De gemeenteraad stelt de voorwaarden en wijze van gunnen voor:
de huur (inclusief technische service) van 1 koffieautomaat type tafelmodel voor een periode van 60 maanden, volgens de behoeften van de politiezone, voor een geraamd jaarlijks bedrag van 1.600,00 euro (incl. btw) via de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid voor het leveren, plaatsen, verhuren en onderhouden van warme drankautomaten met aankopen van verbruiksproducten (bestek nr. 2021/HFB/OP/84157) en
het aankopen van verbruiksproducten voor een periode van 60 maanden, volgens de behoeften van de politiezone, voor een geraamd jaarlijks bedrag van 1.700,00 euro (incl. btw) via de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid voor het leveren, plaatsen, verhuren en onderhouden van warme drankautomaten met aankopen van verbruiksproducten (bestek nr. 2021/HFB/OP/84157)
vast.
De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst gestructureerd op twee niveaus.
Huidige situatie
Tijdens de zitting van 3 juli 2018 keurde het college van burgemeester en schepenen de huur van twee koffieautomaten (type tafelmodel) inclusief onderhoudscontract voor een periode van 60 maanden goed. Deze opdracht werd toegewezen aan de leverancier Chaqwa, Bergensesteenweg 1424 in 1070 Brussel. De opdracht nam een aanvang op 1 oktober 2018 en loopt af op 30 september 2023.
Er werd aan de Dienst Aankoop & Facility van de gemeente gevraagd of de politiezone kan aansluiten bij de overheidsopdracht die door de gemeente werd gegund. Dit is echter niet mogelijk. De huidige opdracht van de gemeente loopt af op 16 maart 2027.
Voor de huur van een koffieautomaat kan gebruik worden gemaakt van de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid voor het leveren, plaatsen, verhuren en onderhouden van warme drankautomaten met aankopen van verbruiksproducten (bestek nr. 2021/HFB/OP/84157). De looptijd voor de huur van een koffieautomaat via deze raamovereenkomst bedraagt 60 maanden.
Het verbruik van de afgelopen periode (1 oktober 2018 tot 15 juli 2023) bedraagt ongeveer 85.000 consumpties. Er moet hierbij rekening worden gehouden dat er tijdens de coronaperiode minder personeelsleden aanwezig waren en dat verschillende teams gebruik maken van koffieapparaten die ze zelf hebben aangekocht.
Gelet op het geregistreerde verbruik volstaat 1 koffietoestel van het type tafelmodel.
Technische specificaties
Binnen de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid voor het leveren, plaatsen, verhuren en onderhouden van warme drankautomaten met aankopen van verbruiksproducten vindt de politiezone een nieuwe generatie koffieautomaten. Volgende minimum technische specificaties zijn verreist:
De raamovereenkomst werd gegund aan de leverancier Selecta, Industrieweg 10A in 2850 Boom met een looptijd van 01-07-2021 tot 30-06-2026.
De politiezone wenst 1 koffieautomaat type tafelmodel voor een periode van 60 maanden te huren. De bijhorende verbruiksproducten worden eveneens bij de betrokken leverancier afgenomen.
Raadslid Eddie BOELENS veronderstelt dat de huur gepaard gaat met de levering van koffie en vraagt aan welke voorwaarden deze koffie beantwoordt. Hij wilt met name weten of het fair trade koffie betreft.
Schepen Jelle DE WILDE antwoordt dat de afname van de automaat verloopt via een raamcontract van de Vlaamse overheid. Een van de criteria om koffie te mogen leveren, is dat het fair trade koffie is.
Raadslid Chris SELLESLAGH vraagt waarom de aankoop niet via het AGB is verlopen, zoals in veel andere gemeenten gebeurt, vermoedelijk wordt dit gedaan om de btw te recupereren.
Burgemeester Bart LAEREMANS antwoordt dat dit een totaal oneigenlijk gebruik is en op het randje van frauduleus om dit via het AGB te doen, want de politie heeft niets met het AGB te maken.
Raadslid Chris SELLESLAGH verwijst nogmaals naar de lijst waarin verschillende AGB's van die overeenkomst afnemen.
Burgemeester Bart LAEREMANS antwoordt dat mogelijks gemeenten hun politiegebouw of sporthallen in het AGB hebben opgenomen, maar dit is voor de gemeente Grimbergen niet het geval.
De jaarlijkse kostprijs voor de huur van 1 koffieautomaat (incl. installatie, opleiding, technische service) wordt geraamd op 1.600,00 euro (incl. btw). Het nodige krediet is voorzien op artikel 330/123-12 van de gewone dienst van de politiebegroting 2023 en navolgende dienstjaren.
De jaarlijkse kostprijs van de verbruiksproducten wordt geraamd op 1.700 euro (incl. btw). Het nodige krediet is voorzien op artikel 33001/124-02 van de gewone dienst van de politiebegroting 2023 en navolgende dienstjaren.
Artikel 1.
De voorwaarden en wijze van gunnen voor de huur (inclusief technische service) van 1 koffieautomaat type tafelmodel voor een periode van 60 maanden, volgens de behoeften van de politiezone, voor een geraamd jaarlijks bedrag van 1.600,00 euro (incl. btw) via de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid voor het leveren, plaatsen, verhuren en onderhouden van warme drankautomaten met aankopen van verbruiksproducten (bestek nr. 2021/HFB/OP/84157), vast te stellen.
Art. 2.
De voorwaarden en wijze van gunnen voor het aankopen van verbruiksproducten voor een periode van 60 maanden, volgens de behoeften van de politiezone, voor een jaarlijks geraamd bedrag van 1.700,00 euro (incl. btw) via de raamovereenkomst van de Vlaamse overheid voor het leveren, plaatsen, verhuren en onderhouden van warme drankautomaten met aankopen van verbruiksproducten (bestek nr. 2021/HFB/OP/84157), vast te stellen.