toegevoegd als bijlagen bij het besluit, en keurt deze goed.
De gemeenteraad neemt tot slot kennis van het voorstel om kwijting te geven aan de bestuurders van de projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West voor de bestuursdaden gesteld in het jaar 2022 en keurt dit voorstel goed.
Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB):
Artikel 41, 4°:
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd:
4° het oprichten van en het toetreden tot rechtspersonen en het beslissen tot oprichting van, deelname aan of vertegenwoordiging in agentschappen, instellingen, verenigingen en ondernemingen.
Artikel 404:
§ 1. De projectvereniging beschikt uitsluitend over een raad van bestuur.
Alleen natuurlijke personen kunnen lid zijn van de raad van bestuur.
De deelnemers benoemen de leden van de raad van bestuur rechtstreeks. Elke deelnemer heeft slechts één afgevaardigde in de raad van bestuur, naast de afgevaardigde met raadgevende stem, vermeld in paragraaf 3.
Voor de gemeenten kunnen uitsluitend gemeenteraadsleden, burgemeesters of schepenen het mandaat als lid van de raad van bestuur vervullen.
Het voorzitterschap van de raad van bestuur wordt altijd toevertrouwd aan een bestuurder die een gemeente aangewezen heeft.
§ 2. De raad van bestuur, waarin alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd zijn en waarin iedere bestuurder beschikt over één stem, heeft uitsluitend de bevoegdheid om beslissingen te nemen die hem expliciet door de deelnemers zijn opgedragen. De raad van bestuur is in elk geval bevoegd voor het personeelsbeleid. De raad van bestuur kan het dagelijks personeelsbeheer, de bevoegdheid voor het aanstellen en het ontslaan van het personeel, alsook de sanctie- en tuchtbevoegdheid ten aanzien van het personeel toevertrouwen aan het personeelslid dat aan het hoofd staat van het personeel van de projectvereniging.
§ 3. Iedere gemeente wijst een afgevaardigde aan die deelneemt aan de vergaderingen van de raad van bestuur als lid met raadgevende stem. Die afgevaardigden zijn altijd raadsleden in de betrokken gemeenten, verkozen op een lijst waarvan geen enkele verkozene deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen.
§ 4. De werkingsmodaliteiten van de raad van bestuur worden vastgesteld in een bij de statuten gevoegd huishoudelijk reglement dat gewijzigd kan worden bij eenvoudige beslissing van de raad van bestuur. De afgevaardigden, vermeld in paragraaf 3, tellen niet mee voor de berekening van een eventueel aanwezigheidsquorum.
§ 5. De controle op de financiële toestand wordt toevertrouwd aan een accountant die benoemd is door de raad van bestuur.
De raad van bestuur stelt de jaarrekeningen vast en legt ze, samen met een activiteitenverslag en het verslag van de accountant, voor aan de deelnemers die hun goedkeuring verlenen overeenkomstig de procedure bepaald in de statuten.
§ 6. Elke projectvereniging rapporteert aan de Vlaamse Regering over haar werking. De Vlaamse Regering bepaalt de inhoud, de periodiciteit en de wijze van rapportering. De rapportering heeft niet tot gevolg dat een termijn om toezicht uit te oefenen als vermeld in hoofdstuk 4 van deze titel een aanvang neemt.
Algemeen:
Context:
Gezien de meerwaarde van een intergemeentelijke samenwerking rond bouwkundig erfgoed, landschappelijk erfgoed en archeologie en de complementariteit met de werking van Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) heeft RLBK in 2019 het initiatief genomen om samen gemeenten in de Brabantse Kouters de oprichting van Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddiensten voor te bereiden.
Dit leidde tot de oprichting van twee projectverenigingen ter bevordering van de intergemeentelijke samenwerking rond onroerend erfgoed in de Brabantse Kouters: Brabantse Kouters Oost (gemeenten Kraainem, Machelen, Steenokkerzeel, Wezembeek-Oppem, Zaventem en Zemst en de stad Vilvoorde) en Brabantse Kouters West (gemeenten Asse, Grimbergen, Meise, Merchtem en Wemmel).
De gemeente Grimbergen stemde in met de oprichting van en toetreding tot de projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West tijdens de zitting van de gemeenteraad van 24 oktober 2019. Tijdens dezelfde zitting werd ook de opmaak van een aanvraagdossier voor erkenning als Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst (IOED) bij de Vlaamse Overheid goedgekeurd.
De beide projectverenigingen (Brabantse Kouters Oost en Brabantse Kouters West) sloten een samenwerkingsovereenkomst af met Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) voor de uitvoering van de erfgoedwerking door RLBK.
Een erkenning als IOED (en bijhorende Vlaamse financiering) werd tijdens de eerste aanvraagronde in 2020 nog niet verleend door de Vlaamse Overheid, maar op de vergadering van 16 november 2020 beslisten de raden van bestuur van beide projectverenigingen om:
- Herinventarisatie en valorisatie van bouwkundige erfgoed op de Vlaamse Inventaris.
- De opmaak van een nieuw aanvraagdossier voor de erkenning als IOED in 2022.
- Ondersteuning gemeenten i.k.v. funerair erfgoed.
- Onderzoeken mogelijkheden tot samenwerken bij publiekswerking (bv. Open Monumentendag).
Specifiek:
/
Per e-mail van 31 maart 2023 bezorgt de coördinator van het Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw onderstaand bericht (M2304 0071):
"Aan de leden-gemeenten van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters (tot 2022 Brabantse Kouters West)
Cc vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten in de projectvereniging
Cc contactpersonen gemeentelijke diensten
Vilvoorde 31/03/2023
Geachte,
Sinds midden 2021 hebben de gemeenten van de projectvereniging Brabantse Kouters West (Asse, Grimbergen, Meise, Merchtem en Wemmel) samen met de intergemeentelijke samenwerking o.v.v. projectvereniging Brabantse Kouters Oost (stad Vilvoorde en gemeenten Kraainem, Machelen, Steenokkerzeel, Wezembeek-Oppem, Zaventem en Zemst) een gezamenlijke erfgoedwerking opgestart. Een medewerker op de loonrol bij RLBK vzw (Sebastiaan Goovaerts, cc) zorgt hierbij voor de inhoudelijke invulling.
In 2022 werd een traject doorlopen om de projectvereniging Brabantse Kouters West te ontbinden en de gemeenten Asse, Meise, Merchtem, Grimbergen en Wemmel te laten aasluiten bij de projectvereniging Brabantse Kouters Oost en werd gelijktijdig ook de naam van die laatste projectvereniging gewijzigd naar Erfgoed Brabantse Kouters. De projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters met aldus 12 aangesloten gemeenten diende op 15/01/2023 ook een erkenningsaanvraag als intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst (IOED) in bij de Vlaamse Overheid.
Conform het decreet op het lokaal Bestuur wordt de jaarrekening van de projectvereniging door de Raad van Bestuur besproken en voorlopig goedgekeurd. Dit gebeurde op de vergadering van 08/03/2023. Het verslag hiervan wordt eerstdaags nog aan alle bestuurders verzonden. Conform ditzelfde decreet dient elke projectvereniging jaarlijks deze jaarrekening vervolgens formeel te laten goedkeuren door de gemeenteraden van de aangesloten gemeenten.
De statuten van projectverenigingen Brabantse Kouters West en Erfgoed Brabantse Kouters bepalen daarnaast bijkomend dat de planning en begroting (zoals beide voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 14/12/2022) en het jaarverslag (zoals voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 08/03/2023) ook goedgekeurd dienen te worden door de gemeenteraad.
Bij deze vragen wij aan de gemeente dan ook om jaarrekening 2022, activiteitenverslag 2022, planning 2023 en begroting 2023 ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad. We vragen ook om de vraag om kwijting te verlenen aan de bestuurders aan de gemeenteraad voor te leggen. Wij hebben voor dit alles reeds een voorstel van gemeenteraadsbeslissing voorbereid (zie word.doc in bijlage) waarbij in principe slechts beperkt aanpassingen nodig zijn om dit vlot te kunnen agenderen en beslissen.
Kan u ons nadien een uittreksel van deze gemeenteraadsbeslissing bezorgen? Uiteraard staan wij intussen ter beschikking indien er hierrond toch nog verdere vragen zouden zijn.
Beschikbare stukken (zie ook bijlagen bij deze email):
Bijlage 1 - Activiteitenverslag 2022 van de gezamenlijke werking van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en Brabantse Kouters West
Bijlage 2a - Jaarrekening 2022 en verslag accountant van de projectvereniging West
Bijlage 2b - Globaal financieel overzicht voor het werkjaar 2022 van de projectverengingen Brabantse Kouters Oost en West
Bijlage 3 - Planning 2023 voor de werking van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
Bijlage 4 - Begroting 2023 voor de werking van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
Hopend op een verdere goede samenwerking in 2023,
Jelle Mombaerts, Voorzitter projectverenging Erfgoed Brabantse Kouters
Sebastiaan Goovaerts, medewerker projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters
Patrick Endels, coördinator Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw
Patrick Endels / hij . hem /
COÖRDINATOR
Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw
Houtemsesteenweg 23 – 1800 Vilvoorde
02 253 43 04 – 0496 50 03 01
www.brabantsekouters.be"
Conform het decreet op het lokaal Bestuur wordt de jaarrekening van de projectvereniging door de Raad van Bestuur besproken en voorlopig goedgekeurd. Dit gebeurde op de vergadering van 8 maart 2023. Conform ditzelfde decreet dient elke projectvereniging jaarlijks deze jaarrekening vervolgens formeel te laten goedkeuren door de gemeenteraden van de aangesloten gemeenten.
De statuten van projectverenigingen Brabantse Kouters West en Erfgoed Brabantse Kouters bepalen daarnaast bijkomend dat de planning en begroting (zoals beide voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 14 december 2022) en het jaarverslag (zoals voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de Raad van Bestuur van 8 maart 2023) ook goedgekeurd dienen te worden door de gemeenteraad.
Onderstaande stukken werden als bijlagen bij dit besluit gevoegd:
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om:
/
Artikel 1.
Kennis te nemen van de e-mail van 31 maart 2023 van de coördinator van het Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw zoals uiteengezet in het besluit.
Art. 2.
Kennis te nemen van het gezamenlijke activiteitenverslag van de projectverenigingen Brabantse Kouters Oost en West, toegevoegd als bijlagen bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 3.
Kennis te nemen van het globaal financieel overzicht voor het werkjaar 2022 van de projectverengingen Brabantse Kouters Oost en West, toegevoegd als bijlage bij dit besluit.
Art. 4.
Kennis te nemen van de jaarrekening en verslag accountant van de projectvereniging West, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 5.
Kennis te nemen van de begroting van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 6.
Kennis te nemen van de planning van de projectvereniging Erfgoed Brabantse Kouters, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, en dit goed te keuren.
Art. 7.
Kennis te nemen van het voorstel om kwijting te geven aan de bestuurders van de projectvereniging Brabantse Kouters Oost/West voor de bestuursdaden gesteld in het jaar 2022 en dit goed te keuren.