Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):

"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.

Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

• Decreet lokaal bestuur.

• Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.

 

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Protocol vakorganisaties (BIJLAGE 06)

• ACOD-LRB Vlaams-Brabant: Protocol voor akkoord (met als opmerking: ACOD-LRB blijft ijveren voor statutaire tewerkstelling.)

• ACV Openbare Diensten: Protocol voor akkoord

• VSOA Lokale en Regionale Besturen: /

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

In het kader van de volgende beleidsdoelstelling en actie uit het MJP 2020-2025 worden het organogram en de personeelsformatie op regelmatige tijdstippen bijgestuurd.

Beleidsdoelstelling 1:

Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers:

AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024: 

ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften.

 

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie voor de dienst Gebouwen te wijzigen op basis van het rapport van Mondea "Capaciteitsbepaling dienst Gebouwen" (Mondea - oktober 2024) (BIJLAGE 01).

 

Functie diensthoofd Gebouwen

1. De functie van diensthoofd Gebouwen is uitdovend geplaatst in de personeelsformatie o.v. budgettair evenwicht i.k.v. "beslissing in extremis"

Op 29 augustus 2024 besliste de gemeenteraad om het organogram te wijzigen. Er werd een nieuwe afdeling Gebouwen / Facility voorzien.

Hierbij werd de functie van diensthoofd gebouwen (A1a-A3a) verplaatst naar de uitdovende contractuele personeelsformatie van de gemeente.

Zie besluit van 29 augustus 2024: BIJLAGE 04.

Deze functie werd uitdovend geplaatst omwille van het budgettaire evenwicht dat werd nagestreefd i.k.v. "beslissingen in extremis".

 

Onder "bijkomende info" werd in de beslissing van 29 augustus 2024 het volgende opgenomen:

Omwille van volgende redenen wordt deze beslissing niet als een "beslissing in extremis" beschouwd:

• Deze beslissing omvat een verhoging van 1% van het personeelsbudget (t.o.v. MJPa5). Hiertegenover staat dat verschillende functies uit de personeelsformatie niet zijn ingevuld (cf. in juni 2024 slechts 83% van de personeelsformatie van de technische diensten ingevuld). 
  
  
• De problematiek i.v.m. de technische diensten en de dienst Gebouwen in het bijzonder, en de cel Facility, werd sinds de start van de integratie gemeente / OCMW in 2019 reeds via diverse nota's en actieplannen voorgelegd, en er werden reeds diverse besluiten genomen en acties ondernomen (zie "motivering"). Deze acties hebben tot heden echter onvoldoende resultaat bereikt. Een verdere logische stap dringt zich op indien we de dienstverlening willen garanderen en de goede werking van de organisatie niet in het gedrang brengen.
  
  
• Belangrijke risico's op vlak van organisatiebeheersing en op vlak van veiligheid (cf. gebouwenonderhoud / veiligheid en preventie / noodplanning) moeten verplicht ondervangen worden. Cf. Richtlijnen Audit Vlaanderen, Codex welzijn op het werk, Regelgeving veiligheid gebouwen (keuringen, ...), KB Noodplanning, ... (vanaf 2022 systematisch voorgelegd).
  
  
• Risico's op vlak van psychosociaal welzijn (zie laatste personeelsbevraging i.k.v. interne omgevingsanalyse - november 2023). Voor de Technische diensten wordt o.a. aangegeven:
• 37% van de medewerkers geeft aan dat er onvoldoende personeel is om de verwachte dienstverlening te garanderen.
• 33% geeft aan dat er onvoldoende personeel is om de taken van de dienst uit te voeren.
• 38% geeft aan dat de organisatie er onvoldoende in slaagt de juiste profielen aan te trekken.
• 19% geeft aan teveel psychische belasting van het werk te ervaren
  
  
• Er worden op korte termijn een aantal functies geschrapt of niet ingevuld waardoor het budget op korte termijn niet nodeloos verzwaard wordt:
• afdelingshoofd technische diensten (A5a-A5b) wordt voorlopig niet ingevuld
  > te revalueren in nieuwe legislatuur hoe we dit aanpakken.
• diensthoofd gebouwen (A1a-A3a)
  > Te evalueren na implementatie van deze formatiewijziging of deze functie nodig is of niet. Afdelingshoofd zal nu voorlopig rechtstreeks de medewerkers van de dienst Gebouwen aansturen.
• administratief medewerker - cel Facility
  > Te evalueren na implementatie van deze formatiewijziging of deze functie nodig is of niet.

 

2. Vaststelling dat de invulling van de functie van diensthoofd Gebouwen op korte termijn noodzakelijk is

A. Rapport "Werklastmeting dienst Gebouwen / dienst Evenementen en VTI" (Mondea, oktober 2024) (BIJLAGE 01)

Dit rapport werd op 14 oktober 2024 ter kennisname voorgelegd aan het schepencollege.

Uit dit rapport blijkt dat een rechtstreeks diensthoofd voor de dienst gebouwen noodzakelijk is:

• duidelijke structuur moet opgebouwd worden in de dienst;

• visie diensthoofd / afdelingshoofd moet scherp gesteld worden;

• begeleiding en structuur nodig voor nieuwe medewerkers;

• intern werkingskader en kennisdeling nodig (mappenstructuur, project- en proceswerking, ...);

• opvolging patrimoniumplan.

B. Rechtstreekse aansturing team Gebouwen

Uit de recente interventies van de Personeelsdienst blijkt dat rechtstreekse aansturing en coaching van het team van de dienst Gebouwen noodzakelijk is.

Het diensthoofd werd aangesteld als waarnemend afdelingshoofd om de nieuwe afdeling mee uit te bouwen. Als waarnemend afdelingshoofd is zij ook betrokken bij de opmaak van het MJP en het budget. Dit zijn bij de start van de legislatuur cruciale taken die dienen opgenomen te worden. In praktijk is het niet realistisch gebleken om de functies van diensthoofd en afdelingshoofd te combineren.

3. Voorstel: functie van diensthoofd Gebouwen opnieuw activeren in de salarisschaal A4a-A4b.

Er wordt bijgevolg voorgesteld om de functie van diensthoofd Gebouwen terug in te schrijven in de personeelsformatie. Hierbij wordt voorgesteld om ook de loonschaal van deze functie te wijzigen, namelijk A4a-A4b in plaats van A1a-A3a, en dit o.v.:

• interne criteria: 

• organisatiebrede verantwoordelijkheid

• budgetverantwoordelijkheid

• externe criteria:

• knelpuntberoep en verwachtingen salarisschaal

 

De wijziging van de personeelsformatie betekent: verplaatsen van de functie van diensthoofd gebouwen van de uitdovende contractuele personeelsformatie naar de contractuele personeelsformatie, en aanpassen van de loonschaal, namelijk A4a-A4b in plaats van A1a-A3a.

Budgettaire impact van deze formatiewijziging: zie hieronder onder "bijkomende info".

 

Functies van projectleider gebouwen

Via interviews met medewerkers en via het opgemaakte patrimoniumplan werd bepaald hoeveel VTE projectleiders nodig is voor het uitvoeren van de lopende projecten. Hierbij werd tevens rekening gehouden met een inhaalbeweging die noodzakelijk is voor onderhoud van de gebouwen en renovaties.

Hieruit blijkt dat - i.f.v. het strategisch patrimoniumplan en om een inhaalbeweging te kunnen maken op vlak van bouwkundige staat en wettelijke verplichtingen - er nood is aan een extra capaciteit van 3,6 VTE projectleider.

 

Voorstel: 3,00 vte projectleider Gebouwen (A1a-A2a) inschrijven in de personeelsformatie

Gelet op de capaciteitsbepaling opgemaakt door Mondea wordt voorgesteld om 3 vte projectleider (A1a-A2a) in te schrijven in de personeelsformatie van de gemeente.

Deze functies zullen stapsgewijs ingevuld worden. Hierbij zal ook bekeken worden (ifv prioriteiten, projectplanning en draagkracht van de dienst) of er via een externe dienstverlener moet gewerkt worden.

Deze wijziging van de personeelsformatie betekent:

• toevoegen van 3,00 vte projectleider (A1a-A2a) aan de contractuele personeelsformatie van de gemeente.

Budgettaire impact van deze formatiewijziging: zie hieronder onder "bijkomende info".

 

Hierbij wordt eveneens voorgesteld om de huidige functies van expert gebouwen (A1a-A3a) uitdovend te plaatsen en te vervangen door functies van projectleider gebouwen (A1a-A2a).

 

Functies vakman Gebouwen (technische uitvoeringsdienst)

Er wordt voorgesteld de personeelsformatie effectief uit te breiden als volgt:

• toevoegen van 3,00 vte vakman (D1-D3) aan de contractuele personeelsformatie van de gemeente.

Loonschalen technische uitvoeringsdiensten

In dit kader loopt een onderzoek door de Personeelsdienst i.s.m. Probis en de diensthoofden van de technische uitvoeringsdiensten.

Het resultaat van dit onderzoek zal besproken worden i.k.v. de opmaak van het MJP.

 

Raadslid Eddie BOELENS krijgt het woord en zegt dat hij twee bedenkingen heeft. Ten eerste stelt de fractie Groen vast dat de trend om statutair personeel te vervangen door contractuelen voortgezet wordt. Zij betreuren dat, vooral ook voor de betrokken personeelsleden omdat het statuut van statutaire beter is dan dat van contractuele. Bovendien is de bescherming van betrekkingen die een beleidsverantwoordelijkheid inhouden of waar de betrokkene dicht bij het beleid staat, veel minder. Het kan zijn dat mensen die op een administratie werken weleens een discussie hebben met de beleidsmensen, met de schepenen. Als men dan niet beschermd is door een statuut van statutaire, kan dat een impact hebben op de manier waarop mensen bereid zijn om hun standpunten echt te vertolken en in discussie te gaan.

De fractie Groen stelt ook vast dat er voor de personeelsformatie van de dienst Gebouwen 6 extra personeelsleden worden aangeworven en dat er een verschuiving is naar hogere loonschalen. Zij begrijpen dat dit gebeurt in het kader van de patrimoniumstudie, maar ze kijken bezorgd uit naar de begroting en het meerjarenplan van volgend jaar. Men weet nu al dat de loonkost de belangrijkste begrotingspost is op het exploitatiebudget. Het is de post waarvan men de groei niet in handen heeft als er inflatie is en een aantal indexeringen nodig zijn. Daarom vinden zij 6 personeelsleden veel en kijkt men nieuwsgierig uit naar de begrotings- en beleidscyclus voor de komende jaren.

 

Schepen Karlijne VAN BREE beaamt dat het een beleidskeuze is van heel veel overheden om meer contractueel aan te werven. Dat werd in het algemeen al enige tijd geleden beslist om dat te doen. Bij de allerhoogste functies blijft het eerder statutair om de continuïteit te bewaren. Zij wijst er ook op dat de regelgeving op Vlaams niveau in belangrijke mate gewijzigd is, ook inzake het ontslagsysteem. De verschillende statuten zijn echt wel naar elkaar aan het toegroeien en dat gaat men in de toekomst nog meer zien. Zij geeft ook aan dat er echt zelden ontslagen zijn in de gemeente en daar gaat een heel traject aan vooraf. Men kan niet zomaar vanuit de politiek willekeurig ontslaan.

Schepen VAN BREE geeft aan dat er geen 6 extra personeelsleden aangeworven zullen worden. Met dit punt wil men een optimaal organogram hebben waarvan men denkt, dit is de beste inrichting van de dienst Gebouwen en Facility, naar aantal vakmannen en experten die men nodig heeft. Van die 6 dossierbeheerders zijn er al 2 in dienst en een derde komt er binnenkort aan. De 3 anderen heeft men eigenlijk nodig als men alle projecten, alle uitdagingen voor de toekomst en alle besluiten in het patrimoniumplan wilt realiseren. Maar of die 3 nog worden aangeworven is budgetafhankelijk en moet besproken worden in het meerjarenplan. Er zal ook moeten gekeken worden welke taken nog uitgevoerd gaan worden en of er minder dossiers opgevolgd zullen worden. Schepen VAN BREE vat samen dat wat nu voorligt, de optimale invulling is op basis van de huidige werklast die onderzocht werd via de werklastmeting en via het patrimoniumplan. Er is nog niet beslist dat er 6 personeelsleden onmiddellijk aangeworven zullen worden.

 

Raadslid BOELENS krijgt nogmaals het woord en reageert dat hij niet wil zeggen dat er willekeur heerst. Maar als voormalig syndicaal afgevaardigde denkt hij dat de mogelijkheid, of de kans voor personeelsleden om vrijuit te spreken, meer aanwezig is bij het statuut van beschermd ambtenaar dan een contractueel personeelslid. Hij beaamt dat er een evolutie is en dat deze positief is, maar zeker als men dicht bij het beleid zit, is het soms interessant en belangrijk om een beschermd statuut te hebben.

Hij neemt nota van het feit dat er voorlopig al 3 personeelsleden zijn en er mogelijks nog 3 bij worden aangenomen indien men echt alles wil realiseren wat optimaal is. Raadslid BOELENS vraagt of men moet begrijpen dat die 3 momenteel nog niet in de wachtrij staan om aangeworven te worden?

 

Schepen Karlijne VAN BREE krijgt nogmaals het woord en antwoordt dat men in de besluiten kan lezen dat er optimaal 3 bijkomende experten zouden kunnen bijkomen, maar dat is helemaal nog niet beslist. Ook 3 voltijdse vakmannen, want die mogen niet vergeten worden. En ook een diensthoofd, dat is heel belangrijk omdat dat een belangrijke schakel is tussen de experten en de afdelingshoofden. Dus in theorie gaat het in totaal om 1 diensthoofd, 3 experten en 3 vakmannen.

 

Raadslid William DE BOECK krijgt het woord en sluit aan op de tweede vraag van raadslid Eddie BOELENS, maar hij denkt dat hij het niet helemaal goed begrepen heeft. Hij legt uit dat wat hij begrepen heeft, is dat er nu een diensthoofd Gebouwen A1-A3 is en dat dat wordt vervangen door een A4a-A4b. Dan worden de A1-A3 uitdovend geplaatst. Raadslid DE BOECK vraagt of dat diensthoofd momenteel in dienst is en of die elkaar blokkeren. Dat wil zeggen, zolang dat het ene in dienst is, kan het andere niet in dienst komen.

Zijn tweede opmerking is dat er volgens hem nu in het organogram 3 experten staan en dat deze 3 projectleiders worden in een ander barema. Want men spreekt van een financiële impact van, volgens raadslid DE BOECK, 2.900 euro ongeveer per jaar, per voltijds equivalent. Dus ziet hij het toekomstig kader van de dienst Gebouwen als 1 diensthoofd A4a-A4b, 3 projectleiders A1-A2 en dan 3 bijkomende werkmannen.

 

Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een derde maal het woord en geeft aan dat er in augustus beslist was, om om budgettaire redenen het diensthoofd uitdovend te plaatsen. Nu wil men daar verandering in brengen en dit terug in het organogram als een effectief diensthoofd brengen, omdat een diensthoofd echt wel noodzakelijk is. Het is in feite zo dat het diensthoofd dat in uitdoving was gezet, inmiddels waarnemend afdelingshoofd is geworden. Er zal in de toekomst beslist moeten worden om tot aanwerving over te gaan, maar dat is de situatie. Het diensthoofd wordt niet meer uitdovend geplaatst. De experten of dossierbeheerders zullen allemaal projectleider heten, zes projectleiders. Drie die vroeger expert heetten gaan naar de uitdovenden, maar die drie krijgen een andere term, namelijk projectleider. Dan komen er nog eens drie projectleiders, theoretisch gezien, bij.

 

Schepen Trui OLBRECHTS krijgt het woord en zegt dat het klopt wat raadslid William DE BOECK zegt. Het gaat erover dat men op dit moment 3 mensen heeft op A1-A3-niveau, dat men die uitdovend plaatst en dat men in plaats van die 3 ook 3 A1-A2 nemen en 3 A1-A2 extra. Dus de 3 die vandaag in dienst zijn en A1-A3 als functie hebben worden op uitdovend gezet en vervangen door 3 A1-A2 en er komen 3 A1-A2 bij. Dus men kan maximaal 6 personeelsleden op A1-A2 niveau hebben.

 

Raadslid William DE BOECK krijgt nogmaals het woord en vraagt zich af of het dan wel correct is dat dit maar een meerkost heeft van 2.900 euro per jaar. Dat kan volgens hem niet. Als men er 3 uitdovend plaats, maar wel in dienst houdt en er komen er 3 bij. Men zegt in de financiële impact is dit maar 2.900 euro per jaar, maar volgens raadslid DE BOECK klopt er ergens iets niet.

 

Schepen VAN BREE krijgt een vierde maal het woord en legt uit dat de 2 die er zijn en de ene die eraan komt nog A1-A3 zijn, dus die blijven hun loon behouden. Maar als men er 3 extra bij zou aanwerven is het 271.000 euro, dus dat is veel meer. Dat is 90.000 euro per aanwerving A1-A2, want voortaan zou er A1-A2 aangeworven worden en niet meer A1-A3.

 

Raadslid William DE BOECK krijgt een derde maal het woord en wenst nog eens kort te reageren. Hij vindt het positief, maar het is voor hem niet duidelijk en de tekst is niet duidelijk. Daarom zal de fractie Open VLD zich onthouden, want het is niet eenduidig.

 

Voorzitter Peter PLESSERS dankt raadslid William DE BOECK voor de toelichting en stelt dat hij ook voorstander is van een drastische administratieve vereenvoudiging van het sociaal recht.

 

Raadslid Linda DE PREE krijgt het woord en stelt een bijkomende vraag n.a.v. de opmerkingen van raadslid Eddie BOELENS over het verschil tussen statutairen en contractuelen. Het grootste verschil is de pensioenregeling en de indexatie. Zij zou graag verduidelijking hebben of er voor de contractuelen een bijkomend pensioenplan is, een derde pijler. Raadslid DE PREE geeft aan dat men zich misschien niet moet blindstaren op dat verschil, want nationaal gezien gaat er van alles veranderen aan de pensioenen en is niets zeker. Iemand die nu begint als ambtenaar kan niet zeker zijn een veel voordeliger pensioen te hebben dan iemand die contractueel start.

Een tweede verschil is dat een ambtenaar zijn indexatie veel sneller krijgt dan een contractueel, zeker als een contractueel een PC200 is, die krijgt dat één keer per jaar in januari. Raadslid DE PREE vraagt of dat hier ook van toepassing? Of onder welk paritair comité wordt hier gewerkt?

 

Schepen Karlijne VAN BREE krijgt een vijfde maal het woord en geeft aan dat zij net verneemt dat de indexeringen voor de contractuelen en niet-contractuelen op dezelfde manier verlopen. Voor de contractuelen is er een pensioenplan van 3 % aanvullend pensioen voorzien in het budget.

 

Raadslid William DE BOECK krijgt een vierde maal het woord en wil graag zijn onthouding motiveren. De fractie Open VLD is ook wel voor de aanpassing en uitbreiding van de personeelsformatie van de dienst Gebouwen, maar de financiële impact is niet duidelijk en klopt volgens hen niet.

Bijkomende info:

Financiële impact:

De financiële impact is de volgende:

Diensthoofd Gebouwen

De gemiddelde bruto jaarkost werkgever voor het voorzien van deze functie in de salarisschaal A4a-A4b bedraagt:

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A4a-A4b	€ 105.107,59

Het gemiddelde verschil tussen een functie A1a-A3a en A4a-A4b is € 11.630,92 (bruto jaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit).

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A4a-A4b	€ 105.107,59
A1a-A3a	€ 93.476,67

Het budget voor de invulling van deze functie dient voorzien te worden in de eerstvolgende meerjarenplan aanpassing.

 

Projectleiders Gebouwen

De gemiddelde bruto jaarkost werkgever voor het voorzien van 3,00 vte projectleider (A1a-A2a) bedraagt: € 271.483,17.

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
A1a-A2a	€ 90.494,39

Het budget voor de invulling van deze functies dient voorzien te worden in de eerstvolgende meerjarenplan aanpassing.

Het omzetten van 2,00 vte expert Gebouwen (A1a-A3a) en 1,00 vte projectleider Gebouwen (A1a-A3a) naar 3,00 vte projectleider Gebouwen (A1a-A2a) betekent op termijn - € 2.982,28 per jaar per vte (gemiddelde bruto jaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit).

 

Vakmannen Gebouwen

De gemiddelde bruto jaarkost werkgever voor het voorzien van 3,00 vte vakman (D1-D3) bedraagt: € 152.937,33.

Schaal	Brutojaarkost werkgever (12 jaar anciënniteit)
D1-D3	€ 50.979,11

Het budget voor de invulling van deze functies dient voorzien te worden in de eerstvolgende meerjarenplan aanpassing.