Besluit  GEMEENTERAAD

• Rechtspositieregeling lokaal bestuur Grimbergen, vastgesteld bij besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 april 2024 en later gewijzigd.

Meerjarenplan 2020-2025

• Beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.

• ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften

Besluiten i.v.m. organogram en personeelsformatie lokaal bestuur Grimbergen

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2019 - project GoGo! (geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen) - Vaststelling overzichtsstructuur geïntegreerd organogram - Vaststelling structuur afdeling Ruimte (diensten "Wegen en water", "Gebouwen" en "Groen") - Aanduiding van de functies waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden (DOSSIERSTUK 01).

• Besluit gemeenteraad van 24 januari 2019 - Aanpassing personeelsformatie i.f.v. de implementatie van de hoofdstructuur van het geïntegreerd organogram en de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen") (DOSSIERSTUK 02).
  

• Besluit gemeenteraad van 25 april 2019 - Aanpassing personeelsformatie ter ondersteuning van de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen") (DOSSIERSTUK 03).
  

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Vaststelling geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen (DOSSIERSTUK 04).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 05)

• Besluit gemeenteraad van 24 oktober 2019 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek (DOSSIERSTUK 06).
  

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 23 januari 2020 - Aanpassing personeelsformatie - Versterking en integratie van de personeelsdiensten van gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 07)
  

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen (DOSSIERSTUK 08).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen - Rechtzetting van de beslissingen van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijke welzijn van 24 oktober 2019 en 23 januari 2020 (DOSSIERSTUK 09).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen (DOSSIERSTUK 10).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie administratieve functies - bodefuncties (DOSSIERSTUK 11).

• Besluit gemeenteraad van 27 augustus 2020 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 24 oktober 2019 (DOSSIERSTUK 12).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 13).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 april 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Interne Organisatie - Aanpassing (DOSSIERSTUK 14).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie Sociaal Huis - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 28 mei 2020 (DOSSIERSTUK 15).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie LDC en GAW Ter Borre - Aanpassing (DOSSIERSTUK 16).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2021 - Personeelsformatie: afdeling Financiën - afdeling Interne organisatie - Afdeling Mens - afdeling Ruimte - Aanpassing (DOSSIERSTUK 17).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 november 2021 - Personeelsformatie: afdelingen Ruimte en Mens - stafdienst algemeen directeur - Aanpassing (DOSSIERSTUK 18).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2021 - Organogram en personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Aanpassing (DOSSIERSTUK 19).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 februari 2022 - Personeelsformatie - Afdeling Mens - Afdeling Interne Organisatie - Aanpassing (DOSSIERSTUK 20).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2022 - Personeelsformatie - dienst Wegen en Water - dienst Gebouwen - dienst Welzijn en Preventie - afdeling Mens / Welzijn - WZC Ter Biest - dienst Burgerzaken - Aanpassing (DOSSIERSTUK 21).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 2 juni 2022 - Personeelsformatie - dienst Gebouwen - dienst Handhaving - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 22).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 29 september 2022 - Personeelsformatie - Aanpassing formatie i.f.v. bijkomende personeelsbehoeften - Aanpassing formatie WZC Ter Biest - Invoeren van statutaire betrekkingen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 23).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 15 december 2022 - Personeelsformatie - stafdienst Technische diensten - dienst Gebouwen - Technische uitvoeringsdiensten - dienst Evenementen en Vrijetijdsinfrastructuur - Aanpassing (DOSSIERSTUK 24).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 2 maart 2023 - Personeelsformatie - Formatie dienst ICT ingevolge afbouw uitbesteding aan Autonoom Provinciebedrijf VERA - Formatie schoonmaak ingevolge calculatiestudies - Aanpassing (DOSSIERSTUK 25).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 30 maart 2023 - Organogram en personeelsformatie - Aanpassing (DOSSIERSTUK 26).
  

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 juni 2023 - Personeelsformatie - LDC en GAW Ter Borre (DOSSIERSTUK 27).
  

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 31 augustus 2023 - Organogram en personeelsformatie - Dienst Huishoudelijke Hulp - Aanpassing (DOSSIERSTUK 28).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 14 december 2023 - Personeelsformatie - Diverse diensten - Aanpassing (DOSSIERSTUK 29).
  

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 februari 2024 - Personeelsformatie - dienst Burgerzaken, dienst Groen en Openbare Reinheid en dienst Gebouwen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 30).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 maart 2024 - Personeelsformatie - Sociaal Huis - Aanpassing (DOSSIERSTUK 31). 

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 april 2024 - Personeelsformatie - WZC Ter Biest, loonschaal directeur - dienst Aankoop en Facility - aanpassing (DOSSIERSTUK 32). 

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 29 augustus 2024 - Aanpassing personeelsformatie - WZC Ter Biest - Goedkeuring (DOSSIERSTUK 33).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 29 augustus 2024 - Wijziging organogram en personeelsformatie - Technische diensten - Andere wijzigingen - Goedkeuring (DOSSIERSTUK 34).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 november 2024 - Wijziging personeelsformatie dienst Gebouwen - Goedkeuring (DOSSIERSTUK 35). 

In verband met de syndicale overlegcomités

Het syndicaal statuut:

• Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

• Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol voor akkoord.

• ACV Openbare Diensten: Protocol voor akkoord.

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: /

Werktijd voor baliewerking

Percentage balie en back up (excl. zaterdagroulement) per medewerker:

• Fulltime: 40% van zijn tijd balie of back up

• 4/5e: 50% van zijn tijd balie of back up

• Halftijds: 40% van zijn tijd balie of back up

Voor de zaterdagen is er een roulement van 9 weken. Elke medewerker werkt 11,5 zaterdagen per jaar.

Werktijd voor andere taken (recurrente taken, projecten)

Na omrekening van bruto naar netto beschikbaarheid van medewerkers en na de aftrek van de balie-uren per maand werd de werktijd berekend die overblijft voor andere taken (per maand):

• Fulltime: 62,31 uren per maand

• 4/5e: 48,50 uren per maand

• Halftijds: 14,79 uren per maand

Met elke medewerker werd vervolgens een taakinventaris opgemaakt die werd verwerkt door Probis om na te gaan wat de huidige taaklast is en welke noden er zijn i.v.m. bestaande en gewenste projecten. Doel is om cijfers te bekomen die toekomstige beslissingen kunnen onderbouwen (beslissingen i.v.m. openingsuren, personeelsbestand, functieverdeling, ...)

Hierbij werd ook de link gemaakt met de nieuwbouw voor de bibliotheek die gepland wordt.

Benchmark

De bezetting van de bibliotheek van Grimbergen werd vergeleken met:

• de bezetting van 6 andere bibliotheken uit gemeenten met grootte 35.000 - 45.000 inwoners

• de gemiddelde bezetting van bibliotheken uit gemeenten met gelijkaardig inwoneraantal (30.000 - 45.000 inwoners)

• gemiddelde Vlaams Gewest

Zie slides 18 en 19 in het rapport (BIJLAGE 01).

Uit de vergelijking met de 6 andere bibliotheken gelijkaardige gemeentegrootte blijkt dat de bezetting van de bibliotheken zeer wisselend is.

Hieruit blijkt dat het personeelsbestand van Grimbergen iets lager is dan het gemiddelde bibliotheken gelijkaardige gemeentegrootte.

Uit slides 20 en 21 blijkt dat dit verschil zich vooral situeert in het aantal deskundigen (gemiddeld 3 in gemeenten gelijkaardig inwonersaantal). Qua aantal bibliotheekassistenten en diensthoofd situeert Grimbergen op het gemiddelde van de gemeenten gelijkaardig inwonersaantal.

Uit slide 22 blijkt dat Grimbergen in de ratio bibliotheekassistenten tov openingsuren gemiddeld scoort (de gemeenten met zeer ruime openingsuren zijn gemeenten met meerdere filialen).

Werklastmeting

Aanwezigheidscoëfficiënt

De bruto aanwezigheid van een medewerker = de beschikbaarheid voorzien in de arbeidsovereenkomst.

De netto aanwezigheid van een medewerker = de bruto beschikbaarheid met aftrek van de uren jaarlijkse vakantie, opleiding, andere afwezigheden (ziekte, thematische verloven, ...)

De aanwezigheidscoëfficiënt (netto beschikbaarheid excl. vergaderingen) =

• deskundige: 0,7817 (78%)

• bibliotheekassistent: 0,7306 (73%)

Werkvolumemeting

Assistenten

Globaal genomen is het totale werkvolume van de assistenten in evenwicht met de beschikbare tijd. Op basis van de taakinventarissen lijkt het werk eerder ongelijkmatig verdeeld over de assistenten.

Gemiddeld gaat 48% van de totale werktijd van de assistenten naar baliewerking. Dit komt overeen met 2,47 VTE (netto) balietijd of 3,39 VTE bruto.

In het rapport werd ook berekend wat de impact is van het laten dalen van servicetijden (balie-uren).

Indien de servicetijden dalen met 10 uren is er volgens het huidige systeem 0,72 VTE (bruto) minder bezetting nodig. Deze tijd komt dan vrij om te besteden aan projecten en wederkerende taken.

Deskundigen

Tot heden draaiden de deskundigen structureel mee in de baliewerking. Vanaf het nieuwe systeem is dat niet meer de bedoeling. Hierdoor komen er 1.265 uren op jaarbasis vrij bij de deskundigen of 0,64 VTE netto beschikbaarheid (0,82 VTE bruto deskundigen).

Indien de deskundigen in de zomerregeling nog worden opgenomen in de baliewerking dan neemt dat 13% van hun werktijd in (421,70 uren op jaarbasis of 0,21 VTE netto beschikbaarheid of 0,27 VTE bruto beschikbaarheid).

Deze tijd kan gaan naar het opnemen van taken (projecten) waarvoor er heden geen ruimte wordt ervaren, namelijk (zie slides 39 en 40):

• Coördinatie clusters

• Communicatie:

• Communicatieplan

• Coördinatie van de communicatie

• Collectiebeleidsplan opstellen en up-to-date houden

• Coördinatie scholenwerking en aanwezigheid koepeloverleg

• Coördinatie werking anderstaligen

• Ondersteuning leesbeleid scholen

De tijdsinschatting van deze bijkomende taken bedraagt 477 uren op jaarbasis (+ nog een aantal taken waarvan de uren niet konden ingeschat worden).

Bijgevolg kunnen deze taken binnen de huidige bezetting deskundigen uitgevoerd worden indien de deskundigen enkel tijdens de zomermaanden meedraaien in de baliewerking.

Globale conclusie van Probis