Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

• Artikel 41 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

• De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus.

• Het besluit van de gemeenteraad van 26 mei 2016 betreffende de bepaling begrip 'dagelijks beheer' en bevoegdheidsdelegatie inzake wijze van gunnen en vaststellen voorwaarden voor opdrachten die hierop betrekking hebben.

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen:

• Artikel 117, eerste lid en artikel 234, eerste lid van de nieuwe gemeentewet.

• De wet van 17 juni 2016 inzake de overheidsopdrachten en haar uitvoeringsbesluiten.

• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

• Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

• Artikelen 326 tem. 341 DLB betreffende het bestuurlijk toezicht.

• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

• Artikel 90, 1° van het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Met betrekking tot de verlenging:

• Besluit van de gemeenteraad van 25 november 2021 inzake de goedkeuring van de vaststelling van de lastvoorwaarden en uit te nodigen firma's (DOSSIERSTUK 1).

• Besluit van de gemeenteraad van 15 december 2022 om de opdracht voor de insourcing van het IT-beheer uitzonderlijk te verlengen tot en met 30 juni 2023 (DOSSIERSTUK 4).

 

• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 15 november 2021 inzake de goedkeuring van de lastvoorwaarden en uit te nodigen firma's (DOSSIERSTUK 2).
• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 4 januari 2022 inzake de gunning van de opdracht "Insourcing IT-beheer" aan de firma Dilaco nv, Daalstraat 140 te 1852 Beigem (DOSSIERSTUK 3).
• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 3 april 2023 inzake kennisname en goedkeuring "Aanstellen van een ICT-consultant voor het dagelijks ICT-beheer van de politiezone Grimbergen voor de periode van 4 jaar: lastvoorwaarden en gunningswijze - Voorleggen aan de gemeenteraad" (DOSSIERSTUK 8).

Historiek:

Op 26 oktober 2017 keurde de gemeenteraad de insourcing van het IT-beheer van de politiezone voor de periode van 1 jaar goed. De reden hiervoor was dat er in eigen beheer niemand gevonden werd voor de functie. Op 11 december 2017 werd de opdracht voor 1 jaar toegewezen aan de firma Simac nv, Arthur De Coninckstraat 5 te 3070 Kortenberg.

Rekening houdende met de gunstige manier van werken volgden er enkele herhalingen van deze opdracht:

• De opdracht werd bijgevolg op 10 december 2018 door het college van burgemeester en schepenen gegund aan de firma Simac nv, Arthur De Coninckstraat 5 te 3070 Kortenberg (DOSSIERSTUK 5)

• Op 30 december 2019 gunde het college van burgemeester en schepenen de opdracht aan de firma Dilaco nv, Daalstraat 140 te 1852 Beigem (DOSSIERSTUK 6).

• Op 28 december 2020 gunde het college van burgemeester en schepenen de opdracht opnieuw aan de firma Dilaco nv, Daalstraat 140 te 1852 Beigem (DOSSIERSTUK 7).

• Op 3 april 2023 nam het college van burgemeester en schepenen kennis van de lastvoorwaarden en gunningswijze voor de opdracht voor het aanstellen van een ICT-consultant voor het dagelijks ICT-beheer van de politiezone Grimbergen voor de periode van 4 jaar en besliste om deze ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad (DOSSIERSTUK 8).

 

Op 3 april 2023 nam het college van burgemeester en schepenen kennis van de lastvoorwaarden en de wijze van gunnen voor de opdracht voor de aanstelling van een ICT-consultant voor het dagelijks ICT-beheer voor de politiezone Grimbergen voor de periode van 4 jaar.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 823.000,00 excl. btw of € 996.193,00 incl. btw.

Er werd beslist dit ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.

 

Bijlagen:

• Bijlage 1: Prijsofferte Dilaco verlenging tot 30 juni 2023

• Bijlage 2: Offerte VERA deel 1

• Bijlage 3: Offerte VERA deel 2

• Bijlage 4: Feedback PZ Grimbergen op offerte VERA

• Bijlage 5: Bestek aanstellen consultant ICT-beheer PZ Grimbergen

• Bijlage 6: Bijlage A - Offerteformulier

• Bijlage 7: Bijlage B - Inventaris

• Bijlage 8: Bijlage C - Model verwerkingsovereenkomst

• Bijlage 9: Raming met 208 projectdagen

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

/

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Situatieschets:

De dienst Aankoop & Facility werd gevraagd de politiezone bij te staan bij de opstart van een nieuwe overheidsopdracht inzake ICT-insourcing. De huidige opdracht, die momenteel loopt via de firma Dilaco nv, Daalstraat 140 te 1852 Beigem, werd uitzonderlijk verlengd tot en met 30 juni 2023.

Voor de gemeente en het OCMW kunnen we rekenen op de dienstverlening van VERA voor het ICT-beheer en helpdeskfuncties. Er werd gevraagd aan VERA of zij de gevraagde dienstverlening konden aanbieden. Hiervoor werd een offerte ingediend op 3 maart 2023. Een belangrijk gegeven dat ontbreekt in deze offerte is de ICT-permanentie die de lokale politiezone vraagt, dit is een dienst die VERA niet kan aanbieden. 

Bijgevolg werd het aanbod van VERA als onvoldoende beschouwd en werd er, in overleg met de politiezone, beslist om in eigen beheer een opdracht in de markt te plaatsen. Het reeds eerder opgemaakte bestek werd gebruikt als basis om de huidige opdracht te beschrijven zoals voorligt in bijlage.

 

Voorstel:

In het kader van de opdracht  “Aanstellen van een ICT-consultant voor het dagelijks ICT-beheer voor de politiezone Grimbergen voor de periode van 4 jaar” werd een bestek met nr. 2022/970 opgesteld door de dienst Aankoop en Facility.

De opdracht betreft een raamovereenkomst met één dienstverlener voor het aanstellen van een ICT-consultant voor:

• het dagelijks ICT-beheer voor de politiezone Grimbergen;
• (optioneel) 280 dagen voor ICT-projecten op afroep voor de politiezone Grimbergen;
• het voorzien van een permanentie op vlak van ICT.

 

De uitgave voor de nieuwe opdracht wordt geraamd op € 823.000,00 excl. btw of € 996.193,00 incl. btw voor de volledige looptijd van de opdracht.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.

 

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen in zitting van 4 april 2023.

Bijkomende info:

€ 823.000,00 excl. btw of € 996.193,00 incl. btw voor de volledige looptijd van de opdracht.

Het nodige krediet voor deze diensten is in 2023 voorzien op artikel 330/122-48 van de gewone dienst van de politiebegroting.