;

• Essec Telecom Center, Schoebroekstraat 48, 3583 Paal-Beringen;

• Ricoh Belgium NV, Medialaan 28 A, 1800 Vilvoorde;

• Damovo Technology Services, Lenneke Marelaan 8, 1932 Sint-Stevens-Woluwe.

 

Raadslid Kirsten HOEFS vraagt de korpschef naar de verwachte impact van de beslissing op de jaarlijkse exploitatiekosten en of er lokale leveranciers zijn die de dienst kunnen leveren.

 

Korpschef Jurgen BRAECKMANS antwoordt dat de dienst de opdracht heeft om lokale ondernemers te zoeken, maar dat zij desondanks tot de selectie van deze leveranciers zijn gekomen. Daaruit concludeert hij dat er geen lokale leveranciers geschikt bevonden zijn. De aankoop zou moeten leiden tot lagere exploitatiekosten, zoals uitgelegd in de toelichting.

Bijkomende info:

De totale kostprijs voor de vernieuwing van de telefooncentrale d.m.v. IP telefonie, met onderhoudscontract SaaS, volgens de behoeften van de politiezone, wordt geraamd op 69.000,00 euro (incl. btw).

Het nodige krediet voor deze opdracht wordt voorzien op artikel 330/742-53 van de buitengewone dienst van de politiebegroting 2021.