Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

•  Artikel 221 van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):

Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn

De beslissing wordt genomen op grond van:

ALGEMEEN:

• Artikel 221 DLB.

 

• Artikel 7 van het oprichtingsbesluit van Audit Vlaanderen:

Er wordt een auditcharter opgesteld dat ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de auditcomités. Het auditcharter verduidelijkt de aspecten in verband met de doelstellingen, de taken, de plaats in de organisatie en de werking van de auditfunctie met inbegrip van de rapportering aan de entiteiten waar een audit uitgevoerd is.

Er is voor de audit bij de besturen, vermeld in artikel 4, eerste lid, 1° tot en met 6°, minstens een rapportering aan de volgende organen:

1° de gemeenteraad bij een audit van de gemeente;

(...)

 

• Artikels 4 tem. 6 Huishoudelijk reglement gemeenteraad:

SPECIFIEK:

• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 29 april 2024 - Forensische audit bij lokaal bestuur Grimbergen (auditopdracht: 2408 002) - Opdrachtdefinitie - Kennisname.
• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 23 december 2024 waarbij kennis werd genomen van het verslag van de forensische audit door Audit Vlaanderen.

• Rapport van 2024, ontvangen door de algemeen directeur per e-mail op 18 december 2024.

"Geachte algemeen directeur,

Als bijlage vindt u het rapport betreffende de forensische audit bij Lokaal bestuur Grimbergen.

Dit rapport bevat persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Daarom hebben wij specifieke maatregelen genomen om het u op een veilige manier te bezorgen. Door de ontvangst van dit rapport wordt u ook mede-eigenaar hiervan en rust op u eveneens de verplichting om hier gepast mee om te gaan. Ook bij de opslag en mogelijke verdere verspreiding van dit rapport zijn specifieke beveiligingsmaatregelen aangewezen.

Vermits deze audit een forensische opdracht betrof, werd geen exitmeeting gehouden. In het rapport werden wel 3 aanbevelingen geformuleerd. Om de realisatiegraad van deze aanbevelingen in de toekomst te kunnen opvolgen, wil ik u vragen ons een ingevulde versie van de aanbevelingentabel te bezorgen met de voorziene streefdatum voor realisatie, de verantwoordelijke voor de opvolging van deze aanbevelingen en een (aanzet tot) actieplan tot realisatie van deze aanbevelingen. Mag ik u vragen de ingevulde aanbevelingentabel terug te bezorgen tegen uiterlijk 31 januari 2025?

Aan de voorzitter van de raad werd er de aandacht op gevestigd dat elk raadslid over dit rapport dient te beschikken overeenkomstig artikel 221 van het decreet Lokaal Bestuur, evenals artikel 7 van het oprichtingsbesluit van Audit Vlaanderen. De leden van de raad zijn tot geheimhouding verplicht. (1)

Aangezien er tijdens deze audit door Audit Vlaanderen vaststellingen werden gedaan die er zouden kunnen op wijzen dat misdrijven werden gepleegd, heb ik de Centrale Dienst voor de Bestrijding van Corruptie en de procureur-generaal van Brussel een exemplaar bezorgd van dit rapport.

Als u nog vragen heeft, mag u hiervoor altijd contact opnemen met manager-auditor Wim De Naeyer, per telefoon (0475/74.02.14) of per mail: wim.denaeyer@vlaanderen.be.

Hoogachtend

Mark Vandersmissen

Administrateur-generaal

T 02 553 45 52

M 0478 55 11 93

mark.vandersmissen@vlaanderen.be

ww.auditvlaanderen.be    

(1) Artikel 29 van het decreet Lokaal Bestuur d.d. 22 december 2017. Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden, alsmede van alle andere personen, vermeld in het eerste lid, wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek."

 

• E-mail van de voorzitter van de gemeenteraad van 2 januari 2025:

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

/

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Het college van burgemeester en schepenen nam kennis in zitting van 29 april 2024 van de opdrachtdefinitie inzake Forensische audit bij lokaal bestuur Grimbergen (auditopdracht: 2408 002).

Op 18 december 2024 ontvangen de algemeen directeur, de burgemeester en de voorzitter gemeenteraad het vertrouwelijk rapport van 2024, toegevoegd als Bijlage 1.

 

Er komen zaken aan bod zullen komen die de persoonlijke levenssfeer raken en daarom beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering en dit op basis van artikel 4, §2, 2° HHR.

De behandeling van dit agendapunt is in besloten zitting en dit op basis van artikel 5 HHR.

 

Rekening houdend met bovenstaande informatie wordt aan de gemeenteraad gevraagd om kennis te nemen van het vertrouwelijk rapport van de forensische audit door Audit Vlaanderen van 18 december 2024, toegevoegd als Bijlage 1.

Bijkomende info:

RAPPORTERING

Wanneer het terreinwerk is afgerond, stelt Audit Vlaanderen een rapport op met de resultaten van de audit. Audit Vlaanderen bezorgt dit auditrapport tegelijkertijd aan de algemeen directeur, de voorzitter van de raad en alle leden van het auditcomité van de lokale besturen.

De voorzitter van de raad dient het auditrapport te bezorgen aan de raadsleden. Via https://www.auditvlaanderen.be/rapportering-en-rapporteringslijnen vindt u alle bestemmelingen van het rapport.

Het rapport heeft de status van een bestuursdocument zodra Audit Vlaanderen het heeft opgeleverd aan het bestuur.

Indien Audit Vlaanderen vaststelt dat er mogelijk misdrijven zijn gepleegd, bezorgt Audit Vlaanderen het auditrapport aan het parket of aan de Centrale Dienst voor de Bestrijding van Corruptie (CDBC) en adviseert Audit Vlaanderen het lokale bestuur om zich burgerlijke partij te stellen. Aan het lokale bestuur wordt gevraagd om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van de genomen maatregelen tegen betrokken personeelsleden en van de ondernomen gerechtelijke stappen.

 

OPENBARE OF GESLOTEN ZITTING

Meestal bevat een rapport van een forensische audit privacygevoelige informatie. Het lokale bestuur moet dan ook omzichtig omgaan met de informatie uit het rapport.

In principe zijn de vergaderingen van de gemeente- en OCMW-raad openbaar. Het publiek mag dus de raadsvergaderingen bijwonen.

Slechts in welbepaalde gevallen kan de gemeente- of OCMW-raad in besloten zitting vergaderen. Als de raad een punt bespreekt dat de persoonlijke levenssfeer raakt, moet hij steeds in besloten zitting vergaderen. Daarnaast kunnen twee derde van de raadsleden beslissen om een punt achter gesloten deuren te bespreken. Deze beslissing moet gemotiveerd zijn. Mogelijke motieven zijn het bewaren van de openbare orde of ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

Wanneer het bestuur beslist om het forensisch auditrapport te bespreken in de gemeente- of OCMW-raad, moet het dit agendapunt in principe in openbare zitting agenderen.

 

Volgende situaties kunnen zich voordoen waardoor de (verdere) bespreking toch in besloten zitting plaatsvindt:

• In het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid. De gemeente- of OCMW-raad moet dit beslissen met twee derde van de aanwezige leden en moet die beslissing motiveren. De notulen moeten melding maken van de wettelijke motieven tegen de openbaarheid. Om het even welk raadslid mag een stemming vragen. Dit kan gebeuren zowel voorafgaand aan de bespreking als tijdens de bespreking van het agendapunt. De raad kan de openbare vergadering dus onderbreken om de behandeling van dit agendapunt verder te zetten in besloten vergadering.

 

• Indien er tijdens de bespreking van het auditrapport in de openbare zitting zaken aan bod komen die de persoonlijke levenssfeer raken, moet de voorzitter onmiddellijk de voortzetting bevelen in besloten vergadering.

OPENBAARHEID VAN BESTUUR

Burgers kunnen inzage vragen in bestuursdocumenten van lokale besturen. Dit is geregeld via Bestuursdecreet van 7 december 2018, maar overheden mogen niet alle bestuursdocumenten openbaar maken. Zo mag de openbaarmaking van een bestuursdocument bijvoorbeeld geen afbreuk doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Een rapport van een forensische audit bevat meestal beschrijvingen van gedragingen of handelingen van bij naam genoemde of gemakkelijk identificeerbare natuurlijke personen. Een aanvraag tot openbaarmaking van een rapport van een forensische audit door Audit Vlaanderen zal daarom meestal geweigerd worden op grond van artikel II. 7 van het Bestuursdecreet.

De organisatie moet het rapport van een forensische audit wel (deels) bekend maken aan de aanvrager wanneer die kan aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie wordt geraakt door ofwel:

• de informatie die het rapport bevat;
• een beslissing die genomen werd op grond van het rapport.

De organisatie die de aanvraag tot openbaarheid ontvangt, die beslissen of ze het bestuursdocument (deels) openbaar maakt.

Meer informatie vindt u via: https://overheid.vlaanderen.be/organisatie/informatiemanagement/openbaarheid-van-bestuur.

 

BEROEPSGEHEIM

Mogen raadsleden en personeelsleden de informatie uit een forensisch auditrapport naar buiten brengen of zijn ze gebonden aan een beroepsgeheim, geheimhoudingsplicht of discretieplicht?

Beroepsgeheim, geheimhoudingsplicht en discretieplicht zijn termen die vaak door elkaar gebruikt worden. Ze worden door de wet- en decreetgever ook niet duidelijk gedefinieerd. Rechtsleer en rechtspraak proberen zoveel mogelijk te verduidelijken, maar zorgen ook voor tegenspraak. Het is in de praktijk dan ook niet vanzelfsprekend om deze begrippen van elkaar te onderscheiden.

 

Beroepsgeheim en geheimhoudingsplicht:

• ‘Beroepsgeheim’ en ‘geheimhoudingsplicht’ zijn synoniemen. Het beroepsgeheim wordt opgelegd door art. 458 van het Strafwetboek, waardoor inbreuken strafrechtelijk vervolgd kunnen worden (ook al is er geen schade bij derden).

Het decreet lokaal bestuur bevestigt dat deze geheimhoudingsplicht van toepassing is op zowel lokale politici (art. 29, §4, 50, 74, 83, 110, 126 en 129. DLB) als personeelsleden (art. 191, §3 DLB).

• Wat een ‘geheim’ is, wordt niet gedefinieerd. We mogen aannemen dat dit in een lokale context gaat om informatie die:

• de politicus of het personeelslid enkel kent door de uitoefening van zijn mandaat of functie;
• niet over publieke feiten gaat en dus niet gekend is door derden;
• in het kader van een vertrouwensrelatie (bijvoorbeeld een hulpverleningsvraag) toevertrouwd werd.

• Naast een mogelijke strafsanctie kan een inbreuk op het beroepsgeheim ook schade berokkenen en aanleiding geven tot een schadevergoeding.

 

Discretieplicht:

• ‘Discretieplicht’ is een verzamelbegrip waarvoor soms een wettelijke basis bestaat en soms niet. Het gaat om informatie die:

• de politicus of het personeelslid enkel kent door de uitoefening van zijn mandaat of functie;
• niet over publieke feiten gaat en dus niet gekend is door derden.

• Het verschil met de geheimhoudingsplicht is dus dat het bij de discretieplicht niet alleen gaat om informatie die wordt verkregen in het kader van een vertrouwensrelatie.

• Het is een plicht om bij het communiceren voorzichtigheid te hanteren.

• Wanneer er door toedoen van een politicus of personeelslid zaken uit de beslotenheid gehaald worden, die niet publiek gemaakt kunnen worden, dan maakt die persoon mogelijk een fout die mogelijk schade berokkent en die zo aanleiding kan geven tot een schadevergoeding.

Elk bestuur heeft een deontologische code, zowel voor de medewerkers als voor de politici. De code kan afspraken bevatten die helpen om in te schatten welke informatie een raadslid openbaar kan maken.

 

Conclusie

Communicatie over een forensische audit zal vaak niets te maken hebben met het beroepsgeheim, maar wel met de discretieplicht. Belangrijk is dat lokale politici, de algemeen directeur en eventueel andere personeelsleden die kennis krijgen van de start van een forensische audit, beseffen dat zij zeer voorzichtig moeten omgaan met de persoonlijke informatie die hierin aan bod komt.

Communiceren over dergelijke audit gebeurt dan ook het best zonder concrete informatie te geven over de persoon of personen die het voorwerp zijn van het onderzoek. Voorzichtigheid is aangewezen.

 

GERECHTELIJKE PROCEDURE

Wanneer Audit Vlaanderen mogelijke strafrechtelijke overtredingen vaststelt, wordt steeds een kopie van het rapport bezorgd aan de Centrale Dienst voor de Bestrijding van Corruptie (CDBC). Dit is de federale politiedienst die verdere stappen zet bij het parket.

Ambtenaren zijn verplicht om zelf aangifte te doen van een misdaad of een wanbedrijf waarvan ze kennis krijgen bij de uitoefening van hun ambt. Daarnaast zijn er twee andere stappen mogelijk.

 

1) Verklaring van benadeelde persoon

Iedereen (zowel het bestuur als een natuurlijk persoon) kan zelf of via een advocaat een verklaring van benadeelde persoon afleggen bij het parket. Hieraan zijn geen kosten verbonden. De indiener wordt na het afleggen van die verklaring op de hoogte gebracht van de vorderingen van de procedure: wordt de zaak geseponeerd? En waarom? Of komt er een gerechtelijk onderzoek?

De benadeelde persoon kan vragen om stukken aan het dossier toe te voegen. Eventuele vorderingen tot schadevergoeding vloeien niet automatisch voort uit dergelijke verklaring. Daarvoor moeten bijkomende stappen ondernomen worden zoals een burgerlijke partijstelling.

 

2) Burgerlijke partijstelling

Iedereen (zowel het bestuur als een natuurlijk persoon) die schade heeft geleden, kan zich burgerlijke partij stellen, eventueel via een advocaat. Als er al een onderzoeksrechter is aangesteld in het dossier, neemt die akte van de burgerlijke partijstelling. Als er nog geen onderzoeksrechter is aangesteld, kan een klacht ingediend worden bij de griffie van de bevoegde rechtbank om een onderzoeksrechter te vorderen. Daarbij moet een beperkte borgsom betaald worden voor de eerste kosten van het onderzoek. Ook hier wordt de indiener op de hoogte gehouden van de vorderingen van de procedure.

De burgerlijke partijstelling heeft enkele voordelen ten opzichte van de verklaring van benadeelde persoon: naast het recht om schadevergoeding te eisen, kan men ook inzage vragen in het strafdossier en om bijkomende onderzoeksverrichtingen vragen die belangrijk zijn om een volledig beeld te krijgen. De gegevens die verzameld worden tijdens dit bijkomend onderzoek, kunnen nuttig zijn bij een eventuele latere tuchtprocedure.