De gemeenteraad treedt toe tot het Vastgoedinformatieplatform en keurt het retributiereglement op het afleveren van vastgoedinformatie via het Vastgoedinformatieplatform, goed.
Op 27 december 2023 werd via e-mail advies gevraagd aan de DPO van de gemeente (zie bijlage). Er werd geen advies ontvangen.
1. Toetredingsovereenkomst voor het verwerking van de persoonsgegevens
Het Vastgoedinformatieplatform is een elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie en vastgoeddossiers tussen bronhouders en aanvragers. Het gaat dus om een digitaal portaal waar de aanvrager van vastgoedinformatie via één eenvoudige weg de benodigde data in het kader van een verkoop of langdurige verhuur kan opvragen. De gemeente krijgt via het platform een vraag om het dossier te vervolledigen en de kwaliteit ervan te controleren, waarna de info wordt afgeleverd aan de aanvrager.
De gemeente Grimbergen is reeds toegetreden tot het Vastgoedinformatieplatform op 2 oktober 2023.
Op 22 december 2023 wordt het decreet houdende het Vastgoedinformatieplatform bekrachtigd. Dit betekent dat fase 2 van het Vastgoedinformatieplatform inwerking treedt.
Wat verandert er concreet:
Doordat op 22 december 2023 het decreet houdende het Vastgoedinformatieplatform werd goedgekeurd en dit decreet het voorziet dat alle aanvragen 'vastgoedinlichtingen voor overdracht' via het Vastgoedinformatieplatform moeten verlopen, dient een nieuwe toetredingsovereenkomst ondertekend te worden door alle gemeenten.
Met de ondertekening van de toetredingsovereenkomst verleent de gemeente Grimbergen de toestemming aan het Vlaams Datanutsbedrijf met merknaam Athumi, zijnde een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap om persoonsgegevens te verwerken in opdracht van de gemeente.
Het besluit van de Vlaamse Regering waarbij de verwerking van de gegevens wordt overgedragen van het agentschap Digitaal Vlaanderen naar het Vlaams Datanutsbedrijf athumi is nog niet gepubliceerd zodat de rechten en plichten in het kader van het Vastgoedinformatieplatform nog niet overgedragen zij naar athumi.
De gemeente verwerkt persoonsgegevens van aanvragers en houders van rechten op een perceel, of een onderdeel, waarvoor het vastgoeddossier wordt aangevraagd, waarbij volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:
contact- en identificatiegegevens;
financiële gegevens;
het identificatienummer van het Rijksregister/KBO-nummer;
vastgoedinformatie;
gegevens in het kader van openbare onderzoeken en overtredingen.
De toetredingsovereenkomst zit in bijlage en werd gunstig geadviseerd door de Data Protection Officer (DPO).
N.a.v. deze aansluiting wordt aan de gemeenteraad gevraagd om de toetredingsovereenkomst en het retributiereglement goed te keuren.
2. Retributie
Het Vastgoedinformatieplatform is een elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie en vastgoeddossiers tussen bronhouders en aanvragers.
Via het Vastgoedinformatieplatform kan de gemeente de door aanvragers aangevraagde vastgoedinformatie verzamelen en ontsluiten.
Het verzamelen en ontsluiten, via het Vastgoedinformatieplatform, van vastgoeddossiers op verzoek van aanvragers brengt voor de gemeente een administratieve last en bijhorende kosten met zich mee.
De gemeente wenst de kost voor het verzamelen van vastgoedinformatie en het ontsluiten van vastgoeddossiers op de aanvrager te verhalen.
Rekening houdende met de financiële toestand van de gemeente en de noodzaak om het budget in evenwicht te houden.
/
Artikel 1.
Kennis te nemen van de voorgestelde toetredingsovereenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het Vastgoedinformatieplatform tussen de gemeente Grimbergen en het Vlaamse Datanutsbedrijf Athumi.
Art. 2.
De vaststelling van de retributie en de verwerkersovereenkomst (bijlage 1) overeenkomstig onderstaande bepalingen, goed te keuren:
Artikel 1 - Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° vastgoedinformatie: gebouw-, grond- of omgevingsgebonden gegevens inzake een onroerend goed, inclusief informatie met betrekking tot het juridische, administratieve of fysieke statuut van dit onroerend goed;
2° lokale gegevensbron: vastgoedinformatie die een gemeente of de rechtspersonen die ervan afhangen, beheert;
3° centrale gegevensbron: vastgoedinformatie die een Vlaamse instantie of een externe overheid beheert;
4° Vastgoedinformatieplatform of VIP: elektronisch informatiesysteem om vastgoedinformatie te ontsluiten, samen te voegen en ter beschikking te stellen;
5° product: een welbepaalde combinatie van vastgoedinformatie over één perceel, of een onderdeel ervan, die vooraf door het Vlaams Datanutsbedrijf is vastgelegd, die op aanvraag wordt ontsloten door de aanleverende entiteiten, vermeld in het VIP-decreet in artikel 10, eerste tot en met derde lid, die wordt samengevoegd via het VIP, en die ter beschikking wordt gesteld aan de aanvrager via het VIP;
6° externe overheid: overheidsinstanties, vermeld in artikel I.3, 8° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
7° Vlaamse instantie: een Vlaamse instantie als vermeld in artikel 2, 14°, van het decreet van 2 december 2022 houdende machtiging tot oprichting van het privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap Vlaams Datanutsbedrijf in de vorm van een naamloze vennootschap;
8° aanvrager: een professionele aanvrager (zoals vermeld in artikel 2, 18° van het VIP-decreet) of een burger (zoals vermeld in artikel 2, 7° van het VIP-decreet) of zijn vertegenwoordiger die een aanvraag indient via het VIP;
9° algemene verordening gegevensbescherming: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
10° persoonsgegevens: de gegevens, vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming;
11° verwerking: een verwerking als vermeld in artikel 4, 2), van de algemene verordening gegevensbescherming;
12° verwerkingsverantwoordelijke: een verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming;
13° betrokkene: een betrokkene als vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming;
14° VIP-decreet: decreet van 22 december 2023 over het Vastgoedinformatieplatform;
15° gemeentelijke bronretributie: de retributie die de aanvrager verschuldigd is aan een lokaal bestuur voor het ontsluiten, samenvoegen en ter beschikking stellen van vastgoedinformatie in een product;
Artikel 2 - Algemeen
De aanvrager dient elektronisch een aanvraag in bij Athumi om een product via het Vastgoedinformatieplatform te ontvangen. Athumi ontvangt op elektronische wijze de vastgoedinformatie van de aanleverende entiteiten (de lokale gegevensbronnen en de centrale gegevensbronnen). De relevante vastgoedinformatie per perceel, of een onderdeel daarvan, wordt automatisch opgeladen in een product in het VIP of wordt door de aanleverende entiteiten aan het VIP bezorgd. Athumi en de gemeente stellen het product via het VIP ter beschikking aan de aanvrager.
In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van een product, verwerkt de gemeente die persoonsgegevens met als doeleinde om het product ter beschikking te kunnen stellen aan de aanvragers in het kader van hun beroepsactiviteiten of in het kader van één van de doelstellingen opgesomd in artikel 6 van het VIP-decreet.
Voor alle aanvragen die via het VIP verlopen, wordt ten voordele van gemeente een gemeentelijke bronretributie geheven op aanvragen tot het verkrijgen van een product met vastgoedinformatie uit een lokale gegevensbron.
Artikel 3 – Aanvrager van vastgoedinformatie
Alle aanvragen van producten, zoals vermeld in artikel 7 van het VIP-decreet, worden geacht via het VIP te verlopen. Het verplicht gebruik van het Vastgoedinformatieplatform wordt voor producten met vastgoedinformatie uit een lokale gegevensbron geregeld in het VIP-decreet.
Een oplijsting van alle organisaties die als aanvrager toegang krijgen tot het Vastgoedinformatieplatform voor aanvragen van producten wordt door Athumi ter beschikking gesteld op de website van Athumi: https://www.vlaanderen.be/digitaal-vlaanderen/athumi-het-vlaams-datanutsbedrijf/vastgoedinformatieplatform/gebruikersomgeving-vastgoedinformatieplatform
De gemeentelijke bronretributie is, overeenkomstig artikel 21 van het VIP-decreet, verschuldigd door de aanvrager. Van zodra het VIP-decreet in werking treedt is eveneens de platformretributie in de zin van artikel 2, 15°, en 19, eerste lid, 1°, van het VIP-decreet verschuldigd door de aanvrager.
Dezelfde instanties die overeenkomstig artikel 23, §3, van het VIP-decreet zijn vrijgesteld van de platformretributie in de zin van artikel 2, 15°, en 19, eerste lid, 1°, van het VIP-decreet worden vrijgesteld van de betaling van gemeentelijke bronretributie. Het gaat in concreto over deze organisaties:
- externe overheden; een overheidsinstantie als vermeld in artikel I.3, 8°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
- Vlaamse instanties, als vermeld in artikel 2, 14°, van het decreet van 2 december 2022.
- lokale overheden, als vermeld in artikel I.3, 5°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
- gerechtelijke overheden;
- hulpverleningszones als vermeld in het koninklijk besluit van 2 februari 2009 tot vaststelling van de territoriale afbakening van de hulpverleningszones;
- politiezones als vermeld in artikel 9 van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus.
Artikel 4 - Bedrag
Het bedrag van de gemeentelijke bronretributie wordt vastgelegd als volgt:
Voorwerp aanvraag
Retributiebedrag per kadastraal perceel
Product Vastgoedinlichtingen, zoals vermeld in hoofdstuk 8 van het VIP-decreet
150 EUR
Daarbovenop komt het bedrag van de platformretributie of platformvergoeding zoals vastgelegd in het VIP-decreet.
Artikel 5 - Inning
Athumi int de gemeentelijke bronretributie conform artikel 21 van het VIP-decreet via het VIP in naam en voor rekening van de lokale overheden. De bronretributie wordt periodiek (maandelijks) integraal doorgestort aan de gemeente voor alle aangevraagde producten.
Artikel 6 - Verwerking van persoonsgegevens
In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van de ontsluiting, samenvoeging en ter beschikkingstelling van vastgoedinformatie in een product, treden de gemeente Grimbergen en Athumi voor de doeleinden omschreven in artikel 2 op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
Athumi treedt op als verwerker voor de gemeente Grimbergen wat betreft de verwerkingsactiviteiten die plaatsvinden in het kader van de heffing en de inning van de gemeentelijke bronretributie via het Vastgoedinformatieplatform.
De afspraken rond en de modaliteiten van de verwerkingen die de gemeente Grimbergen en Athumi uitvoeren als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken respectievelijk als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker zijn geregeld in de Toetredingsovereenkomst die te vinden is als Bijlage 1.
Artikel 7 – Ondertekening
De vastgoedinformatie in het product die de gemeente Grimbergen via het Vastgoedinformatieplatform ter beschikking stelt, wordt niet ondertekend aangezien het product een louter informatief document betreft dat geen beleidsmatige stellingname inhoudt en niet kwalificeert als stuk of briefwisseling in de zin van artikel 279 van het Decreet lokaal bestuur.
Artikel 8 - Vervanging voorgaande reglementering
Dit reglement vervangt het retributiereglement inzake stedenbouwkundige inlichtingen aangevraagd via het Vastgoedinformatieplatform, goedgekeurd door de gemeenteraad op 22 juni 2023.
Artikel 9 - Bekendmaking
Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.