De gemeenteraad keurt het reglement betreffende de vaststelling van de administratieve kosten voor de invordering van fiscale en niet-fiscale vorderingen in geval van geen of laattijdige betaling, 2021-2025, goed.
Artikel 40, § 3 en artikel 41, 14° Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
/
Er worden vanuit het bestuur heel wat vorderingen opgemaakt. Schuldenaren geven niet steeds gevolg aan een verzoek tot betalen, noch aan latere aanmaningsbrieven.
Vorderingen die opgemaakt worden door de gemeente enerzijds en het OCMW anderzijds zijn verschillend van aard en vragen doorgaans een verschillende aanpak binnen de debiteurenprocedure.
In het kader van de integratie van het OCMW en de gemeente is het echter wenselijk en mogelijk een meer uniforme procedure uit te werken voor de verdere minnelijke invordering in geval van geen of laattijdige betaling, inzonderheid wat betreft de aanmaningsprocedure en de mogelijkheid tot inschakeling van een incassobureau voor de verdere minnelijke invordering van schulden.
Er werd door de financiële dienst van de gemeente en het OCMW een nieuwe aanmaningsprocedure uitgewerkt overeenkomstig onderstaande bepalingen.
Indien de vorderingen niet tijdig binnen de voorziene periode vermeld op de factuur of het aanslagbiljet betaald worden, wordt een eerste kosteloze herinnering verstuurd waarin een bijkomende betaaltermijn wordt verleend van 7 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de herinneringsdatum.
Bij niet-betaling binnen de betaaltermijn verleend in de eerste kosteloze herinnering wordt een tweede herinnering verstuurd. Bij het versturen van deze tweede aanmaning wordt een laatste bijkomende betaaltermijn verleend van 7 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de aanmaningsdatum.
Bij niet-fiscale vorderingen is het verplicht de schuldenaar aan te manen met een aangetekende brief in geval er bij niet-betaling nadien via dwangbevel dient ingevorderd te worden.
In de wet van 20 februari 2017 werd de verplichting om bij fiscale vorderingen de herinneringsbrief per aangetekend schrijven te verzenden geschrapt. Een verzending per aangetekend schrijven blijft echter wenselijk als bewijslast bij eventuele betwisting van de vordering.
Het is aangewezen om een administratieve kost aan te rekenen ter vergoeding van de betalingsopvolging bij wanbetalers, te weten de hieraan verbonden personeelskosten en materiële kosten. Een administratieve kost van 15,00 euro wordt aangerekend voor de verzending van een tweede herinnering, al dan niet via aangetekend schrijven, en elke daaropvolgende aanmaningsbrief.
De verdere invordering via een dwangbevel en aanstelling van een gerechtsdeurwaarder vormt niet in alle gevallen de meest aangewezen aanpak, bijvoorbeeld indien de omvang van de openstaande vorderingen heel gering is. Voor de inning van niet-fiscale vorderingen kan beroep gedaan worden op de tussenkomst van een incassobureau. Deze werkwijze kan voordeliger zijn voor de schuldenaar aangezien de kosten die gepaard gaan met het inschakelen van een incassobureau doorgaans lager liggen dan de tarieven die gehanteerd worden door een gerechtsdeurwaarder. Bij het aanstellen van een gerechtsdeurwaarder kan het bestuur bovendien geconfronteerd worden met bijkomende kosten indien de inning van de openstaande vorderingen niet (volledig) gerealiseerd kan worden.
Incassobureaus werken volgens het principe “no cure no pay” waardoor het bestuur geen kosten worden aangerekend indien de vordering niet of niet integraal kan worden geïnd.
Evenmin brengt een incassobureau het bestuur kosten in rekening indien de vordering door haar tussenkomst wel integraal kan worden geïnd. Het incassobureau vraagt in dit geval aan het bestuur de machtiging om een bijkomende administratieve kost te innen voor eigen rekening. Een administratieve kost van 25,00 euro wordt voorzien en lijkt billijk.
