De gemeenteraad keurt het gewijzigd retributiereglement op de verhuur van polyvalente- en feestzalen voor de periode 1 maart 2024 tem. 31 december 2025 goed.
Artikels 40, §3 en 41, 14° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
/
1. Invoeren korting voor frequente gebruikers Den Douwe
Op 31 maart 2023 vond een overleg plaats tussen de dienst Vrijetijdsinfrastructuur en de HI-site, gevestigd tegenover ‘Den Douwe’.
HI verhuurt ruimten voor bedrijven waar o.a. vergaderd kan worden. Het ontbreekt hen echter aan een polyvalente ruimte om grootschalige bedrijfsevenementen te organiseren. Zij hebben dan ook interesse om op regelmatige basis, vooral op weekdagen, Den Douwe te huren voor hun klanten (o.a. Mercedes, Deloitte,…). De huurprijzen zijn echter voor bedrijven (categorie 2) aan de hoge kant. Zij vragen de gemeente een aangepast tarief voor regelmatig gebruik van Den Douwe in te stellen.
Er wordt voorgesteld om vanaf een vierde gebruik van Den Douwe in een jaar door een zelfde vereniging/particulier/bedrijf een korting van - 50% toe te passen. Deze korting vervalt bij laattijdige annulering of bij vaststelling dat de minimale vereiste huur per jaar om in aanmerking te komen voor de korting, niet werd gerealiseerd. Desgevallend is de huurprijs integraal verschuldigd.
2. Invoeren tarief opbouw en afbraak
Regelmatig wordt vastgesteld dat huurders van de gemeentelijke feestzalen slechts 1 dag de zaal huren, maar wel reeds daags voordien de zaal opbouwen of de dag nadien pas opruimen. Er wordt voorgesteld om voor op- en/of afbraak een bijkomend tarief aan te rekenen, zoals reeds het geval is in Den Douwe.
3. Opname van De Schelp (Ter Borre) als polyvalente zaal
Raadslid Eddie BOELENS krijgt het woord en vraagt of De Schelp dezelfde huurbedragen moet betalen als de andere polyvalente zalen in het overzicht. Als dat zo is, betreurt dat de fractie Groen dit zeer, omdat bijvoorbeeld vrijwilligersvergaderingen van de Welkomwinkel er plaatsvinden en er jaarlijks evenementen worden georganiseerd om goede doelen te steunen. De fractie Groen vraagt of men bij dergelijke activiteiten moet betalen om gebruik te maken van de De Schelp.
Schepen Jean Paul WINDELEN krijgt het woord en antwoordt dat de bedoeling is dat activiteiten die voor iedereen toegankelijk zijn, gratis blijven. Voor privé-activiteiten wordt een klein bedrag gevraagd.
Raadslid Eddie BOELENS krijgt nogmaals het woord en vraagt wat bedoeld wordt met activiteiten die voor iedereen toegankelijk zijn. De vrijwilligersvergaderingen zijn niet voor iedereen toegankelijk, maar vinden plaats als anderen ook gebruikmaken van De Schelp. Hij wil weten of de vrijwilligers van de Welkomwinkel moeten gaan betalen.
Schepen Jean Paul WINDELEN krijgt nogmaals het woord en repliceert dat men huur moet betalen voor de zaal als er inkom wordt gevraagd en/of drankjes worden verkocht. Voor een bijeenkomst waarvoor iedereen welkom is, kan gratis gebruikgemaakt worden van de zaal.
Raadslid Eddie BOELENS krijgt een derde en laatste maal het woord en vraagt of gebruikers verplicht moeten betalen voor opbouw en afbraak van evenementen of dat zij dit ook zelf mogen doen.
Schepen Trui OLBRECHTS krijgt het woord en antwoordt dat de gemeente nu al opbouw- en afbraaktarieven hanteert. Sommige verenigingen willen zeker weten dat de zaal de avond voor de activiteit al vrij is. In dat geval wordt voor opbouw of afbraak betaald, zodat men zeker weet dat men al in de zaal terecht kan.
/
Artikel 1.
Onderstaand gewijzigd retributiereglement op de verhuur van polyvalente- en feestzalen voor de periode 1 maart 2024 tot en met 31 december 2025 goed te keuren:
Retributiereglement op de verhuur van polyvalente- en feestzalen voor de periode 1 maart 2024 t.e.m. 31 december 2025
Artikel 1. - Belastbare grondslag
Met ingang van 1 maart 2024 voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een retributie gevestigd op het verhuur van de gemeentelijke polyvalente- en feestzalen. De voorwaarden voor gebruik van de zaal worden bepaald door het gebruiksreglement.
De voorwaarden in dit reglement zijn van toepassing op volgende zalen:
Polyvalente zalen (PVZ)
PVZ Charleroyhoeve
PVZ JOC
PVZ Humbeek
PVZ Soens *
PVZ Borcht*
PVZ Verbrande Brug*
PVZ De Schelp (Ter Borre)
*tijdens weekdagen
Kleine feestzalen (FZ)
FZ Soens **
FZ Borcht **
FZ Verbrande Brug **
** tijdens het weekend
Grote feestzaal (FZ)
FZ Den Douwe
Repetitielokalen
Repetitielokalen JOC
Polyvalente/feest -zalen Soens, Borcht en Verbrande Brug worden tijdens weekdagen verhuurd als polyvalente zaal en tijdens het weekend als kleine feestzaal.
Art. 2. - Tarieven, berekening
De retributie wordt als volgt vastgesteld:
§ 1. Gebruik gemeentelijke polyvalente zalen
Er zijn vijf categorieën gebruikers:
Categorie 1: Erkende Grimbergse verenigingen, gemeentelijke adviesraden
Categorie 2: Grimbergse verenigingen met lokale werking
Categorie 3: Particulieren wonend in de gemeente
Categorie 4: Verenigingen/ particulieren van buiten de gemeente en bedrijven
Categorie 5: Grimbergse scholen
We maken een onderscheid tussen twee tarieven:
Tarief I: Jaarwerking door erkende vereniging
Voor verenigingen die erkend zijn door een adviesraad en die voor een volledig werkjaar huren worden 40 weken aangerekend volgens tarief I. Van september tot juni wordt maandelijks 1/10 van het totaal verschuldigde bedrag aangerekend.
Tarief II: Bij occasioneel gebruik
Bij occasioneel gebruik gelden tarieven per uur en per zaal/ terrein en worden ze na elk gebruik gefactureerd.
|
|
Tarief I |
Tarief II |
| Categorie 1 |
5,60 euro |
11,20 euro |
| Categorie 2 |
11,20 euro |
22,40 euro |
| Categorie 3 |
n.v.t. |
33,60 euro |
| Categorie 4 |
n.v.t. |
50,40 euro |
| Categorie 5 |
0,00 euro |
0,00 euro |
Tarieven per uur
Uitzondering:
Maandelijkse bestuursvergaderingen van erkende Grimbergse verenigingen, gemeentelijke adviesraden en gemeentelijke EVA’s kunnen kosteloos doorgaan in de Charleroyhoeve.
Algemene vergaderingen van gemeentelijke adviesraden en gemeentelijke EVA’s kunnen één keer per jaar kosteloos doorgaan in een polyvalente zaal naar keuze.
§ 2. Gebruik gemeentelijke feestzalen
We maken een onderscheid tussen kleine en grote feestzalen.
Tarieven kleine feestzalen:
We maken een onderscheid tussen twee categorieën gebruikers:
Categorie 1:
Grimbergse erkende verenigingen, gemeentelijke adviesraden, Grimbergse scholen, gemeentelijke EVA’s en politieke verenigingen met een lokale werking binnen de gemeente Grimbergen.
Categorie 2:
Particulieren wonend in de gemeente (niet-openbare evenementen)
Bedrijven/organisaties van de gemeente (niet-openbare evenementen)
|
|
Feestzaal |
Keuken |
Waarborg |
Afval |
Opbouw/afbraak |
| Categorie I |
100,80 euro |
100,80 euro |
250,00 euro |
33,00 euro |
50,00 euro |
| Categorie II |
201,60 euro |
100,80 euro |
250,00 euro |
33,00 euro |
100,00 euro |
Tarieven per dag
Uitzondering:
Grimbergse scholen die binnen hun eigen vestiging geen eigen mogelijkheden hebben, kunnen 1 keer per jaar gratis gebruik maken van een kleine feestzaal.
Tarieven grote feestzalen:
We maken een onderscheid tussen twee categorieën gebruikers:
Categorie 1: Grimbergse erkende verenigingen, gemeentelijke adviesraden, Grimbergse scholen, gemeentelijke EVA's en politieke verenigingen met een lokale afdeling werking binnen de gemeente Grimbergen
Categorie 2: particulieren/bedrijven zowel binnen als buiten de gemeente
Extra bepaling: elke gebruiker die binnen een kalenderjaar (gaande van 1 januari tem. 31 december) de grote feestzaal meermaals huurt heeft vanaf de 4e verhuring binnen dat jaar recht op een korting van 50% op het gebruikelijke tarief van zijn categorie (keuken/feestzaal/tentoonstelling). De korting werkt niet met terugwerkende kracht en is dus niet van toepassing op de eerste drie verhuringen binnen dat jaar.
De tarieven voor opbouw en waarborg blijven ongewijzigd en zijn niet onderhevig aan de korting.
Deze korting vervalt bij laattijdige annulatie of bij vaststelling dat de minimale huur van 3x/jaar niet werd gerealiseerd. Desgevallend is de huurprijs integraal verschuldigd.
|
|
Feestzaal |
Keuken |
Tentoonstelling |
Opbouw |
Waarborg |
| Categorie I |
400,00 euro |
200,00 euro |
200,00 euro |
100,00 euro |
500,00 euro |
| Categorie II |
1940,00 euro |
960,00 euro |
n.v.t. |
100,00 euro |
500,00 euro |
§ 3. Gebruik repetitielokalen
Per uur: 5,60 euro
10 uren kaart: 33,60 euro
Stockageruimte (per maand): 11,20 euro
Art. 3. - Waarborg
Naast de retributie moeten gebruikers een waarborg betalen. Deze waarborg wordt na het gebruik integraal terugbetaald als het gebruik van de zaal geen kosten veroorzaakt voor het bestuur (bv. inzet van extra uren personeel, herstelling van materiële schade, vervanging van materiaal dat verdwenen is of beschadigd raakte,…).
Als het gebruik van de zaal wel kosten veroorzaakt voor het bestuur, zal de waarborg aangesproken worden om deze kosten op te vangen. Het bedrag dat na aanrekening van de kosten overblijft, wordt in dit geval teruggestort. Indien de waarborg niet volstaat om de door het bestuur opgelopen kosten op te vangen, zullen deze kosten bijkomend gefactureerd worden aan de gebruiker.
De waarborg wordt als volgt vastgelegd:
Polyvalente zalen: geen waarborg
Kleine feestzalen: 250,00 euro
Grote feestzalen: 500,00 euro
Repetitielokalen: 25,00 euro
Stockageruimte: 25,00 euro
Art. 4. - Wijze van invordering
De retributie wordt ingevorderd door middel van een factuur. Bij occasioneel gebruik moet het verschuldigde bedrag op de rekening van het gemeentebestuur staan uiterlijk op de vervaldag van de factuur. Zo niet, behoudt het gemeentebestuur zich het recht voor de aanvrager de toegang tot de zaal te ontzeggen.
Vaste gebruikers krijgen maandelijks een factuur. De huurder kan er voor kiezen, in plaats van een maandelijkse factuur, drie facturen per jaar te ontvangen.
Bij gebrek aan betaling in der minne zal de retributie ingevorderd worden overeenkomstig de bepalingen van artikel 177, 2° DLB.
Art. 5. - Annulaties en wijzigingen
Het gemeentebestuur moet minstens 30 dagen voor de gereserveerde datum van een feestzaal in kennis worden gesteld van een annulatie of wijziging van de aanvraag en 15 dagen bij een annulatie of wijziging van een polyvalente zaal. Annulaties en wijzigingen gebeuren door te mailen naar verhuur@grimbergen.be.
Indien de voorgeschreven procedure en/of termijn niet gerespecteerd wordt, zal de voorziene huurprijs integraal verschuldigd blijven.
Art. 6. - Indexaanpassing
De tarieven worden jaarlijks aangepast per 1 september volgens de stijging van het consumentenindexcijfer volgens volgende formule:
Tarief x indexcijfer van september voorafgaand aan het kalenderjaar / index september 2021
Afrondingen gebeuren als volgt (cfr. financiële instellingen):
0,15 blijft 0,10
0,16 wordt 0,20
5,05 blijft 5,00
5,06 wordt 5,10
Art. 7. - Extra bepalingen
Verdere bepalingen betreffende de toegelaten activiteiten, de aanvragen, het gebruik van de ruimten, sleutels en bezetting van de lokalen, de verantwoordelijkheden van de huurder, schade en verzekeringen en veiligheid staan beschreven in het gebruikersreglement.
Art. 2.
Dit besluit bekend te maken overeenkomstig de bepalingen van “Afdeling 2. Bekendmaking en inwerkingtreding, Hoofdstuk 1. Akten van het lokaal bestuur, Titel 5. De werking van het lokaal bestuur" DLB.