De voorzitter opent de zitting op 28/06/2024 om 00:00.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van 23 mei 2024 goed.
Artikel 78 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij reglement zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau.
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:
1° de bevoegdheden die aan de raad voor maatschappelijk welzijn zijn toegewezen, vermeld in afdeling 1 en 2 van dit hoofdstuk, en de bevoegdheid tot overdracht, vermeld in het eerste lid.
Artikel 18 tot en met 39, met uitzondering van artikel 29, § 1 en § 5, artikel 36, 37 en 38, eerste lid, 7°, zijn van toepassing op de raad voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat in die bepalingen de volgende woorden worden gelezen als volgt:
2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn".
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter worden meegedeeld.De voorzitter is verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een derde van de zittinghebbende leden of van het college van burgemeester en schepenen.
De voorzitter is ook verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad de gemeenteraadsleden nog niet bijeengeroepen zijn. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
Bij een verplichte bijeenroeping als vermeld in het tweede en het derde lid roept de voorzitter de gemeenteraad bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen voor elk punt op de agenda hun voorstel van beslissing met een toelichting aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.
De algemeen directeur woont de vergaderingen van de gemeenteraad bij en is verantwoordelijk voor het opstellen en het bewaren van de notulen en het zittingsverslag ervan.
De notulen en het zittingsverslag van de gemeenteraad worden, na goedkeuring, ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur.
De bepalingen, vermeld in het eerste en tweede lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".
De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit.
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 28 in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
De bepalingen, vermeld in het eerste tot en met het derde lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".
/
/
/
Enig artikel.
De notulen van de vergadering van 23 mei 2024 goed te keuren.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem m.b.t. het jaar 2023 en keurt het addendum aan het kader voor organisatiebeheersing goed.
Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:
8° het goedkeuren van het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 219.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
DLB:
Art. 217
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Art. 218
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Art. 219
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Art. 220.
Met behoud van de toepassing van artikel 57, 85 en 196 kan de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.
Besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 juni 2019 ter goedkeuring van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.
1. Jaarverslag organisatiebeheersing 2023
Het decreet lokaal bestuur schrijft voor dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen zodat men een redelijke zekerheid bekomt over:
Op 27 juni 2019 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. Het jaarverslag over de organisatiebeheersing 2023 in bijlage rapporteert over de acties die in 2023 werden ondernomen binnen het organisatiebeheersingssysteem.
Het jaarverslag is opgebouwd uit 4 delen. In een eerste deel wordt organisatiebeheersing in het algemeen gesitueerd en worden de verschillende rollen en verantwoordelijkheden geschetst. Het tweede deel omvat de aanpak van organisatiebeheersing binnen het lokaal bestuur Grimbergen, waaronder het kader, de ingezette middelen en instrumenten, de betrokken medewerkers en organen en de koppeling met het meerjarenplan 2020-2025. In deel 3 worden de gerealiseerde beheersmaatregelen, de aandachtspunten, de significante incidenten en de algemene beheersing van de organisatie m.b.t. 2023 besproken. Het laatste deel geeft de planning weer op het vlak van organisatiebeheersing voor het volgende jaar 2024.
2. Addendum kader voor organisatiebeheersing
Het kader voor organisatiebeheersing dat lokaal bestuur Grimbergen hanteert, werd door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn goedgekeurd op 27 juni 2019. Bij de integratie van gemeente en OCMW werd de aanpak die het OCMW al langer hanteerde om aan organisatiebeheersing te werken, uitgerold naar de geïntegreerde organisatie.
Een degelijk kader omvat
Tijdens de opvolgaudit (2316 003) van 2023 werd onze aanpak van organisatiebeheersing onderzocht. In het auditrapport van 26/09/2023 vinden we terug dat "de degelijke dagelijkse praktijk m.b.t. de aanpak van organisatiebeheersing onvoldoende in overeenstemming is met het kader. Het kader kan nog geoptimaliseerd en vervolledigd worden door onder meer de wijze waarop er jaarlijks over organisatiebeheersing gerapporteerd wordt duidelijker weer te geven."
Audit Vlaanderen gaf aan dat een evaluatie van het kader en een optimalisatie ervan in functie van de praktijk dan ook aangewezen is.
In bijlage 2 vinden jullie het oorspronkelijk goedgekeurde kader uit 2019. In bijlage 3 een addendum aan het kader voor organisatiebeheersing waarbij de wijze waarop er jaarlijks over organisatiebeheersing wordt gerapporteerd en de periodiciteit en wijze waarop we onze werking evalueren duidelijker worden weergegeven.
De raad voor maatschappelijk welzijn dient kennis te nemen van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem met betrekking tot 2023 en het addendum aan het kader voor organisatiebeheersing goed te keuren.
/
Artikel 1.
Kennis te nemen van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem m.b.t. het jaar 2023.
Art. 2.
Het addendum aan het kader voor organisatiebeheersing goed te keuren.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de rapportering van de financieel directeur betreffende de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole
Artikel 177 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor: de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact.
(…)
De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau: de vervulling van de opdrachten, vermeld in dit artikel.
(…)
/
De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact. Hierover dient de financieel directeur in volle onafhankelijkheid te rapporteren aan gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, college van burgemeester en schepenen en aan vast bureau.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen. Hij verleent zijn visum indien uit zijn onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
Zoals voorzien in het DLB bepaalden de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle uitoefent.
Ten gevolge van de gemeenteraadsbeslissing van 30 augustus 2018 en de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 februari 2019 werden bepaalde verbintenissen van de visumplicht vrijgesteld, waaronder onder meer uitgaven van minder dan 30.000 euro exclusief btw.
Onder verantwoordelijkheid van de financieel directeur werden voor dienstjaar 2023 in het kader van de visumplicht 137 dossiers behandeld, waarvan er 66 betrekking hadden op overheidsopdrachten en 71 op personeelsaangelegenheden. De dossiers die betrekking hadden op overheidsopdrachten vertegenwoordigden samen een bedrag van 22.941.769,02 euro.
De 71 dossiers die betrekking hadden op personeelsaangelegenheden omvatten zowel nieuwe aanstellingen als verdere tewerkstellingen.
De financieel directeur beperkt er zich niet toe een visum te verlenen of te weigeren; indien nodig worden voorgelegde dossiers samen met de aanvragende dienst herwerkt. Mede hierdoor werd er in 2023 geen enkel negatief visum verleend.
Een andere belangrijke reden die kan verklaren waarom er in 2023 niet meer visums geweigerd werden, bestaat in de versoepeling van de visumplicht die met ingang van 2019 in het DLB werd voorzien. Vanaf dan kan een visum immers ook onder voorwaarden worden verleend. Dit impliceert bijvoorbeeld dat ook niet-gebudgetteerde uitgaven verricht kunnen worden onder voorwaarde dat de benodigde kredieten in een wijziging van het meerjarenplan opgenomen worden. De hele strikte kredietcontrole, zoals destijds voorzien in het gemeentedecreet, behoort daarmee grotendeels tot het verleden.
Het rapport van de financieel directeur van 13 juni 2024 inzake voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen (visum) - bijlage.
Enig artikel.
Kennis te nemen van de rapportering van de financieel directeur, met betrekking tot dienstjaar 2023, betreffende de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact.
De raad voor maatschappelijk welzijn nam kennis van de mondelinge vragen door de raadsleden op de zitting gesteld en verwijst voor de inhoud ervan naar het zittingsverslag, oftewel de audio-opname, te vinden op de gemeentelijke website.
De raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd.
De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt het beleid van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en kan daarvoor algemene regels vaststellen.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de reglementen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast. Die kunnen betrekking hebben op het beleid van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en op het inwendige bestuur ervan.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij reglement zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau.
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:
1° de bevoegdheden die aan de raad voor maatschappelijk welzijn zijn toegewezen, vermeld in afdeling 1 en 2 van dit hoofdstuk, en de bevoegdheid tot overdracht, vermeld in het eerste lid.
Artikel 18 tot en met 39, met uitzondering van artikel 29, § 1 en § 5, artikel 36, 37 en 38, eerste lid, 7°, zijn van toepassing op de raad voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat in die bepalingen de volgende woorden worden gelezen als volgt:
1° "de gemeente" als "het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn";
2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn";
3° "gemeenteraadslid" als "lid van de raad voor maatschappelijk welzijn";
4° "gemeenteraadsleden" als "leden van de raad voor maatschappelijk welzijn";
5° "college van burgemeester en schepenen" als "vast bureau";
6° "burgemeester" als "voorzitter van het vast bureau";
7° "schepen" als "lid van het vast bureau";
8° "gemeentelijke bestuursorganen" als "bestuursorganen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn";
9° "een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap" als "de verenigingen of vennootschappen, vermeld in deel 3, titel 4";
10° "artikel 16" als "artikel 71 juncto artikel 16";
11° "artikel 50, vijfde lid" als "artikel 83, vijfde lid".
De gemeenteraadsleden hebben het recht aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
(...)
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 28 in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
De bepalingen, vermeld in het eerste tot en met het derde lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".
/
Raadslid Gilbert GOOSSENS krijgt het woord en vraagt in navolging van het mobiliteitsplan het volgende, hij is reeds tweemaal langsgereden waar ze de werken gestart zijn van het revalidatiecentrum Eigen Thuis. Daar is heel veel vrachtverkeer. De opleggers rijden op en aan. Is er ooit een route aan hen toegewezen waarlangs zij moeten rijden? Ze rijden allemaal door de Steenpoeldreef, hij heeft dit persoonlijk al tweemaal aangekaart, de Steenpoeldreef wordt nu sluipweg van alle verkeer. Het was misschien beter om enkele paaltjes weg te doen en zodat het verkeer ook een beetje gespreid wordt. Hebben die vrachtwagens aldus een route toewijzen gekregen?
/
Enig artikel.
Kennis te nemen van de mondelinge vragen door de raadsleden ter zitting gesteld en voor de inhoud ervan te verwijzen naar het zittingsverslag, zijnde de audio-opname, te vinden op de gemeentelijke website.
De voorzitter sluit de zitting op 28/06/2024 om 01:20.
Namens RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN,
Muriel VAN SCHEL
algemeen directeur
Peter PLESSERS
voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn