De gemeenteraad neemt kennis van het toegevoegd punt "Maatregelen ter verzekering van de dienstverlening binnen de Gemeente Grimbergen", ingediend door raadslid Laurent VANBINST, als bijlage bij het besluit gevoegd, en verwijst voor de bespreking en beraadslaging ervan naar het zittingsverslag, oftewel de audio-opname, te vinden op de gemeentelijke website.
De gemeenteraad gaat niet akkoord met het voorstel dat:
De gemeenteraad gaat akkoord met het voorstel dat alle gemeentelijke- en politie diensten telefonisch bereikbaar blijven voor de burger tijdens haar reguliere openingsuren.
§ 1. Onder voorbehoud van andere wettelijke of decretale bepalingen, beschikt de gemeenteraad over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de aangelegenheden, vermeld in artikel 2.
§ 2. De gemeenteraad bepaalt het beleid van de gemeente en kan daarvoor algemene regels vaststellen.
§ 3. De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Met behoud van de toepassing van de federale wetgeving in verband met de bevoegdheid van de gemeenteraad om politieverordeningen vast te stellen, kunnen de reglementen onder meer betrekking hebben op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente.
Een afschrift van elk reglement waarin een strafbepaling of een administratieve sanctie wordt opgenomen, wordt dadelijk verzonden aan de griffie van de rechtbank van eerste aanleg en aan die van de politierechtbank.
Behalve bij de uitdrukkelijke toewijzing van een bevoegdheid als vermeld in artikel 2, § 2, tweede lid, aan de gemeenteraad kan de gemeenteraad bij reglement bepaalde bevoegdheden toevertrouwen aan het college van burgemeester en schepenen.
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd:
1° de aan de gemeenteraad toegewezen bevoegdheden, vermeld in afdeling 1 en 2 van dit hoofdstuk.
Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. De gemeenteraadsleden bezorgen daarvoor hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.
Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan niet gebruikmaken van de mogelijkheid, vermeld in het eerste lid.
De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad onmiddellijk mee aan de gemeenteraadsleden, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen.
De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit.
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 28 in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
(...)
/
Gemeenteraadsleden kunnen punten toevoegen aan de agenda van de gemeenteraad en daarbij moties of voorstellen indienen die men ter stemming wil voor leggen.
De bespreking en beraadslaging van de ingediende motie of voorstel wordt opgenomen in het zittingsverslag, zijnde de audio-opname, te vinden op de gemeentelijke website.
De uitslag van de stemming wordt opgenomen in de notulen van deze zitting.
Raadslid Laurent VANBINST krijgt het woord en legt uit dat hij dit agendapunt heeft ingezonden naar aanleiding van de discussies, die er eerder gevoerd werden rond de recyclageparken. Hij las bovendien ook enkele zorgwekkende beslissingen in de collegeverslagen, bijvoorbeeld dat bepaalde diensten binnen de gemeente tijdens de openingsuren hun telefoon niet meer willen opnemen omdat dat een vorm van stress is. De cijfers wijzen uit dat er maar een beperkt aantal oproepen per dag zijn, dus hij stelt zich hier grote vragen bij. Hij heeft een opsplitsing gemaakt in drie verschillende punten:
Schepen Karlijne VAN BREE krijgt het woord en vindt het fijn te horen dat het raadslid zo inzit met de dienstverlening. Zij is het niet eens dat de beleidsbeslissingen die genomen zijn een directe achteruitgang zijn voor de Grimbergenaar en dat er een schrikbarende trend is ontstaan. Zij vraagt om hoeveel voorvallen het gaat.
Raadslid Laurent VANBINST krijgt nogmaals het woord en antwoordt dat het over een algemene tendens gaat. Het feit bijvoorbeeld dat de recyclageparken een dag extra sluiten en het bestuur dan in de pers verkondigt dat de dienstverlening verhoogd wordt, tart alle verbeelding.
Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een tweede maal het woord en verklaart dat de organisatie al enkele jaren bezig is om het dienstverleningsconcept te optimaliseren. De burger is uiteraard het vertrekpunt en er wordt naar gestreefd om zo min mogelijk ongemak te veroorzaken. Er worden verschillende kanalen aangeboden, waarbij er zowel gefocust wordt op het online beschikbaar zijn als op de fysieke en telefonische bereikbaarheid. Er wordt bewust gekozen voor een combinatie van digitale en fysieke dienstverlening zodat alle doelgroepen bediend kunnen worden. Uit de Gemeentemonitor, een driejaarlijkse enquête, bleek dat de tevredenheid over de digitale dienstverlening er met 7% op is vooruitgegaan. Men wil deze positieve trend verderzetten en er wordt gestreefd naar verbetering. Men wil ook blijven investeren in een laagdrempelige digitale balie, zoals de website en de app. Zo kunnen veel burgers online geholpen worden, zonder langs te moeten komen op het gemeentehuis. Daardoor wordt er meer ruimte en tijd gecreëerd bij de diensten om personen die daar nood aan hebben bij te staan. Tijdens de implementatie van het nieuwe telefoonsysteem werd ook de telefonische bereikbaarheid onder de loep genomen. Burgers die bellen via het algemeen nummer, komen via een keuzemenu bij de juiste dienst terecht of bij het algemeen onthaal.
Wat de gemeente betreft, is de telefonische en fysieke bereikbaarheid van het algemeen onthaal en de meeste eerstelijnsdiensten gereld via het reguliere systeem van de openingsuren:
Deze regeling geldt voor de diensten Burgerzaken, Bevolking, Mobiliteit, Omgevingsbeleid, Groen, Wegen en Water en Handhaving. Dit is gelijkaardig of meer dan de omliggende gemeenten.
De dienst Vergunning is iedere voormiddag en donderdagavond bereikbaar, behalve woensdagvoormiddag. De burgers kunnen tijdens de algemene openingsuren terecht voor een afspraak bij deze dienst.
De dienst Vrije tijd en Evenementen & Vrijetijdsinfrastructuur is beschikbaar op maandag en vrijdag van 8 tot 12 en 13 tot 16 uur en donderdag bijkomend van 17 tot 19 uur.
Het Sociaal Huis heeft al drie vrije momenten om binnen te lopen zonder afspraak: een voormiddag, namiddag en avond.
De gemeente maakt gebruik van een online afsprakensysteem op de dienst Burgerzaken om een vlotte service aan te kunnen bieden. Vroeger stonden er lange wachtrijen, zeker op donderdagavond. Met dit systeem kan er orde gecreëerd worden. Mensen die niet meekunnen, kunnen makkelijk terecht aan de balie om een afspraak te maken of voor kleine opdrachten.
Er is ook een toegangszuil gezet aan de ingang van het gemeentehuis om het online werken nog meer te faciliteren en de klantenservice vlotter te laten verlopen. Deze zal half mei in werking treden. Het onthaal zal dan ook worden opgesplitst in een algemene balie en een snelloket. Aan het snelloket zullen mensen identiteitskaarten of documenten die klaar zijn, zonder afspraak maar tijdens de algemene openingsuren kunnen ophalen.
Er werd ook gekeken hoe het allemaal loopt en in 2022 waren er bijna 28.000 afspraken geboekt, waarvan 15% niet is komen opdagen. Dat is een algemene trend. In 2023 was dit al gestegen naar 33.000 afspraken, waarvan er 6.000 niet kwamen opdagen en in 2024 41.000 afspraken, waarvan 5.000 niet zijn komen opdagen. Slechts 3.000 inwoners dienden zich aan zonder afspraak. Dat wil zeggen dat het systeem wel begint te werken. Voor deze personen werd uiteraard een oplossing gevonden aan het onthaal. Als we inderdaad inzoomen op de 65-plussers: in 2024 waren er 4.000 afspraken waarvan er maar 400 zich aandienden zonder afspraak. Dus ook bij de ouderen stelt men vast dat het eigenlijk best vlot gaat.
Een algemene conclusie is dat het maken van online afspraken steeds meer ingeburgerd raakt en dat het ook een positieve feedback krijgt. In het Sociaal Huis zijn er al vrije inloopmomenten. De 65-plussers lijken wel mee te kunnen, maar kunnen nog altijd aan het loket eenvoudig geholpen worden. Dus artikel 1 en 2 zijn al gedeeltelijk zo.
