Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Artikel 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur).

De beslissing wordt genomen op grond van:

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Protocol BOC/HOC (bijlage 1)

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: protocol van niet akkoord, met vermelding:
  "omwille van de afbouw van statutaire functies"
  

• ACV Openbare Diensten: protocol van niet akkoord, met vermelding:
  "omwille van de afbouw van statutaire functies"
  

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: ///
  

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Huidige situatie

 

Zie organogram als bijlage (versie 28/05/2020 - bijlage 2).

 

In het kader van de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025, o.a. volgende beleidsdoelstellingen:

• beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers
• AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024
• ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften
• AP-7: We stemmen het aanbod en de kwaliteit van de bestaande dienstverlening financieel af, passen het indien nodig
• beleidsdoelstelling 2: Wij richten het grondgebied van Grimbergen in zodat het aangenaam en veilig is om te wonen, te werken, te verplaatsen en te ontspannen
• AP-10: We beheren het gemeentelijk patrimonium op een verantwoordelijke en professionele manier en breiden het uit in functie van de nodig aan en monitoren het
• beleidsdoelstelling 3: Wij bieden een brede waaier van diensten aan zodat alle Grimbergenaren kunnen participeren aan het gemeenschapsleven binnen de gemeente
• AP-19: We geven de nieuwe dienst vrije tijd vorm om het gevarieerd aanbod van vrijetijdsactiviteiten efficiënt te kunnen organiseren
• AP-20: We organiseren een selectie van evenementen en feesten op het grondgebied met het oog op onderlinge cohesie en gemeenschapsvorming
• AP-21: We bieden professionele ondersteuning aan de verschillende verenigingen in Grimbergen
• AP-24: We voeren een sportbeleid zodat Grimbergenaren aan sport kunnen doen
• beleidsdoelstelling 5: Wij verbeteren het welzijn van alle Grimbergenaren door een warme en zorgzame dienstverlening met gelijke kansen en toegang voor iedereen
• AP-35: Het woonzorgcentrum Ter Biest biedt aan Grimbergse 65-plussers een kwalitatieve en betaalbare woonomgeving aan inclusief kortverblij
• ACT-255: We bieden maaltijden aan in de cafetaria van het wzc Ter Biest voor behoeftige buurtbewoners

worden een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie van de diverse afdelingen voorgesteld.

---

 

Wijzigingen

 

Afdeling Financiën

 

Op 17 september 2018 besliste het schepencollege om, met het oog op de ambtelijke integratie van gemeente en OCMW, af te nemen van de raamovereenkomst "Organisatieontwikkeling", door Poolstok gegund aan CC Consult, voor de opdracht "Begeleiding geïntegreerde organisatiestructuur en personeelsbehoefteplan gemeente en OCMW Grimbergen". Het project GoGo! (Grimbergse organisatie van gemeente en OCMW) werd opgestart. Het project verliep in verschillende fases en werd afgerond op 28 mei 2020.

 

De structuur en personeelsformatie van de afdeling Financiën werd niet meegenomen in het project GoGo!. Voor de afdeling Financiën werd vooropgesteld de structuur en personeelsbehoefte verder te onderzoeken na de implementatie van de nieuwe, gemeenschappelijke boekhoudsoftware en na de gezamenlijke huisvesting van de diensten van gemeente en OCMW.

 

De huidige structuur en personeelsformatie van de afdeling Financiën ziet eruit als volgt:

 

In de nieuwe, geïntegreerde structuur wenst de financieel directeur de afdeling op te delen in drie domeinen:

• Subsidiebeheer
• Financiële planning
• Debiteurenbeheer

 

Naast deze drie domeinen voorziet de financieel directeur tevens een kabinet.

