De voorzitter opent de zitting op 22/06/2023 om 18:39.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van 25 mei 2023 goed.
Artikel 78 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De raad voor maatschappelijk welzijn kan bij reglement zijn bevoegdheden overdragen aan het vast bureau.
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:
1° de bevoegdheden die aan de raad voor maatschappelijk welzijn zijn toegewezen, vermeld in afdeling 1 en 2 van dit hoofdstuk, en de bevoegdheid tot overdracht, vermeld in het eerste lid.
Artikel 18 tot en met 39, met uitzondering van artikel 29, § 1 en § 5, artikel 36, 37 en 38, eerste lid, 7°, zijn van toepassing op de raad voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat in die bepalingen de volgende woorden worden gelezen als volgt:
2° "gemeenteraad" als "raad voor maatschappelijk welzijn".
De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter worden meegedeeld.De voorzitter is verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een derde van de zittinghebbende leden of van het college van burgemeester en schepenen.
De voorzitter is ook verplicht de gemeenteraad bijeen te roepen op verzoek van een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad de gemeenteraadsleden nog niet bijeengeroepen zijn. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
Bij een verplichte bijeenroeping als vermeld in het tweede en het derde lid roept de voorzitter de gemeenteraad bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de gemeenteraadsleden en het college van burgemeester en schepenen voor elk punt op de agenda hun voorstel van beslissing met een toelichting aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad.
De algemeen directeur woont de vergaderingen van de gemeenteraad bij en is verantwoordelijk voor het opstellen en het bewaren van de notulen en het zittingsverslag ervan.
De notulen en het zittingsverslag van de gemeenteraad worden, na goedkeuring, ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur.
De bepalingen, vermeld in het eerste en tweede lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".
De notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat is gegeven aan de punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Van die laatste verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen die genomen zijn met unanimiteit.
De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 28 in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld.
De bepalingen, vermeld in het eerste tot en met het derde lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn".
/
/
/
Enig artikel.
De notulen van de vergadering van 25 mei 2023 goed te keuren.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de uitnodiging van de buitengewone algemene vergadering van Providentia van 15 juni 2023, de agendapunten en de toelichtingsnota's.
Artikel 78 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
/
Op 2 juni 2023 ontving het OCMW een uitnodiging om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering (BAV) van Providentia die doorgaat op 15 juni 2023 om 9.00 uur in Hof ten Eenhoorn, Keierberg 80 te 1730 Asse, met de volgende agenda:
De toelichtingsnota's zijn beschikbaar op het Extranet van Providentia en werden toegevoegd als bijlage bij het besluit.
Gemeentelijke vertegenwoordiger
In zittingen van 28 mei en 25 juni 2020 vaardigde de raad voor maatschappelijk welzijn volgende vertegenwoordigers af in de algemene vergadering van Providentia:
De vertegenwoordigers werden in kennis gesteld van voornoemde uitnodiging op 5 juni 2023.
Aangezien de BAV plaatsvond vóór de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 juni 2023, wordt aan de raad voor maatschappelijk welzijn in dit kader voorgesteld om kennis te nemen van:
/
Artikel 1.
Kennis te nemen van de uitnodiging van de buitengewone algemene vergadering (BAV) van Providentia van 15 juni 2023 met volgende agenda:
Art. 2.
Kennis te nemen van de toelichtingsnota's m.b.t. de agendapunten van deze BAV van Providentia van 15 juni 2023, toegevoegd als bijlage bij dit besluit.
Art. 3.