Schepen Chantal LAUWERS krijgt het woord en verklaart in verband met het recyclagepark dat het bestuur het streven naar laagdrempelige toegang voor alle inwoners begrijpt, maar zij niet de visie delen dat het systeem van werken op afspraak een schrikbarende trend of een vorm van afbouw van de dienstverlening zou inhouden. Integendeel, op basis van evaluaties door Intradura, zowel bij burgers als bij parkmedewerkers, blijkt dat het reserveringssysteem een duidelijke meerwaarde biedt. De voordelen zijn talkrijk: vlottere doorstroming, kortere wachttijden, verhoogde veiligheid en betere spreiding van de bezoekers. Bovendien biedt het reservatieportaal, dat zowel digitaal als telefonisch toegankelijk is, voldoende flexibiliteit. In de meeste gevallen kunnen inwoners nog binnen het uur een afspraak inplannen. Deze regeling van uitsluitend werken op afspraak geldt op alle door Intradura beheerde recyclageparken. Vanuit deze overwegingen pleit het gemeentebestuur voor het behouden van het systeem van het bezoek op afspraak, eerder dan uitzonderingen toe te laten die het huidige evenwicht en de efficiëntie van de werking dreigen te verstoren.
Burgemeester Bart LAEREMANS krijgt het woord en wil hier de politie nog even bij betrekken. Een vrije inloop of zomaar naar de politie gaan zonder de minste afspraak is niet wenselijk. Wel voor heel dringende gevallen of voor mensen die inderdaad iets aangeven waar bij wijze van spreken de dader nog in de buurt is. Dat is een verschil. Bovendien is er ook nog het telefonische noodnummer zodat de politie bij de mensen thuiskomt. Voor gewone aangiften van feiten is het organisatorisch onmogelijk om vrij inloopmomenten te voorzien, ook omwille van het tekort aan politiepersoneel. Het hele systeem gaat hierdoor ondermijnd worden, veel mensen gaan komen zonder afspraak en een file veroorzaken op de momenten van vrije inloop. Dit zou zeer inefficiënt zijn en niemand ten goede komen. Bovendien zou dit ertoe leiden dat heel veel mensen van andere gemeenten zouden komen als men weet dat men in Grimbergen onmiddellijk bediend wordt.
Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een tweede maal het woord en geeft nog een antwoord op de vraag over het verscherpt toezicht op diegenen die thuiswerk doen. Zij verwijst daarvoor naar bijlage 17 van het arbeidsreglement waar er een reglement voor telewerk werd uitgewerkt met een heel aantal regels. Uiteraard kunnen medewerkers aangesproken worden als zij zich niet houden aan de afspraken. De goede dienstverlening blijft centraal staan, ook wanneer er aan telewerk wordt gedaan. De leidinggevende kan telewerk weigeren en de bereikbaarheid van de burger, binnen de limieten die zonet werden aangehaald, moet gewaarborgd blijven. Daarbuiten zijn er ook nog afspraken met het personeel dat er een transparant agendabeheer moet zijn: de agenda’s moeten in Outlook gedeeld worden, de beschikbaarheid in Teams moet worden aangeduid, overleg tussen medewerker en leidinggevende moet in transparantie gebeuren en de bereikbaarheid via Teams of de telefoon moet aanwezig zijn. Ook op die manier kan men het telewerk controleren. Ook de telewerkbare functies werden vastgelegd. Structureel telewerk is enkel mogelijk in bepaalde functies. Er moeten ook dienstgebonden afspraken gemaakt worden, vandaar dat er telewerkcharters gemaakt zijn per dienst. Gemiddeld moet men als men voltijds werkt toch halftijds fysiek op het bureau aanwezig zijn. Op sommige is dat zelfs vier dagen.
Vanuit de personeelsdienst wordt gestimuleerd om deze afspraken minstens jaarlijks te herbekijken, maar ook indien er omstandigheden wijzigen. De personeelsdienst volgt ook de tikkingen en de telewerkaanvragen op via het tijdregistratiesysteem. Wanneer er zaken niet correct geregistreerd worden, wordt er contact opgenomen met de leidinggevende. En natuurlijk worden onregelmatigheden vastgesteld en worden hier gevolgen aan gegeven. Het is dus zeker niet zo dat er geen verscherpt toezicht is. Als raadslid VANBINST weet heeft van een bepaalde dienst of persoon, mag hij dit altijd laten weten en dan wordt dit uiteraard nagekeken.
Raadslid Isabel GAISBAUER krijgt het woord en zegt dat raadslid VANBINST stelt dat thuiswerken tot minder productiviteit leidt. Uit verschillende onderzoeken blijkt echter dat de productiviteit niet noemenswaardig wordt verhoogd of verlaagd. Alleen volledig thuiswerken is slecht voor de productiviteit. Het is wel goed voor de mentale gezondheid van de medewerkers als ze regelmatig thuis mogen werken, wat voor de meeste mensen werkt, maar niet voor iedereen. De fractie Groen+Vooruit ziet geen meerwaarde in het derde voorstel van verscherpt toezicht ten opzichte van de bestaande afspraken. Zij vraagt zich ook af hoe je productiviteit denkt te meten. Zij vraagt dus om de artikels straks punt per punt te mogen stemmen.