Raadslid Bart VAN HUMBEECK krijgt het woord en wil graag dat de termijn van 7 dagen, voordat een vordering naar het incassobureau wordt gestuurd, word aangepast. De post werkt niet altijd stipt en een brief kan bij iemand thuis ook enkele dagen blijven liggen. Hij heeft er begrip voor dat de gemeente actiever haar geld wil invorderen, maar 7 dagen vindt hij wel erg kort.
Schepen William DE BOECK antwoordt dat het gaat om twee periodes van 7 kalenderdagen en dat er altijd overleg mogelijk is met de financiële dienst van de gemeente.
Raadslid Bart VAN HUMBEECK vindt dat mensen weinig tijd krijgen om contact op te nemen over een betalingsregeling, als de incassoprocedure zo snel wordt ingezet.
Raadslid Isabel GAISBAUER krijgt het woord en vraagt hoe wordt omgegaan met de mensen die door het OCMW worden ondersteund. Zij hebben immers weinig financiële ruimte.
Schepen Jean-Paul WINDELEN krijgt het woord en repliceert dat eerst met de sociale dienst wordt afgestemd of de aanmaning wordt gestuurd.
Raadslid Trui OLBRECHTS krijgt het woord en begrijpt dat uniforme regels tussen gemeente en OCMW noodzakelijk zijn, maar ze vindt de termijn van 7 dagen te kort. Ze vraagt of een minimumbedrag is afgesproken om het dossier naar een incassobureau te sturen.
Financieel directeur Jan PLETINCKX krijgt het woord en stelt dat de gemeente doorgaans een langere periode dan 7 dagen hanteert. Voor heel kleine bedragen wordt geen incassobureau ingeschakeld, maar de gemeente wil geen minimumbedrag vaststellen. Bovendien komt er 15 euro aan administratiekosten bij, dus is het al snel de moeite om het bedrag te innen.
Raadslid Bart VAN HUMBEECK stelt voor om artikel 3, 2e alinea aan te passen als volgt: Na het verstrijken van de betalingstermijn vermeld in de eerste aanmaning, ontvangt de schuldenaar een tweede aanmaning (desgevallend via aangetekende zending) met een nieuwe betalingstermijn van veertien kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de herinneringsdatum.
Raadslid Gerlant VAN BERLAER sluit zich hierbij aan.
Voorzitter Chantal LAUWERS legt het amendement ter stemming voor.
In de oude aanmaningsprocedure van het OCMW werd in de eerste herinnering een betaaltermijn verleend van twee weken. Bij uitblijven van betaling werd nadien een tweede herinnering verstuurd via aangetekend schrijven waarin een nieuwe betaaltermijn werd verleend van één week. Voor deze tweede herinnering werd een administratieve kost aangerekend van 5,00 euro. Indien er na de tweede herinnering nog steeds geen betaling ontvangen werd, werd een derde en laatste herinnering verstuurd via aangetekend schrijven waarbij een administratieve kost van 10,00 euro in rekening werd gebracht en een laatste betaaltermijn werd toegekend van één week.
Ingevolge de nieuwe aanmaningsprocedure die werd uitgewerkt zal de verzending van de derde herinnering worden geschrapt en wordt de betaaltermijn vermeld in de eerste herinnering verkort van twee weken naar één week. Bij de verzending van de tweede herinnering wordt meteen een administratieve kost van 15,00 euro aangerekend.
Wat betreft de mogelijkheid tot inschakeling van een incassobureau voor de verdere minnelijke invordering van de schulden: hier zal elk dossier afzonderlijk bekeken worden in overleg met de diensten.
Wat betreft de minnelijke invordering van vorderingen van de gemeente, wordt de betaaltermijn verleend in de eerste kosteloze aanmaning ingekort van 15 dagen naar 7 dagen. De betaaltermijn van 7 dagen verleend in de tweede herinnering blijft behouden. De aanrekening van 15,00 euro bij de verzending van de tweede herinnering blijft ook behouden. Voor de vorderingen van de gemeente werd doorgaans geen derde herinnering verstuurd zoals wel het geval was bij de procedure van het OCMW.
Rekening houdende met de betaaltermijn die reeds verleend wordt op de facturen (30 dagen te rekenen vanaf de dag volgend op de factuurdatum) en op de aanslagbiljetten (2 maanden te rekenen vanaf de dag volgend op de verzenddatum van het aanslagbiljet), lijkt een inkorting van de betaaltermijn verleend in de eerste aanmaning aanvaardbaar. Bovendien volgt er na de eerste herinnering nog een tweede aanmaning waarin nog een extra betaaltermijn wordt verleend van 7 dagen.
Deze aanpassingen laat het bestuur bovendien toe adequater op te treden bij wanbetalers en vlugger over te schakelen op de gerechtelijke invordering indien nodig.
Ingediend door raadslid Bart VAN HUMBEECK om artikel 3, 2e alinea aan te passen als volgt:
Na het verstrijken van de betalingstermijn vermeld in de eerste aanmaning, ontvangt de schuldenaar een tweede aanmaning (desgevallend via aangetekende zending) met een nieuwe betalingstermijn van 14 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de herinneringsdatum.
Met 13 stemmen voor (Eddie BOELENS, Linda DE PREE, Jelle DE WILDE, Jean DEWIT, Isabel GAISBAUER, Kirsten HOEFS, Katrien LE ROY, Karima MOKHTAR, Trui OLBRECHTS, Katleen ORINX, Vincent VAN ACHTER, Gerlant VAN BERLAER, Bart VAN HUMBEECK), 18 stemmen tegen (Chris SELLESLAGH, William DE BOECK, Tom GAUDAEN, Bart LAEREMANS, Philip ROOSEN, Karlijne VAN BREE, Yves VERBERCK, Jean-Paul WINDELEN, Manon BAS, Gilbert GOOSSENS, Brigitte JANSSENS, Chantal LAUWERS, Peter PLESSERS, Luk RAEKELBOOM, Pierre VAN DEN WYNGAERT, Rudi VAN HOVE, Karin VERTONGEN, Elke WOUTERS)
Het amendement wordt verworpen.
Enig artikel.
Onderstaand reglement goed te keuren:
Reglement betreffende vaststelling van administratieve kosten voor de invordering van fiscale en niet-fiscale vorderingen in geval van geen of laattijdige betaling
Artikel 1.
Met ingang van 1 oktober 2021 worden in geval van geen of laattijdige betaling bijkomende administratieve kosten gerekend.
Art. 2.
De kosten zijn verschuldigd door de schuldenaar van de fiscale en/of niet-fiscale schuldvordering waaraan de aangerekende kosten gerelateerd zijn.
Art. 3.
Na het verstrijken van de betalingstermijn voorzien op de factuur of het aanslagbiljet, ontvangt de schuldenaar een eerste kosteloze aanmaning met een nieuwe betalingstermijn van 7 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de herinneringsdatum.
Na het verstrijken van de betalingstermijn vermeld in de eerste aanmaning, ontvangt de schuldenaar een tweede aanmaning (desgevallend via aangetekende zending) met een nieuwe betalingstermijn van 7 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de herinneringsdatum.
Bij een tweede en elke eventueel daaropvolgende aanmaningsbrief bedragen de administratieve kosten een forfaitair bedrag van 15,00 euro per brief.
Art. 4.
Indien het bestuur voor de verdere afhandeling van de niet-fiscale inningsprocedure beroep doet op een derde instantie (incassobureau), wordt een bijkomende administratieve kost van 25,00 euro per dossier aangerekend. Deze administratieve kost is niet verschuldigd aan het bestuur, maar dient te worden geïnd door en voor rekening van de voornoemde derde instantie.
Art. 5.
Het gemeentelijk belastingreglement houdende de vaststelling van een gemeentelijk reglement betreffende het vestigen van administratieve kosten in geval van geen of laattijdige betaling, zoals vastgesteld bij gemeenteraadsbeslissing van 19 december 2019 wordt opgeheven bij het in werking treden van voorliggend reglement.