Besluit  RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet lokaal bestuur.

• Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.

 

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Protocol vakorganisaties - wijziging personeelsformatie dienst Wegen en Water en dienst Gebouwen (wijziging 1)(BIJLAGE 06)

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol voor akkoord.

• ACV Openbare Diensten: Protocol voor akkoord.

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: /

Protocol vakorganisaties - wijziging personeelsformatie Sociaal Huis (BIJLAGE 07)

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording :

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie van de diensten Wegen en Water, Gebouwen, ICT en het Sociaal huis te wijzigen. 

 

Dienst Wegen en Water

Om de functie van technisch hoofdmedewerker (C4-C5) aantrekkelijker te maken voor potentiële kandidaten, wordt voorgesteld om de functietitel aan te passen naar werftoezichter (C4-C5), aangezien dit een gangbare term is en met oog op een beter begrip van de functie-inhoud. 

De toekomstige formatie van de dienst Wegen en Water is dan als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd wegen en water	A1a-A3a	1,00		1,00
Expert wegen en water (uitdovend)	A1a-A3a	1,00		1,00
Projectleider wegenbouw	A1a-A3a	3,00		3,00
Junior projectleider wegenbouw	B1-B3	1,00		1,00
Werftoezichter	C4-C5	1,00		1,00
Administratief medewerker	C1-C3	2,00		2,00
Coördinator wegen en water	C4-C5	1,00		1,00
Meewerkend ploegverantwoordelijke wegen en water	D4-D5	2,00		2,00
Vakman wegen en water	D1-D3	16,00		16,00
TOTAAL				28,00

Deze formatiewijziging heeft geen budgettaire impact.

 

Dienst Gebouwen (wijziging 1)

In de personeelsformatie van de dienst Gebouwen zijn 15 vte vakman (D1-D3) voorzien. In praktijk voeren 2 vte de functie van vakman-elektricien (D1-D3) uit.

Er wordt voorgesteld om de personeelsformatie hieraan aan te passen, en een aparte functiebeschrijving te voorzien voor deze functie gelet op de specifieke verantwoordelijkheden en doelstellingen.

De salarisschaal van deze functie zal niet wijzigen.

Op deze manier is de personeelsformatie beter in overeenstemming met de realiteit op de werkvloer.

 

De huidige personeelsformatie van de dienst Gebouwen is als volgt:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd gebouwen	A4a-A4b	1,00	0,00	1,00
Projectleider gebouwen	A1a-A2a	6,00	0,00	6,00
Deskundige energie	B1-B3	1,00	0,00	1,00
Technisch hoofdmedewerker gebouwen	C4-C5	2,00	0,00	2,00
Administratief medewerker	C1-C3	2,00	0,00	2,00
Coördinator dienst Gebouwen	C4-C5	1,00	0,00	1,00
Meewerkend ploegverantwoordelijke - dienst Gebouwen	D4-D5	4,00	0,00	4,00
Vakman	D1-D3	15,00	0,00	15,00
Vakman-conciërge	D1-D3	1,00	0,00	1,00
TOTAAL				33,00

 

De aangepaste personeelsformatie van de dienst Gebouwen zal dan als volgt zijn:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd gebouwen	A4a-A4b	1,00	0,00	1,00
Projectleider gebouwen	A1a-A2a	6,00	0,00	6,00
Deskundige energie	B1-B3	1,00	0,00	1,00
Technisch hoofdmedewerker gebouwen	C4-C5	2,00	0,00	2,00
Administratief medewerker	C1-C3	2,00	0,00	2,00
Coördinator dienst Gebouwen	C4-C5	1,00	0,00	1,00
Meewerkend ploegverantwoordelijke - dienst Gebouwen	D4-D5	4,00	0,00	4,00
Vakman	D1-D3	13,00	0,00	13,00
Vakman-elektricien	D1-D3	2,00	0,00	2,00
Vakman-conciërge	D1-D3	1,00	0,00	1,00
TOTAAL				33,00

Deze formatiewijziging heeft geen budgettaire gevolgen gezien de invulling van deze functies voorzien is in het MJP.

 

Formatietechnisch betekent deze wijziging:

• Schrappen van 1,00 vte vakman Gebouwen (D1-D3) uit de contractuele personeelsformatie van de gemeente (cf. vacante functies);
• Uitdovend plaatsen van 1,00 vte vakman Gebouwen (D1-D3) in de contractuele personeelsformatie van de gemeente (cf. functie die heden ingevuld is door een personeelslid die BA5 bevoegd persoon is);
• Toevoegen van 2,00 vte vakman-elektricien (D1-D3) in de contractuele personeelsformatie van de gemeente.

 

Dienst Gebouwen (wijziging 2)

Met het oog op:

• de lopende en geplande nieuwbouw- en verbouwingsprojecten;
• het uitvoeren van de noodzakelijke keuringen en onderhoud van de gebouwen van gemeente en OCMW,

 werd door het afdelingshoofd Gebouwen / Facility een voorstel tot aanpassing van de personeelsformatie uitgewerkt.