Raadslid Dieter GOOVAERTS krijgt het woord en heeft twee vragen over het antwoord van schepen VAN BREE. Persoonlijk kan hij ook een anekdote geven: hij probeert regelmatig op vrijdag de gemeente te bereiken, voor de middag is dit praktisch onmogelijk. Dit kan toeval zijn, maar hij denkt dat het de gemeente niet slecht zou uitkomen dat er ook eens gekeken wordt naar wat de inwoners vinden van de dienstverlening. Hij weet niet of er regelmatig tevredenheidsenquêtes worden gedaan en op welke manier. Misschien kan dit ook binnen het participatiekader vallen. Als deze er zijn, had hij ze graag ontvangen. Doet Intradura regelmatig tevredenheidenquêtes? Zo ja, zou hij deze graag ontvangen.
Schepen Chantal LAUWERS krijgt nogmaals het woord en antwoordt dat dit haar door Intradura inderdaad werd meegedeeld en gaat deze opvragen.
Raadslid Laurent VANBINST krijgt een tweede maal het woord en bedankt de schepenen voor hun zeer uitgebreide antwoorden. Hij vindt wel dat het vaak gaat over de positieve punten van het afsprakensysteem en de verbeteringen tegenover vroeger, maar zijn vraag is niet om dit af te schaffen. Hij vraagt om op beperkt en parallel met het afsprakensysteem momenten te voorzien voor bepaalde groepen van mensen voor wie de afsprakensystemen niet efficiënt zijn of niet wenselijk zijn. Men moet voor alles een afspraak hebben, dus die hoge cijfers zijn logisch. En als men geen afspraak heeft, wordt men vaak weggestuurd. Bovendien geeft schepen VAN BREE zelf aan dat er veel afspraken worden gemaakt, waar mensen niet komen opdagen. Dat zijn de ideale gaten om een tweede rij te voorzien voor mensen die geen afspraak hebben en die bereid zijn om te wachten.
Hij vraagt verder aan schepen Chantal LAUWERS of het klopt dat zij niet naar de raad van bestuur van Intradura zal gaan met de vraag om een moment zonder afspraak te voorzien. Dat heeft zij de vorige gemeenteraad wel aangegeven.
Hij weet dat er een reglement bestaat voor telewerk, maar heeft graag alle cijfers van de telewerkcharters en de charters zelf. Ook per dienst graag een overzicht van hoeveel interventies op dat vlak gebeuren.
De voorzitter bevestigt dat er inderdaad op de vorige gemeenteraad de afspraak werd gemaakt dat op de raad van bestuur van Intradura de vraag zal worden gesteld. Schepen Jelle DE WILDE zal deze vragen dan ook stellen.
Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een derde maal het woord en vraagt wat er in artikel 2 bedoeld wordt met de reguliere openingsuren. Zijn dat de uren die zij daarnet vermelde of van 8 uur ’s morgens tot 19 uur ’s avonds? Zij stelt dat er telefonische bereikbaarheid is tijdens de openingsuren die zij voorheen vernoemde.
Raadslid Laurent VANBINST krijgt een derde maal het woord en antwoordt dat dit artikel bedoeld was om eventuele andere gelijkaardige situaties als die van de dienst Vergunningen te vermijden. Maar dit impliceert ook dat deze diensten bereikbaar zijn tijdens de reguliere openingsuren van de algehele gemeente.
Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een vierde maal het woord en zegt dat de dienst Vergunningen inderdaad een apart geval is. Het is op dit moment niet mogelijk, want dan kunnen die mensen alleen maar aan de telefoon zitten.
Raadslid Laurent VANBINST krijgt een vierde maal het woord en zegt de cijfers voor zich te hebben en vindt dit lachwekkend. Hij ziet niet in waarom dit niet zou kunnen.
Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een vijfde maal het woord en verklaart dat er met de dienst overlegd is. Elke voormiddag behalve woensdagvoormiddag en donderdagavond is deze dienst telefonisch bereikbaar, maar burgers kunnen wel tijdens de algemene openingsuren steeds terecht voor een afspraak.
