Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet Lokaal Bestuur.

• Besluit (VR) 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

• Besluit (VR) 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, BS 3 december 2010.

 

In verband met de vaststelling van het geïntegreerde organogram en de personeelsformatie

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2019 - project GoGo! (geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen) - Vaststelling overzichtsstructuur geïntegreerd organogram - Vaststelling structuur afdeling Ruimte (diensten "Wegen en water", "Gebouwen" en "Groen") - Aanduiding van de functies waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden. (DOSSIERSTUK 01).

• Besluit gemeenteraad van 24 januari 2019 - Aanpassing personeelsformatie i.f.v. de implementatie van de hoofdstructuur van het geïntegreerd organogram en de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen"). (DOSSIERSTUK 02).
  

• Besluit gemeenteraad van 25 april 2019 - Aanpassing personeelsformatie ter ondersteuning van de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen"). (DOSSIERSTUK 03).
  

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Vaststelling geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 04).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 05)

• Besluit gemeenteraad van 24 oktober 2019 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek. (DOSSIERSTUK 06).
  

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 23 januari 2020 - Aanpassing personeelsformatie - Versterking en integratie van de personeelsdiensten van gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 07)
  

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 08).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen - Rechtzetting van de beslissingen van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijke welzijn van 24 oktober 2019 en 23 januari 2020. (DOSSIERSTUK 09).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen. (DOSSIERSTUK 10).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie administratieve functies - bodefuncties. (DOSSIERSTUK 11).

• Besluit gemeenteraad van 27 augustus 2020 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 24 oktober 2019. (DOSSIERSTUK 12).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 13).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 april 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Interne Organisatie - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 14).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie Sociaal Huis - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 28 mei 2020. (DOSSIERSTUK 15).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie LDC en GAW Ter Borre - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 16).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2021 - Personeelsformatie: afdeling Financiën - afdeling Interne organisatie - Afdeling Mens - afdeling Ruimte - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 17).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 november 2021 - Personeelsformatie: afdelingen Ruimte en Mens - stafdienst algemeen directeur - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 18).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2021 - Organogram en personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 19).

• Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 februari 2022 - Personeelsformatie - Afdeling Mens - Afdeling Interne Organisatie - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 20).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2022 - Personeelsformatie - dienst Wegen en Water - dienst Gebouwen - dienst Welzijn en Preventie - afdeling Mens / Welzijn - WZC Ter Biest - dienst Burgerzaken - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 21).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 2 juni 2022 - Personeelsformatie - dienst Gebouwen - dienst Handhaving - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 22).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 29 september 2022 - Personeelsformatie - Aanpassing formatie i.f.v. bijkomende personeelsbehoeften - Aanpassing formatie WZC Ter Biest - Invoeren van statutaire betrekkingen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 23).

• Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 15 december 2022 - Personeelsformatie - stafdienst Technische diensten - dienst Gebouwen - Technische uitvoeringsdiensten - dienst Evenementen en Vrijetijdsinfrastructuur - Aanpassing (DOSSIERSTUK 24).

 

In verband met de syndicale overlegcomités

Het syndicaal statuut:

• Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

• Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.

 

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Protocol BOC/HOC (Dossierstuk 27).

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol van akkoord, met vermelding van:
  
  We blijven ijveren voor statutaire betrekkingen. Voor de coördinator van de poetsdienst moet het duidelijk zijn dat het gaat om een meewerkende medewerker.
  
  

• ACV Openbare Diensten: Protocol van akkoord, met vermelding van:
  
  "We betreuren dat het geen statutaire tewerkstelling is. Voor de schoonmaak moet het duidelijk zijn dat het om meewerkende coördinatoren gaat."
  
  

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: /
  

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

In het kader van de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025, in het bijzonder de volgende beleidsdoelstelling:

• beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.

• AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024

• ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften

worden een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie voorgesteld.

 

Personeelsformatie dienst ICT

De ICT-dienst bestaat momenteel uit 2 vte eigen personeelsleden:

Dienst ICT
Voorzien
Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
Coördinator ICT	B4-B5	1,00		1,00
Beleidsmedewerker informatica (uitdovende functie)	B1-B3	0,00		0,00
ICT-helpdeskmedewerker	C1-C3	1,00		1,00
TOTAAL				2,00

Op vlak van ICT wordt het bestuur verder ondersteund door externe consultancy en dit zowel voor:

• helpdesk

• IT-beheer

• projectbeheer op afroep

 

Omwille van specifieke expertise en capaciteit zal het zal altijd noodzakelijk zijn om een deel van de IT-werking uit te besteden. Daarnaast is het ook noodzakelijk om over eigen IT-medewerkers te beschikken voor de ondersteuning ter plaatse, maar ook om de projecten inhoudelijk af te stemmen op de werking van de organisatie.

Dit wordt vandaag gedeeltelijk opgenomen door de beleidsmedewerker informatica en de ICT-helpdeskmedewerker, maar o.v. specifieke technische kennis, moeten bepaalde aspecten ook door het Autonoom Provinciebedrijf VERA worden opgenomen.  

De digitale maturiteit van onze organisatie vereist dat er intern een verantwoordelijke wordt aangesteld, die zich richt op het strategisch ICT-beleid en die de verschillende grotere ICT-projecten trekt en coördineert. De afgelopen jaren werd er actief ingezet op de digitalisering van de verschillende diensten waardoor het digitaal niveau van de organisatie in zijn geheel is toegenomen waardoor de verwachtingen naar de  ICT-dienst toe hoger liggen dan we vandaag kunnen waarmaken met de huidige formatie.

Deze persoon dient de samenwerking met de verschillende leveranciers en ICT-dienstverleners te coördineren binnen duidelijk afgesproken SLA’s. Deze persoon zal eveneens de ICT-dienst leiden en aanvullend moet deze persoon ook beschikken over de nodige technische expertise als aanvulling bij het huidige interne team.

 

Er wordt voorgesteld om een voltijdse functie ICT-beheerder (A4a-A4b) toe te voegen aan de personeelsformatie.

Functiebeschrijving: zie bijlage 01

 

Budgettair kan het budget voor deze loonkost in 2023 voorzien worden door verschuiving van budget de ACTIE 10 in het MJP: 

BD 01 - We bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.

• AP 02 - We werken op verschillende domeinen samen met externe partners.

• ACTIE 10: wij blijven beroep doen op externe consultancy voor IT

 

Op deze ACTIE 10 is voor 2023 een budget voorzien van € 318.706,00

 

De personeelsformatie van de ICT-dienst zal dan als volgt aangepast worden:

Dienst ICT
Voorzien
Functietitel	Schaal	#vte gemeente	#vte OCMW	Totaal
ICT-beheerder	A4a-A4b	1,00		1,00
Coördinator ICT	B4-B5	1,00		1,00
Beleidsmedewerker informatica (uitdovende functie)	B1-B3	0,00		0,00
ICT-helpdeskmedewerker	C1-C3	1,00		1,00
TOTAAL				3,00

 

Personeelsformatie dienst Aankoop en Facility - Schoonmaak

Uit calculatiestudies blijkt dat de personeelsformatie van de schoonmaakploeg dient aangepast te worden.

• Zie BIJLAGE 0O - NOTA - Resultaten calculatie (Samenvatting).

• De bijlagen bij de nota (stukken van de studie) bevinden zich als BIJLAGEN 01-24.

Er wordt voorgesteld de volgende aanpassingen te doen:

• Uitbreiding van de contractuele personeelsformatie van de gemeente met de volgende functies:

• 2 vte medewerker schoonmaak (E1-E3);

• 3 vte teamcoördinator schoonmaak (D4-D5).

 

Na overleg met de vakorganisaties op 01/03/2023 wordt voorgesteld om de functietitel "meewerkend teamcoördinator schoonmaak (D4-D5)" te gebruiken.

 

Raadslid Chris SELLESLAGH krijgt het woord en heeft begrepen dat er besloten is dat voor de ICT geen support meer wordt afgenomen bij VERA, maar dat dit binnen de gemeentelijke diensten wordt geregeld. Hij vraagt of dit te maken heeft met de kwaliteit van de support door VERA. Verder merkt hij op dat bij VERA slechts voor zes maanden budget voorzien was om op zoek te gaan naar een deskundige. Hij vraagt wat er gebeurt als er in die tijd niemand wordt gevonden om deze functie te vervullen.

 

Schepen Philip ROOSEN antwoordt dat VERA de gevraagde support niet meer kan leveren door veel verloop van personeel. Daarom heeft de gemeente besloten om zelf een IT-beheerder te werven. Omdat deze niet meteen gevonden zal worden, is met VERA voor een periode van zes maanden een contract afgesloten dat eventueel kan worden verlengd. VERA blijft dus de support voor IT-beheer voor zijn rekening nemen, zolang als dat nodig is.

 

Raadslid Chris SELLESLAGH denkt dat het budget voor externe support ontoereikend zal zijn als het niet lukt om een medewerker te vinden.

 

Schepen Philip ROOSEN repliceert dat er verschillende contracten lopen bij VERA voor het IT-beheer. Het ene contract bedraagt € 83.000 en het andere € 115.000. Met deze middelen kan de gemeente een eigen medewerker inhuren. Ondertussen is voor zes maanden de volledige support van IT-beheer door VERA gegarandeerd en ingeschreven. Er is dus geen sprake van een strategische bezuiniging.

 

Raadslid Tom GAUDAEN krijgt het woord en vraagt naar de schoonmaak. Er is een uitgebreide studie uitgevoerd door een bureau dat alles heeft geïnventariseerd en met alle personeel heeft gesproken. Dat bureau zou dus goed moeten weten wat de impact is en hoeveel mensen er nodig zijn. De gemeente heeft echter ineens besloten om gegevens uit een studie van een leverancier van schoonmaakproducten te gebruiken. Momenteel werken er circa 25 fte. Uit de uitgebreide studie bleek dat er circa 10 fte bij moeten komen, terwijl op basis van het onderzoek van de leverancier slechts één of twee extra personeelsleden nodig zijn. Nu wordt besloten tot een uitbreiding met vijf medewerkers, zonder enige onderbouwing, waardoor het lijkt alsof de gemeente er een beetje tussenin is gaan zitten.

 

Schepen Karlijne VAN BREE antwoordt dat de eerste studie twee jaar geleden is uitgevoerd en exorbitant hoge aantallen benodigd personeel opleverde. Sinds de coronaperiode is er echter veel veranderd in de werkwijze. Ook is het kuismateriaal geoptimaliseerd. Op basis van de huidige situatie heeft de gemeentelijke organisatie een nieuw voorstel gedaan. De schepen verwacht dat het voorgestelde aantal medewerkers zal volstaan. Bovendien komen er drie meewerkende coördinatoren. Zij kunnen ter plekke beoordelen of het werk goed wordt uitgevoerd. Als blijkt dat er toch een tekort is aan medewerkers of aan geleverde kwaliteit, zal dit in de toekomst aangepast worden.

 

Mevrouw Kim VAN BELLINGEN, diensthoofd Aankoop en Facility, voegt eraan toe dat er inderdaad een groot verschil is tussen de eigen studie en de eerdere studie door een consultant. Omdat in het ene onderzoek geen rekening gehouden wordt met onder andere de bezettingsgraad van lokalen en het rendement, kunnen de onderzoeken niet een-op-een met elkaar vergeleken worden. Daarom zal het benodigde aantal extra medewerkers ergens in het midden liggen en wordt nauwgezet gemonitord of de uitbreiding volstaat.

 

Raadslid Tom GAUDAEN vindt het een positieve evolutie, maar vindt het vreemd dat de gemeente een bureau een jaar laat werken aan een studie, om vervolgens te besluiten op basis van een Excel sheet van een leverancier van schoonmaakmiddelen. Bovendien is het heel moeilijk om schoonmaakpersoneel te werven en vallen medewerkers door het zware werk vaak uit. Hij adviseert om daar rekening mee te houden. Daarnaast vraagt hij aandacht voor het feit dat schoonmaakpersoneel sinds kort met QR-codes moet werken, wat zij als een extra belasting ervaren.

 

Mevrouw Kim VAN BELLINGEN antwoordt dat het project met de QR-codes een proefproject is. Het is niet zozeer de bedoeling om het schoonmaakpersoneel te controleren, maar om het werk beter te organiseren. Nu is het onduidelijk welke lokalen er schoongemaakt moeten worden. Ook is het de bedoeling om de werklasten eerlijker te verdelen door middel van de app, omdat veel medewerkers aangeven dat zij meer doen dan hun collega’s. In geval van vermeend misbruik kunnen de gegevens uit de app wel worden gebruikt ter objectivering van de situatie.

 

Raadslid Tom GAUDAEN vindt de evolutie positief, maar hij benadrukt dat er extra druk wordt gelegd op mensen die het al moeilijk hebben, terwijl er volgens hem ook andere mogelijkheden zijn om hetzelfde doel te bereiken.

 

Schepen Karlijne VAN BREE zal het standpunt van raadslid GAUDAEN meenemen in de beoordeling van het proefproject.

 

Raadslid William DE BOECK krijgt het woord en vindt het project getuigen van weinig vertrouwen in de mensen en van ongelijke behandeling van personeelsleden, tenzij ook andere medewerkers binnenkort via QR-codes moeten aangeven welke taken zij hebben uitgevoerd. Hij vraagt naar de budgettaire impact. In het voorstel staat dat de invulling van de functies op E-niveau gefinancierd wordt met de afbouw van de huishoudelijke hulp. Hij veronderstelt dat de € 130.000 die voorzien is voor uitzendarbeid, wordt gebruikt voor de teamcoördinatoren. Dat levert echter nog een tekort van ruim € 36.000. Hij vraagt waar dat van betaald wordt.

 

Schepen Karlijne VAN BREE repliceert dat er gewerkt is met gemiddelde salarissen. Het is nog niet zeker of er vijf nieuwe medewerkers worden aangetrokken, of dat huidige medewerkers bevorderd worden tot coördinatoren. De afbouw van de dienst Huhu is voorzien tot midden 2024. De middelen die dit oplevert, kunnen gebruikt worden voor het aannemen van nieuw personeel. Verder wordt het uitzendbudget van € 130.000 gebruikt voor het werven van personeel. Als de duurste optie wordt gerealiseerd, met vijf nieuwe medewerkers die elk twaalf jaar anciënniteit hebben, is het budget niet toereikend en zullen in de meerjarenbegroting extra middelen voorzien moeten worden.

 

Raadslid William DE BOECK adviseert om dit goed in de gaten te houden, omdat twaalf jaar anciënniteit een gemiddelde is en er dus ook iemand kan solliciteren met meer anciënniteit. In feite legt het schepencollege iets ter stemming voor dat niet in evenwicht is maar in deficit.

 

Schepen Trui OLBRECHTS krijgt tot slot het woord en benadrukt dat het personeel nog geworven moet worden en dat zij in 2023 dus niet het hele jaar in dienst zijn. Er is nu voldoende budget om de mensen aan te stellen.

 

Na de stemming krijgt raadslid Tom GAUDAEN finaal het woord en stelt dat de fractie Open VLD zich heeft onthouden doordat er een gedegen studie voorlag, waarna de gemeentelijke organisatie ervoor heeft gekozen om zich te baseren op een Excel opgemaakt door een leverancier van de gemeente.

Bijkomende info:

Budgettaire impact ICT (bruto jaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit)

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A4a-A4b	€ 95.291,92

 

Budgettaire impact A&F (bruto jaarkost werkgever - gemiddelde anciënniteit):

Functie	Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)	# vte	Totaal
Teamcoördinator schoonmaak	D4-D5	€ 55.451,13	3	€ 166.353,39
Medewerker schoonmaak	E1-E3	€ 42.674,77	2	€ 85.349,54
				€ 251.702,93

Deze aanpassing van de personeelsformatie wordt financieel als volgt ondervangen:

• De invulling van de functies op E-niveau gebeurt door herplaatsing van in dienst zijnd personeel (afbouw dienst HuHu - vanaf midden 2024 wel te voorzien in MJP).

• € 130.000 die voorzien is voor uitzendarbeid wordt niet aangewend en wordt verschoven naar de loonkosten.