Besluit  RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet lokaal bestuur.

• Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.

 

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Protocol vakorganisaties - Wijziging organogram en personeelsformatie - Technische diensten - Andere wijzigingen (Bijlage 02):

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol voor akkoord.

• ACV Openbare Diensten: Protocol voor akkoord. 

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: /

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording :

In het kader van de volgende beleidsdoelstelling en actie uit het MJP 2020-2025 worden het organogram en de personeelsformatie op regelmatige tijdstippen bijgestuurd.

Beleidsdoelstelling 1:

Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers:

AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024: 

ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften.

 

Opsplitsing van de afdeling Technische diensten en reorganisatie van het domein Gebouwen / Facility

Het huidige organogram van de afdeling Technische diensten is als volgt:

 

Er wordt voorgesteld het organogram en de personeelsformatie van de afdeling Technische diensten als volgt te wijzigen:

 

De wijziging van het organogram betekent:

• De opsplitsing van de afdeling Technische Diensten in 2 afdelingen, namelijk:

• afdeling Technische Diensten (dienst Wegen en Water, dienst Groen en Openbare Reinheid, dienst Magazijn)

• afdeling Gebouwen / Facility (dienst Gebouwen en dienst Facility)

• De dienst Aankoop zal nog uit slechts 2 cellen bestaan:

• Cel Aankoop

• Cel Verzekeringen en Contractbeheer

 

De wijziging van de personeelsformatie betekent:

• Omzetting van de functie van diensthoofd Gebouwen (A1a-A3a) naar een functie van afdelingshoofd gebouwen / facility (A5a-A5b). Aan deze nieuwe functie van afdelingshoofd gebouwen / facility (A5a-A5b) is het lidmaatschap van het MAT verbonden.

• Omzetting van de functie van expert groen (A1a-A3a) naar een functie van diensthoofd facility (A1a-A3a).

• Omzetting van de functie van administratief medewerker facility (C1-C3) naar een functie van coördinator schoonmaak (C4-C5).

   

Budgettaire impact van deze formatiewijziging en afweging t.o.v. omzendbrief KBBJ/ABB 2023/1 i.v.m. beslissingen tijdens verkiezingsjaar: zie hieronder onder "bijkomende info".

 

Motivering:

Voorstel opsplitsing van de afdeling technische diensten

De functie van afdelingshoofd Technische diensten geraakt niet ingevuld ondanks de afsplitsing vanaf 2022 van de afdeling Ruimte-Beleid (cf. besluit gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2021).

 

Deze functie is sinds de integratie van gemeente en OCMW en de reorganisatie van de technische diensten nog nooit op een duurzame wijze kunnen uitgevoerd worden:

Fase 1 - afdeling Technische diensten (vóór de afsplitsing van de afdeling Ruimte-Beleid) (= periode 2019-2021)

• 1 interimmanager via consultancy (CC Consult / Probis)

• 2 officiële selectieprocedures

• 1 aangestelde kandidaat (tewerkstelling > 2 jaar)

Fase 2 - afdeling Technische diensten (na de afsplitsing van de afdeling Ruimte-Beleid) (= periode vanaf 01/01/2022)

• 1 tijdelijke aanstelling (waarneming) (heeft de functie 8 maanden uitgevoerd en niet deelgenomen aan de selectieprocedure)

• 4 officiële selectieprocedures

• 1 aangestelde kandidaten (effectieve uitvoering van de functie > 1 jaar)
  

 

Er wordt dus vastgesteld dat de functie van afdelingshoofd technische diensten - ondanks de afsplitsing van de afdeling Ruimte-Beleid in 2022 - nog steeds niet op een duurzame manier kan ingevuld worden.

Deze situatie weegt op de continuïteit en de dagelijkse werking van de organisatie. Er is geen algemene aansturing van deze afdeling. HR-taken van het afdelingshoofd worden waar mogelijk opgevolgd via de Personeelsdienst, sommige inhoudelijke taken van overheidsopdrachten tracht de Aankoopdienst te ondervangen, …

Door ex-titularissen van de functie wordt aangehaald in de exit-gesprekken dat de werklast van de job te zwaar is, de werkdruk te hoog, en vooral de jobinhoud te ruim.

 

Oorzaken waardoor de functie niet ingevuld kan worden (deze worden ook aangehaald door titularissen van de functie en door geïnteresseerde kandidaten):

Op inhoudelijk vlak

• Het domein van de technische diensten voor de grootte van de gemeente Grimbergen is te breed (wegen en water, gebouwen, groen en openbare reinheid, magazijn en evenementen) voor centrale aansturing, en los van het feit dat het vier technische domeinen zijn, hebben deze diensten hun eigen problematieken.

