De gemeenteraad keurt het gecoördineerd reglement voor de SWAP-werking goed.
Artikel 40, §3 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
/
De dienst Vrije Tijd merkte op dat er geen gecoördineerd huishoudelijk reglement van de SWAP-werking, goedgekeurd door de gemeenteraad, bestaat.
In zitting van 28 mei 2009 keurde de gemeenteraad onderstaand reglement goed:
Artikel 1
Via de SWAP worden vakantie-activiteiten georganiseerd voor jongeren die in het lopende jaar de leeftijd van 12 tot 15 jaar bereiken.
Artikel 2
SWAP wordt georganiseerd tijdens de krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie.
Artikel 3
Om deel te kunnen nemen aan de SWAP dient de jongere tijdens het lopende kalenderjaar een SWAPpas te kopen. Voor elke activiteit dient bovendien een deelnamekost betaald te worden.
Artikel 4
§1. De prijs voor de SWAPpas wordt bij het begin van het swapjaar (krokusvakantie) voorgesteld door de dienst Welzijn en goedgekeurd door het schepencollege.
§2. De kostprijs voor een SWAPpas verschilt naargelang de periode waarin men de pas aankoopt. Het college van burgemeester en schepenen stelt drie prijzen vast. Een prijs voor de activiteiten vanaf de krokus - en paasvakantie, een prijs voor de activiteiten vanaf de zomervakantie en een prijs voor de activiteiten tijdens de kerstvakantie.
Artikel 5
§1. De inschrijving gebeurt via het deponeren van het ingevulde inschrijvingsformulier in de brievenbus aan het onthaal van het gemeentehuis op twee op voorhand aangekondigde dagen of via e-mail op deze twee dagen en wordt zonder onderscheid behandeld.
§2. Zo er voor een bepaalde activiteit meer inschrijvingen zijn dan plaatsen beschikbaar, wordt er door de dienst Welzijn geloot wie kan deelnemen.
§3. Indien niet minimum de helft van het aantal voorgestelde deelnemers is ingeschreven, wordt de workshop afgelast.
Artikel 6
De betaling voor deelname gebeurt via overschrijving op het rekeningnummer 000-0025632-24 van het gemeentebestuur van Grimbergen. Iedere inschrijver betaalt de deelnamekost, behalve indien de inschrijving binnen de drie werkdagen werd ingetrokken. Bij gebreke aan betaling wordt de jongere uitgesloten voor de eerstvolgende swapwerking.
Artikel 7
De deelnameprijs wordt slechts terugbetaald zo de plaats van de afmelder kan worden ingenomen door een vervanger of mits het indienen van een doktersattest.
Artikel 8
De Swappers betalen voor hun deelname de helft van de activiteitskosten en de helft van de vervoerskosten die per persoon worden berekend volgens de volgende formule: 0,5 x( kost: maximaal aantal deelnemers).
De materiaalkosten, die moeilijk kunnen worden ingeschat aangezien deze bepaald worden door het aantal deelnemers, en de kilometervergoeding van de lesgevers vallen ten laste van de gemeente.
Sindsdien werden volgende wijzigingen goedgekeurd:
Gemeenteraad van 18 december 2014:
aanpassing artikel 8 van het huishoudelijk reglement van de SWAP: nieuwe verdeelsleutel voor de activiteits- en vervoerskost van de SWAP, jongeren betalen 70 % van de activiteits- en vervoerskost, de gemeente betaalt 30 % hiervan.
Collegebeslissing van 17 januari 2022 over de organisatie van de SWAP-werking 2022:
in de toekomst enkel nog een SWAP-werking te organiseren tijdens de vakantieperiodes van minimaal 2 weken: paas-, zomer- en kerstvakantie en het huishoudelijk reglement in die zin aan te passen.
Collegebeslissing van 23 januari 2023 over de organisatie van de SWAP-werking 2023:
omwille van administratieve rompslomp en financiële drempel voor deelnemers de verkoop van de SWAPpas af te schaffen.
Ter compensatie voor te stellen om de deelnameprijs van elke activiteit af te ronden naar boven (tot halve of hele euro) en een minimumbedrag van € 2 te vragen voor activiteiten die we zelf organiseren.
Volgende updates / verduidelijkingen zijn wenselijk:
Artikel 5:
de mogelijkheid om in te schrijven via papier af te schaffen. In de praktijk gebeurt dit de voorbije periodes al niet meer en wordt enkel de mogelijkheid geboden om via het e-loket van de website in te schrijven. Zo wordt de inschrijving voor iedereen gelijk opengesteld en kan er eenduidig beslist worden wie kan deelnemen aan een activiteit waarvoor meer kandidaten dan plaatsen zijn (volgens het principe eerst = eerst).
Voor zover dit budgettair en praktisch (busvervoer, al dan niet voldoende animatoren,...) haalbaar is, wordt in dit geval eerst de mogelijkheid bekeken om het aantal deelnemers te verhogen.
Artikel 6:
rekeningnummer niet meer vermelden, maar algemeen vermelden dat er via overschrijving wordt betaald.
Annulatievoorwaarden duidelijker omschrijven, bijvoorbeeld annuleren enkel binnen de 3 dagen op het e-mailadres swap@grimbergen.be en het bepalen van een deadline waarbinnen ziekte-attesten moeten bezorgd worden.
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen int zitting van 13 februari 2023.
Op ACT 214 worden € 14.600 uitgaven en € 5.500 inkomsten voorzien voor de SWAP-werking.
Artikel 1.
Onderstaand gecoördineerd reglement voor de SWAP-werking goed te keuren:
Artikel 1
De dienst Vrije Tijd organiseert een SWAP-werking waarbij vakantie-activiteiten georganiseerd worden tijdens de paas-, zomer- en kerstvakantie voor jongeren die in het lopende jaar de leeftijd van 12 tot 15 jaar bereiken.
Artikel 2
De deelnamekost voor een activiteit wordt als volgt bepaald: 70% van de kosten voor de activiteit en het eventuele vervoer ernaar toe.
Materiaalkosten, kilometervergoedingen van lesgevers en de vergoedingen voor animatoren zijn ten laste van het lokaal bestuur.
Bedragen worden afgerond naar boven naar het volgende geheel getal.
Elke activiteit kost minstens € 2.
Artikel 3
De inschrijving voor SWAP-activiteiten gebeurt digitaal tijdens een vooraf bepaalde en gecommuniceerde inschrijvingsperiode volgens het principe eerst = eerst.
Activiteiten kunnen afgelast worden als er te weinig inschrijvingen zijn.
Artikel 4
Annulatie van een activiteit kan enkel via e-mail naar swap@grimbergen.be en omwille van volgende redenen:
- binnen de 3 werkdagen na inschrijving;
- wanneer een andere jongere gevonden wordt die de plaats kan innemen (verwittigen ten laatste 1 werkdag voor de start van de activiteit) en
- in geval van ziekte of ongeval van de deelnemer, die gestaafd wordt met een doktersattest (verwittigen ten laatste voor de start van de activiteit).
Artikel 5
Activiteiten waarvoor werd ingeschreven en die niet werden geannuleerd volgens de modaliteiten beschreven in artikel 4 moeten betaald worden via overschrijving ten laatste tegen de datum die in de bevestigingsmail zal staan. Als er na 2 herinneringen geen betaling volgt, wordt de jongere uitgesloten voor een volgende SWAP-werking.
Art. 2.
Dit reglement bekend te maken volgens de bepalingen zoals voorzien in het Decreet Lokaal Bestuur.