De gemeenteraad neemt kennis van de e-mails van 31 maart 2025 en 4 april, ontvangen door het gemeentebestuur op 30 april 2025, van projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters alsook van:
het jaarverslag (activiteitenverslag) 2024 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters;
de jaarrekening 2024, proef en saldibalans 2024, verslag accountant controle rekeningen 2024 en uitgaven vs. begroting 2024 van de projectverenging Erfgoed Brabantse Kouters;
de begroting 2025 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters;
de planning 2025 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters en
verslag bestuurdersvergadering Erfgoed Brabantse Kouters van 15 maart 2025,
De gemeenteraad keurt het voorstel om kwijting te geven aan de bestuurders van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters voor de bestuursdaden gesteld in het jaar 2024, goed.
De gemeenteraad neemt tevens kennis van de nota "Erfgoed en erfgoedfactoren in het werkingsgebied van de Brabantse Kouters" en de "Eerste financiële schets van het nieuwe financieringsmodel voor de IOED dat vanaf 2027 vooropgesteld wordt".
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB):
Artikel 41, 4°:
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd:
4° het oprichten van en het toetreden tot rechtspersonen en het beslissen tot oprichting van, deelname aan of vertegenwoordiging in agentschappen, instellingen, verenigingen en ondernemingen.
Artikel 404:
§ 1. De projectvereniging beschikt uitsluitend over een raad van bestuur.
Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de raad van bestuur.
De deelnemers benoemen de leden van de raad van bestuur rechtstreeks. Elke deelnemer heeft slechts één afgevaardigde in de raad van bestuur, naast de afgevaardigde met raadgevende stem, vermeld in paragraaf 3.
Voor de gemeenten kunnen uitsluitend gemeenteraadsleden, burgemeesters of schepenen het mandaat als lid van de raad van bestuur vervullen.
Het voorzitterschap van de raad van bestuur wordt altijd toevertrouwd aan een bestuurder die een gemeente aangewezen heeft.
§ 2. De raad van bestuur, waarin alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd zijn en waarin iedere bestuurder beschikt over één stem, heeft uitsluitend de bevoegdheid om beslissingen te nemen die hem expliciet door de deelnemers zijn opgedragen. De raad van bestuur is in elk geval bevoegd voor het personeelsbeleid. De raad van bestuur kan het dagelijks personeelsbeheer, de bevoegdheid voor het aanstellen en het ontslaan van het personeel, alsook de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van het personeel toevertrouwen aan het personeelslid dat aan het hoofd staat van het personeel van de projectvereniging.
§ 3. Iedere gemeente wijst een afgevaardigde aan die deelneemt aan de vergaderingen van de raad van bestuur als lid met raadgevende stem. Die afgevaardigden zijn altijd raadsleden in de betrokken gemeenten, verkozen op een lijst waarvan geen enkele verkozene deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen.
§ 4. De werkingsmodaliteiten van de raad van bestuur worden vastgesteld in een bij de statuten gevoegd huishoudelijk reglement dat gewijzigd kan worden bij eenvoudige beslissing van de raad van bestuur. De afgevaardigden, vermeld in paragraaf 3, tellen niet mee voor de berekening van een eventueel aanwezigheidsquorum.
§ 5. De controle op de financiële toestand wordt toevertrouwd aan een accountant die benoemd is door de raad van bestuur.
De raad van bestuur stelt de jaarrekeningen vast en legt ze, samen met een activiteitenverslag en het verslag van de accountant, voor aan de deelnemers die hun goedkeuring verlenen overeenkomstig de procedure bepaald in de statuten.
§ 6. Elke projectvereniging rapporteert aan de Vlaamse Regering over haar werking. De Vlaamse Regering bepaalt de inhoud, de periodiciteit en de wijze van rapportering. De rapportering heeft niet tot gevolg dat een termijn om toezicht uit te oefenen als vermeld in hoofdstuk 4 van deze titel een aanvang neemt.
Algemeen:
Afdeling 2. Projectvereniging, Hoofdstuk 3 DLB.
Specifiek:
Statuten van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters (IOED), zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van 27 oktober 2022.
Besluit van de gemeenteraad van 23 januari 2025 inzake "Projectvereniging Erfgoed Brabants Kouters (IOED) - Aanduiding van een effectief en een plaatsvervangend stemgerechtigd lid in de raad van bestuur - Aanduiding van een effectief en een plaatsvervangend lid met raadgevende stem in de raad van bestuur":
Karlijne VAN BREE werd aangeduid als stemgerechtigd lid in de raad van bestuur;
Bart LAEREMANS werd aangeduid als plaatsvervangend stemgerechtigd lid in de raad van bestuur;
Luca MATON werd aangeduid als raadgevend lid in de raad van bestuur en
Dirk MOENS werd aangeduid als plaatsvervangend raadgevend lid in de raad van bestuur.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 28 april 2025 inzake "PV IOED Erfgoed Brabantse Kouters: activiteitenverslag, jaarrekening, planning en begroting van de projectvereniging - Kennisname".
Context:
Gezien de meerwaarde van een intergemeentelijke samenwerking rond bouwkundig erfgoed, landschappelijk erfgoed en archeologie en de complementariteit met de werking van Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) heeft RLBK in 2019 het initiatief genomen om samen met 12 gemeenten in de Brabantse Kouters de oprichting van Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddiensten voor te bereiden.
Het voorstel tot oprichten van een projectvereniging ter bevordering van de intergemeentelijke samenwerking rond onroerend erfgoed in de Brabantse Kouters en toetreden van de gemeente in de respectievelijke projectvereniging werd goedgekeurd door de gemeenteraad in de zitting van24 oktober 2019. Tijdens dezelfde zitting werd ook de opmaak van een aanvraagdossier voor erkenning als Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst (IOED) bij de Vlaamse Overheid goedgekeurd.
De beide projectverenigingen Brabantse Kouters Oost (gemeente Kraainem, Machelen, Steenokkerzeel, Wezembeek-Oppem, Zaventem en Zemst en de stad Vilvoorde) en Brabantse Kouters West (gemeenten Asse, Grimbergen, Meise, Merchtem en Wemmel) sloten een samenwerkingsovereenkomst af met Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) voor de uitvoering van de erfgoedwerking door RLBK.
Een erkenning als IOED (en bijhorende Vlaamse financiering) werd tijdens de eerste aanvraagronde in 2020 nog niet verleend door de Vlaamse Overheid, maar op de vergadering van 16 november 2020 beslisten de raden van bestuur van beide projectverenigingen om:
In 2022 werd een traject doorlopen om de projectverenging Brabantse Kouters West te ontbinden en de betrokken gemeenten (Asse, Grimbergen, Meise, Merchtem en Wemmel) te laten toetreden tot de projectvereniging Brabantse Kouters Oost en deze om te dopen tot Erfgoed Brabantse Kouters. Bovendien werd ook beslist om vanuit de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters een nieuwe erkenningsaanvraag als IOED bij de Vlaamse Overheid in te dienen.
Dit werd formeel goedgekeurd op de gemeenteraad van 27 oktober 2022.
In de loop van 2023 ontving de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters een Vlaamse erkenning als Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst (IOED), met bijhorende Vlaamse cofinanciering voor de jaren 2024, 2025 en 2026. Conform het Decreet op het Lokaal Bestuur moet de jaarrekening van de projectvereniging jaarlijks door de Raad van Bestuur besproken en voorlopig goedgekeurd worden.
Dit gebeurde op de vergadering van 18 maart 2025.
Conform ditzelfde decreet moet elke projectvereniging jaarlijks deze jaarrekening vervolgens formeel laten goedkeuren door de gemeenteraden van de aangesloten gemeenten.
De statuten van projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters bepalen daarnaast bijkomend dat de planning (zoals voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 13 november 2024) en de begroting en het jaarverslag (zoals beide voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 18 maart 2025) ook goedgekeurd dienen te worden door de gemeenteraad.