 

Zie patrimoniumplan (BIJLAGE 10) (kennisname door de gemeenteraad in zitting van 27 juni 2024).

 

De toekomstige personeelsformatie van de dienst Gebouwen zal dan als volgt zijn:

Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Diensthoofd gebouwen	A4a-A4b	1,00	0,00	1,00
Projectleider gebouwen (1 vte wordt geblokkeerd tot uitdoving functie technisch hoofdmedewerker (C4-C5) - cel Bouwprojecten en investeringen)	A1a-A2a	7,00	0,00	7,00
Deskundige energie	B1-B3	1,00	0,00	1,00
Gebouwbeheerder	C4-C5	3,00	0,00	3,00
Technisch hoofdmedewerker gebouwen (Uitdovende functie - 1 vte technisch hoofdmedewerker (C4-C5) - cel Bouwprojecten en investeringen is uitdovend en zal geschrapt worden na uitdoving)	C4-C5	0,00	0,00	0,00
Administratief medewerker	C1-C3	2,00	0,00	2,00
Coördinator dienst Gebouwen	C4-C5	1,00	0,00	1,00
Meewerkend ploegverantwoordelijke - dienst Gebouwen	D4-D5	2,00	0,00	2,00
Vakman	D1-D3	10,00	0,00	10,00
Vakman-elektricien	D1-D3	2,00	0,00	2,00
Vakman-conciërge	D1-D3	1,00	0,00	1,00
TOTAAL				30,00

 

 

Dienst ICT

Op 23 januari 2025 besliste de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn de personeelsformatie van de dienst ICT te wijzigen. De wijziging regulariseerde van de feitelijke situatie en zorgde niet voor bijkomend personeel. Er blijven echter signalen komen van medewerkers van de ICT-dienst over te hoge werkdruk, vertraging van projecten en ICT-dienstverlening, risico's op fouten. Er wordt voorgesteld om de formatie van de dienst ICT te wijziging om volgende redenen:

• informatieveiligheid;
• efficiënte werking;
• verzekeren dienstcontinuïteit van het bestuur via noodzakelijke ICT-projecten;
• welzijn van het personeel.

Sociaal huis

De huidige verantwoordelijke administratie (C4-C5), gaat met pensioen op 1 mei 2025. Haar takenpakket is zeer uitgebreid en financieel/technisch complex, met een grote financiële verantwoordelijkheid.

Het takenpakket omvat o.m.:

• De administratieve voorbereiding en afhandeling van de vergaderingen van het BCSD, inclusief ingaven van alle steunvoorstellen, notulen, kennisgeving aan klanten.
• De opvolging van de correcte uitbetaling van de leeflonen en equivalent leeflonen (en alle andere steunen)  en de optimale inning van alle subsidies.
• De opvolging van de zogenaamde knipperlichten (signalen vanuit de federale overheid van wijzigingen in lopende dossiers waarbij risico bestaat op dubbele uitkeringen)
• Voorbereiding van inspecties - federale en Vlaamse (art 60§7)
• Interne controle van de jaarrekeningen
• Jaarafsluiting
• Ondersteuning van de FNN bij debiteurenbeheer
• …

Financiële verantwoordelijkheid (kerncijfers 2024):

	2024
Totaal uitbetaald aan leefloon, EQ LL + aanv steun Energiefonds, incl. uitgaven art 60 §7	€ 4.169.498,77
Totaal ontvangen aan subsidies POD inclusief art 60 §7	€ 3.462.573,92

De verantwoordelijke administratie stuurt ook het team administratie (3,5 VTE) rechtstreeks aan, en is ook applicatieverantwoordelijke voor de specifieke toepassingssoftware van het Sociaal Huis.

 

De net afgeronde selectieprocedure voor de vervanging van de verantwoordelijke administratie leverde geen geslaagde kandidaten op.

Op basis van de resultaten van de selectieprocedure en een nieuwe weging van de functie blijkt dat de loonschaal C4-C5, en de profielen die we daarmee aantrekken, niet in verhouding staat tot het takenpakket en de daarbij horende verantwoordelijkheden.

Zie referentiekader loonschalen (Probis):

