De gemeenteraad:
Artikel 432, derde lid Decreet Lokaal Bestuur 22 december 2017 (DLB).
Algemeen:
Het samenwerkingsakkoord van 13 februari 2014 tussen het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest over de gewestgrensoverschrijdende intercommunales.
Het decreet van 25 april 2014 over de instemming met het samenwerkingsakkoord tussen het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest over de gewestgrensoverschrijdende intercommunales.
Deel 3, titel 3 DLB betreffende de intergemeentelijke samenwerking in het bijzonder.
Artikels 427 juncto 426, 4° juncto 423 DLB.
Statuten:
Statuten van OV I.B.E.G., voor het laatst gewijzigd door de algemene vergadering op 22 december 2020, inzonderheid op (i) de einddatum van de oprichtingsduur van OV I.B.E.G. vervat in artikel 6, zijnde 25 april 2026 en de procedure tot aanpassing van de statuten, vervat in artikel 39 en (ii) de samenstelling van het Adviescomité vervat in artikel 30.
De doelstellingen en objectieven van OV I.B.E.G. zijn nog steeds relevant en actueel, en de verlenging van de statutaire duur is noodzakelijk om de continuïteit van haar activiteiten en de verwezenlijking van haar doelstellingen te waarborgen.
Vertegenwoordigers van het gemeentebestuur:
Besluit van de gemeenteraad van 27 februari 2025 waarbij Patricia SEGERS, Katleen ORINX en Philip ROOSEN als effectieve vertegenwoordigers en Karin VERTONGEN, Ewoud DE MEYER en Erkut OVALI als plaatsvervangende vertegenwoordigers voor de algemene vergadering van OV I.B.E.G. voor de volledige legislatuur werden aangeduid.
Specifiek:
Het niet-bindend advies van de Vlaamse Regering van 4 februari en hun e-mail van 14 februari 2025 waarin zij formeel bevestigen dat art. 423 DLB niet wordt geschonden en de voorlegging ervan aan de raad van bestuur OV I.B.E.G. van 18 maart 2025 (in bijlage).
De commentaarnota, die de te volgen procedure tot statutenwijziging en de verlenging van OV I.B.E.G. uitgebreid toelicht (in bijlage).
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 april 2025 inzake "OV I.B.E.G.- Gewone en buitengewone algemene vergadering van 24 juni 2025: agendapunten en mandaat van de gemeentelijke vertegenwoordiger - Statutenwijziging: verlenging - Kennisname en goedkeuring".
/
Op 18 maart 2025 stemde de Raad van Bestuur van OV I.B.E.G. in om de statuten van OV I.B.E.G. te wijzigen. De doelstellingen en objectieven van OV I.B.E.G. zijn nog steeds relevant en actueel, en de verlenging van de statutaire duur is noodzakelijk om de continuïteit van haar activiteiten en de verwezenlijking van haar doelstellingen te waarborgen.
Per e-mail en brief van 20 maart 2025 werd het gemeentebestuur door OV I.B.E.G. opgeroepen om deel te nemen aan de gewone (AV) en buitengewone algemene vergadering (BAV) van dinsdag 24 juni 2025 om 17.30 uur, bij Living Tomorrow, Indringingsweg 1, 1800 Vilvoorde (zaal Vision Room).
Agenda AV:
Verslag van de Raad van Bestuur en van de Commissaris.
Onderzoek en goedkeuring van de balans en de resultatenrekening van het boekjaar 2024, van de toelichting, het jaarverslag, de winstverdeling, de boekhoudkundige besluiten en de waarderingsregels.
Kwijting te geven aan de Bestuurders en aan de Commissaris met betrekking tot het boekjaar 2024.
Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgend WVV.
Statutaire ontslagnemingen en benoemingen.
Statutaire mededelingen.
Agenda BAV:
Beslissing tot verlenging van de duur van de vereniging.
Voorstel tot statutenwijzigingen.
Artikelsgewijze bespreking van het voorstel tot statutenwijzigingen:
1. Het afgeschafte goedkeuringsbesluit van de toezichthoudende overheid te vervangen door een niet-bindend voorafgaand advies van de Vlaamse Regering, als volgt:
Oorspronkelijk artikel:
Artikel 39
[…]
Over iedere wijziging van de statuten moet in de gemeenteraden van de Deelnemende Gemeenten worden beraadslaagd en beslist.
Te dien einde wordt het ontwerp van de voorgestelde statutenwijziging aan de Deelnemende Gemeenten meegedeeld uiterlijk 90 dagen vóór de algemene vergadering. Aan de Deelnemende Gemeenten wordt een herinnering gestuurd gelijktijdig met de oproepingsbrief. Deze documenten vermelden de bepalingen van onderhavige alinea. De beslissingen ter zake van de gemeenteraden bepalen het mandaat van de respectieve vertegenwoordigers op de algemene vergadering en worden bij de notulen gevoegd. Elke gemeenteraad die zijn standpunt niet tijdig heeft meegedeeld, wordt geacht zich onthouden te hebben. De onthouding bepaalt het mandaat van de betrokken vertegenwoordiger(s) op de algemene vergadering.
Er kan geen statutenwijziging worden voorgelegd aan de Deelnemers in het jaar waarin de verkiezingen voor de algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, tenzij ingevolge een wettelijke of reglementaire verplichting of om het aantal mandaten binnen I.B.E.G. te verminderen.
De notulen van de algemene vergadering houdende wijziging van de statuten worden, samen met de bijhorende documenten, waaronder de beslissingen van de Deelnemende Gemeenten, binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen na de algemene vergadering aan de toezichthoudende overheid voorgelegd.
Een volledig gecoördineerde tekst van de statuten wordt neergelegd in de zetel van de OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING, bij de toezichthoudende overheid en bij elke Deelnemende Gemeenten, binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen na de ontvangst door de OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING van het goedkeuringsbesluit of na verstrijken van de termijn van negentig kalenderdagen waarover de toezichthoudende overheid beschikt om goedkeuring te verlenen.
Gewijzigd artikel:
Artikel 39
[…]
De raad van bestuur legt het ontwerp van statutenwijziging uiterlijk honderdvijftig dagen voor de algemene vergadering die de statutenwijzigingen beoordeelt, voor advies voor aan de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering verleent een niet-bindend advies aan de raad van bestuur binnen zestig dagen vanaf de dag na de dag waarop het ontwerp van statutenwijziging aan de Vlaamse Regering is verzonden. Als er geen advies is ontvangen binnen de gestelde termijn, wordt geacht aan de adviesplicht te zijn voldaan.
Over iedere wijziging van de statuten moet in de gemeenteraden van de Deelnemende Gemeenten worden beraadslaagd en beslist.
Te dien einde wordt het ontwerp van de voorgestelde statutenwijziging samen met het niet-bindend advies van de Vlaamse Regering aan de Deelnemende Gemeenten meegedeeld uiterlijk 90 dagen vóór de algemene vergadering. Als er geen advies is ontvangen binnen de gestelde termijn, wordt dat vermeld op het ontwerp van statutenwijziging. Aan de Deelnemende Gemeenten wordt een herinnering gestuurd gelijktijdig met de oproepingsbrief. Deze documenten vermelden de bepalingen van onderhavige alinea. De beslissingen ter zake van de gemeenteraden bepalen het mandaat van de respectieve vertegenwoordigers op de algemene vergadering en worden bij de notulen gevoegd. Elke gemeenteraad die zijn standpunt niet tijdig heeft meegedeeld, wordt geacht zich onthouden te hebben. De onthouding bepaalt het mandaat van de betrokken vertegenwoordiger(s) op de algemene vergadering.
Er kan geen statutenwijziging worden voorgelegd aan de Deelnemers in het jaar waarin de verkiezingen voor de algehele vernieuwing van de gemeenteraden worden georganiseerd, tenzij ingevolge een wettelijke of reglementaire verplichting of om het aantal mandaten binnen I.B.E.G. te verminderen.
De notulen van de algemene vergadering houdende wijziging van de statuten worden, samen met de bijhorende documenten, waaronder de beslissingen van de Deelnemende Gemeenten, binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen na de algemene vergadering aan de toezichthoudende overheid voorgelegd.
Een volledig gecoördineerde tekst van de statuten wordt neergelegd in de zetel van de OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING, bij de toezichthoudende overheid en bij elke Deelnemende Gemeenten, binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen na de ontvangst door de OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING van het goedkeuringsbesluit of na verstrijken van de termijn van negentig kalenderdagen waarover de toezichthoudende overheid beschikt om goedkeuring te verlenen.
Na afloop van de termijn waarbinnen de toezichthoudende overheid haar algemeen bestuurlijk toezicht kan uitoefenen, wordt een volledig gecoördineerde tekst van de statuten neergelegd in de zetel van de OPDRACHTHOUDENDE VERENIGING en bij elke Deelnemende Gemeente.
2. De oprichtingstermijn te verlengen met de maximumtermijn van achttien jaar, als volgt:
Oorspronkelijk artikel:
Artikel 6
I.B.E.G. werd opgericht voor een duur van dertig jaar, beginnend op 2 maart 1929. Zij werd verlengd voor een nieuwe duur van dertig jaar, ingaand op 2 maart 1959. Zij werd opnieuw verlengd voor een duur van dertig jaar, ingaand op 2 maart 1989. Zij werd opnieuw verlengd op 26 april 1996, tot en met 25 april 2026. […]
Gewijzigd artikel:
Artikel 6
I.B.E.G. werd opgericht voor een duur van dertig jaar, beginnend op 2 maart 1929. Zij werd verlengd voor een nieuwe duur van dertig jaar, ingaand op 2 maart 1959. Zij werd opnieuw verlengd voor een duur van dertig jaar, ingaand op 2 maart 1989. Zij werd opnieuw verlengd op 26 april 1996, tot en met 25 april 2026. Zij werd opnieuw verlengd vanaf 25 april 2026, voor een duur van achttien jaar, tot en met 25 april 2044. […]
3. Elke Deelnemende Gemeente kan een vertegenwoordiger aanduiden in het Adviescomité, waarbij drie bestuurders kunnen worden gecoöpteerd, als volgt:
Oorspronkelijk artikel:
Artikel 30
Binnen de Raad van Bestuur wordt een adviescomité opgericht dat belast is met de coördinatie van de participaties van de Deelnemende Gemeenten en I.B.E.G. (het "Adviescomité").
Het Adviescomité bestaat uit twee leden, de Voorzitter en de Ondervoorzitter van de Raad van Bestuur, die, bij geheime stemming, benoemd worden door de algemene vergadering op voordracht van de Deelnemers. 2 bestuurders van de DNB, voorgedragen door I.B.E.G., worden gecoöpteerd.
De directie van I.B.E.G. neemt eveneens deel aan de vergaderingen van het Adviescomité, alsook uitgenodigde
toelichters.
Gewijzigd artikel:
Artikel 30
Binnen de Raad van Bestuur wordt een adviescomité opgericht dat belast is met de coördinatie van de participaties van de Deelnemende Gemeenten en I.B.E.G. (het "Adviescomité").
Het Adviescomité bestaat uit twee leden, de Voorzitter en de Ondervoorzitter van de Raad van Bestuur, die, bij geheime stemming, benoemd worden door de algemene vergadering op voordracht van de Deelnemer.
2 bestuurders van de Daarnaast worden er drie bestuurders van de DNB, voorgedragen door I.B.E.G., worden andere Deelnemende Gemeenten gecoöpteerd in dit comité.
De directie van I.B.E.G. neemt eveneens deel aan de vergaderingen van het Adviescomité, alsook uitgenodigde toelichters.
Mandatering gemeentelijke vertegenwoordiger
Overeenkomstig artikel 432, derde lid DLB moet de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordigers in de AV van opdrachthoudende en dienstverlenende verenigingen herhaald worden voor elke AV.
In zitting van de gemeenteraad van 27 februari 2025 werden Patricia SEGERS, Katleen ORINX en Philip ROOSEN als effectieve vertegenwoordigers en Karin VERTONGEN, Ewoud DE MEYER en Erkut OVALI als plaatsvervangende vertegenwoordigers voor de algemene vergadering van I.B.E.G. voor de volledige legislatuur aangeduid.
Zij werden op 2 april 2025 op de hoogte gebracht van deze uitnodiging.
Aan de gemeenteraad wordt in dit kader voorgesteld om:
kennis te nemen van de uitnodiging van OV I.B.E.G. om deel te nemen aan de AV en BAV van 24 juni 2025;
kennis te nemen van het feit dat de vertegenwoordigers deze uitnodiging alsook de toelichtingsnota's op 2 april 2025 hebben ontvangen;
de agendapunten van de AV en BAV van 24 juni 2025, alsook het voorstel tot statutenwijziging, zoals hierboven uiteengezet, goed te keuren
volmacht te verlenen aan elke advocaat van Clifford Chance en medewerker van notariskantoor Van Halteren om gemeente Grimbergen te vertegenwoordigen tijdens het verlijden van de akte die handelt over de statutenwijziging van I.B.E.G. en in het algemeen alle handelingen te stellen en documenten te ondertekenen i.k.v. de statutenwijziging van I.B.E.G. en
het mandaat van de gemeentelijke vertegenwoordigers vast te stellen.
Stemmingen:
Gaat over tot de eerste stemming betreffende de goedkeuring van de agendapunten van de AV van OV I.B.E.G. van 24 juni 2025:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Gaat over tot de tweede stemming betreffende de goedkeuring van de agendapunten van de BAV van 24 juni 2025 van OV I.B.E.G., waaronder het voorstel tot statutenwijziging, zoals uiteengezet in het besluit:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Gaat over tot de derde stemming betreffende de vaststelling van het mandaat van de aangeduide gemeentelijke vertegenwoordigers om de agendapunten van de AV en BAV van OV I.B.E.G., alsook de statutenwijziging, goed te keuren:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Gaat over tot de vierde stemming waarbij er volmacht wordt verleend aan elke advocaat van Clifford Chance en medewerker van notariskantoor Van Halteren om de gemeente Grimbergen te vertegenwoordigen tijdens het verlijden van de akte die handelt over de statutenwijziging van OV I.B.E.G. en in het algemeen alle handelingen te stellen en documenten te ondertekenen i.k.v. de statutenwijziging van OV I.B.E.G.:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
/
Artikel 1.
Kennis te nemen van de uitnodiging van I.B.E.G van 20 maart 2025 waarbij wordt gemeld dat een gewone en buitengewone algemene vergadering zal plaatsvinden op dinsdag 24 juni 2025 om 17.30 uur, bij Living Tomorrow, Indringingsweg 1, 1800 Vilvoorde (zaal Vision Room), met de volgende agenda's en deze goed te keuren:
Agenda AV:
Verslag van de Raad van Bestuur en van de Commissaris.
Onderzoek en goedkeuring van de balans en de resultatenrekening van het boekjaar 2024, van de toelichting, het jaarverslag, de winstverdeling, de boekhoudkundige besluiten en de waarderingsregels.
Kwijting te geven aan de Bestuurders en aan de Commissaris met betrekking tot het boekjaar 2024.
Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgend WVV.
Statutaire ontslagnemingen en benoemingen.
Statutaire mededelingen.
Agenda BAV:
Beslissing tot verlenging van de duur van de vereniging.
Voorstel tot statutenwijzigingen
Art. 2.
Kennis te nemen van het feit dat de vertegenwoordigers deze uitnodiging alsook de toelichtingsnota's op 2 april 2025 hebben ontvangen.
Art. 3.
Het voorstel tot statutenwijziging, zoals uiteengezet in het besluit, goed te keuren.
Art. 4.
Het mandaat van de aangeduide vertegenwoordigers m.b.t. de te behandelen agendapunten en het voorstel tot statutenwijziging, vast te stellen.
Art. 5.
Een volmacht te geven aan elke advocaat van Clifford Chance en medewerker van notariskantoor Van Halteren om de gemeente Grimbergen te vertegenwoordigen tijdens het verlijden van de akte die handelt over de statutenwijziging van I.B.E.G. en in het algemeen alle handelingen te stellen en documenten te ondertekenen i.k.v. de statutenwijziging van I.B.E.G.
Art. 6.
Een afschrift van dit besluit te bezorgen aan:
de aangeduide vertegenwoordigers en
OV I.B.E.G.