 

De personeelsbehoefte (excl. decretale graden) per domein (incl. het kabinet) is de volgende:

Domein	Personeelsbehoefte (uitgedrukt in vte)	Motivering
Kabinet	1,00 vte deskundige financiën (B1-B3)	De deskundige financiën die in staf zou werken van de financieel directeur heeft als taken o.m. het ondersteunen van de financieel directeur bij het uitstippelen van het financieel beleid en de opvolging van de externe partners.
Subsidiebeheer	1,00 vte subsidiecoördinator (A1a-A3a)	Zie formatiewijziging dd. 25/02/2021.
Financiële planning	1,00 vte diensthoofd financiën (A4a-A4b) 1,00 vte coördinator financiële planning (A1a-A3a) 3,00 vte deskundige boekhouding (B1-B3) 1,00 vte financieel medewerker (C4-C5) 2,00 vte administratief medewerker (C1-C3)	Het domein financiële planning is het grootste domein. Het houdt o.m. in: de coördinatie en opmaak van de financiële nota van het meerjarenplan de opvolging van het meerjarenplan en de jaarlijkse herziening ervan het voeren van de boekhouding en opmaken van de jaarrekeningen het voeren van de eindcontroles van de maand- en kwartaalafsluitingen het verzorgen van rapporteringssystemen, o.a. in het kader van organisatiebeheersing enz.   Gelet op de grootte van het domein en de verantwoordelijkheden eraan verbonden, wordt voorgesteld om de 'cel' te laten aansturen door een diensthoofd op niveau A4a-A4b, ondersteund door een coördinator financiële planning op niveau A1a-A3a. De deskundigen boekhouding zullen instaan voor het uitvoeren van de boekhoudkundige taken. Zij worden hierbij op hun beurt ondersteund door een financieel medewerker op niveau C4-C5 en twee administratief medewerkers op niveau C1-C3.
Debiteurenbeheer	1,00 vte diensthoofd debiteuren (B1-B3) 1,80 vte administratief medewerker (C1-C3)	Het domein debiteurenbeheer betreft het plannen, organiseren, opvolgen en coördineren van de activiteiten m.b.t. het innen van de gemeentelijke belastingen, teneinde te verzekeren dat alle belastingen rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden.   Tot op heden werden de medewerkers die instaan voor het debiteurenbeheer rechtstreeks aangestuurd door de financieel directeur. Gelet op het feit dat deze rechtstreekse aansturing voor de financieel directeur een grote "span of control" tot gevolg had, wordt voorgesteld om de 'cel Debiteurenbeheer' te laten aansturen door een diensthoofd op niveau B1-B3.

 

Het voorgestelde personeelskader impliceert volgende wijzigingen:

Gemeente

• te verplaatsen naar de uitdovende statutaire personeelsformatie:
• 1,00 vte financieel adviseur (A1a-A3a)
• 1,00 vte beleidsmedewerker financiën (B1-B3)
• 1,00 vte administratief medewerker (C1-C3)
• 1,00 vte ondersteunend medewerker (D1-D3)
• te schrappen uit de statutaire personeelsformatie:
• 1,00 vte administratief medewerker (C1-C3)
• wijziging functietitel:
• van beleidsmedewerker financiën (B1-B3) naar deskundige boekhouding (B1-B3)
• van beleidsmedewerker financiën (B1-B3) naar diensthoofd debiteuren (B1-B3)
• toe te voegen aan de contractuele personeelsformatie:
• 1,00 vte diensthoofd financiën (A4a-A4b)
• 1,00 vte deskundige financiën (B1-B3)
• 3,00 vte administratief medewerker (C1-C3)

 

OCMW

• te verplaatsen naar de uitdovende statutaire personeelsformatie:
• 1,00 vte diensthoofd financiën (A1a-A3a)
• 2,00 vte boekhouder (B1-B3)
• 1,00 vte financieel medewerker (C4-C5)
• 0,80 vte debiteurenbeheerder (C1-C3)
• toe te voegen aan de contractuele personeelsformatie:
• 1,00 vte coördinator financiële planning (A1a-A3a)
• 2,00 vte deskundige boekhouding (B1-B3)
• 1,00 vte financieel medewerker (C4-C5)
• 0,80 vte administratief medewerker (C1-C3)

 

Na doorvoering van de vermelde wijzigingen, zou de structuur van de geïntegreerde afdeling Financiën er als volgt uitzien:

 

Financieel betekent de voorgestelde formatiewijziging (bruto jaarkost werkgever - raming op basis van 12 jaar anciënniteit) het volgende:

Gemeente

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact
Huidige formatie	Financieel adviseur	A1a-A3a	Statutair	€ 86 823,03	1,00	€ 86 823,03	- € 86 823,03
	Beleidsmedewerker financiën	B1-B3	Statutair	€ 64 461,38	1,00	€ 64 461,38	- € 64 461,38
	Administratief medewerker	C1-C3	Statutair	€ 52 198,16	2,00	€ 104 396,32	- € 104 396,32
	Ondersteunend medewerker	D1-D3	Statutair	€ 49 204,74	1,00	€ 49 204,74	- € 49 204,74
Voorstel nieuwe formatie	Diensthoofd financiën	A4a-A4b	Contractueel	€ 90 872,79	1,00	€ 90 872,79	+ € 90 872,79
	Deskundige financiën	B1-B3	Contractueel	€ 60 278,81	1,00	€ 60 278,81	+ € 60 278,81
	Administratief medewerker	C1-C3	Contractueel	€ 49 178,91	3,00	€ 147 536,73	+ € 147 536,73
TOTAAL							- € 6 197,14

 

OCMW

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact
Huidige formatie	Diensthoofd financiën	A1a-A3a	Statutair	€ 86 823,03	1,00	€ 86 823,03	- € 86 823,03
	Boekhouder	B1-B3	Statutair	€ 64 461,38	2,00	€ 128 922,76	- € 128 922,76
	Financieel medewerker	C4-C5	Statutair	€ 68 688,29	1,00	€ 68 688,29	- € 68 688,29
	Debiteurenbeheerder	C1-C3	Statutair	€ 52 198,16	0,80	€ 41 758,53	- € 41 758,53
Voorstel nieuwe formatie	Coördinator financiële planning	A1a-A3a	Contractueel	€ 81 011,84	1,00	€ 81 011,84	+ € 81 011,84
	Deskundige boekhouding	B1-B3	Contractueel	€ 60 278,81	2,00	€ 120 557,62	+ € 120 557,62
	Financieel medewerker	C4-C5	Contractueel	€ 64 198,94	1,00	€ 64 198,94	+ € 64 198,94
	Administratief medewerker	C1-C3	Contractueel	€ 49 178,91	0,80	€ 39 343,13	+ € 39 343,13
TOTAAL							- € 21 061,08

 

Afdeling Interne organisatie - dienst Aankoop en facility

 

De personeelsformatie voor de dienst Aankoop en facility ziet er actueel uit als volgt:

 

De cel Aankoop coördineert de procedures voor overheidsopdrachten boven € 30.000 excl. btw voor gemeente, OCMW en AGBG en fungeert daarnaast als kenniscentrum voor wat betreft aankopen en overheidsopdrachten.

 

Voor de coördinatie van de procedures voor overheidsopdrachten werkt de cel Aankoop samen met de betrokken dienst(en):

• de cel Aankoop volgt het juridische en procedurele aspect op;
• de betrokken dienst bezorgt de technische omschrijving en het inhoudelijke aspect van de overheidsopdracht.

 

Als kenniscentrum verleent de cel Aankoop advies en begeleiding bij overheidsopdrachten en biedt ze ondersteuning bij het beleid rond overheidsopdrachten en in het kader van vernieuwende projecten.

 

Sinds de oprichting van de geïntegreerde dienst Aankoop en facility voor gemeente en OCMW, werden alle overheidsopdrachten die voordien grotendeels door de diensten zelf werden gevoerd, overgedragen. Hierdoor nam niet alleen het aantal overheidsopdrachten toe, maar ook de complexiteit en techniciteit van de dossiers. Op vandaag worden een heel aantal van de complexe dossiers rechtstreeks gecoördineerd en opgevolgd door het diensthoofd aankoop en facility (A1a-A3a). Reden hiervoor is de beperkte personeelsbezetting enerzijds en de vaststelling dat bepaalde dossiers te complex zijn om te worden opgevolgd door de deskundigen aankoop (B1-B3). In de praktijk fungeert het diensthoofd aankoop en facility (A1a-A3a) voornamelijk as expert aankoop waardoor er onvoldoende ruimte is om de leidinggevende taken ten volle op te nemen.

 

Gelet op deze evolutie wordt voorgesteld om een voltijdse functie van deskundige aankoop met rang Bv en salarisschalen B1-B2-B3 om te zetten naar een voltijdse functie van expert aankoop met rang Av en salarisschalen A1a-A2a-A3a.

 

Financieel betekent deze formatiewijziging het volgende:

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact
Huidige formatie	Deskundige aankoop	B1-B3	Contractueel	€ 60 278,81	1,00	€ 60 278,81	- € 60 278,81
Voorstel nieuwe formatie	Expert aankoop	A1a-A3a	Contractueel	€ 81 011,84	1,00	€ 81 011,84	+ € 81 011,84
TOTAAL							+ € 20 733,03

 

Afdeling Mens - dienst Evenementen en uitbating vrijetijdsinfrastructuur - technisch beheer

 

Op 17 december 1998 besliste de gemeenteraad om - in uitvoering van de bepalingen van het decreet van 5 april 1995 houdende erkenning en subsidiëring van de gemeentelijke sportdiensten, de provinciale sportdiensten en de sportdienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en het besluit van de Vlaamse Regering van 19 november 1996 tot uitvoering van voormeld decreet - met ingang van 1 januari 1999 een gemeentelijke sportdienst op te richten en al het personeel van de toenmalige VZW Grimbergen-Sport (met uitzondering van de gelegenheidsmedewerkers) over te nemen. Voor de overname van het personeel van de VZW Grimbergen-Sport werd een voorlopige overnameformatie vastgesteld. Deze overnameformatie zou op een later tijdstip op basis van een evaluatie van de personeelsbehoeften definitief worden ingepast in de personeelsformatie voor de gemeentelijke sportdienst.

 

Op 24 januari 2008 werd de personeelsformatie van de gemeente volledig herzien met als doel de personeelsformatie in overeenstemming te brengen met het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Artikel 237, tweede lid van voormeld besluit bepaalde immers het volgende:

"Alle plaatselijke reglementaire bepalingen over de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel moeten uiterlijk op 1 januari 2009 met de bepalingen van dit besluit in overeenstemming gebracht zijn of opgeheven zijn.

(...)

Als de personeelsformatie na de datum van inwerkingtreding van dit besluit en voor 1 januari 2009 gewijzigd wordt, dan wordt ze tegelijk volledig vastgesteld in overeenstemming met de bepalingen van titel II."

 

Voor het onderhoud van de sportinfrastructuur werd de personeelsformatie op 24 januari 2008 als volgt vastgesteld:

• in statutair dienstverband:
• 1,00 vte technisch verantwoordelijke sportdienst (D4-D5)
• 3,00 vte toezichter-vakman (D1-D3)
  
  
• in contractueel dienstverband:
• 1,00 vte toezichter-vakman (D1-D3)
• 3,00 vte toezichter-handlanger (E1-E3)
• 2,50 vte toezichter-schoonmaakster (E1-E3)

 

Deze formatiewijziging betekent het volgende:

Wijziging	Functie	Rang	Salarisschalen	VTE
Te verplaatsen naar de uitdovende statutaire personeelsformatie	Technisch verantwoordelijke sportdienst	Dx	D4-D5	1,00
Te schrappen uit de statutaire personeelsformatie	Toezichter-vakman	Dv	D1-D3	2,00
Te verplaatsen naar de uitdovende contractuele personeelsformatie	Toezichter-handlanger Toezichter-schoonmaakster	Ev Ev	E1-E3 E1-E3	2,00 0,50
Te schrappen uit de contractuele personeelsformatie	Toezichter-vakman Toezichter-handlanger Toezichter-schoonmaakster	Dv Ev Ev	D1-D3 E1-E3 E1-E3	1,00 1,00 2,00
Toe te voegen aan de contractuele personeelsformatie	Meewerkend ploegverantwoordelijke* Vakman Medewerker schoonmaak**	Dx Dv Ev	D4-D5 D1-D3 E1-E3	1,00 3,20 9,25
TOTAAL				+ 3,95

*De functie van meewerkend ploegverantwoordelijke blijft geblokkeerd tot uitdoving van technisch verantwoordelijke sportdienst in statutair dienstverband

**1,50 vte medewerker schoonmaak blijft geblokkeerd tot uitdoving van 0,50 vte toezichter-schoonmaakster in contractueel dienstverband en 1,00 vte schoonmaker in contractueel dienstverband

 

Financieel betekent deze formatiewijziging het volgende:

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact
Huidige formatie	Technisch verantwoordelijke sportdienst	D4-D5	Statutair	€ 57 234,65	1,00	€ 57 234,65	- € 57 234,65
	Toezichter-vakman	D1-D3	Statutair	€ 49 204,74	2,00	€ 98 409,48	- € 98 409,48
	Toezichter-vakman	D1-D3	Contractueel	€ 46 604,52	1,00	€ 46 604,52	- € 46 604,52
	Toezichter-handlanger	E1-E3	Contractueel	€ 41 618,87	3,00	€ 124 856,61	- € 124 856,61
	Toezichter-schoonmaakster	E1-E3	Contractueel	€ 41 618,87	2,50	€ 104 047,18	- € 104 047,18
Voorstel nieuwe formatie	Meewerkend ploegverantwoordelijke	D4-D5	Contractueel	€ 53 578,55	1,00	€ 53 578,55	+ € 53 578,55
	Vakman	D1-D3	Contractueel	€ 46 604,52	3,20	€ 149 134,46	+ € 149 134,46
	Medewerker schoonmaak	E1-E3	Contractueel	€ 41 618,87	9,25	€ 384 974,55	+ € 384 974,55
TOTAAL							+ € 156 535,12

 

Rekening houdend met het feit dat het gebruik van de vrijetijdsinfrastructuur voortdurend evolueert en het voor de nieuwe infrastructuur (bv. Den Douwe), op dit moment nog niet duidelijk is wat de exacte impact zal zijn op de personeelsbehoefte, zal de personeelsbezetting van de ploeg voortdurend worden geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd.

 

Afdeling Mens - WZC Ter Biest - Keuken

 

De personeelsformatie voor de keuken van woonzorgcentrum Ter Biest is actueel als volgt vastgesteld:

Functietitel	Salarisschalen	vte
Diëtist - kok	B1-B3	1,00
Medewerker keuken	D1-D3	3,50
Logistiek medewerker	C1-C2	0,80

 

De diëtist - kok (B1-B3) staat aan het hoofd van de keuken en is verantwoordelijk voor o.m. het opstellen van de werkverdeling en de personeelsplanning, het sturen en motiveren van de medewerkers, het organiseren van de activiteiten in de keuken enz. Omwille van een progressieve medische problematiek besliste de huidige titularis van de functie van diëtist - kok (B1-B3) om een 'stap terug te zetten' en met ingang van 1 juli 2021 tot aan zijn pensioen (1 maart 2024) een halftijds onbetaald verlof op te nemen. Om de werking van en de dienstcontinuïteit in de keuken te waarborgen, is het noodzakelijk om de diëtist - kok (B1-B3) te vervangen zodat het keukenteam opnieuw een rechtstreekse leidinggevende heeft. Door de directeur van wzc Ter Biest werd aangegeven dat de aansturing van de keuken niet noodzakelijk door een diëtist dient te gebeuren. In het verlengde hiervan en op basis van een benchmark met andere besturen en woonzorgcentra wordt voorgesteld om volgende formatiewijziging door te voeren:

• verplaatsing naar de uitdovende statutaire personeelsformatie van 1,00 vte diëtist - kok met rang Bv en salarisschalen B1-B2-B3;
• toevoeging aan de contractuele personeelsformatie van 1,00 vte chef-kok met rang Cx en salarisschalen C4-C5.

 

Financieel betekent deze formatiewijziging het volgende:

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact
Huidige formatie	Diëtist - kok	B1-B3	Statutair	€ 64 461,38	1,00	€ 64 461,38	- € 64 461,38
Voorstel nieuwe formatie	Chef-kok	C4-C5	Contractueel	€ 64 197,94	1,00	€ 64 197,94	+ € 64 197,94
TOTAAL							- € 263,44

 

Afdeling Ruimte - Administratie

Historiek en huidige personeelskader

 

Op 24 januari 2019 beslisten de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn om in het kader van het project GoGo! een gedeelte van de structuur van de afdeling Ruimte versneld door te voeren. Hiermee wilden ze op korte termijn tegemoet komen aan een aantal structurele organisatorische problemen en problemen inzake de personeelsbezetting bij de toenmalige technische diensten van de gemeente (diensten Openbare Werken en Werken in Eigen Beheer) en wilden ze een aantal knelpunten in de dienstverlening aanpakken. Concreet werden de diensten Openbare Werken en Werken in Eigen Beheer omgevormd naar een dienst “Gebouwen”, een dienst “Groen” en een dienst “Wegen en water” en werden, met het oog op de aansturing van deze diensten aan de contractuele personeelsformatie drie functies van diensthoofd met rang Av en salarisschalen A1a-A2a-A3a toegevoegd. Elk van deze diensthoofden staan voor hun domein in voor de aansturing van de werken in eigen beheer en de uitbestede werken.

 

De werken in eigen beheer worden per domein geleid door een coördinator met rang Cx en salarisschalen C4-C5, zoals ook voor het project GoGo! reeds het geval was. Voor de openbare werken daarentegen, bestond er geen uitsplitsing over de verschillende domeinen. In het verlengde hiervan besliste de gemeenteraad op 25 april 2019 om deze uitsplitsing wel te voorzien in het nieuwe organogram door onder ieder diensthoofd deskundige en/of expertfuncties te voorzien die de diensthoofden ondersteunen bij de beslissing tot, en de opvolging van uitbestede werken (hetzij onderhoudswerken, hetzij investeringen). Concreet werden volgende functies voorzien:

Dienst Gebouwen	Dienst Groen	Dienst Wegen en water
1,00 vte deskundige gebouwen (B1-B3)	1,00 vte deskundige groen (B1-B3)	1,00 vte expert wegen en water (A1a-A3a) 1,00 vte deskundige wegen en water (B1-B3)

 

De deskundigen en experts in staf van de diensten “Gebouwen”, “Groen” en “Wegen en water” hebben tot doel het ontwikkelen, ontwerpen, begeleiden en opvolgen van alle technische projecten die op het openbaar domein uitgevoerd of uitbesteed worden (nieuwbouw, renovatie, groen, wegen, rioleringen enz.). Het takenpakket bestaat verder uit o.m. volgende taken:

• de algemene controle op uitbestede projecten van gemeente en OCMW (zowel onderhoud als investering) van bij de ontwerpfase tot de eindoplevering;
• het begeleiden en opvolgen van bemiddelingsgesprekken en -overeenkomsten met boordeigenaars aan het openbaar domein;
• het begeleiden, opvolgen en evalueren van alle uitbestede werken;
• het ontwikkelen van een visie omtrent welke werken uitbesteed moeten worden dan wel in eigen beheer kunnen worden uitgevoerd (in overleg met de andere diensten binnen de afdeling Ruimte);
• het onderzoek naar subsidies bij projecten;
• waterbouwkundige werken;
• ...

 

Op 25 februari 2021 werd het aantal voltijds equivalent voor de functie van deskundige gebouwen (B1-B3) verhoogd van 1,00 vte naar 1,50 vte. Reden hiervoor was de vaststelling dat de combinatie van noodplanning en welzijn en preventie, en in het kader van welzijn en preventie, de samenwerking met de dienst Gebouwen, inhoudelijk te uitgebreid was waardoor het onmogelijk was voor de titularis van de functie van beleidsmedewerker noodplanning en preventie om aan alle verwachtingen te voldoen. Bijgevolg beslisten de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn om de functie van deskundige noodplanning, die werd toegevoegd aan de contractuele personeelsformatie op 24 oktober 2019, te behouden en integraal toe te wijzen aan de dienst Noodplanning en om de contractuele personeelsformatie uit te breiden met een halftijdse functie van deskundige welzijn en preventie (B1-B3) en een halftijdse functie van deskundige gebouwen (B1-B3), waarbij de focus op het gebied van gebouwen vooral zou uitgaan naar het gebouwenbeheer in het kader van welzijn en preventie.

 

Naar aanleiding van de aankomende pensionering van de titularis van de functie van expert wegen en water (A1a-A3a) werd de functie geëvalueerd en werd op 22 april 2021 aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn voorgesteld om de functie van expert wegen en water (A1a-A3a) om te zetten naar een functie van expert ruimte (A1a-A3a). Aanleiding voor deze wijziging was de vaststelling dat niet enkel de dienst Wegen en water geconfronteerd wordt met complexe, omvangrijke projecten, maar ook de diensten Gebouwen en Groen. De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn gingen akkoord met het voorstel en er werd een functie van expert ruimte (A1a-A3a) toegevoegd aan de contractuele personeelsformatie in staf van het afdelingshoofd ruimte (A5a-A5b) met als doel deze transversaal in te zetten voor de verschillende technische diensten.

 

Resultaat van de vermelde formatiewijzigingen voor wat betreft de functies op B- en A-niveau is volgend personeelskader:

 

 

 

Voorstel tot aanpassing van het personeelskader

 

Dienst Gebouwen

De dienst Gebouwen is verantwoordelijk voor investeringen aan en het onderhoud van de gebouwen van zowel de gemeente als het OCMW. In totaal gaat dit over een 80-tal gebouwen. De dienst heeft tot doel het duurzaam onderhouden van het onroerend gemeentelijk patrimonium binnen het lokaal bestuur met de aanwezige technieken in de gebouwen en zal hiervoor maatregelen nemen die gericht zijn op een verbetering van de bestaande infrastructuur. Daarnaast staat de dienst in voor de actieve opvolging van investeringswerken in gebouwen.

 

De functie van deskundige gebouwen was ingevuld van 1 augustus 2019 tot en met 4 oktober 2020. Het wegvallen van de deskundige gebouwen (B1-B3) liet zich onmiddellijk voelen in de werking van de dienst. Om die reden werd beslist om de dienst gedeeltelijk te ondersteunen via consultancy, maar ook dit blijkt onvoldoende. De realiteit is dat het huidige diensthoofd gebouwen (A1a-A3a) jongleert tussen een experten rol en de rol van leidinggevende omdat er onvoldoende expertise en kennis aanwezig is binnen de dienst. Bouwdossiers vragen immers een doorgedreven technische vakkennis, een dagelijkse opvolging, terreinbezoeken, enz. De taken als diensthoofd schieten er daardoor vaak bij in.

 

Gelet op de complexiteit en omvang van de lopende en nog op te starten projecten, wordt voorgesteld om een voltijdse functie van deskundige gebouwen met rang Bv en salarisschalen B1-B2-B3 om te zetten naar een functie van expert gebouwen met rang Av en salarisschalen A1a-A2a-A3a. De expert gebouwen zou in staf van het diensthoofd focussen op de opstart, opvolging en coördinatie van diverse projecten binnen de dienst zodat het diensthoofd opnieuw ruimte krijgt om zijn rol van leidinggevende ten volle op te nemen. De reden waarom een experten functie meer aangewezen is dan een deskundige functie is de verwachting dat deze persoon meer (en meer technische) dossiers kan dragen.

 

Staf

Binnen de afdeling Ruimte zijn talloze technische projecten lopende die op het openbaar domein uitgevoerd of uitbesteed worden (nieuwbouw, renovatie, groen, wegen, rioleringen, waterwegen enz.). Met het oog op de ondersteuning van de diensten in het beheren en opvolgen van deze projecten, werd op 22 april 2021 beslist om aan de contractuele personeelsformatie een functie van expert ruimte (A1a-A3a) toe te voegen. De functie van expert ruimte (A1a-A3a) werd intussen ingevuld en hoewel deze nieuwe functie door de verschillende diensten ervaren wordt als een ondersteuning, blijkt uit de praktijk dat het aantal complexe dossiers dat doorstroomt naar het afdelingshoofd ruimte (A5a-A5b) nog steeds zeer hoog ligt.

 

Naast de toename van het aantal dossiers zowel in omvang als in complexiteit voor de afdeling Ruimte en het feit dat er - ondanks de aanwerving van een expert ruimte (A1a-A3a) - nog steeds heel wat dossiers doorstromen naar het afdelingshoofd ruimte (A5a-A5b), is ook de span of control van het afdelingshoofd zeer groot. Het afdelingshoofd stuurt immers de volgende diensten rechtstreeks aan:

• Vergunningen
• Omgevingsbeleid
• Handhaving
• Gebouwen
• Groen (incl. Openbare reinheid)
• Wegen en water
• Magazijn

 

Rekening houdend met het bovenstaande wordt voorgesteld om - naar analogie met de structuur van de afdeling Mens, waarbij het afdelingshoofd mens (A5a-A5b) voor de opvolging en aansturing van de diensten wordt bijgestaan door de directeur welzijn (A4a-A4b) - aan de contractuele personeelsformatie in staf van het afdelingshoofd ruimte (A5a-A5b) een extra functie te voegen van projectmanager ruimte met rang Ax en salarisschalen A4a-A4b. De reden dat er gekozen wordt voor rang Ax en salarisschalen A4a-A4b is de vaststelling dat het almaar moeilijker wordt om hogere technische profielen aan te trekken én te behouden gezien niet enkel de lokale besturen, maar ook de privé-sector voortdurend op zoek zijn naar dergelijke profielen. De functie van projectmanager ruimte (A4a-A4b) zou tot doel hebben om de technische diensten te ondersteunen in het beheren en opvolgen van hun projecten en om inhoudelijk advies te verlenen bij complexe, omvangrijke projecten. De afdeling ruimte wordt immers steeds meer geconfronteerd met complexe en zeer technische dossiers, waardoor een expertenfunctie hier meer dan op zijn plaats is. Er wordt niet gekozen om deze functie in een specifieke dienst in te schrijven omwille van het feit dat deze persoon daardoor meer flexibel kan worden ingezet op dossiers van verschillende diensten.

 

Indien de vermelde voorstellen worden goedgekeurd, zou het personeelskader voor wat betreft de functies op B- en A-niveau er als volgt uitzien:

 

Financieel betekenen de voorgestelde wijzigingen het volgende:

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact
Huidige formatie	Deskundige gebouwen	B1-B3	Contractueel	€ 60 278,81	1,00	€ 60 278,81	- € 60 278,81
Voorstel nieuwe formatie	Expert gebouwen	A1a-A3a	Contractueel	€ 81 011,84	1,00	€ 81 011,84	+ € 81 011,84
	Projectmanager ruimte	A4a-A4b	Contractueel	€ 90 872,79	1,00	€ 90 872,79	+ € 90 872,79
TOTAAL							+ € 111 605,82

 

Afdeling Ruimte - Technische diensten

 

Dienst Gebouwen

De personeelsformatie voorziet voor de technische uitvoeringsdiensten volgende uitvoerende functies:

• 43,00 vte vakman (D1-D3)
• 32,00 vte handlanger (E1-E3)

• 2,00 vte metser
• 2,00 vte loodgieter
• 3,00 vte schilder
• 2,00 vte elektricien
• 1,00 vte metaalbewerker
• 1,00 vte schrijnwerker

 

De functie van handlanger (E1-E3) bij de dienst Gebouwen daarentegen is niet gekoppeld aan een specifieke discipline. In de praktijk fungeert de handlanger (E1-E3) op dit moment echter als volwaardig schilder. Rekening houdend hiermee wordt voorgesteld om de functie van handlanger (E1-E3) bij de dienst Gebouwen om te zetten naar een functie van vakman (D1-D3).

 

Formatiegewijs betekent de voorgestelde wijziging het volgende:

• 1,00 vte handlanger (E1-E3) wordt verplaatst naar de uitdovende statutaire personeelsformatie;
• 1,00 vte vakman (D1-D3) wordt toegevoegd aan de contractuele personeelsformatie.

 

Financieel betekenen de voorgestelde wijzigingen het volgende:

	Functietitel	Salarisschalen	Statuut	Kostprijs per vte	vte	Kostprijs totaal	Financiële impact
Huidige formatie	Handlanger	E1-E3	Statutair	€ 43 752,88	1,00	€ 43 752,88	- € 43 752,88
Voorstel nieuwe formatie	Vakman	D1-D3	Contractueel	€ 46 604,52	1,00	€ 46 604,52	+ € 46 604,52
TOTAAL							+ € 2 851,64

Bijkomende info:

/