Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Artikels 40 en 41 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

De beslissing wordt genomen op grond van:

• Het besluit van het college van burgemeester en schepenen inzake de deelname aan e-boekenplatform cloudLibrary van 8 november 2021.
• Het besluit van het college van burgemeester en schepenen inzake de principiële goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst e-boekendienst tussen vzw Cultuurconnect en gemeente Grimbergen van 17 augustus 2026.

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

/

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Sinds eind 2021 biedt bibliotheek Grimbergen e-boeken aan via het centraal platform cloudLibrary. Vanaf midden september 2026 wordt dit platform volledig vernieuwd na een aanbesteding, waarbij Demarque de nieuwe leverancier is.

 

Dit betekent:

• een nieuw technisch platform en app, nl. Cantook;
• verbeteringen op het vlak van gebruiksgemak, collectie en beveiliging; 
• een nieuwe overeenkomst met vzw Cultuurconnect voor de periode van 17 september 2026 tot en met 31 december 2029 met de optie om te verlengen (maximum 3 verlengbeurten van telkens 1 jaar).

Voor gebruikers zal de ervaring met Cantook sterk gelijkend zijn aan cloudLibrary. Cultuurconnect belooft een beperkte en haalbare leercurve bij overschakeling. De nieuwe aanbesteding brengt technische verbeteringen, nieuwe keuzes op het vlak van uitleenparameters en uitbreidingen op het vlak van collectie met zich mee.

 

Het gaat het om:

Technisch

• Behoud van single use-model: elk item kan door één gebruiker gelijktijdig ontleend worden;
• Gebruik via een app (smartphone/tablet), browser en/of e reader;
• Toegang via Mijn Bibliotheek-account;
• Integratie in de bibliotheekcatalogus blijft: items zijn zichtbaar en doorklikbaar naar webplatform;
• Betere en duidelijkere toegankelijkheidsinfo (bv. tekst to speech met verschillende stemopties);
• Ondersteuning voor meerdere beveiligingssystemen (Digital Rights Management): naast Adobe Digital Editions ook LCP Readium;
• E-readers compatibel met LCP (o.a. Tolino, Vivlio ...) = e-boek rechtstreeks downloaden op e-reader (zonder tussenkomst van computer);
• Overname van Adobe Digital Editions door Wipro = gebruikers moeten een account aanmaken bij ByteBooks om te kunnen inloggen;
• Nieuwe datagebruikersovereenkomst in opmaak met minimaal dezelfde garanties als vandaag + hosting in Europa.

Uitleenparameters

• Max. 3 items tegelijk lenen (voorheen 2);
• Max. 3 reservaties simultaan (voorheen 2);
• Leentermijn: behoud 6 weken;
• Maximale wachttijd om een klaarstaande reservatie op te halen blijft drie dagen;
• Introductie van leenlimieten: max 5 per dag en 15 per maand als ontradend effect om zomaar te downloaden zonder werkelijk te lezen;
• Automatisch terugbrengen van boeken (dus geen boetes).

Collectie

• Focus blijft aanbieden van aantrekkelijke, vlot leesbare fictie (spannende en romantische boeken, literaire romans) en populaire non-fictie voor volwassenen en jongeren vanaf 12 jaar;
• Het nieuwe platform mikt op een toename van kwaliteit (meer actuele en gewenste titels) en beschikbaarheid (meer exemplaren per titel) van het Nederlandstalige aanbod;
• Groter aanbod boeken in andere talen (naast Engels en Frans ook andere talen + Canadese leverancier heeft ook groter aanbod Franstalige titels in aanbod);
• Nog steeds (beperkt) audioboeken;
• Nog steeds hoorcolleges via Home Academy (mogelijks uitbreiding).

Het gebruik van de Grimbergse e-boekendienst kende een sterke groei en steeg van 2327 uitleningen in 2022 naar 3512 in 2025. 

De meerwaarde van een e-boekendienst situeert zich op het vlak van:

• Toegang tot de collectie buiten de openingsuren;
• Versterking digitale dienstverlening van de bibliotheek;
• Versterkt imago als moderne bibliotheek;
• Bereiken van nieuwe doelgroepen;
• Inspelen op veranderend leesgedrag: lezers combineren vandaag papier en digitaal;
• Toegang tot een zeer ruime collectie (15 000 titels), vaak aanvullend op onze fysieke collectie;
• Extra digitale exemplaren zorgen voor meer beschikbaarheid;
• Duurzaamheidaspect: minder transport, papierverbruik, opslag.
  
  

De overstap naar het nieuwe platform is noodzakelijk als we e-boeken willen blijven aanbieden. Het collectieonderdeel heeft een goed bereik en wordt erg gewaardeerd. 

 

Vanaf 2026 wordt de jaarlijkse licentiekost bepaald op basis van een vaste kost per jaar en een kost per inwoner per jaar. De jaarlijkse vaste vergoeding verlaagt van € 987,43 naar € 950. De kost per inwoner (= € 0,168) blijft hetzelfde. Voor Grimbergen (op basis van 40.0030 inwoners - cijfers op 1 januari 2025) komt dit in het nieuwe model neer op:

• Vaste vergoeding: € 950,00
• Variabele vergoeding: € 6.725,04 ( € 0,168 per inwoner)
• Totale kost: € 7.675,04 (prijs per jaar en inclusief btw)

Deze kostprijs bevat software, collectie, ondersteuning en communicatiemateriaal.

Dit budget is in het Meerjarenplan voorzien op 0703-00/6141001 (ACT-114).

Jaarlijks per 1/1 wordt de onkostenvergoeding aangepast op basis van het inwonersaantal op 1 januari van het voorgaande jaar, volgens de meest recente officiële publicatie. 

 

De lopende overeenkomst van cloudLibrary is nog geldig tot 15 september 2026. Voor het gebruik van het nieuwe platform vanaf de lancering tot 31 december 2026 bedraagt de kostprijs € 2.238,55.

Bijkomende info:

Vanaf 2026 wordt de jaarlijkse licentiekost bepaald op basis van een vaste kost per jaar en een kost per inwoner per jaar. Voor Grimbergen (op basis van 40.0030 inwoners - cijfers op 1 januari 2025) komt dit neer op:

Vaste vergoeding: € 950,00
Variabele vergoeding: € 6.725,04 ( € 0,168 per inwoner)
Totale kost: € 7.675,04 (prijs per jaar en inclusief btw)
Deze kostprijs bevat software, collectie, ondersteuning en communicatiemateriaal.

Dit budget is in het Meerjarenplan voorzien op 0703-00/6141001 (ACT-114).

Jaarlijks per 1/1 wordt de onkostenvergoeding aangepast op basis van het inwonersaantal op 1 januari van het voorgaande jaar, volgens de meest recente officiële publicatie.

 

De lopende overeenkomst van cloudLibrary is nog geldig tot 15 september 2026. Voor het gebruik van het nieuwe platform vanaf de lancering tot 31 december 2026 bedraagt de kostprijs € 2.238,55.