Besluit  RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet lokaal bestuur.

• Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.

 

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Protocol vakorganisaties (BIJLAGE 06)

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol voor akkoord (met als opmerking: ACOD-LRB blijft ijveren voor statutaire tewerkstelling.)

• ACV Openbare Diensten: Protocol voor akkoord

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: /

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording :

In het kader van de volgende beleidsdoelstelling en actie uit het MJP 2020-2025 worden het organogram en de personeelsformatie op regelmatige tijdstippen bijgestuurd.

Beleidsdoelstelling 1:

Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers:

AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024: 

ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften.

 

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie voor de dienst Gebouwen te wijzigen op basis van het rapport van Mondea "Capaciteitsbepaling dienst Gebouwen" (Mondea - oktober 2024) (BIJLAGE 01).

 

Functie diensthoofd Gebouwen

1. De functie van diensthoofd Gebouwen is uitdovend geplaatst in de personeelsformatie o.v. budgettair evenwicht i.k.v. "beslissing in extremis"

Op 29 augustus 2024 besliste de gemeenteraad om het organogram te wijzigen. Er werd een nieuwe afdeling Gebouwen / Facility voorzien.

Hierbij werd de functie van diensthoofd gebouwen (A1a-A3a) verplaatst naar de uitdovende contractuele personeelsformatie van de gemeente.

Zie besluit van 29 augustus 2024: BIJLAGE 04.

Deze functie werd uitdovend geplaatst omwille van het budgettaire evenwicht dat werd nagestreefd i.k.v. "beslissingen in extremis".

 

Onder "bijkomende info" werd in de beslissing van 29 augustus 2024 het volgende opgenomen:

Omwille van volgende redenen wordt deze beslissing niet als een "beslissing in extremis" beschouwd:

• Deze beslissing omvat een verhoging van 1% van het personeelsbudget (t.o.v. MJPa5). Hiertegenover staat dat verschillende functies uit de personeelsformatie niet zijn ingevuld (cf. in juni 2024 slechts 83% van de personeelsformatie van de technische diensten ingevuld). 
  
  
• De problematiek i.v.m. de technische diensten en de dienst Gebouwen in het bijzonder, en de cel Facility, werd sinds de start van de integratie gemeente / OCMW in 2019 reeds via diverse nota's en actieplannen voorgelegd, en er werden reeds diverse besluiten genomen en acties ondernomen (zie "motivering"). Deze acties hebben tot heden echter onvoldoende resultaat bereikt. Een verdere logische stap dringt zich op indien we de dienstverlening willen garanderen en de goede werking van de organisatie niet in het gedrang brengen.
  
  
• Belangrijke risico's op vlak van organisatiebeheersing en op vlak van veiligheid (cf. gebouwenonderhoud / veiligheid en preventie / noodplanning) moeten verplicht ondervangen worden. Cf. Richtlijnen Audit Vlaanderen, Codex welzijn op het werk, Regelgeving veiligheid gebouwen (keuringen, ...), KB Noodplanning, ... (vanaf 2022 systematisch voorgelegd).
  
  
• Risico's op vlak van psychosociaal welzijn (zie laatste personeelsbevraging i.k.v. interne omgevingsanalyse - november 2023). Voor de Technische diensten wordt o.a. aangegeven:
• 37% van de medewerkers geeft aan dat er onvoldoende personeel is om de verwachte dienstverlening te garanderen.
• 33% geeft aan dat er onvoldoende personeel is om de taken van de dienst uit te voeren.
• 38% geeft aan dat de organisatie er onvoldoende in slaagt de juiste profielen aan te trekken.
• 19% geeft aan teveel psychische belasting van het werk te ervaren
  
  
• Er worden op korte termijn een aantal functies geschrapt of niet ingevuld waardoor het budget op korte termijn niet nodeloos verzwaard wordt:
• afdelingshoofd technische diensten (A5a-A5b) wordt voorlopig niet ingevuld
  > te revalueren in nieuwe legislatuur hoe we dit aanpakken.
• diensthoofd gebouwen (A1a-A3a)
  > Te evalueren na implementatie van deze formatiewijziging of deze functie nodig is of niet. Afdelingshoofd zal nu voorlopig rechtstreeks de medewerkers van de dienst Gebouwen aansturen.
• administratief medewerker - cel Facility
  > Te evalueren na implementatie van deze formatiewijziging of deze functie nodig is of niet.

 

2. Vaststelling dat de invulling van de functie van diensthoofd Gebouwen op korte termijn noodzakelijk is

A. Rapport "Werklastmeting dienst Gebouwen / dienst Evenementen en VTI" (Mondea, oktober 2024) (BIJLAGE 01)

Dit rapport werd op 14 oktober 2024 ter kennisname voorgelegd aan het schepencollege.

Uit dit rapport blijkt dat een rechtstreeks diensthoofd voor de dienst gebouwen noodzakelijk is:

• duidelijke structuur moet opgebouwd worden in de dienst;

• visie diensthoofd / afdelingshoofd moet scherp gesteld worden;

• begeleiding en structuur nodig voor nieuwe medewerkers;

• intern werkingskader en kennisdeling nodig (mappenstructuur, project- en proceswerking, ...);

• opvolging patrimoniumplan.

B. Rechtstreekse aansturing team Gebouwen

Uit de recente interventies van de Personeelsdienst blijkt dat rechtstreekse aansturing en coaching van het team van de dienst Gebouwen noodzakelijk is.

Het diensthoofd werd aangesteld als waarnemend afdelingshoofd om de nieuwe afdeling mee uit te bouwen. Als waarnemend afdelingshoofd is zij ook betrokken bij de opmaak van het MJP en het budget. Dit zijn bij de start van de legislatuur cruciale taken die dienen opgenomen te worden. In praktijk is het niet realistisch gebleken om de functies van diensthoofd en afdelingshoofd te combineren.

3. Voorstel: functie van diensthoofd Gebouwen opnieuw activeren in de salarisschaal A4a-A4b.

Er wordt bijgevolg voorgesteld om de functie van diensthoofd Gebouwen terug in te schrijven in de personeelsformatie. Hierbij wordt voorgesteld om ook de loonschaal van deze functie te wijzigen, namelijk A4a-A4b in plaats van A1a-A3a, en dit o.v.:

• interne criteria: 

• organisatiebrede verantwoordelijkheid

• budgetverantwoordelijkheid

• externe criteria:

• knelpuntberoep en verwachtingen salarisschaal

 

De wijziging van de personeelsformatie betekent: verplaatsen van de functie van diensthoofd gebouwen van de uitdovende contractuele personeelsformatie naar de contractuele personeelsformatie, en aanpassen van de loonschaal, namelijk A4a-A4b in plaats van A1a-A3a.

Budgettaire impact van deze formatiewijziging: zie hieronder onder "bijkomende info".

 

Functies van projectleider gebouwen

Via interviews met medewerkers en via het opgemaakte patrimoniumplan werd bepaald hoeveel VTE projectleiders nodig is voor het uitvoeren van de lopende projecten. Hierbij werd tevens rekening gehouden met een inhaalbeweging die noodzakelijk is voor onderhoud van de gebouwen en renovaties.

Hieruit blijkt dat - i.f.v. het strategisch patrimoniumplan en om een inhaalbeweging te kunnen maken op vlak van bouwkundige staat en wettelijke verplichtingen - er nood is aan een extra capaciteit van 3,6 VTE projectleider.

Voorstel: 3,00 vte projectleider Gebouwen (A1a-A2a) inschrijven in de personeelsformatie

Gelet op de capaciteitsbepaling opgemaakt door Mondea wordt voorgesteld om 3 vte projectleider (A1a-A2a) in te schrijven in de personeelsformatie van de gemeente.

Deze functies zullen stapsgewijs ingevuld worden. Hierbij zal ook bekeken worden (ifv prioriteiten, projectplanning en draagkracht van de dienst) of er via een externe dienstverlener moet gewerkt worden.

Deze wijziging van de personeelsformatie betekent:

• toevoegen van 3,00 vte projectleider (A1a-A2a) aan de contractuele personeelsformatie van de gemeente.

Budgettaire impact van deze formatiewijziging: zie hieronder onder "bijkomende info".

 

Hierbij wordt eveneens voorgesteld om de huidige functies van expert gebouwen (A1a-A3a) uitdovend te plaatsen en te vervangen door functies van projectleider gebouwen (A1a-A2a).

 

Functies vakman gebouwen (technische uitvoeringsdienst)

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie effectief uit te breiden als volgt:

• toevoegen van 3,00 vte vakman (D1-D3) aan de contractuele personeelsformatie van de gemeente.

Loonschalen technische uitvoeringsdiensten

In dit kader loopt een onderzoek door de Personeelsdienst i.s.m. Probis en de diensthoofden van de technische uitvoeringsdiensten.

Het resultaat van dit onderzoek zal besproken worden i.k.v. de opmaak van het MJP.

Bijkomende info:

Financiële impact:

De financiële impact is de volgende:

Diensthoofd Gebouwen

De gemiddelde bruto jaarkost werkgever voor het voorzien van deze functie in de salarisschaal A4a-A4b bedraagt:

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A4a-A4b	€ 105.107,59

Het gemiddelde verschil tussen een functie A1a-A3a en A4a-A4b is € 11.630,92 (bruto jaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit).

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A4a-A4b	€ 105.107,59
A1a-A3a	€ 93.476,67

Het budget voor de invulling van deze functie dient voorzien te worden in de eerstvolgende meerjarenplan aanpassing.

 

Projectleiders Gebouwen

De gemiddelde bruto jaarkost werkgever voor het voorzien van 3,00 vte projectleider (A1a-A2a) bedraagt: € 271.483,17.

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A1a-A2a	€ 90.494,39

Het budget voor de invulling van deze functies dient voorzien te worden in de eerstvolgende meerjarenplan aanpassing.

Het omzetten van 2,00 vte expert Gebouwen (A1a-A3a) en 1,00 vte projectleider Gebouwen (A1a-A3a) naar 3,00 vte projectleider Gebouwen (A1a-A2a) betekent op termijn - € 2.982,28 per jaar per vte (gemiddelde bruto jaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit).

 

Vakmannen gebouwen

De gemiddelde bruto jaarkost werkgever voor het voorzien van 3,00 vte vakman (D1-D3) bedraagt: € 152.937,33.

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
D1-D3	€ 50.979,11

Het budget voor de invulling van deze functies dient voorzien te worden in de eerstvolgende meerjarenplan aanpassing.