De gemeenteraad stelt een Noodplanningscoördinator aan.
I. Wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid.
II. KB Noodplanning:
Noodplanningscoördinator: de referentiepersoon voor de noodplanning en de beleidscoördinatie van noodsituaties van de bevoegde overheid.
§ 1. De bevoegde overheden zijn verantwoordelijk voor de noodplanning op hun respectievelijk grondgebied.
§ 2. De nood planning zoals bedoeld in § 1 van dit artikel omvat de volgen de taken:
1° De risico’s op het betrokken grondgebied identificeren en analyseren;
2° Op basis hiervan, de nodige maatregelen op het vlak van de nood planning uitvoeren en actualiseren, waaronder:
- een ANIP uitwerken;
- een BNIP opstellen voor de risico’s waarvoor de regelgeving dit voorschrijft, evenals voor de risico’s waarvoor de bevoegde overheid het noodzakelijk acht;
- erover waken dat de disciplines hun monodisciplinaire interventieplannen uitwerken en actualiseren en hun wettigheid, hun overeenstemming met de NIP en de interacties met de andere disciplines nagaan;
- wat betreft de risico’s waarvoor de overheid een BNIP opstelt, waken over de uitwerking en de actualisatie van interne nood plannen daaromtrent, en over hun conformiteit met het betrokken BNIP.
3° Een infrastructuur voorzien, alsook de toereiken de materiële en personele middelen voor het beheer van noodsituaties;
4° Regelmatig de voorafgaan de informatie aan de bevolking organiseren over de op het grondgebied aanwezige risico’s, over de noodplanning die door de betrokken overheden en diensten uitgewerkt werd, alsook over het gedrag dat de bevolking kan aannemen ter voorbereiding van, tijdens en na een noodsituatie;
5° Regelmatig en ten minste een keer per jaar multidisciplinaire oefeningen organiseren om de bestaan de nood planning te testen, de modaliteiten en de frequentie te bepalen, een oefenkalender op te stellen en ze op te nemen in het nationaal veiligheidsplatform;
6° Oefeningen en reële noodsituaties evalueren en de bestaan de nood planning in functie daarvan aanpassen.
§1. Bij het uitvoeren van de opdrachten zoals bedoeld in artikel 3, § 2 van dit besluit worden de bevoegde overheden elk bijgestaan door een veiligheidscel en een noodplanningscoördinator.
§ 2. Elke bevoegde overheid is belast met het oprichten van een veiligheidscel die zij voorzit en die zij minimum een keer per jaar verenigt.
De veiligheidscellen bestaan minimaal uit:
- de voorzitter;
- een vertegenwoordiger van elke discipline en, voor de veiligheidscel van de gouverneur, een vertegenwoordiger van de noodcentrale 112;
- de noodplanningscoördinator.
De voorzitter van de veiligheidscel mag bij vergaderingen van deze cel elke andere persoon, dienst of overheid die nodig is, oproepen, met inbegrip van deskundigen.
§ 3. De functie van noodplanningscoördinator moet worden gegarandeerd voor elke provincie en voor elke gemeente, door een of meerdere personen.
§ 4. De noodplanningscoördinator staat de bevoegde overheid bij voor de noodplanning.
In deze hoedanigheid:
- coördineert hij de noodplanningsopdrachten;
- stuurt hij de werkzaamheden van de veiligheidscel aan en coördineert hij het secretariaat ervan;
- adviseert hij de bevoegde overheid op het vlak van de noodplanning;
- ziet hij toe op de oprichting van de noodzakelijke samenwerkingsverbanden met de verschillende diensten, overheden en andere partners.
Hij voert deze opdrachten uit onder de verantwoordelijkheid van de betrokken bevoegde overheid en in overeenstemming met haar instructies.
Op basis van de identificatie en de analyse van de risico's op hun grondgebied en in overleg met de veiligheidscel en de noodplanningscoördinator leggen de bevoegde overheden de arbeidstijd vast die de noodplanningscoördinator dient te besteden aan de opdrachten die hem toegewezen zijn krachtens dit besluit, zodat deze opdrachten volledig en doeltreffend uitgevoerd kunnen worden.
§ 5. De functie van noodplanningscoördinator zal geofficialiseerd worden door de aflevering van een persoonlijke identificatiekaart, afgeleverd volgens de voorwaarden en de modaliteiten die door de bevoegde minister worden vastgesteld.
§ 1 Voor de uitoefening van de beleidscoördinatie, worden de bevoegde overheden bijgestaan door een coördinatiecomité dat zij voorzitten en dat samenkomt in het door hen in plaats gestelde crisiscentrum.
§ 2. Het coördinatiecomité van de burgemeester, "CC-Gem" genoemd, bestaat minimaal uit de noodplanningscoördinator en de beleidsdirecteur van iedere betrokken discipline, eventueel bijgestaan door een werkcel die de verschillende opdrachten die bij haar berusten, voorbereidt en uitvoert.
§ 3. Het coördinatiecomité van de gouverneur, "CC-Prov" genoemd, bestaat minimaal uit de noodplanningscoördinator, de beleidsdirecteur van iedere betrokken discipline, eventueel bijgestaan door een werkcel die de verschillende opdrachten die bij haar berusten, voorbereidt en uitvoert, en de burgemeester(s) van de betrokken gemeente(n) of zijn/hun afgevaardigde(n).
De noodplanningscoördinator staat de bevoegde overheid bij, bij de beleidscoördinatie van de noodsituatie.
III. MOB Noodplanning:
Krachtens het koninklijk besluit van 22 mei 2019 is de gemeentelijke veiligheidscel samengesteld uit de burgemeester, de noodplanningscoördinator en minstens één vertegenwoordiger van elke discipline.
Om een goede vertegenwoordiging te garanderen van de actoren die betrokken zijn bij de lokale noodplanning, wordt volgende minimumsamenstelling aanbevolen:
- de burgemeester;
- de noodplanningscoördinator zoals bedoeld in punt 2.2., aangeduid door de burgemeester;
- de zonecommandant van de bevoegde hulpverleningszone of een door hem aangeduide vertegenwoordiger;
- de federaal gezondheidsinspecteur (FGI), bijgestaan door de Psychosociaal Manager (PSM) of elke andere vertegenwoordiger van discipline 2 aangeduid door de FGI; - de Verantwoordelijke Psychosociaal Hulpverleningsnetwerk (V-PSH) die overeenkomstig het psychosociaal interventieplan (PSIP)4 van discipline 2 is aangeduid;
- de korpschef van de bevoegde politiezone of een officier die door hem is aangeduid om hem te vertegenwoordigen;
- de verantwoordelijke van discipline 4, aangeduid door de burgemeester;
- de informatieambtenaar zoals bedoeld in punt 2.5.3.;
- een vertegenwoordiger van de bevoegde noodcentrale 112.
De burgemeester kan daarnaast elke andere persoon uitnodigen wiens aanwezigheid hij nuttig acht voor de uitvoering van de opdrachten van de veiligheidscel (openbaar ministerie, deskundigen, vertegenwoordigers van ondernemingen, diverse uitbaters,...).
Het voorzitterschap van de veiligheidscel wordt uitgeoefend door respectievelijk de burgemeester en de gouverneur. De voorzitter is verantwoordelijk voor het organiseren van de vergaderingen. Ondersteund door de noodplanningscoördinator leidt hij de besprekingen op basis van de vastgestelde agenda en zorgt hij voor het goede verloop van de vergadering en de multidisciplinaire manier van werken.
De noodplanningscoördinator bereidt de vergaderingen van de veiligheidscel voor en neemt het secretariaat voor zijn rekening. In dat kader is hij verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en het verslag. Hij zorgt voor de opvolging van de beslissingen en de continuïteit van de werkzaamheden.
2.2.1. Functiebeschrijving en takenpakket
De noodplanningscoördinator is de referentiepersoon van de overheid die bevoegd is voor de noodplanning. In die hoedanigheid analyseert hij de behoeften op vlak van noodplanning op basis van een opvolging van de actualiteit, de evolutie van de risico’s en van de toepasselijke regelgeving, opgedane ervaringen en technologische vooruitgang om de bevoegde overheid te adviseren over de te nemen stappen en om de werkzaamheden van de veiligheidscel te ondersteunen.
De noodplanningscoördinator vervult de algemene opdrachten die bepaald zijn in artikel 4, § 4 van het koninklijk besluit van 22 mei 2019.
In het kader van de noodplanning vervult de noodplanningscoördinator onder andere volgende taken:
- de bevoegde overheid ondersteunen bij het organiseren en voorbe- reiden van de vergaderingen van de veiligheidscel;
- de risico-identificatie coördineren en de mogelijke antwoorden daarop, bijvoorbeeld door het opzetten van een ad hoc werkgroep die verantwoording aflegt aan de veiligheidscel;
- de bevoegde overheid en de veiligheidscel of een ander orgaan dat specifiek verantwoordelijk is voor deze opdracht bij de multidisciplinaire risicoanalyse en het nemen van preventieve maatregelen tijdens grote evenementen ondersteunen;
- de opmaak van NIP met de lokale actoren coördineren, bijvoorbeeld door het opzetten van een ad hoc werkgroep die verantwoording aflegt aan de veiligheidscel;
- de opvolging van de noodplanning garanderen en de informatiedoorstroming voorbereiden met de andere overheden/actoren, via o.a. het nationaal veiligheidsportaal;
- op gemeentelijk vlak, de ondersteuning van lokale psychosociale coördinatoren voor het opzetten van een PSH-netwerk, een opleiding en het organiseren van oefeningen;
- de bevoegde overheid ondersteunen bij de organisatie van het crisiscentrum/de crisiscentra (anticiperen op de behoefte aan materieel; - apparatuur vernieuwen en software actualiseren;
- de praktische en logistieke procedures aanreiken voor het openen en inrichten van zalen, het aansluiten van apparatuur;
- het voorzien van ondersteunend personeel voor tijdens noodsituaties, enz.);
- netwerken opzetten met andere overheden en andere publieke of private partners, onder meer door de ontwikkeling van samenwerkingsovereenkomsten;
- de eventuele initiatieven op bovenlokaal niveau inzake noodplanning en crisisbeheer vertalen naar de lokale behoeften en vervolgens implementeren; - de bevoegde overheid en de veiligheidscel ondersteunen voor de organisatie en de opvolging van de oefeningen;
- de bevoegde overheid en de veiligheidscel ondersteunen voor de evaluatie van reële noodsituaties en oefeningen, en de verbeteracties die daaruit voortvloeien, opvolgen;
- de ondersteuning van lokale acties inzake herstel (collectieve informatiesessies, herdenkingen, doorverwijzing naar lokale ondersteunende diensten voor administratieve ondersteuning op alle niveaus, ...).
De taken die de noodplanningscoördinator vervult tijdens het crisisbeheer en de herstelperiode worden respectievelijk onder punt 3.3.2.4. en punt 4.2. van deze omzendbrief beschreven.
Het is de verantwoordelijkheid van elke bevoegde overheid om een functieomschrijving te ontwikkelen die is aangepast aan haar specifieke behoeften, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met de aanbevelingen hieronder. Gezien de talrijke opdrachten van de noodplanningscoördinator, is het aanbevolen deze functie voltijds uit te oefenen, of in ieder geval te combineren met andere verantwoordelijkheden die veiligheidsgerelateerd zijn. Het is ook belangrijk dat de noodplanningscoördinator een vertrouwensrelatie kan opbouwen met de bevoegde overheid.
