De gemeenteraad treedt toe tot het Vastgoedinformatieplatform en keurt het retributiereglement op het afleveren van vastgoedinformatie via het Vastgoedinformatieplatform, goed.
/
1. Toetreding tot het Vastgoedinformatieplatform en verwerking van de persoonsgegevens
Notarissen, vastgoedmakelaars, … kunnen op dit ogenblik vastgoedinformatie over onroerende goederen opvragen bij de gemeente Grimbergen via het e-loket op de gemeentelijke website. De gemeente Grimbergen vindt het belangrijk dat potentiële kopers met kennis van zaken een beslissing kunnen nemen over een onroerend goed. De gemeenten zijn op zoek naar mogelijkheden om informatie over onroerende goederen efficiënter en veiliger te delen.
Het Vastgoedinformatieplatform is een initiatief van de gemeenten, in samenwerking met VVSG, de vastgoedsector (CIB en Fednot ) en de Vlaamse Regering. Digitaal Vlaanderen staat in voor de ontwikkeling van het platform en het operationeel beheer.
Het Vastgoedinformatieplatform is een elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie en vastgoeddossiers tussen bronhouders en aanvragers. Het gaat dus om een digitaal portaal waar de aanvrager van vastgoedinformatie via één eenvoudige weg de benodigde data in het kader van een verkoop of langdurige verhuur kan opvragen. De gemeente krijgt via het platform een vraag om het dossier te vervolledigen en de kwaliteit ervan te controleren, waarna de info wordt afgeleverd aan de aanvrager.
In eerste instantie zal de gemeente Grimbergen de door notarissen en vastgoedmakelaars aangevraagde vastgoedinformatie via het Vastgoedinformatieplatform verzamelen en ontsluiten. De aansluiting op het Vastgoedinformatieplatform is voorzien in wave 6, op 2 oktober 2023. Vanaf januari 2024 zal het vastgoedinformatieplatform voor alle aanvragers decretaal verplicht worden. Tot het moment waarop het gebruik van het Vastgoedinformatieplatform decretaal verplicht wordt, zal het innen van de retributie nog door de gemeente zelf gebeuren. Daarna zal de gemeentelijke retributie moeten betaald worden via het Vastgoedinformatieplatform. De gemeentelijke retributie zal periodiek doorgestort worden naar de gemeente Grimbergen.
De gemeente Grimbergen werkt voor de integratie van de gemeentelijke data en het Vastgoedinformatieplatform samen met Orbit GIS. Op die manier zullen de gemeentelijke data automatisch ingevuld worden.
De gemeente Grimbergen zal in onderlinge afspraak met Orbit GIS aansluiten op 2 oktober 2023 op het Vastgoedinformatieplatform.
Om in te stappen in het Vastgoedinformatieplatform moet de aansluiting goedgekeurd worden door de gemeenteraad, is er een goedkeuring van het retributiereglement nodig en moet het de gemeente, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, een verwerkingsovereenkomst ondertekenen. Met de ondertekening van de verwerkingsovereenkomst verleent de gemeente Grimbergen de toestemming aan het agentschap Digitaal Vlaanderen of aan het Vlaams Datanutsbedrijf met merknaam athumi, zijnde een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap om bepaalde persoonsgegevens te verwerken in opdracht van de gemeente.
Het besluit van de Vlaamse Regering waarbij de verwerking van de gegevens wordt overgedragen van het agentschap Digitaal Vlaanderen naar het Vlaams Datanutsbedrijf athumi is nog niet gepubliceerd zodat de rechten en plichten in het kader van het Vastgoedinformatieplatform nog niet overgedragen zijn naar athumi. De verwerkingsovereenkomst wordt ondertekend door (i) Digitaal Vlaanderen als het besluit nog niet is gepubliceerd (ii) Vlaams Datanutsbedrijf athumi zodra het besluit van de Vlaamse Regering gepubliceerd is .De gemeente verwerkt persoonsgegevens van aanvragers en houders van rechten op een perceel, of een onderdeel, waarvoor het vastgoeddossier wordt aangevraagd, waarbij volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt:
contact- en identificatiegegevens;
financiële gegevens;
het identificatienummer van het Rijksregister/KBO-nummer;
vastgoedinformatie;
gegevens in het kader van openbare onderzoeken en overtredingen.
De standaardverwerkingsovereenkomst is bijgevoegd als bijlage. De verwerkingsovereenkomst werd voor advies voorgelegd aan de Data Protection Officer (DPO) en het advies was gunstig (zie bijlage).
Naar aanleiding van deze aansluiting dient de gemeenteraad de aansluiting, het retributiereglement en de verwerkersovereenkomst goed te keuren.
2. Retributie
Het Vastgoedinformatieplatform is een elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie en vastgoeddossiers tussen bronhouders en aanvragers, zoals in eerste instantie notarissen en vastgoedmakelaars.
Via het Vastgoedinformatieplatform kan de gemeente de door aanvragers, zoals in eerste instantie notarissen en vastgoedmakelaars, aangevraagde vastgoedinformatie verzamelen en ontsluiten.
Het verzamelen en ontsluiten, via het Vastgoedinformatieplatform, van vastgoeddossiers op verzoek van aanvragers, zoals in eerste instantie notarissen en vastgoedmakelaars, brengt voor de gemeente een administratieve last en bijhorende kosten met zich mee.
De gemeente wenst de kost voor het verzamelen van vastgoedinformatie en het ontsluiten van vastgoeddossiers op de aanvrager te verhalen.
Rekening houdende met de financiële toestand van de gemeente en de noodzaak om het budget in evenwicht te houden.
/
Artikel 1.
Toe te treden tot het Vastgoedinformatieplatform en kennis te nemen van de voorgestelde verwerkingsovereenkomst tussen de gemeente Grimbergen en het agentschap Digitaal Vlaanderen/athumi inzake de verwerking van de persoonsgegevens.
Art. 2.
Het retributiereglement goed te keuren en dit overeenkomstig onderstaande bepalingen:
Artikel 1 - Definities
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° vastgoedinformatie: gebouw-, grond- of omgevingsgebonden gegevens inzake een onroerend goed, inclusief informatie met betrekking tot het juridische, administratieve of fysieke statuut van dit onroerend goed;
2° lokale gegevensbron: vastgoedinformatie die een gemeente of de rechtspersonen die ervan afhangen, beheert;
3° centrale gegevensbron: vastgoedinformatie die een Vlaamse instantie of een externe overheid beheert;
4° Vastgoedinformatieplatform of VIP: elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie tussen aanleverende entiteiten en aanvragers;
5° vastgoeddossier: de combinatie van verschillende datasets, samengesteld uit vastgoedinformatie met betrekking tot een perceel, of een onderdeel, die op aanvraag wordt ontsloten door de aanleverende entiteit, door Digitaal Vlaanderen/athumi wordt samengevoegd en door de lokale overheid ter beschikking wordt gesteld aan de aanvrager (De rechten en plichten in het kader van het Vastgoedinformatieplatform worden overgedragen van Digitaal Vlaanderen naar het Vlaams Datanutsbedrijf athumi bij een besluit van de Vlaamse Regering in de periode waarin deze overeenkomst ondertekend wordt. De verwerkingsovereenkomst wordt ondertekend door (i) Digitaal Vlaanderen als het besluit nog niet gepubliceerd is of (ii) Vlaams Datanutsbedrijf zodra het besluit gepubliceerd is);
6° externe overheid: overheidsinstanties, vermeld in artikel I.3, 8° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
7° Vlaamse instantie: elk van de volgende overheidsinstanties:
a) de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
b) de instellingen met een publieke taak, vermeld in artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voor zover ze afhangen van de Vlaamse overheid of van een of meer andere instellingen met een publieke taak die afhangen van de Vlaamse overheid;
c) de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 7°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
8° aanvrager: de notaris of vastgoedmakelaar die in het kader van zijn beroepsactiviteiten of taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm bepaalde vastgoedinformatie nodig heeft en daartoe een aanvraag via het VIP doet;
9° algemene verordening gegevensbescherming: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
10° persoonsgegevens: de gegevens, vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming;
11° verwerking: een verwerking als vermeld in artikel 4, 2), van de algemene verordening gegevensbescherming;
12° verwerkingsverantwoordelijke: een verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming;
13° betrokkene: een betrokkene als vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming.
Artikel 2 - Algemeen
De gemeente Grimbergen verzamelt de opgevraagde vastgoedinformatie uit lokale gegevensbronnen. De gemeente doet een beroep op het VIP om vastgoedinformatie uit centrale gegevensbronnen op te halen en samen te voegen met het vastgoeddossier. De gemeente stelt het vastgoeddossier via het Vastgoedinformatieplatform aan de aanvrager ter beschikking.
In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, verwerkt de gemeente die gegevens met als doeleinde om aanvragers samengevoegde vastgoedinformatie uit centrale en lokale gegevensbronnen ter beschikking te stellen in het kader van hun beroepsactiviteiten of in het kader van taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm zijn bepaald.
Met ingang van 2 oktober 2023 wordt ten voordele van gemeente Grimbergen een retributie geheven op aanvragen, gedaan via het Vastgoedinformatieplatform, tot het verkrijgen van het vastgoeddossier.
Artikel 3 - Verschuldigde
De retributie is verschuldigd door de aanvrager.
Artikel 4 - Bedrag
Het bedrag van de retributie wordt vastgelegd als volgt:
Voorwerp aanvraag
Retributiebedrag
Vastgoeddossier
150,00 euro
De aflevertermijn voor het vastgoeddossier bedraagt maximum 30 dagen.
Artikel 5 - Invorderingswijze
De onbetwiste en opeisbare retributie wordt bij niet-betaling ingevorderd conform artikel 177, tweede lid, van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
De betwiste en opeisbare retributie wordt bij niet-betaling burgerrechtelijk ingevorderd.
Artikel 6 - Verwerking van persoonsgegevens
§1. In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, treedt de gemeente Grimbergen voor de doeleinden omschreven in artikel 2 op als verwerkingsverantwoordelijke.
§2. De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 persoonsgegevens met betrekking tot de volgende categorieën van betrokkenen:
- aanvragers; en
- houders van rechten op een perceel, of een onderdeel, waarvoor het vastgoeddossier wordt aangevraagd.
§3. De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 volgende categorieën van persoonsgegevens:
- contact- en identificatiegegevens;
- financiële gegevens;
- het identificatienummer van het Rijksregister/KBO-nummer;
- vastgoedinformatie;
- gegevens in het kader van openbare onderzoeken en overtredingen.
§4. De gemeente bewaart de persoonsgegevens die het verwerkt, niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden, vermeld in artikel 2, te bereiken en conform artikel III.87, §1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, of tot de betrokkene vraagt om de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt, te verwijderen, conform de voorwaarden, vermeld in de algemene verordening gegevensbescherming. De archiveringstermijn van de persoonsgegevens bij de gemeente bedraagt 3 jaar overeenkomstig de bepalingen van de Selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven.
§5. De gemeente doet een beroep op agentschap Digitaal Vlaanderen/athumi voor de doeleinden omschreven in artikel 2. Agentschap Digitaal Vlaanderen/athumi treedt in dit kader op als verwerker van de gemeente, die de verwerkingsverantwoordelijke is. De modaliteiten van de verwerking zijn geregeld in de verwerkingsovereenkomst die te vinden is in Bijlage 1 (De rechten en plichten in het kader van het Vastgoedinformatieplatform worden overgedragen van Digitaal Vlaanderen naar het Vlaams Datanutsbedrijf athumi bij een besluit van de Vlaamse Regering in de periode waarin deze overeenkomst ondertekend wordt. De verwerkingsovereenkomst wordt ondertekend door (i) Digitaal Vlaanderen als het besluit nog niet gepubliceerd is of (ii) Vlaams Datanutsbedrijf zodra het besluit gepubliceerd is).
Artikel 7 – Ondertekening
De vastgoeddossiers die de gemeente Grimbergen via het Vastgoedinformatieplatform ter beschikking stelt, worden niet ondertekend aangezien het vastgoeddossier een louter informatief document betreft dat geen beleidsmatige stellingname inhoudt en niet kwalificeert als stuk of briefwisseling in de zin van artikel 279 van het Decreet lokaal bestuur.
Artikel 8 - Bekendmaking
Dit reglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig artikel 286 en 287 van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.