De gemeenteraad keurt de de raamovereenkomsten van de Stad Brugge en van de gemeente Kampenhout goed en neemt ervan af op basis van de werkelijke behoeften.
Artikels 40 en 41 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB).
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Artikels 326 tem. 341 DLB betreffende het bestuurlijk toezicht.
Artikels 2, 6°; 43, §1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
Besluit van het college van Burgemeester en schepenen van Brugge van 19 november 2018.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van Kampenhout van 6 maart 2023.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van Grimbergen van 13 november 2023.
\
De laatste serververnieuwing voor de gemeente en het OCMW dateert van 2017. Door het stijgend aantal applicaties en het aantal gebruikers is de performantie van deze serverinfrastructuur doorheen de jaren sterk gedaald.
De gemiddelde levensduur van serverinfrastructuur bedraagt 5 jaar. Momenteel is de waarborgperiode met 1 jaar verlengd omdat de serververnieuwing met 1 jaar werd opgeschoven omwille van budgettaire redenen.
Het is noodzakelijk om de serverinfrastructuur nu te vervangen om aan de steeds hogere normen ook qua veiligheid te voldoen.
Om de goede werking van de bedrijfsprocessen te blijven garanderen werd door de IT-stuurgroep beslist om een project tot serververnieuwing op te starten.
Het bestuur wordt binnen dit project begeleid door een projectleider van VERA.
Marktonderzoek
De projectleider van VERA en de IT-beheerder hebben een voorafgaandelijk marktonderzoek gedaan waarbij de belangrijkste gemeentelijke systeemintegratoren werden bevraagd.
Op basis van deze gesprekken en hun voorstellen werden de ideale wensen voor een gemeentelijke serververnieuwing in een TO- BE document vastgelegd.
Aan de systeemintegratoren werd gevraagd om hun offerte aan te passen op basis van dit TO-BE document zodat een degelijke vergelijking tussen de verschillende systemen kon plaatsvinden.
De meeste aangeschreven leveranciers maken gebruik van raamakkoorden om hun hardware en diensten aan te bieden.
Raamovereenkomsten
De 2 belangrijkste raamovereenkomsten voor de afname van ICT-producten en diensten zijn deze van de stad Brugge en de gemeente Kampenhout.
Door gebruik te maken van deze ICT-raamovereenkomsten is het gemeentebestuur vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
Omdat er zelf geen gunningsprocedure moet gevoerd worden, wordt tijd en geld bespaard. De stad Brugge en de gemeente Kampenhout beschikken bovendien over een grotere technisch expertise voor het voeren van dergelijke gunningsprocedures.
De schaalgrootte van stad Brugge en de gemeente Kampenhout laten toe om gunstiger voorwaarden te bekomen dan mogelijk is op niveau van het bestuur.
De raamovereenkomsten zijn niet exclusief: dit impliceert dat een deelnemend bestuur de vrijheid behoudt om een bepaalde aankoop niet langs het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de
wet op de overheidsopdrachten oplegt, te voeren.
Een bestuur kan ook niet verplicht worden tot afname. Het gebruik van het raamcontract houdt geen exclusiviteit in.
De stad Brugge treedt op als opdrachtencentrale voor de aankoop van ICT-producten en diensten en biedt andere overheden de mogelijkheid hierop beroep te doen
De gemeente Kampenhout treedt op als aankoopcentrale waarbij oa. lokale overheden (gemeentebesturen) kunnen afnemen.
De gemeente Grimbergen heeft van deze raamakkoorden tot op heden geen gebruik gemaakt. Om van de nieuwe raamovereenkomsten gebruik te kunnen maken, dient de gemeente Grimbergen toe te treden tot de raamakkoorden van zowel de stad Brugge als de gemeente Kampenhout.
De raamovereenkomst van de stad Brugge bestaat uit 12 percelen percelen die toegewezen zijn aan onderstaande leveranciers:
De opdracht loopt over een periode van 3 jaar, drie maal met 1 jaar stilzwijgend verlengbaar, ingaand op de (post)datum vermeld in de sluitingsbrief.
Voor het perceel van de multifunctionals en printers wordt een termijn van voorgesteld van 5 jaar, met 1 jaar verlengbaar. Dit omdat voor een operationele lease formule dergelijke toestellen afgeschreven worden op een termijn van 5 jaar.
De raamovereenkomst van de gemeente Kampenhout bestaat uit 4 percelen die toegewezen zijn aan onderstaande leveranciers
De raamovereenkomst loopt van 6 maart 2023 em. 5 maart 2027, met de mogelijkheid om nadien elk perceel te verlengen met 2 maal 1 jaar.
De gunning van de serverinfrastructuur en bijbehorende diensten zal pas gebeuren na goedkeuring van de raamakkoorden van de stad Brugge en de gemeente Kampenhout.
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om toe te treden tot de raamovereenkomsten van de Stad Brugge en van de gemeente Kampenhout en er op basis van de werkelijke behoeften gebruik van te maken.
Raadslid Jean DEWIT krijgt het woord en vraagt waarom de gemeente de samenwerking zo ver zoekt en niet een nabijgelegen gemeente vraagt om de ICT-systemen over te nemen.
Schepen Philip ROOSEN antwoordt dat het gaat om een raamovereenkomst. Zowel Brugge als Kampenhout hebben veel ervaring met raamovereenkomsten voor ICT. De reden om hierbij aan te sluiten is dat de gemeente de server moet gaan vernieuwen en tijd en geld wint door gebruik te maken van de raamovereenkomst.
De werkelijke behoeften voor afname van deze raamovereenkomsten kunnen jaarlijks variëren waardoor er wordt voorgesteld een maximumafname voor de periode 2023-2027 te voorzien.
Het totaalbedrag voor afname van deze raamakkoorden voor de periode 2023-2027 wordt geraamd op € 1.400.000. De kredieten voor deze opdracht worden opgenomen in het investeringsbudget van 2023 tot 2027.
Artikel 1.
Toe te treden tot de raamovereenkomst van de stad Brugge voor de opdracht 'ICT- Aankoopcentrale stad Brugge en andere entiteiten' die de stad Brugge sloot met verschillende leveranciers en het bestek goed te keuren.
Art. 2.
Toe te treden tot de raamovereenkomst van de gemeente Kampenhout voor de verwerving van diensten inzake cloud, cybersecurity, infrastructuur, netwerken, procesautomatisering en aankoop van bijbehorende hardware/software.
Art. 3.
Het college van burgemeester en schepenen te belasten met de uitvoering van de opdracht.