Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Artikel 40, §3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur).

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Wet 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, en latere wijzigingen.
• Wet 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, BS 5 januari 2001.
• Besluit Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en latere wijzigingen.

• Rechtspositieregeling gemeente en OCMW, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad en besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 december 2020.
• Arbeidsreglement gemeente, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 25 september 2014 en laatst gewijzigd op 23 april 2015.

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

• Protocol van de vakorganisaties (zie bijlage 2):
  
• ACV: protocol van akkoord met als toevoeging: "ACV Openbare Diensten gaat akkoord omdat het track and trace systeem niet zal gebruikt worden om het personeel te controleren."
  
• ACOD:
• VSOA: niet aanwezig
  

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

A. Situatieschets

 

Door het schepencollege wordt voorgesteld om in de gemeentelijke voertuigen een geolokalisatiesysteem (track & trace) te installeren. De aanleiding hiervoor is de wil tot het efficiënter inzetten van mensen en middelen en bijgevolg het realiseren van zowel een financiële besparing als een reductie van CO2. Daarnaast kan met een geolokalisatiesysteem worden ingezet op de veiligheid van de werknemers en het materiaal en kan de dienstverlening ten aanzien van de bevolking worden verbeterd.

 

B. Informatieprocedure

Wat te verstaan onder een geolokalisatiesysteem (track & trace) in de voertuigen van de werkgever?

Een geolokalisatiesysteem is een systeem waarmee elk willekeurig object kan worden getraceerd. Het laat het bestuur toe analyses te maken aan de hand van de verkregen gegevens op basis waarvan de arbeidsorganisatie kan worden geoptimaliseerd. Het plaatsen van een geolokalisatiesysteem in voertuigen van de werkgever, is onderworpen aan een aantal waarborgen, aangezien het systeem een impact kan hebben op het recht op privacy van de werknemer op de werkvloer.

 

Het systeem mag niet worden gebruikt voor de controle op het respecteren van de arbeidstijd of arbeid van personeelsleden of uitsluitend om rust- en rijtijden te verkorten. De controle moet een legitiem doel hebben:

• de veiligheid van de personeelsleden verbeteren;

• de bescherming van de dienstwagen (bv. in geval van diefstal);

• de optimalisering van het beheer van de verplaatsingen;

• de controle van de prestaties van de machine;

• de controle van de uitvoering van de werkopdrachten.

 

Doel van het geolokalisatiesysteem (track & trace)

De installatie van een geolokalisatiesysteem (track & trace) in de gemeentelijke voertuigen van de technisch uitvoerende diensten wordt voorgesteld voor het nastreven van de volgende doeleinden:

• het efficiënter inzetten van mensen en middelen en bijgevolg het realiseren van zowel een financiële besparing als een reductie van CO2;

• de veiligheid van de werknemers en het materiaal verhogen;

• de dienstverlening ten aanzien van de bevolking verbeteren.

 

Het geolokalisatiesysteem zal niet aangewend worden op een wijze die onverenigbaar is met deze uitdrukkelijk omschreven doeleinden.

 

Proportionaliteit

Het gaat over de plaatsing van een geolokalisatiesysteem (track & trace) in de gemeentelijke voertuigen. Op dit moment kan niet worden nagegaan waar elk voertuig zich bevindt, waardoor het zeer moeilijk is om bij onvoorziene of dringende opdrachten de personeelsleden en voertuigen efficiënt in te zetten. Daarnaast kan bij ontvreemding van een gemeentelijk voertuig, op dit moment niet worden nagegaan waar het voertuig zich bevindt.

 

Het geolokalisatiesysteem heeft niet tot doel de personeelsleden te controleren, maar wel om de veiligheid van de personeelsleden, de voertuigen en ev. ladingen te waarborgen. Daarnaast kan de arbeidsorganisatie aan de hand van het geolokalisatiesysteem worden geoptimaliseerd met het oog op een betere dienstverlening.

 

Rekening houdend met het bovenstaande is de installatie van een geolokalisatiesysteem niet disproportioneel gelet op het beoogde doel, namelijk het garanderen van de veiligheid van zowel het personeel als het gemeentelijk materiaal en voertuigen en de realisatie van een betere dienstverlening door optimalisatie van de arbeidsorganisatie. Na onderzoek blijkt dat de nagestreefde doeleinden niet op een andere manier kunnen worden bereikt.

 

Transparantie

Indien er in de gemeentelijke voertuigen een geolokalisatiesysteem zou worden geïnstalleerd, zal er door het bestuur duidelijk gecommuniceerd worden over alle aspecten van het systeem (redenen, nagestreefde doeleinden, bewaring van de gegevens enz.). Voorafgaandelijk zal de nodige informatie meegedeeld worden aan het personeel via een personeelsnota en er zal als bijlage aan het arbeidsreglement een reglement geolokalisatiesysteem (track & trace) worden toegevoegd.

 

Als het geolokalisatiesysteem effectief operationeel is, zal dit eveneens duidelijk gecommuniceerd worden.

 

C. Praktisch

Periodes gedurende dewelke het geolokalisatiesysteem functioneert

Het geolokalisatiesysteem treedt in werking nadat de bestuurder van het voertuig zich registreert (via een badge) en het voertuig in beweging is. Gelet op het beoogde doel is dit in lijn met de hierboven geschetste vooropgestelde doeleinden.

 

Verwerking en bewaring van de beeldgegevens

De geolokalisatie-gegevens zijn enkel raadpleegbaar via een daartoe bestemde software.

 

De verkregen gegevens zullen te goeder trouw verwerkt en bewaard worden. Ze zullen enkel gebruikt worden voor de hierboven vermelde doeleinden.

 

Personen die toegang hebben tot de beeldgegevens

Uitsluitend de verantwoordelijke voor de verwerking of de persoon die onder zijn/haar gezag handelt, zal toegang hebben tot de geolokalisatie-gegevens. De verantwoordelijke voor de verwerking of de persoon die onder zijn/haar gezag handelt, moet alle nodige voorzorgsmaatregelen nemen teneinde de toegang tot de gegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden en zodoende de bescherming van de persoonsgegevens te waarborgen (o.a. beveiliging door paswoorden, beveiliging van het netwerk tegen indringing, encryptie, vertrouwelijkheidsverklaring).

 

De personen die toegang zullen hebben tot de beelden, zullen een discretieplicht hebben omtrent de persoonsgegevens die de geolokalisatie-gegevens opleveren, met dien verstande dat de verantwoordelijke voor de verwerking of de persoon die onder zijn/haar gezag handelt, de beelden:

• kan overdragen aan de politiediensten of de gerechtelijke overheden indien men feiten vaststelt die een misdrijf kunnen vormen en de gegevens kunnen bijdragen tot het bewijzen van die feiten en het identificeren van de daders;

• moet overdragen aan de politiediensten indien zij hierom verzoeken in het kader van hun opdrachten van bestuurlijke of gerechtelijke politie en de beelden het vastgestelde misdrijf betreffen.

 

De aangewezen personen die toegang zullen hebben tot de geolokalisatie-gegevens zijn:

• algemeen directeur;

• afdelingshoofd ruimte.

 

Kennisname en verbetering van de gegevens

De personeelsleden zullen het recht hebben om op elk moment inzage te nemen van de geolokalisatie-gegevens die hen betreffen en, in voorkomend geval, de schrapping aan te vragen van onjuiste, onvolledige of niet (meer) relevante gegevens. Zij zullen recht hebben op bijstand van hun vakbondsafgevaardigde bij de uitoefening van dit recht.

 

D. Reglement Geolokalisatiesysteem (track & trace)

 

Rekening houdend met het voorgaande werd een reglement opgemaakt en goedgekeurd door het schepencollege in zitting van 6 april 2021 (dossierstuk 2) met het oog op toevoeging als bijlage bij het arbeidsreglement.

 

Bijkomende info:

/