/
Per e-mail van 31 maart 2025 bezorgt projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters onderstaand bericht:
Aan de leden-gemeenten van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
Cc: effectieve stemgerechtigde afgevaardigden van de betrokken gemeenten in de projectvereniging en contactpersonen binnen de gemeenten en RLBK"Beste,
Uw gemeente is samen met 11 andere gemeenten in de Brabantse Kouters aangesloten bij de intergemeentelijke samenwerking (projectvereniging) ‘Erfgoed Brabantse Kouters’. Deze projectvereniging ontving in 2023 ook een erkenning als intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst (IOED) in van de Vlaamse Overheid.
Conform het decreet op het lokaal Bestuur wordt de jaarrekening van de projectvereniging door de Raad van Bestuur jaarlijks besproken en voorlopig goedgekeurd. Dit gebeurde op de vergadering van 18/03/2025. Het verslag van deze vergadering vindt u in bijlage. Conform ditzelfde decreet dient elke projectvereniging jaarlijks deze jaarrekening vervolgens formeel te laten goedkeuren door de gemeenteraden van de aangesloten gemeenten.
De statuten van projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters bepalen daarnaast bijkomend dat de planning en begroting (zoals beide voorgelegd en goedgekeurd op de vergaderingen van de Raad van Bestuur van 13/12/2024 en 18/03/2025) en het jaarverslag (zoals voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 18/03/2025) ook goedgekeurd dienen te worden door de gemeenteraad.
Bij deze vragen wij aan de gemeente dan ook om jaarrekening 2024, activiteitenverslag 2024, planning 2025 en begroting 2025 ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
We vragen ook om de vraag om kwijting te verlenen aan de bestuurders aan de gemeenteraad voor te leggen.
Wij hebben voor dit alles reeds een voorstel van gemeenteraadsbeslissing voorbereid (zie word.doc in bijlage) waarbij in principe slechts beperkt aanpassingen nodig zijn om dit vlot te kunnen agenderen en beslissen.
Kan u ons nadien een uittreksel van deze gemeenteraadsbeslissing bezorgen? Dit mag u via email verzenden naar mijn collega Luc Coppens (luc.coppens@brabantsekouters.be ).
Uiteraard staan wij intussen ter beschikking indien er rond deze procedure toch nog verdere vragen zouden zijn. Voor alle vragen over de inhoudelijke werking van de IOED Erfgoed Brabantse kouters kan u steeds terecht bij coördinator Sebastiaan Goovaerts (sebastiaan.goovaerts@brabantsekouters.be) en medewerker landschappelijk erfgoed Ilse Ohler (ilse.ohler@brabantsekouters.be).
Voor vragen omtrent het financiële luik kunt u terecht bij de coördinator van RLBK-vzw Patrick Endels (patrick.endels@brabantsekouters.be)
Beschikbare stukken (zie ook bijlagen bij deze email):
- Bijlage 1: Jaarverslag 2024 (activiteitenverslag) van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
- Bijlage 2a: Proef en saldibalans 2024
- Bijlage 2b: Verslag accountant controle rekeningen 2024
- Bijlage 2c: Uitgaven vs. begroting 2024
- Bijlage 3: Planning 2025 voor de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
- Bijlage 4: Begroting 2025 voor de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
- Bijlage 5: Verslag bestuursvergadering Erfgoed Brabantse Kouters 15/03/2025
Hopend op een verdere goede samenwerking in 2025!
Met vriendelijke groeten,(...)"