	Verantwoordelijkheid				Span of control	Kennis en kunde		Sociale vaardigheden
	Complexiteit van de uitgevoerde taken	Rotatiemogelijkheden in de organisatie	Resultaat en invloed van het werk	Budget verantwoordelijkheid		Diplomavereiste	Kennisvereisten
C4-C5	Kan zelfstandig administratieve taken met gemiddelde complexiteit uitvoeren en kan collega’s of medewerkers begeleiden in het uitvoeren van deze taken	Multi-inzetbaar voor diverse operationele taken binnen een dienst maar bezit een specifieke kennis over één of meerdere materies	Kan autonoom werken aan taken die beperkte risico’s inhouden, draagt eindverantwoordelijkheid voor bepaalde dienstverlening, heeft planmatige vaardigheden	Kan instaan voor correct beheer van subsidies of budgetten verbonden aan een specifiek thema of project of (desgevallend) van de dienst.	kan administratieve processen sturen en team aansturen of leiding geven aan een operationele dienst. Kan een sturende en / of leidinggevende rol opnemen.	Hoger secundair onderwijs	Heeft grondige functiespecifieke kennis	Communicatief, werkt constructief mee in het team, kan kennis overdragen, is proactief in het uitvoeren van operationele taken en vertoont flexibiliteit bij de uitvoering van de taken en opdrachten
B4-B5	Kan zelfstandig complexe taken uitvoeren en kennis overbrengen, kan beleid mee helpen vormgeven op dienstniveau en is desgevallend in staat collega’s of medewerkers te begeleiden in het uitvoeren van deze taken	aangeworven voor een specifiek, complex en/of leidinggevend takenpakket	Kan autonoom werken aan taken die fundamenteel zijn voor de werking van de dienst – focus van het takenpakket zijn complexe beleidsmatige en / of leidinggevende / coördinerende taken	Kan instaan voor correct beheer van subsidies of budgetten verbonden aan een specifiek thema of project of (desgevallend) van de dienst.	Kan een sturende rol aannemen t.a.v. een team of i.k.v. (organisatiebrede) trajecten, kan eventueel hiërarchisch leidinggeven aan een team	Bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring of capaciteitstest	Heeft diepgaande operationele expertise binnen zijn domein, heeft grondige kennis van wetgeving met betrekking tot functie en organisatie. De kennis van de functie is meestal opgebouwd vanuit operationele ervaring	Communicatief, bevordert de samenwerking in het team, kan een team leiden en coachen en de werkzaamheden ervan plannen, onderneemt proactief stappen om de werking van de dienst te versterken en de acties ervan actief op te volgen, bekijkt de werkwijze kritisch en past deze aan indien nodig

Om de functie van verantwoordelijke administratie aantrekkelijker te maken voor potentiële kandidaten, wordt gevraagd om de functietitel aan te passen naar coördinator administratie en om de loonschaal te verhogen naar B4-B5.

 

De huidige personeelsformatie van de administratieve cel die verantwoordelijke administratie (C4-C5) aanstuurt is als volgt:

Functietitel	Loonschaal	#  VTE OCMW
Verantwoordelijke administratie	C4-C5	1
Administratief medewerker	C1-C3	1
Administratief medewerker	C1-C3	1
Administratief medewerker	C1-C3	1
Administratief medewerker	C1-C3	0,5

 

De nieuwe personeelsformatie zal dan als volgt zijn: 

Functietitel	Loonschaal	#  VTE OCMW
Coördinator administratie	B4-B5	1
Administratief medewerker	C1-C3	1
Administratief medewerker	C1-C3	1
Administratief medewerker	C1-C3	1
Administratief medewerker	C1-C3	0,5

 

Formatietechnisch betekent deze wijziging:

• schrappen van 1,00 vte verantwoordelijke administratie (C4-C5) uit de contractuele personeelsformatie van het OCMW en
• toevoegen van 1,00 vte coördinator administratie (B4-B5) in de contractuele personeelsformatie van het OCMW.

Bijkomende info:

Financiële impact:

De financiële impact is de volgende:

• Dienst Wegen en Water

Budgetneutrale wijziging.

 

• Dienst Gebouwen (wijziging 1)

Budgetneutrale wijziging. 

• Dienst Gebouwen (wijziging 2)

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

 1. Theoretische berekening (o.b.v. goedgekeurde formatie)

Uitbreiding personeelsformatie		Schrapping personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)	Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
C4-C5	€ 75.117,37	D4-D5	-€ 62.341,26
C4-C5	€ 75.117,37	D4-D5	-€ 62.341,26
Omzetting C4-C5 naar A1a-A2a	€ 17.186,91	D1-D3	-€ 51.998,69
		D1-D3	-€ 51.998,69
		D1-D3	-€ 51.998,69
TOTAAL	€ 167.421,65		-€ 280.678,59	-€ 113.256,94

Theoretisch betekent deze wijziging een minkost van € 113.256,94.

2. Praktische berekening (obv huidige invulling personeelsformatie)

Tov de huidige invulling van de personeelsformatie betekent dit een meerkost van € 167.421,65 per jaar (raming: bruto jaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit), namelijk de functies van meewerkend ploegverantwoordelijke (D4-D5) en van vakman (D1-D3) die worden geschrapt uit de personeelsformatie zijn niet ingevuld.

• Dienst ICT

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

Toevoeging van 1 vte ICT-coördinator (B4-B5).

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)	Bruto maandkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
B4-B5	€ 81.994,88	€ 6.832,91

• Sociaal huis

Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):

De meerkost op jaarbasis voor het omzetten van een functie op C-niveau (C4-C5) naar een functie op B-niveau (B4-B5): € 8.350,40.

Uitbreiding personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
B4-B5	€ 81.994,88
Schrapping personeelsformatie
Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
C4-C5	- € 73.644,48
TOTAAL	€ 8.350,40