Op vlak van personeel

• Er is veel personeel aan te sturen (cijfers zijn de personeelsleden in dienst op 03/07/2024):

  • aantal administratief / technisch personeel: 28 en
  • aantal arbeiders: 58.

• De personeelsformatie van de technische diensten is onvoldoende ingevuld. Op 03/07/2024 zijn er de volgende oningevulde vacatures (t.o.v. de vastgestelde personeelsformatie):De oningevulde vacatures worden gedeeltelijk opgevangen door uitbesteding van werken.

  • aantal administratief / technisch personeel: 6 en
  • aantal arbeiders: 21.

• Naast de oningevulde vacatures zijn er ook een aantal functies waarvan titularissen langdurig afwezig zijn. Deze dossiers worden opgevolgd i.k.v. aanwezigheidsbeleid en re-integratie.

• De combinatie van het feit dat er op deze afdeling ook een inhaalbeweging gebeurd is op vlak van personeel, en het feit dat het hier over moeilijk in te vullen knelpuntfuncties gaat, maakt dat een groot deel van het personeel nog niet lang in dienst is, en bijgevolg nog in "onboarding fase". Dit vraagt veel van de leidinggevenden in deze afdeling op vlak van opleiding en inwerking van het personeel. 16% van de medewerkers van de Technische diensten is minder dan 1 jaar in dienst. 1/3 van de medewerkers is minder dan 2 jaar in dienst. Er wordt verwacht dat deze tendens zich in de toekomst zal doorzetten gelet op de "war for talent" en maatschappelijke evoluties.

• Bovenstaande betekent dat ook de onderbouw van deze afdeling niet heel stabiel is. Dit zal een knelpunt blijven voor deze afdeling gelet op het feit dat de technische functies knelpuntfuncties zijn en de “war for talent”. Dit benadrukt dus ook het belang van de aanwezigheid van een afdelingshoofd.

• Gezien de specificiteit van deze klantengroep is het personeelsbeleid en leiderschap een belangrijk aandachtspunt. De Personeelsdienst ondersteunt hierin i.k.v. de klantengroepwerking. Het afdelingshoofd en de andere leidinggevenden van deze afdeling hebben op dit vlak echter ook een belangrijke HR-rol op te nemen. Het feit dat de functie van afdelingshoofd niet is ingevuld zorgt op dit vlak voor een ontbrekende schakel.

Op vlak van projecten / werklast / historische achterstand

• Er is een groot aantal projecten op te volgen binnen deze afdeling, niet in het minst voor de dienst Gebouwen. Complexiteit van de projecten. Ook projectleiders (A1a-A3a) vertrekken o.v. de zwaarte en complexiteit van de functie.

• Naast het uitvoeren van projecten dient ook het dagelijks beheer / onderhoud opgevolgd te worden. Hier moet men kort op de bal kunnen spelen.

• Er is een historische achterstand weg te werken op deze diensten:

  • Zie de beslissingen i.v.m. opmaak nieuwe organisatiestructuur (2019 en 2020):

    • Op advies van CC Consult / Probis bleek een prioritaire doorlichting van de technische diensten en een versnelde doorvoer van de nieuwe structuur nodig, gelet op structurele organisatorische problemen en problemen inzake de personeelsbezetting bij de technische diensten van de gemeente (diensten Openbare Werken en Werken in Eigen Beheer), en om een aantal knelpunten in de dienstverlening aan te pakken, vooral wat het gebouwenbeheer betreft.

  • Achterstand op vlak van gebouwenbeheer en -onderhoud (cf. acties n.a.v. keuringen en rondgangen en verslagen van de dienst Gebouwen en de dienst Welzijn en Preventie - verslagen van de dienst W&P sinds 2022).
  • Zie resultaten patrimoniumstudie (gemeenteraad 27 juni 2024)
  • …

 

Op vlak van budgetverantwoordelijkheid

2025	Investeringen	Exploitatie
Groen	352.000	3.227.446
W&W	5.806.066	734.370
Magazijn	249.000	169.750
Gebouwen	8.910.565	741.117

 

Op vlak van expertise / competenties

• Naast technische en leidinggevende expertise dient het afdelingshoofd ook over goede juridische en administratieve capaciteiten te beschikken: overheidsopdrachten, besluitvorming, …

Dit alles maakt voor kandidaten dat de salarisschaal A5a-A5b die aangeboden wordt voor de functie van afdelingshoofd technische diensten niet in verhouding staat tot de zwaarte van de functie. Deze salarisschaal blijkt een groot verschil te geven met het salaris en de voordelen die aangeboden worden in de private sector (o.a. bedrijfswagen, extra verzekeringen, ...).

Bij opsplitsing van de functie wordt de werklast haalbaarder en zal de salarisschaal meer in verhouding staan tot de verantwoordelijkheden en verwachtingen.

 

De afwezigheid van een afdelingshoofd voor de afdeling Technische Diensten houdt ook risico’s op vlak van organisatiebeheersing in (cf. leidraad Audit Vlaanderen), namelijk verantwoordelijkheden die opgenomen zijn in de functiebeschrijving van afdelingshoofd worden mogelijks onvoldoende ondervangen, ook al worden er taken overgenomen door andere medewerkers binnen het bestuur:

• Risico’s op vlak van organisatiebeheersing:

  • Risico dat management- en ondersteunende- en processen bij de TD ontbreken of onvoldoende / laattijdig worden bijgestuurd.

• Risico’s op vlak van doelstellingen- en procesmanagement:

  • Risico op vlak van het beleidsplanningsproces voor de TD

  • Risico dat de organisatie de doelstellingen voor de TD onvoldoende kan realiseren.

  • Risico dat sleutelprocessen van de afdeling onvoldoende beheerst worden.

• Risico’s op vlak van belanghebbendenmanagement:

  • Het afdelingshoofd is de sleutelfiguur tussen politiek en administratie, en de vertegenwoordiger in het MAT. Dit is een belangrijke rol in de organisatie die niet wordt ondervangen.

• Risico op vlak van monitoring:

  • Risico dat meet- en rapportagesystemen onvoldoende zijn aangepast op de realisatie van de doelstellingen en onvoldoende worden bijgestuurd.

• Risico op vlak van financieel management:

  • Financiële planning van de TD op lange en korte termijn.
  • Bijsturing van de financiële planning.

• Risico’s op vlak van organisatiestructuur:

  • Risico dat er onvoldoende coördinatiekanalen zijn ingebouwd zodat beslissingen onvoldoende op elkaar zijn afgestemd.
  • Risico dat projecten niet volgens haalbare methodologie worden uitgewerkt.

• Risico’s op vlak van facilitaire middelen, opdrachten en contracten:

  • Risico dat de facilitaire processen onvoldoende zijn uitgewerkt en dat er onvoldoende wordt geëvalueerd hoe er met de facilitaire middelen wordt omgegaan en dat er onvoldoende wordt bijgestuurd waar nodig.

Er ontstaan op vlak van organisatiebeheersing ook risico’s doordat er geen vertegenwoordiging is van de technische diensten in het MAT, in de stuurgroep overheidsopdrachten, stuurgroep personeel, …

 

Behaald voordeel bij opsplitsing van de afdeling technische diensten

Voorstel koppeling dienst Gebouwen / dienst Facility

• Facility management is het uitvoeren en organiseren van logistieke taken in een organisatie, zoals opslag en distributie van goederen, bevoorrading, schoonmaken en onderhoud, en het verzorgen van maaltijden. De hoofdtaken van facility zijn:

• schoonmaken

• huisvesting en onderhoud (gebouwenbeheer)

• veiligheid van de gebouwen (codex welzijn op het werk)

• beveiliging en bewaking

• catering

• ...

• Situatie dienst Gebouwen
  

• In praktijk is er minder connectie met de andere technische diensten (Wegen en Water, Groen en Openbare reinheid), en meer met Facility.
• Grimbergen beschikt over een relatief groot patrimonium, waarvan 74% in slechte tot onvoldoende staat is (cf. patrimoniumstudie).
• Er is een grote achterstand weg te werken bij dienst Gebouwen op vlak van gebouwenbeheer. Naast het reguliere onderhoud dat dient opgevolgd te worden, zal het wegwerken van deze achterstand / inhaalbeweging een specifiek aandachtspunt zijn voor de volgende jaren, waar de nodige personele middelen en budgetten voor zullen moeten vrijgemaakt worden.
• Facilitaire processen mbt gebouwen zijn nu verdeeld over verschillende diensten in de organisatie. Het zou efficiënter zijn deze te centraliseren.
• Geen gebouwverantwoordelijken ter plaatse (d.i. een probleem voor dienst Gebouwen en dienst W&P)
• Actie is noodzakelijk om risico’s veiligheid (zowel i.k.v. noodplanning als op vlak van welzijn op het werk) te beheersen. Zie overzichten van acties N.a.v. keuringen en rondgangen die opgemaakt worden sinds 2022.

