De gemeenteraad neemt kennis van de toetreding tot het Vlaams Handhavingsplatform op 25 maart 2024 en keurt het bijhorende protocolakkoord inzake de omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen de gemeente Grimbergen en het Agentschap Justitie en Handhaving, toegevoegd als bijlage bij het besluit, goed.
Artikel 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Advies van 30 november 2023 van DPO Erika VAN ESSCHE van m.b.t. het protocol ter omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen het AGENTSCHAP JUSTITIE EN HANDHAVING en GEMEENTE GRIMBERGEN i.h.k.v. de toegang tot het Vlaams Handhavingsplatform: geen bezwaar tegen het ondertekenen van het protocol en uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Agentschap Justitie en Handhaving en gemeente Grimbergen in het kader van de toegang tot het Vlaams Handhavingsplatform (zie bijlage)
Het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving stelt een nieuw algemeen kader vast voor de handhaving van Vlaamse regelgeving. Dit decreet vervangt het Kaderdecreet Bestuurlijke Handhaving van 22 maart 2019.
Het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving is gericht op de stroomlijning van de Vlaamse handhavingsregels, die nu vaak nog verschillen naargelang de sector waarop ze van toepassing zijn.
Het Kaderdecreet regelt alle handhavingsregels die binnen de bevoegdheid van Vlaanderen vallen, zowel m.b.t. de gerechtelijke als de bestuurlijke handhaving. De klemtoon ligt op de bestuurlijke handhaving omdat de bevoegdheid van Vlaanderen rond bestuurlijke handhaving het grootste is.
De instap in het kaderdecreet en de daaruit voortvloeiende stroomlijning, heeft een aantal belangrijke voordelen:
Het Kaderdecreet Vlaamse Handhaving bevat ook regels die de digitalisering van de handhaving van Vlaamse regelgeving voorbereiden.
E-mail van 8 november 2023 van Niki DHEEDENE (adjunct-kabinetschef Justitie en Handhaving):
"We zijn van start gegaan met het Vlaams Handhavingsplatform (VHP), dat als doel heeft alle informatie rond handhaving gecentraliseerd, uniform, real-time en beveiligd ter beschikking te stellen aan alle betrokken autoriteiten en instanties.
De aansluiting zal gefaseerd gebeuren en brengt een aantal verplichtingen mee.
We starten met de digitale invoer van alle proces-verbalen, verslagen van vaststelling en documenten m.b.t. de bestuurlijke sanctieprocedure in het platform. Ook de communicatie naar de belanghebbenden over die documenten (de kennisgeving) zal digitaal via het platform gebeuren.
De datum vanaf wanneer die verplichting geldt wordt bepaald via een uitvoeringsbesluit.
U krijgt vandaag dit schrijven omdat u mogelijks aan handhaving doet voor VCRO (Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening) en/of DABM (Decreet Algemene Bepalingen Milieu). Voor deze decreten wordt de verplichting van kracht op 25 maart 2024.
Na deze datum moeten de vermelde documenten digitaal worden opgesteld, ondertekend met e-ID, en vervolgens ingegeven worden in het VHP, dat zal instaan voor de kennisgeving ervan aan de bestemmelingen.
Het gebruik van het Vlaams Handhavingsplatform brengt een aantal belangrijke voordelen mee.
Alle PV’s van lokale besturen, inspectiediensten en politie komen real-time in het VHP terecht, meteen bij de juiste personen. Het ontwerp BVR voorziet dat de PV’s van collega’s binnen hetzelfde beleidsdomein zullen kunnen geraadpleegd worden, ongeacht het grondgebied.
Verbalisanten zullen in de toekomst een notificatie krijgen wanneer de beboetingsinstantie een sanctie oplegt n.a.v. hun PV’s en verslagen van vaststelling, en blijven zo op de hoogte van het gevolg dat eraan gegeven wordt. Ook de kennisgeving naar de belanghebbenden (bijvoorbeeld de overtreder, het parket, de boetingsinstantie), die vandaag veelal manueel gebeurt, zal door het platform uitgevoerd kunnen worden en daarmee een efficiëntiewinst opleveren. Burgers bijvoorbeeld zullen hun PV kunnen ontvangen via e-box, indien zij deze activeerden, of anders via de post, door de Magda Documentendienst van de Vlaamse Overheid. Burgers en ondernemingen zullen hun sanctiedossier kunnen raadplegen via respectievelijk Mijn Burgerprofiel en E-Loket.
Tot slot worden de ingegeven documenten beveiligd bewaard gedurende hun volledige levensduur.
Een organisatie kan aansluiten op het platform op 2 manieren
- Bij de eerste manier wordt het dossieropvolgingssysteem dat (mogelijks) in gebruik is in uw organisatie technisch gekoppeld aan het VHP, zodat de informatie automatisch doorstroomt. Deze methode is geschikt bij een groot dossiervolume, en vereist dat het dossieropvolgingssysteem technisch geconnecteerd kan worden. Het projectteam is vandaag al in contact met verschillende IT integratoren om te bekijken of ze een dergelijke aansluiting kunnen realiseren vóór de go-live datum.
- Bij de tweede manier is er geen IT traject, maar voeren de verbalisanten hun dossiers rechtstreeks in het VHP, via een ‘user interface’. Deze methode is geschikt wanneer de aansluitende organisatie geen eigen open dossieropvolgingssysteem heeft en/of een laag dossiervolume te verwerken heeft.
Na onderzoek is gebleken dat de meeste IT integratoren de technische connectie niet kunnen realiseren vóór de go-live datum en dat de meeste steden en gemeenten lage volumes aan dossiers behandelen, voor zoverre dit onze scope betreft. Bijgevolg gaan we ervan uit dat alle lokale besturen zullen aansluiten d.m.v. een
user interface, althans in de opstartfase. We voorzien daarom een onboardingstraject voor alle betrokken verbalisanten, gebaseerd op een aansluiting via user interface. Dit verhindert niet om later alsnog, indien gewenst, een technische koppeling te realiseren met jullie dossieropvolgingssysteem.
Onboardingstraject voor de verbalisanten om rechtstreeks dossiers in het VHP in te voeren
Iedere verbalisant die PV’s of verslagen van vaststelling maakt onder het VCRO of DABM decreet, wordt verwacht op twee sessies vóór 25 maart 2024.
Eerst is er een infosessie van ongeveer anderhalf uur via Microsoft Teams, waarin we toelichten wat het platform is, waarom we dit bouwen, en wat dit betekent voor jullie. Vervolgens is er een trainingssessie van ongeveer tweeënhalf uur via Microsoft Teams, waarin we in het platform zelf zullen duiken om aan te leren hoe PV’s en verslagen van vaststelling kunnen ingevoerd worden.
U dient als stad of gemeente actie te ondernemen alvorens te kunnen aansluiten.
- We vragen u vriendelijk om de verbalisanten van uw bestuur te informeren en hen te vragen hier aan te geven, uiterlijk tegen eind 2023, aan welke onboardingssessies ze wensen deel te nemen, zodat we hen rechtstreeks kunnen uitnodigen;
- U dient een protocol te ondertekenen om toegang te kunnen krijgen tot het platform. U vindt het protocol in bijlage. Gelieve de nodige velden aan te vullen, en vervolgens digitaal te laten ondertekenen door de burgemeester én de algemeen directeur, via Adobe Acrobat, tegen uiterlijk 15/1/2024. (Lees hier hoe een digitale handtekening te plaatsen via Adobe Acrobat).
Dhr. Van den Broeck, Administrateur-Generaal, tekent vervolgens voor het Agentschap Justitie en Handhaving. Wij sturen u tenslotte het finale protocol terug via e-mail vóór de go-live datum. De meest recente informatie m.b.t. het protocol publiceren we hier;- U dient ook een onboardingsproces te doorlopen bij de Magda Documentendienst.
We bekijken dit proces momenteel nog, en contacteren u hier weldra nog over. We zullen alle updates ook hier publiceren.
Iedere aansluiter heeft ook een rijksregister- en kruispuntbankmachtiging nodig. De VVSG informeerde ons dat de steden en gemeenten reeds beschikken over ruime, voldoende machtigingen. Dit vereist dus geen verdere actie."
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het protocol, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, goed te keuren.
/
Enig artikel.
Kennis te nemen van de toetreding tot het Vlaams handhavingsplatform op 25 maart 2024 en het voorgesteld protocolakkoord inzake de omkadering van de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen de gemeente Grimbergen en het Agentschap Justitie en Handhaving, toegevoegd als bijlage bij dit besluit, goed te keuren.