De gemeenteraad gaat akkoord met de ondertekening van de toetredingsovereenkomst voor de opstart van de digitale aangifte overlijden via het eLys-platform", zoals toegevoegd in bijlage bij dit besluit, en geeft hiervoor de opdracht aan de burgemeester en de algemeen directeur, dan wel hun gemachtigde plaatsvervangers.
Artikel 40 Decreet Lokaal Bestuur 22 december 2017.
Specifiek
Advies DPO:
"Wat mij betreft, mag de toetredingsovereenkomst worden ondertekend. Ik vestig wel nog graag even de aandacht op Bijlage 3 dat de volgende verplichtingen inhoudt voor de gemeente:
In het bijzonder verzekert mijn organisatie dat in de praktijk:
- een register van de verwerkingsactiviteiten wordt aangehouden overeenkomstig de vereisten van artikel 30 AVG, met een bijzondere aandacht voor de vermelding van de concrete verwerkingsdoeleinden met verwijzing naar iedere toepasselijke regelgeving, conform randnummer 26;
- dat de toegang tot de gegevens wordt beperkt tot de personeelsleden die deze nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, conform randnummer 49;
- wordt voorzien in een melding van de gegevensuitwisseling op de website, i.e. de publicatie van de beraadslaging op de website, conform randnummer 56;
- wanneer de lokale besturen een verwerker inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens, dient dit te gebeuren op basis artikel 28 van de AVG, conform randnummer 60;
- de nodige technische en organisatorische maatregelen worden getroffen, conform randnummer 69.
Ik zal met de communicatiedienst afstemmen om ergens de beraadslaging te publiceren op de website. Vult één van jullie het verwerkingsregister aan?
Met vriendelijke groeten"
Per brief van 26 september 2025, ontvangen via het loket lokaal bestuur, maakt minister Hilde CREVITS onderstaand bericht over:
"Geachte burgemeester
Geachte schepen van burgerlijke stand
Geachte algemeen directeur
In januari 2026 nemen alle Vlaamse lokale besturen het eLys-platform in gebruik en stappen ze zo over naar de digitale verwerking van een overlijden. Vóór de start van deze nieuwe werkwijze moeten de lokale besturen een toetredingsovereenkomst ondertekenen om te voldoen aan de AVG-wetgeving.
De digitale aangifte overlijden:
waarom?
Het overlijden van een persoon leidt in Vlaanderen tot een uitgebreid administratief proces, met uitwisseling van papieren attesten tussen de Pagina 2 van 3 betrokken partijen (gemeenten, uitvaartondernemer en artsen) om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook nabestaanden krijgen te maken met deze administratieve rompslomp.
Het eLys-platform
Het digitaal uitwisselingsplatform eLys digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders. Ondertussen bekrachtigde de Vlaamse Regering via een decreet de digitalisering van de overlijdensadministratie vanaf 1 januari 2026.
Voordelen
- Vermindering van de administratieve lasten en kosten: een geschatte besparing van 300 tot 1.400 euro per jaar aan portkosten per lokaal bestuur en een efficiëntiewinst van 20 tot 30 minuten per dossier.
- Verkorting van de doorlooptijd: de tijd tussen de vaststelling door de arts en de opmaak van de overlijdensakte wordt teruggebracht van 2,5 naar 1 werkdag, en de tijd tot de afgifte van de toestemming tot begraven of crematie kort in van 4 naar 2 werkdagen.
- Betere dienstverlening aan de burger die ontlast wordt van administratieve rompslomp.
AVG-wetgeving
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen. Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens. De werkgroep informatie & cyberveiligheid van VVSG die de DPO’s van de verschillende steden en gemeenten verenigt, keek dit document na en valideerde het.
Concreet sluit elk lokaal bestuur een toetredingsovereenkomst af met Athumi - het Vlaams Datanutsbedrijf, een verzelfstandigd Vlaams agentschap dat optreedt als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys.
Wat moet u concreet doen?
- U hebt de toetredingsovereenkomst samen met deze brief ontvangen via het berichtencentrum in het Loket voor lokale besturen.
- U vult de specifieke gegevens over uw lokaal bestuur in op:
- pagina 12: de ondertekening
- pagina 13: identificatie van de gemeente en SPOC
- De gemeenteraad (of het college van burgemeester en schepenen als er een delegatieregeling is) keurt de toetredingsovereenkomst goed. Na de goedkeuring volgt de ondertekening van de overeenkomst, zoals bepaald in de artikelen 279 t.e.m. 283 van het decreet over het lokaal bestuur.
- U bezorgt de ondertekende overeenkomst via het berichtencentrum in het Loket voor lokale besturen vóór de inwerkingtreding van het decreet. Dat doet u door te reageren op het oorspronkelijke bericht. Voor een goede opvolging van de ondertekende overeenkomsten vragen we u dit tegen uiterlijk 1 december 2025 te doen.
- Voor verdere vragen over de inhoud van de toetredingsovereenkomst kan u contact opnemen met Athumi (elys@athumi.eu).
Met vriendelijke groeten
Hilde Crevits"
In januari 2026 nemen alle Vlaamse lokale besturen het eLys-platform in gebruik en stappen ze zo over naar de digitale verwerking van een overlijden. Vóór de start van deze nieuwe werkwijze moeten de lokale besturen een toetredingsovereenkomst ondertekenen om te voldoen aan de AVG-wetgeving.
Het digitaal uitwisselingsplatform eLys digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders. Ondertussen bekrachtigde de Vlaamse Regering via een decreet de digitalisering van de overlijdensadministratie vanaf 1 januari 2026.
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen. Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens.
De werkgroep informatie & cyberveiligheid van VVSG die de DPO’s van de verschillende steden en gemeenten verenigt, keek dit document na en valideerde dit.
Overeenkomst in bijlage.
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen wordt aan de gemeenteraad om de overeenkomst goed te keuren.
/
Enig artikel.
Akkoord te gaan met de ondertekening van de toetredingsovereenkomst voor de opstart van de digitale aangifte overlijden via het eLys-platform, zoals toegevoegd in bijlage bij dit besluit, en hiervoor de opdracht te geven aan de burgemeester en de algemeen directeur, dan wel hun gemachtigde plaatsvervangers.