De burgemeesters die – rekening houdend met de analyse van de risico’s op het grondgebied van hun gemeente en het advies van hun veiligheidscel over hoe daarop te reageren – van mening zijn dat het aanstellen van een voltijdse noodplanningscoördinator niet gerechtvaardigd is, kunnen voortaan een noodplanningscoördinator delen met één of meerdere andere gemeenten (zie punt 2.2.5. Samenwerking).
Deze oplossing laat toe dat de noodplanningscoördinator zich specialiseert in dit vakgebied.
De noodplanningscoördinator beschikt minstens over een basiskennis van:
- de risicoanalyse;
- de noodplanning en het beheer van noodsituaties;
- de werking van de disciplines;
- de lokale context en de werking van de lokale besturen, de instellingen en het lokaal sociaal weefsel.
De noodplanningscoördinator garandeert een multidisciplinaire manier van werken in onderling overleg. Bij het ondersteunen en adviseren van de bevoegde overheid dient de noodplanningscoördinator rekening te houden met de belangen, noden en werkwijzen van alle disciplines. Om die reden kan een professioneel actief lid van een discipline, ondanks zijn ervaring en competenties, geen noodplanningscoördinator zijn.
De noodplanningscoördinator moet zijn kennis en kunde inzake noodplanning en crisisbeheer up-to-date houden. Daarvoor moet de noodplanningscoördinator regelmatig de nodige opleidingen over noodplanning en crisisbeheer volgen, met inbegrip van praktische opleidingen, gericht op vaardigheden, seminaries, studiedagen, enz. Daarnaast is het essentieel om door middel van een actieve deelname aan oefeningen ervaring op te doen in de functie van noodplanningscoördinator tijdens het crisisbeheer.
De bevoegde overheid zorgt ervoor dat de functie van noodplanningscoördinator permanent kan worden gewaarborgd. Het is aanbevolen een wachtrol- of vervangingssysteem op te zetten, onder andere voor het geval van onbeschikbaarheid of afwezigheid. Hiertoe kunnen overeenkomsten tussen gemeenten worden gesloten.
Het is belangrijk om het onderscheid tussen vervanging en ondersteuning voor ogen te houden. Ingeval van een vervanging is het noodzakelijk dat de vervangende noodplanningscoördinator minstens vertrouwd is met de lokale context. Wanneer een andere noodplanningscoördinator louter ondersteuning komt verlenen, is begeleiding noodzakelijk zoals uitgelegd in punt 2.2.5.2. De lokale verankering is dan minder van belang.
a. Gemeentelijk coördinatiecomité (CC-Gem)
Overeenkomstig het koninklijk besluit van 22 mei 2019, wordt het gemeentelijk coördinatiecomité voorgezeten door de burgemeester en is het samengesteld uit de noodplanningscoördinator en de beleidsdirecteur van elke betrokken discipline (zie 3.1.3. Beleidsdirectie).
Om een adequate vertegenwoordiging van de bij het crisisbeheer betrokken actoren op gemeentelijk niveau te waarborgen, wordt de volgende samenstelling aanbevolen:
- de burgemeester;
- de noodplanningscoördinator;
- (...).
De noodplanningscoördinator adviseert en ondersteunt de bevoegde overheid tijdens het beheer van de noodsituatie als expert in de noodplanning.
Hij staat de bevoegde overheid bij in het gebruik en de toepassing van de vergadermethodologie. Hij stuurt het secretariaat van het coördinatiecomité aan en verzekert zich in die hoedanigheid van de opvolging van de genomen beslissingen en het bijhouden van het multidisciplinaire logboek van het coördinatiecomité in het nationaal veiligheidsportaal.
Daarnaast zorgt de noodplanningscoördinator voor de uitvoering en/of coördinatie van, onder andere, volgende taken in het crisisbeheer:
- inrichten en organiseren van het crisiscentrum en de vergaderruimte (logboek, infomanagement, opvolging van het personeel,....) en zich ervan vergewissen dat de uitrusting operationeel is:
* afhankelijk van het alarmeringsschema voorzien in het NIP, opvolgen dat de leden van het coördinatiecomité alsook de andere personen die door de bevoegde overheid aangeduid zijn, bijeenroepen worden, desgevallend door de noodcentrales 112;
* het in het ANIP voorziene administratief en technisch personeel bijeenroepen;
* nuttige documentatie ter beschikking stellen van de leden van het coördinatiecomité;
- een eerste stand van zaken opmaken;
- de interne communicatie beheren;
- uitgaande documenten voorbereiden;
- op gemeentelijk niveau, de V-PSH en de discipline 4 bijstaan bij de mobilisatie van de gemeentelijke middelen om tegemoet te komen aan de behoeften van de getroffenen;
- het activeren van federale hulpmiddelen (informatienummer/BEAlert) in overleg met discipline 5.
In geval van nood aan bijkomende ondersteuning kan de noodplanningscoördinator een beroep doen op verschillende ondersteuningsteams (zie 2.2.5. Samenwerking).
De burgemeester en de gouverneur kunnen hun taken tijdens de herstelperiode op verschillende manieren organiseren (benoeming van een persoon uit hun personeelsbestand voor deze doelstelling, oprichting van een werkgroep bestaande uit de overheden en diensten die verantwoordelijk zijn voor de vastgestelde herstelacties, net als uit de betrokken of belanghebbende gemeenten, enz.).
De noodplanningscoördinator, van zijn kant, kan deelnemen aan:
- acties die de bevoegde overheid kan ondernemen voor de ondersteuning van getroffenen bij de bevoegde overheden: opvolging en ondersteuning bij doorverwijzing naar het rampenfonds, solidariteitsacties, etc.;
- de administratieve of materiële begeleiding van de getroffen bevolking;
- het psychosociaal coördinatiecomité (PSCC) dat toeziet op de overgang en de organisatie van de psychosociale hulpverlening van de getroffenen voor de herstelperiode45;
- de coördinatie met de informatieambtenaar voor de informatie aan de bevolking.
SPECIFIEK
/
Volgens het KB Noodplanning en de MOB KB Noodplanning is het lokaal bestuur, in het kader van Nood- en Interventieplanning (NIP) o.a. verplicht om:
Het lokaal bestuur wordt, voor uitvoeren van deze verplichtingen, bijgestaan door een veiligheidscel (VC) en een noodplanningscoördinator (NPC). De NPC is de referentiepersoon van de overheid die bevoegd is voor de noodplanning en beleidscoördinatie van noodsituaties.
De NPC analyseert behoeften op vlak van noodplanning o.b.v.:
De NPC vervult opdrachten die o.a. bepaald zijn in artikel 4, §4 KB Noodplanning en in punt 2.2.1. "Functiebeschrijving en takenpakket" MOB Noodplanning (zie supra):
In praktijk voert mevrouw Steffie VAN DER AUWERA, diensthoofd Politiek-administratieve ondersteuning, sedert 8 februari 2021, onderstaande taken als NPC van de gemeente Grimbergen uit en staat zij bovendien in voor 70% van de permanentietijd:
opmaak JAP NIP;
veiligheidscel:
inplannen, opmaak van agenda en versturen van uitnodiging;
aansturen tijdens vergadering;
opstellen van verslag, voorleggen aan college van burgemeester en schepenen;
opvolgen van de beslissingen en de continuïteit van de werkzaamheden;
inplannen en evalueren van oefeningen;
opmaak en actualiseren van de eigen nood-en interventieplannen:
opmaak ANIP (laatste versie goedgekeurd door gemeenteraad op 26 januari 2023) en up-to-date houden in Paragon (n.a.v. personeelswijzigingen en verkiezingen namen en gegevens wijzigen);
opmaak en jaarlijkse aanpassing BNIP Voodoo Village (eerste versie opgemaakt in 2022, wordt jaarlijks nagekeken en aangepast);
opmaken van schema's e.a. documenten noodzakelijk voor NIP;
contactpersoon NC112, noodplanning provincie en disciplines voor alles wat met noodplanning te maken heeft;
melding van evacuatieoefeningen op grondgebied Grimbergen aan NC112;
opmaak van beslissingen, zoals politieverordeningen, noodzakelijk voor uitvoeren opdrachten als NPC, voor verschillende bestuursorganen;
advies verlenen bij NIP van andere instanties (Balchem, Sint Alexius);
advies verlenen aan V-PSH, burgemeester, diensten EVT, Welzijn en preventie, Handhaving, PZ Grimbergen, enz.;
administratieve opvolging van brandpreventiedossiers:
opmaak van bijlagen bij APR (zonale reglementen brandveiligheid PTI en evenementen) en aanpassen indien er wijzigingen zijn;
aanvragen controle i.k.v. brandpreventie overmaken aan kabinet burgemeester zodat controle kan ingepland worden met brandweer;
nakijken en agenderen van brandpreventieverslagen op agenda van college van burgemeester en schepenen;
agenderen van brandpreventieverslag voor het verkrijgen van brandveiligheidsattest A, B of C op agenda van burgemeester;
opmaken van brandveiligheidsattesten A, B, C en deze overmaken aan aanvrager, bevoegde diensten en externe instanties;
uitbaters/exploitanten/verantwoordelijken contacteren wanneer attest B verloopt of zal verlopen;
agenderen op zitting van college van burgemeester en schepenen en, indien nodig, gemeenteraad:
CC-GEM:
secretaris;
ondersteuning en bijstand verlenen aan burgemeester;
zetelen in CP-OPS bij operationele fase op vraag van DIR-CP OPS;
zetelen in CP Event Voodoo Village;
volgen van noodzakelijke opleidingen, vormingen, studiedagen;
opvolgen verzekeringsdossiers i.k.v. brandveiligheid van eigen gebouwen:
agenderen op college van burgemeester en schepenen;
afhandeling coördineren met andere diensten zoals EVT, Verzekeringen;
Op heden voert zij deze taken volledig zelf uit, doch wordt zij voor het uitvoeren van een aantal administratieve taken bijgestaan door Haviland.
Mevrouw VAN DER AUWERA heeft in juni 2022 deel genomen aan de opleiding "Coördinator Noodplanning" georganiseerd door het PIVO, en is hiervoor, na het afleggen van een examen, ook geslaagd. Zij beschikt aldus over een getuigschrift coördinator noodplanning (in bijlage).
Het KB Noodplanning en de MOB KB Noodplanning verplichten het lokaal bestuur om:
Aangezien mevrouw VAN DER AUWERA in de praktijk reeds ruime tijd de taken van NPC de facto uitvoert en in dit kader ook de nodige permanentie verzorgt, werd aan het college van burgemeester en schepenen gevraagd om haar formeel aan te stellen.
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen.
Geheime stemming
Gaat over tot een eerste geheime stemming voor de aanstelling van een noodplanningscoördinator, waaruit blijkt dat:
De overige permanentieperiodes (30%) worden afgewisseld met Goedele DE VOCHT (afdelingshoofd interne organisatie) en Muriel VAN SCHEL (algemeen directeur), die hiervoor geen permanentietoelage ontvangen, en die in de mate van het mogelijke de permanenties overnemen.
Artikel 1.
Mevrouw Steffie VAN DER AUWERA, diensthoofd Politiek-administratieve ondersteuning, als verantwoordelijke van Noodplanningscoördinator aan te stellen, in afwachting van de aanstelling van een deskundige Noodplanning (B1-B3).
Art. 2.
Dit besluit ter kennisname over te maken aan: