De gemeenteraad neemt kennis van het het advies en voorgestelde werkwijze van de adviesraden jeugd, sport, cultuur en senioren inzake de besteding van de middelen voorzien voor het EK voetbal en keurt het reglement goed.
Artikel 41 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Advies van de voorzitters van adviesraad cultuur, jeugd, sport en senioren als bijlage toegevoegd.
In het meerjarenplan is er onder actie 135 30.000,00 euro voorzien voor om evenementen te organiseren rond het EK/WK voetbal. Dit jaar is er EK voetbal in Duitsland van vrijdag 14 juni tem. zondag 14 juli 2024.
De gemeente neemt dit jaar een coördinerende en ondersteunende rol op i.p.v. een uitvoerende rol in het organiseren van het EK voetbal op groot scherm.
Reden hiervoor is:
a. dat de eigen gemeentelijke diensten hebben vastgesteld dat het uitvoeren in eigen beheer een hoge personeelsinzet vereist zowel van de diensten Evenementen als van de afdeling Ruimte terwijl dit reeds een zeer drukke periode is voor deze diensten. In diezelfde periode vinden reeds (los van de reguliere werking) volgende activiteiten plaats waarbij het beschikbare personeel moet worden ingezet:
de Baloise Tour,
de Beigemse Brocante,
het personeelsfeest,
diverse schoolfeesten en proclamaties,
Humbeek SAS, kermis en jaarmarkt,
Vlaanderen Zingt en
het SMAAK festival.
b. Cafés, clubs en verenigingen zijn vragende partij om zelf iets te organiseren.
c. Werken met een evenementenbureau blijkt te duur te zijn (zal dus veel hoger uitvallen dan 30.000,00 euro).
Daarom is het wenselijk de financiële middelen, voorzien voor het EK voetbal, te verdelen onder de Grimbergse verenigingen, die iets willen organiseren in het kader van EK voetbal in deze periode.
Werkwijze
Het in de gemeentelijke begroting voorziene bedrag van 30.000,00 euro voor de organisatie van activiteiten in het kader van het EK voetbal 2024 zal worden gestort op de rekening van de seniorenraad die de administratieve opvolging met betrekking tot de beschikbare middelen doet. Dit gebeurt naar analogie van de verdeling van de middelen van het corona noodfonds, wat zeer goed verloopt tot op heden.
De seniorenraad vervult de rol van secretariaat voor zowel de cultuur-, jeugd-, senioren-, als sportraad. De vier adviesraden, cultuur, jeugd, senioren en sport, beoordelen gezamenlijk de aanvragen voor EK initiatieven en kennen in consensus de middelen toe.
Aanpak
Elke erkende Grimbergse vereniging kan een aanvraag indienen voor financiële ondersteuning van een EK initiatief om tegemoet te komen aan kosten die gemaakt worden om diensten en/of materiaal aan te kopen/te huren. Elke aanvraag dient te gebeuren met het daartoe voorziene aanvraagformulier dat ter beschikking is op de dienst Evenementen of kan gedownload worden van de gemeentelijke website.
De te vervullen formaliteiten worden beperkt gehouden zodat de drempel om een aanvraag in te dienen zo laag mogelijk blijft. Eén belangrijke basisvoorwaarde voor het in aanmerking komen van financiële steun, is dat er minstens een samenwerking is tussen twee erkende Grimbergse verenigingen.
Elke aanvraag wordt geëvalueerd door de vier adviesraden die enkel met unanimiteit de aanvraag kunnen goedkeuren en het bedrag van de ondersteuning kunnen bepalen. Daartoe voorzien de vier adviesraden een overlegvergadering eind april 2024.
De aanvrager wordt via mail op de hoogte gesteld van de beslissing voor 10 mei 2024. De financiële ondersteuning wordt pas uitbetaald nadat de nodige stavingstukken zijn ingediend. Het stavingdossier moet uiterlijk 1 maand na het evenement ingediend worden, zo niet vervalt het recht op ondersteuning.
Aanvraagformulier
Het aanvraagformulier bevat volgende vragen:
De beoordeling van deze elementen zal mee de grootte van het bedrag van de ondersteuning bepalen.
Er worden enkele extra voorwaarden opgesteld om de organisatie van deze activiteiten haalbaar te houden.
Elk initiatief moet, naast de aanvraag voor financiële ondersteuning, ook aangevraagd worden als evenement via het e-loket van de gemeente, zoals steeds het geval is bij het organiseren van een evenement/activiteit.
Opvolging
Na goedkeuring van de aanvraag en het voorleggen va het stavingdossier zal het steeds de seniorenraad zijn die de goedgekeurde ondersteuning stort aan de verenigingen die het EK initiatief hebben georganiseerd.
Indien het bedrag van 30.000,00 euro niet opgebruikt wordt, moet de resterende som terug gestort worden naar het gemeentebestuur Grimbergen.
Raadslid William DE BOECK krijgt het woord en vindt het verstandig dat financiële mogelijkheden worden voorzien om kleine initiatieven te ondersteunen. Het zou goed zijn om zo veel mogelijk verenigingen te laten samenwerken, daarom stelt de fractie voor om in de criteria te voorzien dat men extra subsidiëring krijgt naarmate men met meer verenigingen samenwerkt. Dat men dus telkens supplementair een extra subsidiëring krijgt als men met 2 of 3 verenigingen samenwerkt om zo grotere aantallen van verenigingen te laten samenwerken. Iedereen weet dat de grote kost voor dergelijke activiteiten vooral het scherm is, als men dit scherm kan delen voor meerdere verenigingen dan maakt men dit verhoudingsgewijs nog goedkoper en houdt men waarschijnlijk nog meer over. Dit is maar een idee.
Schepen Jelle DE WILDE krijgt het woord en vindt het een goede gedachte die past bij de geest van het reglement. Als men dit vergelijkt met het reglement voor het Noodfonds, beoordelen de adviesraden de ingekomen voorstellen altijd zo. Hoe meer een voorstel tegemoetkomt aan een van de criteria, hoe meer gewicht dat criterium ook krijgt bij de toekenning van middelen. Verenigingen die aangeven dat ze met meer gaan samenwerken of die zich ook richten naar een andere doelgroep bijv. iets voor kinderen of een springkasteel, dan gaat dit uiteindelijk meer gewicht krijgen in de uiteindelijke toekenning van de middelen. Dit wordt dus op zich al meegenomen.
Budget voorzien op ACT-135/0500-00/6159900: 30.000,00 euro.
Artikel 1.
Kennis te nemen van het verslag, als bijlage 1 gevoegd, inzake advies van de adviesraden jeugd, sport, cultuur en senioren inzake de besteding van de middelen voor het EK voetbal.
Art. 2.
Het reglement inzake besteding middelen EK voetbal, als bijlage 2 toegevoegd, goed te keuren.
Art. 3.
Akkoord te gaan om 30.000,00 euro te storten op de rekening van de seniorenraad die bereid is om de administratieve opvolging m.b.t. de beschikbare middelen te doen.
De adviesraden worden gevraagd een evaluatie met inbegrip van financieel verslag voor te leggen aan de gemeente.
Art. 4.
Dit besluit te communiceren naar de adviesraden en alle erkende verenigingen van Grimbergen.