Raadslid Laurent VANBINST krijgt een vijfde maal het woord en zegt dat het duidelijk is dat het bestuur hier niet mee akkoord zal gaan, maar hij wil de cijfers na de zitting wel laten zien. Hij wil geen specifieke diensten of individu’s viseren, maar wat die oproepen betreft en de motivering in de collegebeslissingen dat het stressvol zou zijn, vindt hij schrikbarend.
Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een zesde maal het woord en geeft aan dat het bestuur voor artikel 2 wil stemmen omdat dit voor hun een evidentie lijkt. Uit artikel 3 lijkt het dat het slecht zou lopen en dat er verscherpt toezicht nodig is, maar dit is er al in de regelgeving. Dit wordt toegepast en dit wordt regelmatig besproken.
Stemmingen:
Gaat over tot de eerste stemming inzake 'Artikel 1: Binnen de gemeentelijke- en politie diensten wordt minimaal één dag of twee halve dagen voorzien waarop de burger verder geholpen wordt zonder dat hij hiervoor een afspraak hoeft te maken. De gemeente doet alles binnen haar mogelijkheden om voorgaande ook toe te passen in de recyclageparken':
Met 13 stemmen voor (Eddie BOELENS, Ann DAAMEN, William DE BOECK, Soufian FAROUK, Isabel GAISBAUER, Tom GAUDAEN, Dieter GOOVAERTS, Britt JOHN, Katrien LE ROY, Luca MATON, Ann SELLESLAGH, Gerlant VAN BERLAER, Laurent VANBINST), 17 stemmen tegen (Bart LAEREMANS, Ewoud DE MEYER, Jelle DE WILDE, Kirsten HOEFS, Chantal LAUWERS, Trui OLBRECHTS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Nicolas BOURGEOIS, Randy BUELENS, Katleen ORINX, Wim ROBBERECHTS, Patricia SEGERS, Eliane VANCRAENENBROECK, Bart VAN HUMBEECK, Daan VERTONGEN, Karin VERTONGEN)
Het voorstel wordt verworpen.
Gaat over tot de tweede stemming inzake 'Artikel 2: Alle gemeentelijke- en politie diensten blijven telefonisch bereikbaar voor de burger tijdens haar reguliere openingsuren':
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Gaat over tot de derde stemming inzake 'Artikel 3: Het gemeentebestuur onderzoekt en implementeert een systeem waarbij een verscherpt toezicht wordt gehouden op de productiviteit en kwaliteit van het thuiswerk':
Met 6 stemmen voor (Ann DAAMEN, William DE BOECK, Tom GAUDAEN, Dieter GOOVAERTS, Ann SELLESLAGH, Laurent VANBINST), 24 stemmen tegen (Bart LAEREMANS, Ewoud DE MEYER, Jelle DE WILDE, Kirsten HOEFS, Chantal LAUWERS, Trui OLBRECHTS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Eddie BOELENS, Nicolas BOURGEOIS, Randy BUELENS, Soufian FAROUK, Isabel GAISBAUER, Britt JOHN, Katrien LE ROY, Luca MATON, Katleen ORINX, Wim ROBBERECHTS, Patricia SEGERS, Gerlant VAN BERLAER, Eliane VANCRAENENBROECK, Bart VAN HUMBEECK, Daan VERTONGEN, Karin VERTONGEN)
Het voorstel wordt verworpen.
/
Artikel 1.
Kennis te nemen van het toegevoegd punt "Maatregelen ter verzekering van de dienstverlening binnen de Gemeente Grimbergen", ingediend door raadslid Laurent VANBINST, als bijlage bij dit besluit gevoegd en voor de bespreking en beraadslaging ervan te verwijzen naar het zittingsverslag, zijnde de audio-opname, te vinden op de gemeentelijke website.
Art. 2.
Niet akkoord te gaan met het voorstel dat "binnen de gemeentelijke- en politie diensten minimaal één dag of twee halve dagen wordt voorzien waarop de burger verder geholpen wordt zonder dat hij hiervoor een afspraak hoeft te maken. De gemeente doet alles binnen haar mogelijkheden om voorgaande ook toe te passen in de recyclageparken".
Art. 3.
Akkoord te gaan met het voorstel dat alle gemeentelijke- en politie diensten telefonisch bereikbaar blijven voor de burger tijdens haar reguliere openingsuren.
Art. 4.
Niet akkoord te gaan met het voorstel dat "het gemeentebestuur onderzoekt en implementeert een systeem waarbij een verscherpt toezicht wordt gehouden op de productiviteit en kwaliteit van het thuiswerk".