Terug
Gepubliceerd op 26/04/2024

Besluit  GEMEENTERAAD

do 28/03/2024 - 19:00

Personeelsformatie - Sociaal Huis - Aanpassing

Aanwezig: Peter PLESSERS, voorzitter gemeenteraad
Bart LAEREMANS, burgemeester
Jelle DE WILDE, Kirsten HOEFS, Chantal LAUWERS, Trui OLBRECHTS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Jean-Paul WINDELEN, schepenen
Manon BAS, Eddie BOELENS, William DE BOECK, Koen DEHAENE, Caroline DENIL, Linda DE PREE, Jean DEWIT, Isabel GAISBAUER, Tom GAUDAEN, Gilbert GOOSSENS, Stef GROSJEAN, Brigitte JANSSENS, Katrien LE ROY, Katleen ORINX, Luk RAEKELBOOM, Patricia SEGERS, Chris SELLESLAGH, Vincent VAN ACHTER, Gerlant VAN BERLAER, Rudi VAN HOVE, Yves VERBERCK, Karin VERTONGEN, Elke WOUTERS, gemeenteraadsleden
Muriel VAN SCHEL, algemeen directeur
Verontschuldigd: Bart VAN HUMBEECK, gemeenteraadslid

De gemeenteraad wijzigt de personeelsformatie als volgt:

Sociaal Huis

  • Uitbreiding van de contractuele personeelsformatie van het OCMW met:

    • 1,00 vte maatschappelijk werker / sociaal deskundige (B1-B3)

De toekomstige formatie van het Sociaal Huis is dan als volgt:

Voorzien
Functietitel Schaal #vte
gemeente
#vte
OCMW
Totaal
Directeur welzijn A4a-A4b   1,00 1,00
Adjunct-directeur welzijn A1a-A3a   1,00 1,00
Projectmedewerker welzijn en gezondheid B1-B3   0,80 0,80
Projectmedewerker loket kinderopvang B1-B3   1,00 1,00
Hoofdmaatschappelijk werker B4-B5   3,00 3,00
Maatschappelijk werker / sociaal deskundige B1-B3   18,00 18,00
Verantwoordelijke administratie C4-C5   1,00 1,00
Administratief medewerker C1-C3   5,75 5,75
Medewerker schoonmaak E1-E3   1,00 1,00
TOTAAL       32,55
De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

  • Decreet lokaal bestuur.

  • Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.

 

  • Rechtspositieregeling lokaal bestuur Grimbergen, vastgesteld bij besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 17 december 2020 en later gewijzigd.

 

Meerjarenplan 2020-2025

  • Beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.

    • AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024

      • ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften

 

Besluiten i.v.m. organogram en personeelsformatie lokaal bestuur Grimbergen

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2019 - project GoGo! (geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen) - Vaststelling overzichtsstructuur geïntegreerd organogram - Vaststelling structuur afdeling Ruimte (diensten "Wegen en water", "Gebouwen" en "Groen") - Aanduiding van de functies waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden (DOSSIERSTUK 01).

  • Besluit gemeenteraad van 24 januari 2019 - Aanpassing personeelsformatie i.f.v. de implementatie van de hoofdstructuur van het geïntegreerd organogram en de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen") (DOSSIERSTUK 02).

  • Besluit gemeenteraad van 25 april 2019 - Aanpassing personeelsformatie ter ondersteuning van de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen") (DOSSIERSTUK 03).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Vaststelling geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen (DOSSIERSTUK 04).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 05)

  • Besluit gemeenteraad van 24 oktober 2019 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek (DOSSIERSTUK 06).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 23 januari 2020 - Aanpassing personeelsformatie - Versterking en integratie van de personeelsdiensten van gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 07)

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen (DOSSIERSTUK 08).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen - Rechtzetting van de beslissingen van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijke welzijn van 24 oktober 2019 en 23 januari 2020 (DOSSIERSTUK 09).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen (DOSSIERSTUK 10).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie administratieve functies - bodefuncties (DOSSIERSTUK 11).

  • Besluit gemeenteraad van 27 augustus 2020 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 24 oktober 2019 (DOSSIERSTUK 12).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 13).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 april 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Interne Organisatie - Aanpassing (DOSSIERSTUK 14).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie Sociaal Huis - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 28 mei 2020 (DOSSIERSTUK 15).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie LDC en GAW Ter Borre - Aanpassing (DOSSIERSTUK 16).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2021 - Personeelsformatie: afdeling Financiën - afdeling Interne organisatie - Afdeling Mens - afdeling Ruimte - Aanpassing (DOSSIERSTUK 17).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 november 2021 - Personeelsformatie: afdelingen Ruimte en Mens - stafdienst algemeen directeur - Aanpassing (DOSSIERSTUK 18).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2021 - Organogram en personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Aanpassing (DOSSIERSTUK 19).

  • Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 februari 2022 - Personeelsformatie - Afdeling Mens - Afdeling Interne Organisatie - Aanpassing (DOSSIERSTUK 20).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2022 - Personeelsformatie - dienst Wegen en Water - dienst Gebouwen - dienst Welzijn en Preventie - afdeling Mens / Welzijn - WZC Ter Biest - dienst Burgerzaken - Aanpassing (DOSSIERSTUK 21).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 2 juni 2022 - Personeelsformatie - dienst Gebouwen - dienst Handhaving - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 22).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 29 september 2022 - Personeelsformatie - Aanpassing formatie i.f.v. bijkomende personeelsbehoeften - Aanpassing formatie WZC Ter Biest - Invoeren van statutaire betrekkingen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 23).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 15 december 2022 - Personeelsformatie - stafdienst Technische diensten - dienst Gebouwen - Technische uitvoeringsdiensten - dienst Evenementen en Vrijetijdsinfrastructuur - Aanpassing (DOSSIERSTUK 24).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 2 maart 2023 - Personeelsformatie - Formatie dienst ICT ingevolge afbouw uitbesteding aan Autonoom Provinciebedrijf VERA - Formatie schoonmaak ingevolge calculatiestudies - Aanpassing (DOSSIERSTUK 25).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 30 maart 2023 - Organogram en personeelsformatie - Aanpassing (DOSSIERSTUK 26).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 juni 2023 - Personeelsformatie - LDC en GAW Ter Borre (DOSSIERSTUK 27).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 31 augustus 2023 - Organogram en personeelsformatie - Dienst Huishoudelijke Hulp - Aanpassing (DOSSIERSTUK 28).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 14 december 2023 - Personeelsformatie - Diverse diensten - Aanpassing (DOSSIERSTUK 29).

  • Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 februari 2024 - Personeelsformatie - dienst Burgerzaken, dienst Groen en Openbare Reinheid en dienst Gebouwen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 30).


In verband met de syndicale overlegcomités

Het syndicaal statuut:

  • Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

  • Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

 

In verband met het voorstel tot aanpassing van de personeelsformatie

  • Besluit van het college van burgemeester en schepenen en vast bureau van 19 februari 2024 - Wijziging personeelsformatie - Sociaal Huis - Principiële goedkeuring (BIJLAGE 01).

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Advies vakorganisaties (Bijlage 03):

  • ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol voor akkoord.

 

  • ACV Openbare Diensten: Protocol voor akkoord. 

 

  • VSOA Lokale en Regionale Besturen: /

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

In het kader van de volgende beleidsdoelstelling en actie uit het MJP 2020-2025 worden het organogram en de personeelsformatie op regelmatige tijdstippen bijgestuurd.

Beleidsdoelstelling 1:

Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers:

AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024: 

ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften.


Sociaal Huis

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van het Sociaal Huis als volgt aan te passen:

  • uitbreiding van de contractuele personeelsformatie van het OCMW met:

    • 1,00 vte maatschappelijk werker / sociaal deskundige (B1-B3)

 

Verantwoordingsnota directeur welzijn: zie bijlage 02.

 

Huidige personeelsformatie Sociaal Huis:

Voorzien

Invulling

Effectieve prestaties

Functietitel

Schaal

#vte

gemeente

#vte

OCMW

Totaal

Gemeente

(vte)

OCMW

(vte)

Totaal

Gemeente

(vte)

OCMW

(vte)

Totaal

Directeur welzijn

A4a-A4b

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

Adjunct-directeur welzijn

A1a-A3a

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

Projectmedewerker welzijn en gezondheid

B1-B3

 

0,80

0,80

 

1,00

1,00

 

0,80

0,80

Projectmedewerker loket kinderopvang

B1-B3

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

Hoofdmaatschappelijk werker

B4-B5

 

3,00

3,00

 

3,00

3,00

 

3,00

3,00

Sociaal deskundige

B1-B3

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

Maatschappelijk werker / sociaal deskundige

B1-B3

 

16,00

16,00

 

16,00

16,00

 

14,40

14,40

Verantwoordelijke administratie

C4-C5

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

Administratief medewerker

C1-C3

 

5,75

5,75

 

5,75

5,75

 

5,25

5,25

Medewerker schoonmaak

E1-E3

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

 

1,00

1,00

TOTAAL

 

 

 

31,55

 

 

31,75

 

 

29,45

 

Er zijn in totaal 17 vte maatschappelijk werker / sociaal deskundige (B1-B3) voorzien. Deze functies zijn ingevuld (contractueel), maar er is een tekort in effectieve prestaties van 1,60 vte (1 vte is langdurig ziek, 0,60 vte = afwezigheden o.v. loopbaanonderbreking ed).

 

Bijkomende werklast

Zie nota als bijlage 02.

  • Sinds maart 2022 is er een bijkomende opdracht toegewezen aan het OCMW/sociaal huis, nl. de opvang, begeleiding en financiële ondersteuning van de Oekraïense vluchtelingen die zich in Grimbergen vestigen.

    Voor deze bijkomende opdracht zijn extra Federale en Vlaamse personeelssubsidies voorzien.

    Op basis van het aantal dossiers Oekraïense vluchtelingen en het structureel karakter van hun verblijf in Grimbergen, wordt met deze nota de noodzakelijke aanpassing van de personeelsformatie van het sociaal huis met 1 extra VTE maatschappelijk werker/sociaal deskundige onderbouwd.

  • Meer over de dossiers Oekraïne

    Aantal

    2022: 96 opgevolgde dossiers van Oekraïense vluchtelingen

    2023: 86 opgevolgde dossiers Oekraïense vluchtelingen. (91 obv consultatie rekeningen)

    Aard van de begeleiding

    • In 2022: prioriteit op huisvesting en de toekenning van het (eq) leefloon.
    • Sinds begin 2023: is de begeleiding gelijklopend aan een dossier leefloon. Dwz financiële ondersteuning/inschrijving bij de VDAB /activering/Nederlands/inburgering/psychosociale begeleiding van de klant en zijn gezin.
    • Er wordt gewerkt op alle levensdomeinen.
    • Er zijn persoonlijke contacten op kantoor en huisbezoeken.
    • Het ontbreken van een contacttaal maakt het begeleidingstraject extra zwaar.
     

    Impact van deze extra dossiers op de werkdruk

    • Streefdoel voor leefloondossiers of langlopende steundossiers is 50 dossiers/ma. Dat was het uitgangspunt bij de bepaling van de personeelsformatie in 2020. Meer dossiers per maatschappelijk werker maakt een kwaliteitsvolle hulpverlening inclusief proactieve aanpak, inzetten op taal en integratie, rechtenuitputting en activering, quasi onmogelijk.
    • Tot 1/11/2023 werd (onder andere) voor de opvolging van de extra dossiers van de Oekraïense vluchtelingen, beroep gedaan op consultancy (2 VTE).
    • Sinds 1 november 2023 is er geen consultancy meer ingeschakeld.
    • De extra dossiers van de OEK vluchtelingen zijn sinds 1 november 2023 verdeeld onder het team ‘leefloon en langlopende steun’. Dit team bestaat uit 7 VTE, waarvan er 1 langdurig afwezig is wegens ziekte. Daardoor loopt de dossierlast ondertussen op tot > 65 dossiers/ma. Binnen dat team zijn bovendien 2 nieuwkomers gestart die zich nog inwerken.


    De andere ma’s/soc deskundigen zijn ingezet op:

    • Intake
    • Activering
    • Dossiers energie
    • Schuldhulpverlening en budgetbeheer
    • Ouderen en thuiszorg
    • Gezinnen met kinderen in crisissituaties
    • Gezinnen met een woonproblematiek, huurachterstallen, opvolging van de LOI’s, noodkoopwoningen, …

    Ook daar is geen ruimte om extra dossiers bij te nemen.

Bijkomende info:

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Schaal

Brutojaarkost werkgever

(12 jaar anciënniteit)

B1-B3

€ 66.394,14

 

Tegenover deze loonkost zijn er ook subsidies:

  • Raming Federale personeelssubsidie voor begeleiding van Oekraïense vluchtelingen 024= 78.600 euro/jaar.  

    In het budget 2024 is 80.000,00 euro ingeschreven.

  • Vlaamse subsidies voor begeleiding van ‘ontheemden’ = OEK vluchtelingen: 12 schijven o.b.v. registraties in het Rijksregister: aantal tijdelijk ontheemden in de gemeente (200) *0,30*400

    In 2024 worden nog 4 schijven voorzien van elk 24.000 euro.

Publieke stemming
Aanwezig: Peter PLESSERS, Bart LAEREMANS, Jelle DE WILDE, Kirsten HOEFS, Chantal LAUWERS, Trui OLBRECHTS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Jean-Paul WINDELEN, Manon BAS, Eddie BOELENS, William DE BOECK, Koen DEHAENE, Caroline DENIL, Linda DE PREE, Jean DEWIT, Isabel GAISBAUER, Tom GAUDAEN, Gilbert GOOSSENS, Stef GROSJEAN, Brigitte JANSSENS, Katrien LE ROY, Katleen ORINX, Luk RAEKELBOOM, Patricia SEGERS, Chris SELLESLAGH, Vincent VAN ACHTER, Gerlant VAN BERLAER, Rudi VAN HOVE, Yves VERBERCK, Karin VERTONGEN, Elke WOUTERS, Muriel VAN SCHEL
Voorstanders: Bart LAEREMANS, Jelle DE WILDE, Kirsten HOEFS, Chantal LAUWERS, Trui OLBRECHTS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Jean-Paul WINDELEN, Manon BAS, Eddie BOELENS, William DE BOECK, Koen DEHAENE, Caroline DENIL, Linda DE PREE, Jean DEWIT, Isabel GAISBAUER, Tom GAUDAEN, Gilbert GOOSSENS, Stef GROSJEAN, Brigitte JANSSENS, Katrien LE ROY, Katleen ORINX, Peter PLESSERS, Luk RAEKELBOOM, Patricia SEGERS, Chris SELLESLAGH, Vincent VAN ACHTER, Gerlant VAN BERLAER, Rudi VAN HOVE, Bart VAN HUMBEECK, Yves VERBERCK, Karin VERTONGEN, Elke WOUTERS
Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
BESLUIT:

Enig artikel.

De personeelsformatie als volgt te wijzigen:

Sociaal Huis

  • Uitbreiding van de contractuele personeelsformatie van het OCMW met:

    • 1,00 vte maatschappelijk werker / sociaal deskundige (B1-B3)

De toekomstige formatie van het Sociaal Huis is dan als volgt:

Voorzien
Functietitel Schaal #vte
gemeente
#vte
OCMW
Totaal
Directeur welzijn A4a-A4b   1,00 1,00
Adjunct-directeur welzijn A1a-A3a   1,00 1,00
Projectmedewerker welzijn en gezondheid B1-B3   0,80 0,80
Projectmedewerker loket kinderopvang B1-B3   1,00 1,00
Hoofdmaatschappelijk werker B4-B5   3,00 3,00
Maatschappelijk werker / sociaal deskundige B1-B3   18,00 18,00
Verantwoordelijke administratie C4-C5   1,00 1,00
Administratief medewerker C1-C3   5,75 5,75
Medewerker schoonmaak E1-E3   1,00 1,00
TOTAAL       32,55