Onderstaande stukken werden als bijlagen bij dit besluit toegevoegd:
Verslag controle rekeningen 2024
Proef en saldibalans
Begroting 2025 voor de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
Planning 2025 voor de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
Verslag raad van bestuur van Erfgoed Brabantse Kouters van 15 maart 2025
Uitgaven vs. begroting 2024 van Erfgoed Brabantse Kouters
Aanzet GR-beslissing
Per e-mail van 4 april 2025, ontvangen door het gemeentebestuur op 30 april 2025, bezorgde projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters, als aanvulling op de e-mail van 31 maart 2025, onderstaand bericht:
"Beste bestuurslid,
Beste gemeentelijke contactpersoon,
Zoals afgesproken op de raad van bestuur van 18 maart 2025 bezorgen wij jullie de beloofde documenten na. Gezien op dit moment in alle gemeenten het traject loopt van de meerjarenplanning en -begroting, wordt vanuit het bestuur ook uw aandacht gevraagd om de wijzigingen die in dit verband voor IOED’s voor de deur staan. Dit wordt hieronder toegelicht bij bijlage 4.
Bijlage 1 - Het verslag van de bestuursvergadering van de projectvereniging IOED Erfgoed Brabantse Kouters van 18 maart 2025.
Dit moet tezamen met de jaarrekening 2024, planning 2025 en begroting 2025 ter goedkeuring voorgelegd worden op de gemeenteraad.
Dit verslag werd begin deze week ook tezamen met deze documenten doorgestuurd naar jullie en het gemeentelijk secretariaat.
Bijlage 2 - De presentatie van de bestuursvergadering van de projectvereniging IOED Erfgoed Brabantse Kouters van 18 maart 2025.
Bijlage 3 - De nota “Erfgoed en erfgoedactoren in het werkingsgebied van de Brabantse Kouters”.
Bijlage 4 - Een eerste financiële schets van het nieuwe financieringsmodel voor de IOED dat vanaf 2027 vooropgesteld wordt.
Deze nota geeft een beknopte weergave van de verschillende vormen van erfgoed en de verschillende actoren die hierrond in de regio mee aan de slag zijn.
We hopen u met deze nota wegwijs te maken in het soms complexe erfgoedveld. Aarzel ook niet om ze te verspreiden onder andere personen in het college / de gemeenteraad of de gemeentelijke diensten die rond dit thema actief zijn (cultuur, ruimtelijke ordening, omgeving,…)
Vanaf 2027 zal er een aanpassing van het erfgoeddecreet in voege treden dat tevens aangepaste financiering vanuit Vlaanderen betekent. Hierbij zal de jaarlijkse subsidie vanuit Vlaanderen verhoogd worden naar €120.000. Dit zal echter verplicht gepaard moeten gaan met eenzelfde bedrag van de gezamenlijke gemeentelijke bijdrage.
Dit is een verplichting voor alle IOED’s en vraagt inderdaad om een bijkomende inspanning vanuit de betrokken gemeenten. Het was voor alle duidelijkheid niet op onze vraag dat dit nu zo vooropgesteld wordt. We hopen echter dat met een totaal van 12 aangesloten gemeenten en een bestaande bijdrage die in 2025 al ong. 2/3 van deze benodigde 120.000 euro afdekt de financiële inspanning die bijkomend gevraagd wordt toch relatief beperkt kan gehouden worden
De werking die bijkomend zal ontplooid worden op erfgoedvlak dient door het bestuur van de IOED nog besproken en goedgekeurd te worden, maar zal integraal ten goede komen aan de inzet van meer expertise in de regio Brabantse Kouters.
De berekening voor de verhoging van de gemeentelijke bijdragen die nu voorligt, gaat uit van het behoud van de huidige proportionele verdeling tussen gemeenten (zie bijlage). Ze gaat voor alle duidelijkheid pas op 01/01/2027 in
Voor uw gemeente betekent dit concreet voor de volgende jaren
2026
€ 8.810,71
2027
€ 13.259,09
2028
€ 13.656,86
2029
€ 14.066,57
2030
€ 14.488,56
2031
€ 14.923,22
2032
€ 15.370,92We bezorgen u dit voorstel op dit moment dus met de vraag om deze verhoging alvast op te nemen in de meerjarenbegroting.
Het finale voorstel zal voorgelegd worden op de bestuursvergadering van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters in mei. Het is immers de Raad van Bestuur in eerste instantie die dit moet goedkeuren en vervolgens ook ter goedkeuring aan alle gemeenteraden van de aangesloten gemeenten moet voorleggen.
Indien u vragen hebt hieromtrent kunt u altijd contact opnemen met patrick.endels@brabantsekouters.be
(...)"
Onderstaande stukken werden als bijlagen bij dit besluit toegevoegd:
Het verslag van de bestuursvergadering van de projectvereniging IOED Erfgoed Brabantse Kouters van 18 maart 2025
De presentatie van de bestuursvergadering van de projectvereniging IOED Erfgoed Brabantse Kouters van 18 maart 2025
De nota “Erfgoed en erfgoedactoren in het werkingsgebied van de Brabantse Kouters”
Een eerste financiële schets van het nieuwe financieringsmodel voor de IOED dat vanaf 2027 vooropgesteld wordt
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
kennis te nemen van de e-mails van 31 maart 2025 en 4 april 2025, ontvangen door het gemeentebestuur op 30 april 2025, van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters;
het jaarverslag (activiteitenverslag) 2024 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters goed te keuren;
de jaarrekening 2024 van de projectverenging Brabantse Kouters goed te keuren;
de begroting 2025 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters goed te keuren;
de planning 2025 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters goed te keuren;
kwijting te geven aan de bestuurders van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters voor de bestuursdaden gesteld in het jaar 2024 en
kennis te nemen van de nota "Erfgoed en erfgoedfactoren in het werkingsgebied van de Brabantse Kouters" en de "Eerste financiële schets van het nieuwe financieringsmodel voor de IOED dat vanaf 2027 vooropgesteld wordt".
Dit besluit houdt geen bijkomend financieel engagement in van de gemeente.
De meerjarige financiële verbintenis vanuit de gemeente zoals beschreven in artikel 20 van de statuten werd reeds goedgekeurd op de vergadering van de gemeenteraad van 24 oktober 2019.
De gemeentebesturen co-financieren de projectvereniging via een jaarlijkse subsidie die bestaat uit een vast basisbedrag van 2.500 euro en een variabele bijdrage op basis van het aantal inwoners.
Elk gemeentebestuur betaalt voor de variabele bijdrage 0.11 euro per inwoner. Het bevolkingscijfer wordt vastgesteld aan de hand van de jongste gepubliceerde officiële statistieken van de overheid.
Het volledige subsidiebedrag wordt jaarlijks aangepast volgens de gezondheidsindex met als referentie de index op het moment van oprichting van de projectvereniging.
De bijdragen worden jaarlijks aangepast op basis van de bevolkingscijfers volgens Statbel en geïndexeerd volgens de gezondheidsindex.
De referentie voor indexering is de oprichtingsdatum van de IOED (gepland op 18 december 2019).
Artikel 1.
Kennis te nemen van de e-mails van 31 maart en 4 april, ontvangen door het gemeentebestuur op 30 april 2025 van projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters, zoals uiteengezet in het besluit.
Art. 2.
Kennis te nemen van het activiteitenverslag 2024 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 3.
Kennis te nemen van de jaarrekening 2024 van de projectverenging Erfgoed Brabantse Kouters, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 4.
Kennis te nemen van de begroting 2025 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 5.
Kennis te nemen van de planning 2025 van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 6.
Kennis te nemen van het voorstel om kwijting te geven aan de bestuurders van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters voor de bestuursdaden gesteld in het jaar 2024 en dit goed te keuren.
Art. 7.
Kennis te nemen van de nota "Erfgoed en erfgoedfactoren in het werkingsgebied van de Brabantse Kouters", toegevoegd als bijlage bij dit besluit.
Art. 8.
Kennis te nemen van de nota "Eerste financiële schets van het nieuwe financieringsmodel voor de IOED dat vanaf 2027 vooropgesteld wordt", toegevoegd als bijlage bij dit besluit.