Besluit  POLITIECOLLEGE

De beslissing wordt genomen op grond van:

• Artikel 33, §§2 en 3 van de Wet van 25 mei 2026 tot wijziging van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus en van diverse andere bepalingen betreffende de politiediensten.
• Artikel 10 van het koninklijk besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de politiezone.
• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
• Artikel 2, 6°, 7° en 8° en artikel 47, § 1 en § 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
• Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Met betrekking tot de procedure

• De gemotiveerde gunningsbeslissing van het politiecollege van de Politiezone TARL van 18 mei 2026.
• De mogelijkheid van PZ Grimbergen om af te nemen van de raamovereenkomst voor het leveren van: datacenterinfrastructuur, netwerk- en netwerk security infrastructuur, Hybride communicatie, endpoint & workplace solutions, CISOaaS.

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

/

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

De Politiezone TARL heeft een bestek uitgeschreven voor het 'leveren van: datacenterinfrastructuur, netwerk- en netwerk security infrastructuur, hybride communicatie, endpoint & workplace solutions, CISOaaS' met als opdrachtnummer 2025-003.

Deze overheidsopdracht betreft een opdracht opgedeeld in 5 percelen:

• Perceel 1: Datacenterinfrastructuur

• Perceel 2: Netwerk- & Netwerk Security infrastructuur

• Perceel 3: Hybride Communicatie, onthaal-dispatch & meeting rooms

• Perceel 4: Endpoint & Workplace Solutions

• Perceel 5: CISOaaS

De Politiezone heeft slechts interesse in perceel 1 en 2 wat hun werkingskosten betreft.

Alle Belgische Politiezones (zowel één- als meergemeentezones) kunnen ook afnemen van dit raamcontract. 

Deze opdracht werd gegund aan:

• Perceel 1: Lebon IT Services NV, Krommebeekpark 21, 8800 Roeselare

• Perceel 2: Lebon IT Services NV, Krommebeekpark 21, 8800 Roeselare

Deze opdracht werd gesloten op 15 juni 2026.

De opdracht heeft een initiële looptijd van drie jaar te rekenen vanaf de sluiting. Aansluitend op deze initiële looptijd kan deze opdracht driemaal worden verlengd met een periode van telkens 1 jaar. De totale looptijd van deze opdracht bedraagt dus zes jaar. 

Door gebruik te maken van dit raamcontract is de politiezone vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren. Omdat zij zelf geen gunningsprocedure moet voeren bespaart de politiezone tijd en geld.

De schaalgrootte van deze raamovereenkomst laat toe om gunstiger voorwaarden te krijgen dan mogelijk is op niveau van een individuele politiezone. De behoeftes van de politiezone stemmen overeen met de bepalingen van het bestek. 

Het gebruik van het raamcontract houdt geen exclusiviteit in. Na toetreding is er geen afnameverplichting.

 

Echter is Lebon de specialist betreffende bovenstaande materie in het politielandschap. Ruim 80 politiezones doen beroep op hen omwille van hun expertise.

Wij doen reeds jaren beroep op hen voor proactief onderhoud van de servers, updates software, security checks,...

Hun concepten werden goedgekeurd door DRI welke zeer strenge eisen stellen op vlak van beveiliging. Zo hebben ze hard gewerkt aan een nieuw concept welke wij ook op termijn wensen te implementeren om de verschillende scheidingen qua netwerken te vereenvoudigen (zie mobile office, RDX, Hilde, ...)

De afgelopen jaren bleek er steeds een budget van ongeveer € 30.000,00 incl. btw noodzakelijk te zijn om gebruik te kunnen maken van hun diensten. We verwachten echter een toename van deze kosten doordat vooral licentiekosten sterk gestegen zijn de afgelopen jaren. Zo is er een stijging van ruim € 18.000,00 betreffende de VMWare licenties. Gezien de vereisten waaraan dergelijke zaken aan moeten voldoen is het vinden van een volwaardig alternatief geen evidentie. We namen hierop contact met de leverancier om een correcte inschatting te maken voor de komende jaren.

 

Voor 2027 worden de kosten geraamd op € 78.000,00 incl. btw omwille van die sterke stijgingen. Ook hebben we in het verleden enkele aankopen moeten realiseren met een zeer korte duurtijd qua onderhoudscontract/garantieperiode. Dit maakt dat de kosten voor volgend jaar hoger zullen uitvallen omdat we dan enkele investeringsaankopen wensen te realiseren (welke apart zullen worden voorgelegd aan het politiecollege in 2027), gekoppeld aan een care-pack van 5 jaar welke éénmalig en in het geheel moet worden betaald. 

Vanaf 2028 is er hopelijk een goedgekeurd alternatief voorhanden betreffende de dure licentiekosten. Gezien ook de gemeentelijke IT-dienst hiermee geconfronteerd wordt, is er contact geweest om te bekijken of er alsnog een oplossing op korte termijn was maar dit bleek niet het geval te zijn.

Rekeninghoudende met de "normale" indexaties verwachten we dat de kosten zullen schommelen rond € 60.000,00 incl. btw per jaar tijdens de duurtijd van deze opdracht.

Normaliter wordt er een raming per perceel opgesteld. In dit geval zijn beide percelen met elkaar verweven en is deze raming dus quasi onmogelijk om te maken. Bij afname wordt er ook niet verwezen naar welk onderdeel precies aan welk perceel gelinkt is door de firma. Het is dus niet alleen onmogelijk, maar ook zinloos om deze opsplitsing te ramen qua percelen.

 

Bovenstaande kosten vallen onder werkingskosten, echter zijn er ook op regelmatige basis investeringskosten welke we moeten maken voor de vernieuwing van o.a. servers, firewalls, netwerkswitches,...

Deze staan los van de berekening die we hierboven maken omdat ze onder een andere budgetsleutel vallen. Ook is het onmogelijk om reeds een inschatting te maken voor de hele duurtijd van dit contract welke investeringskosten we hier zullen moeten maken en op welk moment.

Indien er via deze raamovereenkomst ook beroep zal worden gedaan in het kader van investeringskosten zal er opnieuw toestemming gevraagd worden aan het politiecollege. Dit vooral omdat er momenteel absoluut geen zicht is op de omvang van deze kosten, timing, urgentie,...

Bijkomende info:

De kostprijs volgens de behoeften van de politiezone, wordt geraamd op € 78.000,00 incl. btw in 2027. Vervolgens zouden de kosten moeten dalen naar € 60.000,00 incl. btw.

• De totaalsom voor de looptijd van dit contract is dus geraamd op € 198.000,00 incl. btw van 2026 tot en met 2028.
• De totaalsom voor de looptijd van dit contract indien deze verlengd wordt tot 14 juni 2032 is dus geraamd op € 438.000,00 incl. btw.

Het nodige krediet voor deze aankoop is voorzien op artikel 330/123-13 van de gewone dienst van de politiebegroting.