De voorzitter opent de zitting op 27/04/2023 om 18:40.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van 30 maart 2023 goed.
Artikel 78 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij reglement zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau.
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:
1° de bevoegdheden die aan de raad voor maatschappelijk welzijn zijn toegewezen, vermeld in afdeling 1 en 2 van dit hoofdstuk, en de bevoegdheid tot overdracht, vermeld in het eerste lid.
Artikel 18 tot en met 39, met uitzondering van artikel 29, § 1 en § 5, artikel 36, 37 en 38, eerste lid, 7°, zijn van toepassing op de raad voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat in die bepalingen de volgende woorden worden gelezen als volgt:
2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn".
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter worden meegedeeld.De voorzitter is verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een derde van de zittinghebbende leden of van het college van burgemeester en schepenen.
De voorzitter is ook verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad de gemeenteraadsleden nog niet bijeengeroepen zijn. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
Bij een verplichte bijeenroeping als vermeld in het tweede en het derde lid roept de voorzitter de gemeenteraad bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen voor elk punt op de agenda hun voorstel van beslissing met een toelichting aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.
De algemeen directeur woont de vergaderingen van de gemeenteraad bij en is verantwoordelijk voor het opstellen en het bewaren van de notulen en het zittingsverslag ervan.
De notulen en het zittingsverslag van de gemeenteraad worden, na goedkeuring, ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur.
De bepalingen, vermeld in het eerste en tweede lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".
De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit.
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 28 in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
De bepalingen, vermeld in het eerste tot en met het derde lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".
/
/
/
Enig artikel.
De notulen van de vergadering van 30 maart 2023 goed te keuren.
Op 4 februari 2022 stelde de Vlaamse Regering de werkingsgebieden voor de woonmaatschappijen vast. De gemeente Grimbergen maakt deel uit van het woonmaatschappij-werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de brieven van Providentia.
Artikel 78 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Artikel 34 DLB:
Er wordt geheim gestemd over de aanwijzing van de leden van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen.
Artikel 447 DLB.
Decreet van 9 juli 2021 houdende wijzigingen van diverse decreten met betrekking tot wonen, waarbij een regelgevend kader met betrekking tot de woonmaatschappijen wordt gecreëerd.
Besluit van de Vlaamse Regering van 17 december 2021 tot wijziging van verschillende besluiten over wonen.
Vlaamse Codex Wonen van 2021 (VCW).
Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (BVCW).
Ministerieel besluit van 30 november 2022 tot tijdelijke verlenging van de erkenning van CVBA Gewestelijke Maatschappij voor Volkshuisvesting.
De ontwerpstatuten van de woonmaatschappij voor het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord, conform de afzonderlijke modelstatuten (bijlage 11 bij BVCW) die de Vlaamse Regering heeft vastgelegd.
Besluit van de gemeenteraad van 1 september 2022 over het advies omtrent de te vormen woonmaatschappij in het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord.
Besluit van de gemeenteraad van 26 januari 2023 inzake "Verdere stappen vorming woonmaatschappij in het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord - Kennisname en goedkeuring".
Besluit van de gemeenteraad van 30 maart 2023 inzake aanduiding van 3 (+1) kandidaat-bestuurders als vertegenwoordiger van de gemeente Grimbergen in het bestuursorgaan van de woonmaatschappij voor het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 2 november 2020 inzake kennisname brief van 12 oktober 2020 over een mogelijke fusie tussen SHM Providentia en SHM Gewestelijke Maatschappij Volkshuisvesting.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 19 april 2021 inzake opvolging herstructurering SHM en SVK vanuit Toekomstforum Halle-Vilvoorde: vraag tot invullen vragenlijst - Kennisname en standpuntbepaling.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 april 2021 inzake Herstructurering SHM en SVK: verzoek Providentia tot overleg - Kennisname en vastlegging datum op 17 mei 2021.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 14 juni 2021 inzake goedkeuring aanvraag externe facilitator werkingsgebieden woonmaatschappijen door lokale besturen.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 12 juli 2021 inzake kennisname en standpuntbepaling vraag van Levuur als facilitator voor de gesprekken over het werkingsgebied van de woonmaatschappij tussen de gemeenten Kampenhout, Steenokkerzeel, Zemst, Grimbergen, Meise, Kapelle-op-den-Bos en Londerzeel.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 2 augustus 2021 inzake kennisname definitief verslag en presentatie startvergadering van 13 juli 2021.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 30 augustus 2021 inzake kennisname en standpuntbepaling over de fusie sociale huisvestingsmaatschappijen en sociale verhuurkantoren: vervolggesprek tussen de gemeenten KASTZE-KLM-Grimbergen over de afbakening van een werkingsgebied voor de toekomstige woonmaatschappij van 17 augustus 2021.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 8 augustus 2022 inzake kennisname brief van de gewestelijke maatschappij voor volkshuisvesting cvba van 8 juli 2022 de brief 'Aanvraag advies gemeenteraad aanvraag tot tijdelijke verlenging van onze erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij tot en met 30 juni 2022'.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 4 januari 2023 over de verdere stappen tot de vorming van de woonmaatschappij in het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 6 maart 2023 inzake standpuntbepaling over het bestuursorgaan van de woonmaatschappij voor het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord: voordracht van kandidaat-bestuurders.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 27 april 2023 inzake kennisname van de communicatie Providentia van 13 april 2023 over de stand van zaken van de vorming van de woonmaatschappij, de impact van de woonmaatschappij op de huidige aandeelhouders en de uitspraak van het Grondwettelijk Hof n.a.v. de ingediende procedure.
/
Tegen 30 juni 2023 wordt de nieuwe woonmaatschappij voor het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord gevormd. De erkenningsaanvraag werd op 14 februari 2023 ingediend bij het Agentschap Wonen in Vlaanderen.
Alle gemeenteraden van het werkingsgebied hebben een gunstig advies uitgebracht.
De ontwerpstatuten werden opgemaakt conform de Vlaamse Codex Wonen van 2021 en het Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (BVCW), in bijzonder de artikels m.b.t. het bestuur van de woonmaatschappij en de afzonderlijke modelstatuten (bijlage 11 bij BVCW) die de Vlaamse Regering heeft vastgelegd. De buitengewone algemene vergadering met het oog op deze omvorming tot woonmaatschappij en benoeming van het nieuwe bestuursorgaan van de woonmaatschappij zal in principe doorgaan zoals gepland op donderdag 15 juni 2023.
De gemeenteraad besliste in zitting van 30 maart 2023 om Bart LAEREMANS, Jean-Paul WINDELEN, Kirsten HOEFS en Trui OLBRECHTS (extra) voor de resterende huidige periode van de legislatuur voor te dragen als vertegenwoordiger van de gemeente Grimbergen in het bestuursorgaan van de woonmaatschappij voor het werkingsgebied Halle/Vilvoorde-Noord. Tevens moet de gemeenteraad een effectieve en plaatsvervangende vertegenwoordiger aanduiden voor de algemene vergadering van de nieuwe woonmaatschappij Halle-Vilvoorde-Noord.
Het college van burgemeester en schepenen nam op 17 april 2023 kennis van onderstaande e-mail van 14 april 2023 van PROVIDENTIA (M2304 1269):
Van: info@providentia.be <info@providentia.be>
Verzonden: vrijdag 14 april 2023 15:00
Aan: Bart LAEREMANS <bart.laeremans@grimbergen.be>; Muriel VAN SCHEL <muriel.vanschel@grimbergen.be>
Onderwerp: Providentia - woonmaatschappij - gemeente en OCMW Grimbergen
Urgentie: Hoog
T.a.v. de algemeen directeur
T.a.v. de burgemeester en het schepencollege
Geachte,
De gemeente en het OCMW van Grimbergen zijn aandeelhouder bij Providentia.
In bijlage bezorgen wij u graag een communicatie met meer informatie over:
1. de stand van zaken van de vorming van de woonmaatschappij
2. de impact van de woonmaatschappij op de huidige aandeelhouders
3. de uitspraak van het Grondwettelijk Hof n.a.v. de ingediende procedure
U ontvangt deze brief eveneens met de post. Wij wensen u een goede ontvangst hiervan.
Bij vragen, aarzel niet.
Met vriendelijke groeten,
i.o. Leen Deraedt, algemeen directeur
Leen Fisack
directieassistente
Brusselsesteenweg 191,
1730 Asse
02 454 17 86 of 02 452 72 43
0472 72 99 15
providentia.be | openingsuren
/
Enig artikel.
Kennis te nemen van de brieven van Providentia (identieke brieven, 1 aan gemeente en 1 aan OCMW) van 13 april 2023, als bijlagen toegevoegd.
De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord om toe te treden tot de aankoopcentrale CREAT van De Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services (TMVS), een dienstverlenende vereniging met als doel het opzetten en deelnemen aan aankoopcentrales, aankoopactiviteiten, raamovereenkomsten en gezamenlijke overheidsopdrachten.
De raad voor maatschappelijk welzijn duidt Peter PLESSERS aan als effectieve vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging TMVS.
Deel 3, titel 3 betreffende de intergemeentelijke samenwerking DLB.
Aankoopcentrales conform de artikelen 2, 6°- 8° en 47 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016:
Een aankoopcentrale is een aanbestedende overheid die gecentraliseerde aankoopactiviteiten en eventueel aanvullende aankoopactiviteiten verricht. De aanbestedende overheid die beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. De toepasselijke bepalingen i.v.m. aankoopcentrales zijn terug te vinden in de artikelen 2, 6°- 8° en 47 van de wet overheidsopdrachten dd. 17 juni 2016.
De term ‘opdrachtencentrale’ is niet meer opgenomen in de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten, maar valt nu onder de noemer ‘gecentraliseerde aankoopactiviteiten’, die een tweevoudig karakter heeft:
Ofwel treedt de aankoopcentrale op als groothandelaar dit door middel van aankoop, opslag en wederverkoop. De mogelijkheid om tussen te komen als groothandelaar is enkel mogelijk voor leveringen en diensten (artikel 47, §1, alinea 1);
Ofwel fungeert de aankoopcentrale als tussenpersoon (voor werken, leveringen en diensten) door het plaatsen van opdrachten, het exploiteren van dynamische aankoopsystemen of het sluiten van raamovereenkomsten die door de aanbestedende overheden worden gebruikt (artikel 47, §1, alinea 2).
De aankoopcentrale kan de rol van tussenpersoon op volgende wijzen uitoefenen:
Door zelf autonoom een procedure toe te passen, zonder gedetailleerde instructies van de betrokken aanbestedende overheden;
Door de procedures toe te passen volgens de instructies en in naam en voor rekening van de betrokken aanbestedende overheden.
Intergemeentelijke samenwerking conform het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017
Intergemeentelijke samenwerking is de samenwerking op vrijwillige basis tussen twee of meer gemeenten. Dit met het oog op het realiseren van een gemeenschappelijke doelstelling van twee of meer gemeenten.
Het decreet onderscheidt 5 vormen van samenwerkingsverbanden:
Interlokale vereniging: samenwerkingsvorm zonder rechtspersoonlijkheid en zonder beheersoverdracht. Een overeenkomst tussen de partners, die tezelfdertijd de statuten omvat, vormt de basis. De interlokale vereniging dient vooral voor de realisatie van in omvang beperkte projecten.
Projectvereniging: samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid met een sterk vereenvoudigde structuur. Ook hier is er geen beheersoverdracht; de statuten bepalen de werking en worden goedgekeurd door de partners. De projectvereniging is opnieuw bedoeld voor kleinschalige projecten, maar kan wel optreden als afzonderlijke rechtspersoon, met alle implicaties eraan verbonden (bv. de mogelijkheid eigen personeel te hebben).
Dienstverlenende vereniging: samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid, zonder beheersoverdracht en met door alle partners goedgekeurde statuten. De dienstverlenende vereniging wil voornamelijk activiteiten ontwikkelen voor de aangesloten gemeenten, op domeinen waarvoor deze geen overdracht van hun beheersbevoegdheid kunnen of willen toestaan.
Opdrachthoudende vereniging: samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid en met een beheersoverdracht die statutair vastgelegd is. Daardoor doen de gemeenten afstand van het recht om zelfstandig de opdrachten uit te voeren waarvan de realisatie op grond van hun eigen beslissing toevertrouwd is aan het samenwerkingsverband.
Opdrachthoudende vereniging met private deelname: een opdrachthoudende vereniging waaraan privaatrechtelijke personen kunnen deelnemen overeenkomstig artikel 396, §2 van het decreet over het lokaal bestuur. Deze vijfde vorm werd ingevoerd bij decreet van 27 april 2016 (B.S. 17 juni 2016) en trad in werking op 27 juni 2016. Uit de voorwaarden van artikel 396, §2 van het DLB blijkt dat deze vorm enkel mogelijk is voor samenwerkingsverbanden in de energie- of afvalsector.
Voor elke benoeming in ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt een afzonderlijke stemming gehouden.
Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten.
Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
/
1. Tussengemeentelijke Maatschappij Voor Services
De Tussengemeentelijke Maatschappij voor Services (TMVS) is een dienstverlenende intergemeentelijke vereniging (opgericht in 2017) met als doel het opzetten en deelnemen aan aankoopcentrales, aankoopactiviteiten, raamovereenkomsten en gezamenlijke overheidsopdrachten.
Om gebruik te kunnen maken van het aanbod van de CREAT Aankoopcentrale, moet eerst worden toegetreden tot TMVS (Tussengemeentelijke Maatschappij Voor Services).
De dienstverlenende vereniging is onderworpen aan het Vlaams decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, hierna genoemd “het decreet”, aan het artikel 92 bis § 2, d van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming van de instellingen en aan het decreet van 25 april 2014 houdende de instemming met het samenwerkingsakkoord tussen het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Gewest betreffende de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden.
Zij is een publiekrechtelijke rechtspersoon met een rechtsvorm waarvan de kenmerken vastgesteld zijn volgens de bepalingen van het decreet.
Het voorwerp van de dienstverlenende vereniging bestaat erin om zowel voor eigen rekening als voor rekening van haar deelnemers, die aanbestedende overheden en aanbesteders zijn in de zin van de overheidsopdrachtenwetgeving:
aankoopcentrales, gecentraliseerde aankoopactiviteiten, aanvullende aankoopactiviteiten, dynamische aankoopsystemen, raamovereenkomsten en gezamenlijke overheidsopdrachten, een en ander zoals geregeld in de wetgeving overheidsopdrachten, op te zetten en eraan deel te nemen; en
elke dienstverlening te organiseren waarbij de beschikbare technische, beheersmatige, administratieve en financiële competenties van de dienstverlenende vereniging inzake klantenmanagement, projectorganisatie, investeringsbeleid, studie en financiering op maatschappelijke wijze kunnen worden ingezet, zowel op gestructureerde wijze, als voor projecten ad hoc, en dit ten dienste van één of meer deelnemers.
De dienstverlening van TMVS kan enkel aangeboden worden aan deelnemers van TMVS. De deelname aan TMVS concretiseert zich middels een kapitaalsinbreng, waarvoor er aandelen in de plaats worden toegekend:
Het aantal aandelen dat moet worden aangekocht, is gebaseerd op het aantal inwoners van de stad/gemeente.
TMVS vraagt om 1 aandeel per 5000 inwoners aan te kopen. De nominale waarde van 1 aandeel is € 1.000 en dient voor ¼ te worden volstort. Deze kost betreft een eenmalige kost (geen jaarlijks terugkerende kost).
De gemeente Grimbergen heeft meer dan 35.000 inwoners maar minder dan 40.000 inwoners, wat betekent dat de gemeente 7 aandelen dient aan te kopen aan € 1.000/aandeel.
Uit het toetredingsdossier 'TMVS-CREAT' is voldoende gebleken dat de autonomie van de deelnemende partners ten volle wordt gerespecteerd.
De gecoördineerde statuten van TMVS en het toetredingsdossier ‘TMVS-CREAT’ worden in bijlage toegevoegd.
2. Aanbod
Het aanbod van CREAT omvat zowel standaard leveringen, diensten en werken evenals maatwerk.
2.1 Standaardaanbod
Bij een klassieke gezamenlijke aankoop dienen de partners het eens te worden over een gezamenlijke vraag. Vaak geen sinecure. Bovendien dient uiteindelijk altijd het resultaat van de marktbevraging afgewacht te worden. Onze specifieke aanpak overstijgt dit euvel.
De raamovereenkomsten waarop kan worden afgeroepen zijn zo opgesteld dat elke bestaande klant daar op elk ogenblik kan op afroepen tegen vooraf gekende voorwaarden. Men weet inhoudelijk waarop men intekent en kent de prijs. Bovendien wordt gezorgd voor een optimale samenwerking tussen de klant en de leverancier of dienstverlener.
Eenvoudig, transparant en vrijblijvend.
Via de raamovereenkomsten worden permanent standaard producten en diensten ‘op afroep’ ter beschikking gesteld. Elke klant kiest autonoom op welke contracten men wil afroepen, het budget en de plaats van levering of uitvoering.
De CREAT Aankoopcentrale legt contracten vast met leveranciers, conform de wetgeving overheidsopdrachten.
Dankzij de kennis van de leveranciersmarkt en het bundelen van inkoopvolumes kunnen aantrekkelijke inkoopvoordelen worden aangeboden. Daar profiteert de klant direct van. Schaaleffecten (meer exemplaren van hetzelfde) en volume-effecten (meer omzet bij een externe leverancier of dienstverlener zodat men het profiel van belangrijke klant en dito prijsvoordeel verwerft) zijn duidelijk het objectief.
Bovendien drukken ook het bundelen van de redactie van bestekken, de evaluatie van de offertes en het permanent zoeken naar extra synergie de kosten. Hierdoor kan dus ook een capaciteitsvoordeel gerealiseerd worden.
Via www.CREAT.be kan u op elk moment het actuele aanbod raadplegen. U vindt daar een overzicht van alle beschikbare en op stapel staande producten en diensten. Bovendien worden op regelmatige tijdstippen mailings verzonden over de vernieuwing van het aanbod, de overeenkomsten die in de kijker staan en events. De contactpersonen van onze klanten worden individueel per mail uitgenodigd om hun uitdrukkelijke toestemming te geven voor het ontvangen van deze marketinginformatie. Mochten zij nadien van mening veranderen, kunnen ze zich op eender welk moment, zonder motivering, uitschrijven uit deze mailings.
2.1.1 Instappen
Om gebruik te maken van één of meerdere raamovereenkomsten, wordt via het webportaal steeds een instapformulier ingevuld. Pas na ontvangst van deze instap, worden de producten en/of diensten ter beschikking gesteld. Concrete afspraken die van toepassing zijn bij een bepaalde raamovereenkomst zijn raadpleegbaar in de specifieke contractinfo op het webportaal. Elke contactpersoon van de klant heeft toegang via een specifieke login.
2.1.2 Bestellen
Bestellen kan eenvoudig en wordt structureel ondersteund. Specifieke modaliteiten m.b.t. ontvangst van goederen en diensten worden vermeld in de contractinfo. De digitale ondersteuning op dit vlak wordt vanuit kosten/batenoverwegingen progressief uitgebreid.
2.2 Maatwerk
CREAT biedt naast het standaardaanbod ook een ruim aanbod van diensten (gecentraliseerde en aanvullende aankoopactiviteiten) aan onder de vorm van maatwerk. Het betreft ondersteuning bij opdrachten geplaatst door de CREAT Aankoopcentrale. Specifieke afspraken worden in overleg met de klant in een voorstel op maat vastgelegd. Maatwerk wordt enkel aangeboden in de provincies Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Vlaams-Brabant en onder voorbehoud van de aanwezige capaciteit.
2.2.1 Ondersteuning voor opdrachten geplaatst door de CREAT Aankoopcentrale
De trend binnen ondersteunende en facilitaire diensten gaat van het aanbieden van loutere technische producten naar het verlenen van service met meerwaarde. Dit houdt het integraal verzorgen van logistieke processen met voorraadbeheer en distributie, het voorbereiden, organiseren en optimaliseren van de dienstverlening aangepast aan de situatie ter plaatse, het controleren van de uitvoering op kwaliteit, klantvriendelijkheid en (kost)efficiëntie, … in. De dienstverlening beperkt zich daarom niet tot de rol van aankoper. Aan basisdiensten eigen waarde toevoegen, telkens een klant het vraagt, behoort eveneens tot de mogelijkheden.
3. Onderbouw
3.1 Interne organisatie
3.1.1 CREAT-diensten
De organisatie van de aangeboden diensten wordt intern opgenomen via het CREAT team.
Voor het uitvoeren van specifieke opdrachten zal een beroep worden gedaan op TMVW, met wie een samenwerkingsovereenkomst werd afgesloten.
3.1.2 Service ‘met een gezicht’
CREAT staat garant voor een persoonlijke service. Voor elke klant wordt een persoonlijke vaste contactpersoon of ‘accountmanager’ voorzien.
3.2 Inspraak
De samenwerking binnen de organisatie is zodanig opgezet dat er niet wordt ingeleverd op de autonomie van de klanten. Deze worden vanaf de toetreding op directe wijze betrokken.
Met dat doel worden periodieke CREAT Updates en enquêtes georganiseerd waaraan elke klant kan deelnemen. Doel is dat het voorbereidend werk (vanaf de behoefteomschrijving tot het gunningsvoorstel) getoetst wordt aan de wensen van de klanten.
Inzake de afroepen heeft elke klant vanzelfsprekend het absolute beslissingsrecht.
3.3 Aansprakelijkheden
De aansprakelijkheden van alle partijen worden geregeld op grond van de wettelijk geldende bepalingen van het burgerlijk wetboek en op grond van eventuele contractuele bepalingen.
CREAT of diens aangestelde onderschrijft voor wat haar activiteiten betreft hiervoor de nodige verzekeringen. Alle geschillen hierover zullen worden beslecht voor de Rechtbanken van Gent.
Protest over schade toegebracht door fout van CREAT of diens aangestelde naar aanleiding van uitvoering van haar activiteiten, zal slechts ontvankelijk zijn voor zover dit binnen de 20 werkdagen bij aangetekend schrijven ter kennis wordt gebracht aan CREAT. De bewijslast ter zake rust in zijn geheel op de aanvrager.
Klachten zijn enkel geldig indien ze schriftelijk gebeuren. Klachten die niet binnen de 8 dagen zijn geformuleerd, worden niet meer aanvaard.
4. Bestuurlijke onderbouw
4.1 Toetreding
Elke publieke actor die voldoet aan de basisvoorwaarden van het DLB kan deelnemer worden van TMVS.
Welke dienstverlening wordt geleverd, kan autonoom door de deelnemer worden bepaald, binnen een globaal door CREAT aangeboden ‘menu’ van services (‘aanbod’). Uiteraard kan elke deelnemer ook zelf voorstellen formuleren.
4.2 Inbreng als TMVS-deelnemer
De deelname concretiseert zich middels een kapitaalsinbreng, waartegenover aandelen staan.
Het aantal aandelen wordt vastgelegd op basis van het aantal inwoners, concreet 1 TMVS-aandeel per volledig vijfduizendtal, met een minimum van 1 TMVS-aandeel (nominale waarde: 1.000 euro, voor één vierde te volstorten).
Voor publieke actoren die niet als gemeente of stad te kwalificeren zijn, geldt de vaste inbreng van 5 000 euro (voor één vierde te volstorten). Dergelijke deelnemer bekomt dan telkens 5 TMVS-aandelen. Wanneer de omzetbijdrage van de betrokken deelnemer de mediaan overschrijdt, bedraagt dit 10 TMVS-aandelen.
4.3 Vertegenwoordiging
TMVS heeft diverse formele organen waarin de deelnemers worden vertegenwoordigd.
4.3.1 Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur telt maximaal 15 leden. Statutair worden aangaande de verdeling van de bestuursmandaten criteria opgelegd die moeten leiden tot een billijke verdeling op basis van de criteria geslacht, geografische spreiding en op basis van het inwonersaantal van de gemeentelijke deelnemers.
4.3.2 Algemene vergadering
De regelmatig samengestelde algemene vergadering vertegenwoordigt de algeheelheid van de deelnemers. De jaarvergadering wordt samengeroepen door de Raad van Bestuur en wordt telkens gehouden op de derde dinsdag van juni.
5. Financiële onderbouw
5.1 Werkingskosten – CREAT Aankoopcentrale
Omdat producten en diensten via CREAT op een unieke manier worden aangeboden, is een uniforme aanrekening de logische keuze: elke klant betaalt eenzelfde standaardprijs voor eenzelfde product of dienst. Hierin zijn indien relevant de schaaleffecten en/of kosten ter vergoeding van de beheer entiteit reeds verwerkt.
Voor bepaalde raamovereenkomsten (vb. raamovereenkomsten van diensten, minicompetities, ….) wordt tevens een bijdrage in de werking aangerekend. Het niveau van de bijdrage is afhankelijk van de complexiteit van de opdracht (voorbereiding, marktwerking en uitvoering) en de te verwachten omzet.
5.2 Werkingskosten – Prestaties op maat
De prestaties op maat worden per deelnemer bijgehouden en verrekend conform de ingezette profielen. De hierbij toegepaste profielkosten bedragen:
Adviseur: € 73,29/uur.
Adviseur-expert: € 86,90/uur.
Senior-adviseur: € 110,98/uur.
Management: € 123,55/uur.
Externe specialisten: aan kostende prijs.
Om in de algemene kosten te delen, wordt supplementair een toeslag gerekend van 16,5 % op de ingezette interne knowhow.
5.3 Facturatie
In principe wordt na elke bestelling een voorstelfactuur opgemaakt. Huurovereenkomsten en prestaties op maat worden volgens afspraak gefactureerd; ook in deze gevallen wordt eerst een voorstelfactuur opgemaakt. Als de diensten van CREAT binnen de 10 kalenderdagen geen reactie ontvangen op de voorstelfactuur, wordt verondersteld dat ze correct is. Vervolgens wordt de voorstelfactuur omgezet naar een definitieve factuur, die u per mail zal ontvangen.
De facturen hebben een betaaltermijn van 60 dagen en zijn betaalbaar van rechtswege en zonder ingebrekestelling uiterlijk op de vervaldag vermeld op de factuur.
Bij de betaling van een factuur, zelfs bij een deelbetaling, mag steeds geacht worden dat de levering van goederen of diensten aanvaard en goedgekeurd is door de klant zowel wat de prijs als wat de kwaliteit en hoeveelheid betreft, tenzij de klant tijdig protest heeft aangetekend tegen de factuur.
Alle goederen blijven eigendom van CREAT tot na volledige betaling van de desbetreffende factuur. Het risico van de goederen gaat over op de klant op het moment van de levering.
Bij niet tijdige betaling wordt de gehele openstaande schuld opeisbaar en behoudt CREAT het recht de werkzaamheden en/of leveringen op te schorten tot vereffening van de nog openstaande schuld. CREAT kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade die uit deze opschorting voortvloeit.
Betwistingen omtrent de factuur kunnen ingediend worden tot 6 maanden na de factuurdatum, dit dient schriftelijk te gebeuren. Na deze termijn kan de factuur niet meer worden betwist.
5.4 Volumekorting
Grotere klanten dragen meer bij aan het schaaleffect en daar profiteren alle CREAT klanten van. Bij de afname van grote hoeveelheden wordt de CREAT klant daarvoor beloond en heeft hij recht op een volumekorting. De volumekorting wordt toegepast op de som van de afroepen op raamovereenkomsten. Prestaties in het kader van maatwerk worden niet meegeteld.
Deze korting loopt op bij toename van de afgenomen hoeveelheid:
Korting op basisprijs (per schijf toe te passen passen) percentage:
0 tot € 250 000 0,00 %
€ 250 000 tot € 500 000 0,25 %
€ 500 000 tot € 1 000 000 0,50 %
> € 1 000 000 1,00 %
De bedragen “basisprijs” voor het berekenen van de korting, betreft de eenheidsprijzen incl. de bijdrage in de werking, excl. btw.
5.5 Minimale afname
Klanten die minimaal gebruik maken van het aanbod of kleinere klanten met beperkte afname, profiteren mee van de schaal- en /of volume-effecten, maar dragen weinig bij aan de vergoeding van de beheer entiteit.
Het minimale afnamebedrag op jaarbasis wordt daarom vastgelegd op € 2.500. Het afnamebedrag betreft de totale som van de eenheidsprijzen gefactureerd door CREAT, zowel afroepen op raamcontracten als maatwerk, incl. de bijdrage in de werking, excl. btw.
De berekening van het minimale afnamebedrag gebeurt per kalenderjaar, en gaat in het vierde jaar nadat de CREAT-klant werd vermeld op de lijst van klanten die aan de bestekken wordt toegevoegd.
Als aan een CREAT-klant op jaarbasis minder dan het minimale afnamebedrag van € 2.500 (excl. btw) werd gefactureerd, zal een factuur worden opgemaakt voor het bedrag van € 250 (excl. btw).
6. Meerwaarde
CREAT biedt een opportuniteit om diensten en goederen aan vooraf gekende voorwaarden te verwerven. Deze aanpak beperkt geenszins de autonomie. De klant stapt immers in en uit op maat.
Naast standaard diensten en goederen wordt ook maatwerk aangeboden. Telkens mogelijk wordt aan de basislevering of – dienst een meerwaarde gekoppeld.
De samenwerking resulteert finaal in een aantoonbaar financieel voordeel via schaal- en volume-effecten.
Er kan ook een capaciteitsvoordeel gerealiseerd worden. Samenwerken laat immers, zodra een kritische schaal bereikt wordt, toe de prestaties geïntegreerd aan te pakken. Dit vereist duidelijk minder capaciteitsinzet dan nodig is indien alle actoren zelf individueel blijven optreden. Deze ‘winst’ nemen, genereert een substantieel extra voordeel.
Tevens worden interne en externe kennis en knowhow gebundeld en ingezet. Dit betekent dat per eenheid slechts een fractie van de hiervoor noodzakelijke inspanningen en bijhorende kosten noodzakelijk zijn.
Dit alles zonder in te leveren op kwaliteit en service, integendeel. ‘MEER SERVICE VOOR MINDER GELD’ zodat SAMENWERKEN EEN TERECHT DOEL is.
7. Vertegenwoordiger
Er dient een vertegenwoordiger te worden aangesteld voor gemeente, OCMW en AGB als deze apart toetreden.
Voor de politiezone niet aangezien deze vallen onder de gemeente.
De vertegenwoordiger mag voor de drie entiteiten dezelfde persoon zijn. Het moet een raadslid zijn.
Op voorstel van het vast bureau van 3 april 2023 wordt aan de raad voor maatschappelijk welzijn gevraagd om:
Gaat over tot de eerste stemming inzake de toetreding tot de dienstverlenende vereniging TMVS, Botermarkt 1 te 9000 Gent, volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van TMVS en volgens het toetredingsdossier, als bijlage bij dit besluit gevoegd:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Gaat over tot de tweede stemming inzake de toetreding tot de aankoopcentrale CREAT van de dienstverlenende vereniging TMVS:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Gaat over tot de eerste geheime stemming inzake de aanduiding van een effectieve vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging TMVS waarbij raadslid Peter PLESSERS voorgedragen wordt als vertegenwoordiger voor het OCMW, de gemeente en het AGBG:
1 TMVS-aandeel per 5.000 inwoners;
| 5 aandelen of € 1.250 (OCMW) |
Budget voor deze aandelen te volstorten kan aangewend worden via GBB-INF/0119-03/2110000.
Artikel 1.
Toe te treden tot de dienstverlenende vereniging TMVS, Botermarkt 1 te 9000 Gent, volgens de modaliteiten vastgelegd in de statuten van TMVS en volgens het toetredingsdossier, als bijlagen bij dit besluit gevoegd, in de hoedanigheid van volgende rechtspersonen: het OCMW en akkoord te gaan om 5 aandelen, wat gelijk staat aan € 1.250 voor het OCMW, te volstorten.
Art. 2.
Toe te treden tot de aankoopcentrale CREAT van de dienstverlenende vereniging TMVS.
Art. 3.
Peter PLESSERS aan te duiden als effectieve vertegenwoordiger voor de algemene vergadering van de dienstverlenende vereniging TMVS.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de agendapunten van de buitengewone algemene vergadering van Haviland van 21 juni 2023 goed en stelt het mandaat van de vertegenwoordigers vast.
Artikel 432, derde lid van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger wordt herhaald voor elke algemene vergadering.
Algemeen:
DLB, deel 3, titel 3 betreffende de intergemeentelijke samenwerking in het bijzonder.
Het besluit van het vast bureau van 17 april 2023.
Toetreding:
Het OCMW is aangesloten bij Haviland Intercommunale die werd opgericht op 24 maart 1965 bij oprichtingsakte verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 16 april 1965 onder het nummer 8226 EN verlengd werd op 23 oktober 2019, verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 21 november 2019 onder het nummer 19151652
Statuten:
De statuten van Haviland, voor het laatst gewijzigd door de algemene vergadering op 12 december 2018.
Vertegenwoordigers van het gemeentebestuur:
/
Per e-mail van 30 maart 2023 werd het OCMW-bestuur door Haviland opgeroepen om deel te nemen aan de algemene vergadering van woensdag 21 juni 2023 om 18.00 uur in de kantoren van Haviland, Brusselsesteenweg 617 te 1731 Asse-Zellik (M2303 6175).
Agenda van de algemene vergadering van 21 juni 2023:
De toelichtingsnota's zijn als bijlage toegevoegd bij dit besluit.
Mandatering gemeentelijke vertegenwoordiger
Overeenkomstig artikel 432, derde lid, van het decreet over het lokaal bestuur dient de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordigers in de algemene vergadering van opdrachthoudende en dienstverlenende verenigingen te worden herhaald voor elke algemene vergadering.
De vertegenwoordiger, aangeduid in het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 1 september 2022, is de heer Bart VAN HUMBEECK. De plaatsvervanger is de heer Peter PLESSERS, aangeduid in het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2022.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt in dit kader voorgesteld om:
kennis te nemen van de e-mail van 30 maart 2023 waarmee Haviland meldt dat op 21 juni 2023 een algemene vergadering zal plaatsvinden, van de te behandelen agendapunten en de toelichtingsnota's;
de te behandelen agendapunten en de toelichtingsnota's goed te keuren;
het mandaat van de vertegenwoordigers in de AV van Haviland van 21 juni 2023 vast te stellen.
Gaat over tot een eerste stemming inzake de kennisname en goedkeuring van de agendapunten:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Gaat over tot een tweede stemming inzake de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger:
Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
/
Artikel 1.
Kennis te nemen van de uitnodiging van Haviland van 30 maart 2023 waarbij wordt gemeld dat een algemene vergadering zal plaatsvinden op 21 juni 2023 met de volgende agenda en deze goed te keuren:
Art. 2.
Het mandaat van Bart VAN HUMBEECK als effectieve vertegenwoordiger van de raad voor maatschappelijk welzijn en Peter PLESSERS als plaatsvervangende vertegenwoordiger vast te stellen voor de algemene vergadering van 21 juni 2023.
Art. 3.
Een afschrift van dit besluit over te maken aan:
De voorzitter sluit de zitting op 27/04/2023 om 22:11.
Namens RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN,
Muriel VAN SCHEL
algemeen directeur
Peter PLESSERS
voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn