De gemeenteraad staat een uitzondering toe op het retributiereglement op verhuur van de gemeentelijke lokalen Charleroyhoeve en stelt zaal 4 van de Charleroyhoeve ter beschikking aan Den Diepen Boomgaard voor een maandelijks forfaitair bedrag van 100 euro.
Artikel 40, §3 en 41, 14° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Artikel 1.
Principieel akkoord te gaan om zaal 4 van de Charleroyhoeve ter beschikking te stellen aan Den Diepen Boomgaard op weekdagen van 11 tot 14 uur voor zover deze zalen op bepaalde momenten nog niet gereserveerd zijn door andere verenigingen.
Op dinsdag krijgen gemeentelijke vergaderingen voorrang in zaal 4. Deze toestemming geldt voor de duur van de verbouwingswerken aan Den Diepen Boomgaard.
Art. 2.
Principieel akkoord te gaan om een uitzondering toe te staan op het retributiereglement op verhuur van de gemeentelijke lokalen Charleroyhoeve en bovenvermelde zaal ter beschikking te stellen aan Den Diepen Boomgaard voor een maandelijks forfaitair bedrag van 100 euro en dit ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad./
Situering
Op 7 januari 2021 ontving de dienst Vrije Tijd een e-mail van Sara HEYVAERT, algemeen coördinator bij Den Diepen Boomgaard. (zie bijlage).
Omwille van de verbouwingen aan Den Diepen Boomgaard, is ze op zoek naar een ruimte die ze kan gebruiken als refter voor de medewerkers van Den Diepen Boomgaard en dit vanaf februari voor een periode van ongeveer 1,5 jaar.
Ze onderzocht de mogelijkheid om een container te plaatsen op de site van Den Diepen Boomgaard, dit blijkt niet mogelijk omdat er geen ruimte meer vrij is vanwege de containers die er geplaatst worden voor de verbouwingen. Enige mogelijk optie is een container plaatsen op de straat, maar ook dat lijkt - gezien de ligging - geen ideale piste.
Bovendien kost dit aan Den Diepen Boomgaard 350 euro per maand, een kost die ze willen vermijden.
De ruimte zou plaats moeten kunnen bieden aan verschillende teams van maximaal 12 personen en dit elke weekdag van +/- 11u tot 14u (omwille van verschillende teams die moeten kunnen eten)
Op korte termijn kunnen de medewerkers van Den Diepen Boomgaard terecht in het doe-kot van de Liermolen, zo lang er geen ateliers zijn. Als de ateliers terug starten wordt dat moeilijker maar op sommige dagen nog mogelijk.
Mogelijk oplossing op lange termijn
Zaal 4 van de Charleroyhoeve zou een oplossing op lange termijn kunnen bieden. Deze zaal wordt overdag niet vaak gebruikt.
Zaal 4 werd ook al ingezet als bijkomende vergaderzaal voor de gemeente. In de praktijk wordt deze zaal echter weinig geboekt.
Voorstel
De dienst Vrije Tijd/Evenementen stelt voor om aan Den Diepen Boomgaard zaal 4 van de Charleroyhoeve ter beschikking te stellen op weekdagen van 11u tot 14u, voor zover de zaal nog niet werd gereserveerd voor een activiteit waarvoor geen andere zaal in de Charleroyhoeve beschikbaar is. De mensen van Den Diepen Boomgaard staan zelf in voor het poetsen (borstelschoon of dweilen bij modderig weer) van de zaal zodat ze in nette staat beschikbaar is voor activiteiten in de namiddag/'s avonds.
Op dinsdagen blijft zaal 4 voorlopig gereserveerd voor vergaderingen van de gemeente en kan Den Diepen Boomgaard enkel gebruik maken van zaal 4 indien ze niet gereserveerd werd voor de gemeente.
Financieel
Het gemeentelijk retributiereglement op verhuur van gemeentelijke lokalen Charleroyhoeve voorziet een dagdeel van 8u tot 13u aan een huurprijs van 17euro/dagdeel. Dit dagdeel komt niet overeen met de benodigde uren (11u-14u). Voor deze uren geldt een tarief van 8 euro/uur. Per dag gaat dit dan over 24 euro. Rekening houdend met een maximale bezetting van 20 dagen/week, komt dit op een kostprijs van 480 euro/maand volgens het geldende retributiereglement.
Dit bedrag valt hoger uit dan het huren van een container.
Aangezien Den Diepen Boomgaard een belangrijke maatschappelijke waarde heeft als sociale werkplaats en ook vaak als enthousiaste partner samenwerkt met de gemeente (deelname aan gemeentelijke evenementen, kosteloos ter beschikking stellen van terreinen en elektriciteit voor bvb lichtjeswandeling, ...) stelt de dienst Vrije Tijd/Evenementen voor om de geldende retributie niet aan te rekenen of een symbolisch forfaitair bedrag van bvb. 50 euro aan te rekenen per maand.
/
Enig artikel.
Een uitzondering toe te staan op het retributiereglement op verhuur van de gemeentelijke lokalen Charleroyhoeve en zaal 4 van de Charleroyhoeve ter beschikking te stellen aan Den Diepen Boomgaard voor een maandelijks forfaitair bedrag van 100 euro.