• Loskoppelen cel Facility van dienst Aankoop
  

  • In de cel Facility van de dienst A&F zijn > 30 medewerkers schoonmaak aan te sturen. Hiernaast volgt de cel Facility ook de volgende facilitaire processen op: poets – catering – aankoop van werkplekgerelateerde materialen. De werklast binnen de cel Facility is hoog (cf. overleg facility).
    
    
  • Uit de 2 laatste functioneringsgesprekken met het diensthoofd A&F (2022 en 2023) blijkt dat verdere regorganisatie van de cel Facility nodig is.
    • De werklast is hoog.
    • Volgende acties werden reeds ondernomen:
      Schoonmaakcalculatie werd uitgevoerd, processen werden uitgeschreven, SLA scholen in orde, digitalisering opgestart, ergonomisch werken en aankoop machines werden uitgewerkt, teamcoördinatoren werden ingeschreven in formatie (1 van de 3 vte werd ondertussen aangeworven, een tweede personeelslid start in najaar 2024), er werd gewerkt aan personeelsdossiers, samenwerking en cultuur, …
    • De cel Facility moet echter nog verder gestructureerd worden
    • Er dient een beter evenwicht bereikt te worden tussen de beleidsmatige en operationele taken op vlak van facility
      
      

• Er is onvoldoende onderbouw voor de aansturing van de poetsploeg (cf. verslagen van overleg Facility)Poetsdienst en aankoopprocessen hebben een ander ritme (korte termijn vs. lange termijn). Dit werkt moeilijk in 1 dienst.

  • Deskundige facility doet in praktijk vooral aansturing poetsploeg (en slechts beperkt aantal facilitaire processen en facilitaire aankoopdossiers)
  • In dit kader werd al een eerste stap gezet, namelijk het voorzien van meewerkend teamcoördinatoren (D4-D5) voor de poets (besluit gemeenteraad maart 2023). Ook op dit vlak wordt vastgesteld dat de aansturing van de poetsploeg nog onvoldoende is. Het is noodzakelijk om de poetsploeg aan te sturen zoals de technische ploegen (met meewerkend teamcoördinatoren en een algemene coördinator). De andere facilitaire taken dienen dan ondergebracht te worden in een aparte cel. Het gaat hier ook over een ander soort dossiers (facilitaire aankoopdossiers en onderhoud gebouwen en werkplekken). Dit tweede aspect strookt ook met de functiebeschrijving van de huidige deskundige facility. De (vacante) functie van administratief medewerker facility kan omgezet worden in een functie van coördinator schoonmaak zodat de verschillende facilitaire taken voldoende ruimte kunnen krijgen.

• Teveel ad hoc problemen komen rechtstreeks bij het diensthoofd A&F - Werklast diensthoofd A&F is te hoog (cf. diverse functioneringsgesprekken sinds 2021).

• Facilitaire taken zijn nu onderverdeeld tussen cel Facility en dienst Gebouwen, maar ondanks overleg vallen een heel aantal zaken tussen de mazen van het net:

  • Er zijn facilitaire processen / taken die geen “eigenaar” hebben in de organisatie waardoor de aankopers het inhoudelijke aspect hiervan moeten opvolgen (bv. AED-toestellen, betaalterminals, multifunctionals en printers, kopieerpapier, onthardingszout, drinkwaterfonteinen, onderhoud tapinstallaties, sanitizers, koffieautomaten, …)
  • Onvoldoende afstemming op vlak van facilitymanagement – geen geïntegreerd beleid waardoor risico op efficiëntieverlies.
  • Bij nieuwbouw / verbouwing te weinig aandacht voor de facilitaire processen (recurrente kosten die kunnen oplopen of inefficiënte processen op vlak van onderhoud).

• De overlap gebouwen / facility werd reeds benoemd in het verleden, maar overleg en afstemming boden tot heden onvoldoende oplossing:

  • Zie calculatiestudie studie schoonmaak van Mondea (december 2021) (bv. impact op budgettering en kosten: inrichting van gebouwen, keuze van materialen, …)
  • Zie visietekst facility (CBS-besluit 19 juni 2023) waaruit de interne verdeling van de facilitaire dossiers blijkt. Hierbij werd eveneens verwezen naar het belang van een geïntegreerde strategie en een duidelijke rolverdeling. Hierin kunnen binnen het huidige kader momenteel onvoldoende stappen vooruit gezet worden.
  • Zie overleg en actieplan cel Facility.

 

Bestendigen van een functie van projectleider wegen en water

Het is noodzakelijk de uitdovende statutaire functie van expert wegen en water (A1a-A3a) om te zetten naar een voltijdse functie van projectleider wegen en water (A1a-A3a) in de contractuele personeelsformatie.

 

Andere formatiewijzigingen

In afwachting van de herziening van het loonbeleid (volgende legislatuur) dient voor de volgende functies de salarisschalen geregulariseerd te worden (cf. adviezen MAT van 19 september en 17 oktober 2023).

• deskundige financiën (B1-B3) wordt omgezet in stafmedewerker financiën (A1a-A2a) en

• deskundige patrimoniumbeheer (B1-B3) wordt omgezet in expert patrimoniumbeheer (A1a-A2a).

Hiermee worden de salarisschalen rechtgezet t.o.v. gevraagde competenties en diploma.

 

Raadslid William DE BOECK krijgt het woord en vraagt of dit agendapunt op dezelfde manier genotuleerd zal worden als hetzelfde punt dat behandeld werd in de gemeenteraad.

 

Voorzitter Peter PLESSERS antwoordt dat wat de goedkeuring betreft, de stemming overgenomen zal worden vanuit de gemeenteraad, rekening houdende met de eventuele verschillen in aanwezigheid.

Bijkomende info:

Financiële impact:

De financiële impact is de volgende:

	Bruto jaarkost werkgever (gemiddeld - 12 jaar anciënniteit) (Bijkomend bedrag t.o.v. budget voorzien via MJPa5)
Omzetting diensthoofd gebouwen (A1a-A3a) naar afdelingshoofd gebouwen / facility (A5a-A5b)	€ 24.221,71
Omzetting expert groen (A1a-A3a) naar diensthoofd facility (A1a-A3a)	€ 89.899,22
Omzetting administratief medewerker (C1-C3) naar coördinator (C4-C5)	€ 17.542,90
Omzetting van de uitdovende functie van expert wegen en water (A1a-A3a) naar projectleider wegen en water (A1a-A3a)	€ 89.899,22
Omzetting van 2 functies B1-B3 naar A1a-A2a	€ 47.010,16

Hiertegenover staat dat de loonkosten verschillende functies in deze diensten al geruime tijd niet meer zijn moeten uitbetaald worden:

• de loonkosten voor de functie van afdelingshoofd technische diensten zijn weggevallen sinds oktober 2023.
• de loonkosten voor de functie van expert groen zijn weggevallen sinds september 2022.
• de loonkosten voor administratief medewerker facility zijn weggevallen sinds mei 2024.

Er wordt op dit vlak een evenwicht gezocht tussen enerzijds het feit dat in verkiezingsjaar geen beslissingen "in extremis" mogen genomen worden (zie hieronder), en anderzijds de noodzakelijke continuïteit van de dienstverlening en de goede werking van de organisatie.

 

Omzendbrief KBBJ/ABB 2023/1 van 9 juni 2023 - Omzendbrief betreffende beslissingen tijdens het jaar van de gemeenteraads-, stadsdistrictsraads-, provincieraadsverkiezingen en de verkiezingen van de raad voor maatschappelijk welzijn tot aan de installatie van de nieuwe raden en het gebruik van informatiemiddelen tijdens de hele bestuursperiode

Lokale en provinciale overheden moeten in het jaar voor de verkiezingen voorzichtig handelen, vooral bij beslissingen rond toekomstige beleidsontwikkelingen en beslissingen waar financiële gevolgen aan gekoppeld zijn. Beslissingen die het beleid van de nieuwe raden, de financiële situatie of de toekomstige ontwikkeling van de financiën nodeloos verstoren, vallen onder de noemer ‘beslissingen in extremis’. 

Een bestuur moet geval per geval nagaan of een voorgenomen beslissing het toekomstig beleid en de (toekomstige) financiële situatie onnodig dreigt te verstoren.

De volgende elementen kunnen daarbij een rol spelen:

• staat de actie of beslissing al in het meerjarenplan?
• Is het een lopend dossier waarin het bestuur al bepaalde (principe)beslissingen nam?
• Vereist de beslissing een dermate groot budget dat een zware, onvoorziene impact heeft op de gemeentelijke financiën?

 

Omwille van volgende redenen wordt deze beslissing niet als een "beslissing in extremis" beschouwd: