Besluit POLITIECOLLEGE

ma 24/08/2026 - 13:00

Toetreding tot de raamovereenkomst standaardsoftware en bijhorende diensten - Goedkeuring

De beslissing wordt genomen op grond van:

Wettelijk

Artikel 33, §§2 en 3 van de Wet van 25 mei 2026 tot wijziging van de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus en van diverse andere bepalingen betreffende de politiediensten.
Artikel 10 van het koninklijk besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de politiezone.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Artikel 2, 6°, 7° en 8° en artikel 47, § 1 en § 2 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Met betrekking tot de procedure

Het besluit van de Raad van Bestuur van Cipal dv van 12 september 2024 waarbij de raamovereenkomst voor de verwerving van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software en bijhorende dienstverlening werd gegund aan de firma SoftwareOne BE, Heizelesplanade 1 bus 3/315, 1020 Brussel.
De mogelijkheid van PZ Grimbergen om af te nemen van de raamovereenkomst voor de verwerving van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software en bijhorende dienstverlening van Cipal dv.

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

C-smart heeft SoftwareOne BE gekozen als leverancier van standaardsoftware en bijbehorende diensten. Dankzij deze overeenkomst kunnen lokale besturen en organisaties eenvoudig verschillende soorten software aankopen. Het gaat zowel om klassieke softwarelicenties als om abonnementen op software in de cloud.

SoftwareOne BE is voor vier jaar aangesteld als partner van C-smart. De overeenkomst ging in op 7 oktober 2024 en kan twee keer met één jaar worden verlengd. Ze kan dus maximaal zes jaar lopen, tot 6 oktober 2030.

Via deze overeenkomst krijgt onze organisatie toegang tot een ruim aanbod aan software en diensten. Er kan gekozen worden welke oplossingen het beste bij onze behoeften passen. Het aanbod wordt regelmatig bijgewerkt, zodat ook nieuwe software beschikbaar komt.

SoftwareOne BE garandeert de aangeboden prijs gedurende 14 dagen. Indien elders de prijs toch lager is, zal SoftwareOne BE ook de prijs verlagen om alsnog de meest voordelige prijs aan te bieden.

De politiezone kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
Het is aangewezen dat de politiezone gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:

de in de raamovereenkomst voorziene producten voldoen aan de behoefte van de zone;
de zone moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;

De politiezone is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);
De nodige budgetten zijn beschikbaar.

De overeenkomst omvat onder andere:

Besturingssystemen, zoals software voor computers en servers.
Communicatiesoftware, bijvoorbeeld voor e-mail, chat en online vergaderingen.
Beveiligingssoftware om apparaten en gegevens te beschermen.
Databanksoftware om informatie op te slaan en te beheren.
Cloudabonnementen voor software die u via het internet gebruikt.

SoftwareOne BE kan daarnaast helpen met het beheren van licenties, het kiezen van de beste prijsformule en het installeren en opstarten van de software. De politiezone kan dus begeleiding krijgen tijdens het hele proces: van de aankoop tot het dagelijkse gebruik.

SoftwareOne BE stelt een online portaal ter beschikking met als mogelijkheden:

Het volledige softwareaanbod bekijken.
Software bestellen.
Bestellingen en betalingen opvolgen en beheren.

Het portaal maakt bestellen eenvoudiger en vermindert het administratieve werk.

Bijkomende info:

De kostprijs voor de aankoop van informaticamateriaal volgens de behoeften van de politiezone, wordt geraamd op € 3.000,00 incl. btw per jaar.

De totaalsom voor de looptijd van dit contract is dus geraamd op € 15.000,00 incl. btw van 2026 tot en met 2030.

Het nodige krediet voor deze aankoop is voorzien op artikel 330/123-13 van de gewone dienst van de politiebegroting.

Enig artikel.

De toetreding tot de raamovereenkomst voor de verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening van Cipal dv, gegund aan de firma SoftwareOne BE, Heizelesplanade 1 bus 3/315, 1020 Brussel, die loopt van 7 oktober 2024 tem. 6 oktober 2028, maximaal verlengbaar tem. 6 oktober 2030, voor de resterende looptijd, voor te leggen aan de gemeenteraad.