De gemeenteraad neemt kennis van de adviezen van de jeugd-, cultuur-, sport- en seniorenraad en keurt het retributiereglement op de verhuur van polyvalente- en feestzalen voor de periode 1 september 2022 t.e.m. 31 december 2025 goed.
Artikels 40, §3 en 41, 14° Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Advies jeugdraad:
Grimbergen, 17 mei 2022
Aan het college van Burgemeester en Schepenen van en te Grimbergen
Betreft: retributiereglement op de verhuur van polyvalente zalen- en feestzalen voor de periode 1 september 2022 t.e.m. 31 december 2025
Geachte burgemeester en schepenen,
Wij ontvingen onlangs het nieuwe retributiereglement op de verhuur van polyvalente zalen- en feestzalen. Wij hebben dit als jeugdraad grondig doorgenomen en besproken op de AV. Daaruit zijn twee opmerkingen gekomen. 1) Gemeentelijke adviesraden staan bij categorie 1, terwijl wij de adviesraden bij categorie 5 hadden verwacht. 2) Het ontbreken van de mogelijkheid voor door Grimbergen erkende jeugdverenigingen om éénmalig (per jaar) gebruik te maken van één van de polyvalente- of feestzalen aan voordeliger tarief (gratis of aan 50%).
Als eerste de categorisering van de jeugdraad bij categorie 1 in plaats van categorie 5. Het is een kafkaiaans gegeven dat een officieel adviesorgaan van de gemeente moet betalen om een verplichte AV te geven. De jeugdraad is voor ons niet los te koppelen van de gemeente en is eveneens niet uit op winst maken. De momenten dat de jeugdraad gebruik maakt van polyvalente- en feestzalen, is dat om iets voor de jeugd te brengen, zoals een AV, een vergadering over het Jeugdbeleidsplan, een quiz, de First Douwe Party (de belangrijkste reden dat de jeugd deze zaal kent!), … Dat zijn momenten dat de jeugdraad eigenlijk dienst doet voor de gemeente.
Als tweede hebben de mogelijkheid voor jeugdverenigingen om éénmalig (per jaar) gebruik te maken van één van de polyvalente- of feestzalen aan voordeliger tarief (gratis of aan 50%). Dit werd door verschillende verenigingen geopperd en de redenering was vrij logisch. Het bestuur van jeugdverenigingen verandert constant en zo treedt er om de zoveel jaren een verlies van informatie op. Zo raakt de informatie of een zaal wel volledig voldoet aan de noden soms kwijt. Daarom zou het handig zijn dat een zaal de eerste keer voordeliger te verkrijgen is voor erkende Grimbergse jeugdverenigingen. Zo kan er bekeken worden of de zaal voldoet aan de noden, alvorens het complete bedrag op te hoesten. Bij opzoekwerk bleek dat tal van gemeenten in de buurt dergelijke modellen hanteert.
Tenslotte geven wij dus een positief advies over het retributiereglement op de verhuur van polyvalente zalen- en feestzalen, onder voorbehoud van onze zorgen die eerder vermeld werden in dit advies.
Met vriendelijke groeten,
Charlotte Schürmann Lorens Huijsegoms
Voorzitster Jeugdraad Grimbergen Secretaris Jeugdraad Grimbergen
Advies sportraad:
De Sportraad is het inhoudelijk eens met de vereenvoudiging en noteert dat voor de sportclubs geen verhogingen van de bestaande tarieven wordt doorgevoerd .
Er worden wel enkele opmerkingen gemaakt :
Verzekering; het gebouw/de zaal is verzekerd via de gemeente, maar toch dient elke sportclub dikwijls nog een bijkomende verzekering te nemen . Hier is wellicht nog een vereenvoudiging mogelijk.
Reservatie en voorrangsregels; deze staan los van het retributiereglement , maar een verwijzing naar deze regels zou wel nuttig zijn , bijvoorbeeld over hoe lang op voorhand men kan boeken, wie voorrang krijgt en of men al dan niet mag onderverhuren.
De sportraad meent bovendien dat het zich opdringt dat de reservaties kunnen geraadpleegd worden zodat de zalen optimaal kunnen benut worden
De ondervoorzitters
Eric Van Lint Patrick Thielemans
Advies cultuurraad:
Op 9 mei werd het voorstel toegelicht op de cultuurraad, na een herinnering door de gemeente werd dit advies ontvangen op 23 juni 2022 en op deze datum als bijlage toegevoegd.
Advies Seniorenraad:
Zie bijlage (kwam per post binnen)
In de huidige retributiereglementen op verhuur van de gemeentelijke lokalen is er een gebrek aan eenheid. De tarieven, waarborgen en tijdsblokken zijn niet op elkaar afgestemd. Met dit reglement streeft men naar eenmaking en een optimaler en efficiënter gebruik van gemeentelijke zalen.
Dit reglement zal de bestaande retributiereglementen voor Den Douwe, het JOC en de Charleroyhoeve vervangen.
Dit reglement schept ook een kader voor toekomstige zalen waardoor we niet voor elke nieuwe zaal een nieuw retributiereglement moeten uitwerken.
Het eengemaakte reglement is opgebouwd rond verschillende types zalen met elk hun tarieven en gebruiksvoorwaarden:
polyvalente zalen;
kleine feestzalen;
grote feestzalen;
repetitieruimtes.
Het nieuwe reglement zal van toepassing zijn op volgende locaties:
Polyvalente zalen (PVZ)
PVZ Charleroyhoeve
PVZ JOC
PVZ Soens *
PVZ Borcht*
PVZ Verbrande Brug*
*tijdens weekdagen
Kleine feestzalen (FZ)
FZ Soens **
FZ Borcht **
FZ Verbrande Brug **
** tijdens het weekend
Grote feestzaal (FZ)
FZ Den Douwe
Repetitielokalen
Repetitielokalen JOC
We kiezen er voor om polyvalente zalen en repetitielokalen per uur te verhuren. Op deze manier gebeurt de bezetting van de zalen optimaal. Feestzalen verhuren we per dag, aangezien het hier in tegenstelling tot de polyvalente zalen minder evident is om verschillende gebruikers op één dag gebruik te laten maken van de zaal.
Enkele zalen worden in de week beschouwd als polyvalente zalen en in het weekend als feestzalen (betreft volgende zalen: Soens, Borcht en Verbrande Brug). Dit komt doordat deze zalen in de week gebruikt worden om te sporten (dans, tafeltennis, judo,...). Moesten we deze zalen steeds als feestzaal verhuren zou een sportclub die hier enkele uren gebruik van wenst te maken de zaal een hele dag moeten huren. Dit zou hen meer kosten en zou de zaal ook langer dan nodig blokkeren.
Doordat dit reglement van toepassing zal zijn op polyvalente/feest -zalen Borcht en Verbrande Brug zal ook het retributiereglement op sportinfrastructuur licht gewijzigd dienen te worden. In het retributiereglement sportinfrastructuur staan deze zalen echter opgenomen als 'bijlokalen van de sportzalen'.
Dit nieuw reglement vervangt dan ook artikel 2, §7 van het huidig retributiereglement sportinfrastructuur.
Vandaag wordt het JOC weinig verhuurd, daarom streven we naar een optimaler en efficiënter gebruik. Dit doen we door het JOC in de toekomst te verhuren onder de voorwaarde van een polyvalente zaal.
De tarieven worden jaarlijks aangepast per 1 september volgens de stijging van het consumentenindexcijfer.
De adviesraden bespraken dit voorstel op volgende momenten:
Cultuurraad: 9 mei
Sportraad: 17 mei
Jeugdraad: 23 mei
Seniorenraad: 10 mei
Raadslid Eddie BOELENS krijgt het woord.
Raadslid Eddie BOELENS vraagt waarom de tarieven per uur worden gerekend en niet meer per dagdeel, zoals gebruikelijk was. Vaak zal het erop neerkomen dat verenigingen meer moeten gaan betalen. Verder vraagt hij of de polyvalente zaal in Humbeek een ander tarief kent, omdat deze zaal verbonden is aan een school.
Gesteld wordt dat men optimaler gebruik van het JOC wil stimuleren. Het JOC ligt echter in een ‘gevoelig gebied’, waar in het verleden diverse malen problemen zijn geweest met buurtbewoners. De fractie Groen verwacht opnieuw een escalatie als de gemeente besluit om meer activiteiten in het JOC te organiseren. Een wijziging van tarieven vindt Groen bovendien niet de juiste manier om het gebruik te intensiveren.
Schepen Jelle DE WILDE antwoordt dat het retributiereglement bedoeld is om de tarieven voor de polyvalente zalen en feestzalen te harmoniseren. Ook is het de bedoeling dat de zalen optimaler benut worden door de eenduidige tariefstelling. Nu worden zalen vaak een halve of hele dag gehuurd en slechts een korte tijd gebruikt. Met een uurtarief hoopt de gemeente meer mensen toegang te kunnen geven tot de zalen. Hij verwacht dat het nieuwe tarief niet leidt tot hogere kosten voor de verenigingen.
De polyvalente zaal in Humbeek valt onder het retributiereglement en is los van de school te huren.
De ligging van het JOC is wat lastig, maar de gemeente heeft diverse locaties die men kan huren en zal zelf moeten kijken welke activiteiten in de verschillende zalen passen, zonder de omwonenden te storen.
Raadslid Eddie BOELENS stelt dat het uurtarief wel degelijk hoger is dan eerdere dagdeeltarieven. Groen twijfelt eraan of de gemeente met deze wijziging veel meer capaciteit gaat creëren, want vaak zal het niet mogelijk zijn om meerdere verenigingen op één dag te plannen. Voor het JOC geldt dat zowel de aard als het aantal van de activiteiten problematisch zijn. Zodra er iets georganiseerd wordt, ontstaan er parkeerproblemen in de omgeving. Vanwege de tariefverhoging zal de fractie Groen tegen het voorstel stemmen.
Raadslid Gerlant VAN BERLAER merkt op dat veel verenigingen waaraan advies is gevraagd, spreken over onduidelijkheden en verwarring. De adviesraden maken zich zorgen over de nieuwe tarieven en hebben nog veel vragen. Hij stelt voor om het retributiereglement eerst te verduidelijken, alvorens erover te besluiten. Een aantal tarieven zijn verdubbeld; daarover adviseert hij het college om er nog eens over na te denken. Hij stelt voor om het agendapunt te verdagen.
Schepen Jelle DE WILDE antwoordt dat het college de adviezen van de diverse raden heeft bekeken en teruggekoppeld. Het is niet de bedoeling dat bepaalde (groepen van) verenigingen worden gestraft met hogere tarieven. De diensten hebben een analyse gemaakt, waaruit blijkt dat de meeste verenigingen niet meer gaan betalen. Het college zou graag vandaag over het voorstel beslissen, zodat het reglement toegepast kan worden vanaf het begin van het nieuwe werkjaar voor de verenigingen.
Raadslid Gerlant VAN BERLAER is niet helemaal gerustgesteld. Voor het gros van de verenigingen verandert er niet veel volgens de schepen, maar dat houdt in dat sommige verenigingen wel in de problemen zullen komen. Om die reden zal de fractie Vooruit het voorstel niet steunen. Zijn verzoek om verdaging wenst hij te handhaven.
Schepen Jelle DE WILDE weet dat er één verandering is ten opzichte van het vorige reglement. Daarin was namelijk een uitzondering gemaakt voor de muziekverenigingen. Zij hebben jarenlang kosteloos gebruik kunnen maken van repetitieruimten. Het college heeft besloten om hen ook om een retributie te vragen, omdat het logisch is om hen gelijk aan andere verenigingen te behandelen.
Gaat over tot de stemming betreffende het verdagen van dit agendapunt.
Met 5 stemmen voor (Eddie BOELENS, Linda DE PREE, Katrien LE ROY, Karima MOKHTAR, Gerlant VAN BERLAER),
24 stemmen tegen (Bart LAEREMANS, Jelle DE WILDE, Kirsten HOEFS, Chantal LAUWERS, Trui OLBRECHTS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Jean-Paul WINDELEN, Manon BAS, William DE BOECK, Tom GAUDAEN, Gilbert GOOSSENS, Brigitte JANSSENS, Katleen ORINX, Peter PLESSERS, Luk RAEKELBOOM, Patricia SEGERS, Chris SELLESLAGH, Rudi VAN HOVE, Bart VAN HUMBEECK, Yves VERBERCK, Karin VERTONGEN, Patrick VERTONGEN, Elke WOUTERS)
Stelt vast dat de verdaging van dit agendapunt werd verworpen.
/
Artikel. 1
Kennis te nemen van de adviezen van de jeugd-, cultuur-, sport- en seniorenraad.
Art 2.
Onderstaande reglement goed te keuren:
Retributiereglement op de verhuur van polyvalente- en feestzalen voor de periode 1 september 2022 t.e.m. 31 december 2025
Artikel 1. - Belastbare grondslag
Met ingang van 1 september 2022 voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een retributie gevestigd op het verhuur van de gemeentelijke polyvalente- en feestzalen. De voorwaarden voor gebruik van de zaal worden bepaald door het gebruiksreglement.
De voorwaarde in dit reglement zijn van toepassing op volgende zalen:
*tijdens weekdagen
** tijdens het weekend
Art. 2. - Tarieven, berekening
De retributie wordt als volgt vastgesteld:
§ 1 . Gebruik gemeentelijke polyvalente zalen
Er zijn vijf categorieën gebruikers:
We maken een onderscheid tussen twee tarieven:
Tarief I: Jaarwerking door erkende vereniging
Voor verenigingen die erkend zijn door een adviesraad en die voor een volledig werkjaar huren worden 40 weken aangerekend volgens tarief I. Van september tot juni wordt maandelijks 1/10 van het totaal verschuldigde bedrag aangerekend.
Tarief II: Bij occasioneel gebruik
Bij occasioneel gebruik gelden tarieven per uur en per zaal/ terrein en worden ze na elk gebruik gefactureerd.
|
|
Tarief I |
Tarief II |
| Categorie 1 |
5.40 euro |
10.90 euro |
| Categorie 2 |
10.90 euro |
21.90 euro |
| Categorie 3 |
n.v.t. |
32.90 euro |
| Categorie 4 |
n.v.t. |
48.90 euro |
| Categorie 5 |
0.00 euro |
0,00 euro |
Tarieven per uur
Uitzondering:
- Maandelijkse bestuursvergaderingen van erkende Grimbergse verenigingen, gemeentelijke adviesraden en gemeentelijke EVA’s kunnen kosteloos doorgaan in de Charleroyhoeve.
- Algemene vergaderingen van gemeentelijke adviesraden en gemeentelijke EVA’s kunnen één keer per jaar kosteloos doorgaan in een polyvalente zaal naar keuze.
§ 2. Gebruik gemeentelijke feestzalen
We maken een onderscheid tussen kleine en grote feestzalen.
Tarieven kleine feestzalen:
We maken een onderscheid tussen twee categorieën gebruikers:
|
|
Feestzaal |
Keuken |
Waarborg |
Afval |
| Categorie I |
98.60 euro |
98.60 euro |
250.00 euro |
33.00 euro |
| Categorie II |
197.10 euro |
197.10 euro |
250.00 euro |
33.00 euro |
Tarieven per dag
Uitzondering: Grimbergse scholen die binnen hun eigen vestiging geen eigen mogelijkheden hebben, kunnen 1 keer per jaar gratis gebruik maken van een kleine feestzaal.
Tarieven grote feestzalen:
We maken een onderscheid tussen twee categorieën gebruikers:
| Feestzaal | Keuken | Tentoonstelling | Opbouw | Waarborg | |
| Categorie I | 400.00 euro | 200.00 euro | 200.00 euro | 100.00 euro | 500.00 euro |
| Categorie II | 1940.00 euro | 960.00 euro | n.v.t. | 100.00 euro | 500.00 euro |
Tarieven per dag
§ 3. Gebruik repetitielokalen
| Per uur: 5.40 euro |
| 10 uren kaart: 30.00 euro |
| Stockageruimte (per maand): 10.90 euro |
Art. 3. - Waarborg
Naast de retributie moeten gebruikers een waarborg betalen. Deze waarborg wordt na het gebruik integraal terugbetaald als het gebruik van de zaal geen kosten veroorzaakt voor het bestuur (bv. inzet van extra uren personeel, herstelling van materiële schade, vervanging van materiaal dat verdwenen is of beschadigd raakte,…).
Als het gebruik van de zaal wel kosten veroorzaakt voor het bestuur, zal de waarborg aangesproken worden om deze kosten op te vangen. Het bedrag dat na aanrekening van de kosten overblijft, wordt in dit geval teruggestort. Indien de waarborg niet volstaat om de door het bestuur opgelopen kosten op te vangen, zullen deze kosten bijkomend gefactureerd worden aan de gebruiker.
De waarborg wordt als volgt vastgelegd:
| Polyvalente zalen: geen waarborg |
| Kleine feestzalen: 250.00 euro |
| Grote feestzalen: 500.00 euro |
| Repetitielokalen: 25.00 euro |
| Stockageruimte: 25.00 euro |
Art. 4. - Wijze van invordering
De retributie wordt ingevorderd door middel van een factuur. Bij occasioneel gebruik moet het verschuldigde bedrag op de rekening van het gemeentebestuur staan uiterlijk op de vervaldag van de factuur. Zo niet, behoudt het gemeentebestuur zich het recht voor de aanvrager de toegang tot de zaal te ontzeggen.
Vaste gebruikers krijgen maandelijks een factuur. De huurder kan er voor kiezen, in plaats van een maandelijkse factuur, drie facturen per jaar te ontvangen.
Bij gebrek aan betaling in der minne zal de retributie ingevorderd worden overeenkomstig de bepalingen van artikel 177, 2° DLB.
Art. 5. - Annulaties en wijzigingen
Het gemeentebestuur moet minstens 30 dagen voor de gereserveerde datum van een feestzaal in kennis worden gesteld van een annulatie of wijziging van de aanvraag en 15 dagen bij een annulatie of wijziging van een polyvalente zaal. Annulaties en wijzigingen gebeuren door te mailen naar verhuur@grimbergen.be.
Indien de voorgeschreven procedure en/of termijn niet gerespecteerd wordt, zal de voorziene huurprijs integraal verschuldigd blijven.
Art. 6. - Indexaanpassing
De tarieven worden jaarlijks aangepast per 1 september volgens de stijging van het consumentenindexcijfer. Dit door middel van de coëfficiënt die wordt bekomen door het indexcijfer van de maand april voorafgaand aan het aanslagjaar te delen door het indexcijfer van de maand augustus 2013.
Afrondingen gebeuren als volgt (cfr. financiële instellingen):
Art. 7. - Extra bepalingen
Verdere bepalingen betreffende de toegelaten activiteiten, de aanvragen, het gebruik van de ruimten, sleutels en bezetting van de lokalen, de verantwoordelijkheden van de huurder, schade en verzekeringen en veiligheid staan beschreven in het gebruikersreglement.