Kennis te nemen dat het mandaat van de vertegenwoordigers, zijnde mevrouw Karlijne VAN BREE en de heer Jean-Paul WINDELEN als effectieve en plaatsvervangende vertegenwoordigers, door het vast bureau in zitting van 5 juni 2023 reeds werd vastgesteld om deel te nemen aan deze BAV van 15 juni 2023 aangezien de BAV plaatsvond vóór deze zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn wijzigt de personeelsformatie als volgt:
Schrapping van de volgende functies uit de contractuele personeelsformatie van het OCMW:
0,50 vte deskundige (B1-B3) (Stafmedewerker maatschappelijke ondersteuning en assistent-centrumleider)
0,50 vte administratief medewerker (C1-C3)
Toevoeging van de volgende functie aan de contractuele personeelsformatie van het OCMW:
1,00 vte diensthoofd sociale werking Ter Borre (B4-B5)
Wijziging van de volgende functietitel en functiebeschrijving:
1,00 vte diensthoofd Ter Borre (B4-B5) wordt 1,00 vte diensthoofd interne werking Ter Borre (B4-B5)
De nieuwe personeelsformatie van de dienst LDC en GAW Ter Borre is dan als volgt:
| Functietitel |
Schaal |
#vte gemeente |
#vte OCMW |
Totaal |
| Diensthoofd sociale werking Ter Borre |
B4-B5 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Diensthoofd interne werking Ter Borre |
B4-B5 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Verantwoordelijke administratie (uitdovende functie) |
B1-B3 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Verantwoordelijke administratie |
C4-C5 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Administratief medewerker |
C1-C3 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Medewerker bar en maaltijden |
D1-D3 |
0,00 |
2,50 |
2,50 |
| Medewerker technisch onderhoud |
D1-D3 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Medewerker schoonmaak |
E1-E3 |
0,00 |
1,50 |
1,50 |
| TOTAAL |
|
|
|
10,00 |
De personeelsformatie van LDC en GAW Ter Borre zal later verder opgevolgd en gerevalueerd worden in functie van de pensionering van het diensthoofd.
Art. 161 Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (hierna: Decreet Lokaal Bestuur):
"De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stellen het gezamenlijk organogram van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn vast.
Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn weer, duidt de gezagsverhoudingen en de functies aan waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden."
Algemeen
Decreet lokaal bestuur.
Besluit (VR) 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Besluit (VR) 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, BS 3 december 2010.
Rechtspositieregeling lokaal bestuur Grimbergen, vastgesteld bij besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 17 december 2020 en later gewijzigd.
Meerjarenplan 2020-2025
Beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.
AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024
ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften
Besluiten i.v.m. organogram en personeelsformatie lokaal bestuur Grimbergen
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 januari 2019 - project GoGo! (geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen) - Vaststelling overzichtsstructuur geïntegreerd organogram - Vaststelling structuur afdeling Ruimte (diensten "Wegen en water", "Gebouwen" en "Groen") - Aanduiding van de functies waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden. (DOSSIERSTUK 01).
Besluit gemeenteraad van 24 januari 2019 - Aanpassing personeelsformatie i.f.v. de implementatie van de hoofdstructuur van het geïntegreerd organogram en de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen"). (DOSSIERSTUK 02).
Besluit gemeenteraad van 25 april 2019 - Aanpassing personeelsformatie ter ondersteuning van de structuur van de afdeling Ruimte (diensten "Wegen en Water", "Gebouwen" en "Groen"). (DOSSIERSTUK 03).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Vaststelling geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 04).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 05)
Besluit gemeenteraad van 24 oktober 2019 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek. (DOSSIERSTUK 06).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 23 januari 2020 - Aanpassing personeelsformatie - Versterking en integratie van de personeelsdiensten van gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 07)
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing geïntegreerd organogram gemeente en OCMW Grimbergen. (DOSSIERSTUK 08).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie met het oog op de implementatie van de geïntegreerde dienstenstructuur voor gemeente en OCMW Grimbergen - Rechtzetting van de beslissingen van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijke welzijn van 24 oktober 2019 en 23 januari 2020. (DOSSIERSTUK 09).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen. (DOSSIERSTUK 10).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 mei 2020 - Aanpassing personeelsformatie administratieve functies - bodefuncties. (DOSSIERSTUK 11).
Besluit gemeenteraad van 27 augustus 2020 - Formatiewijziging voor de administratieve ondersteuning van de bibliotheek - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 24 oktober 2019. (DOSSIERSTUK 12).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 februari 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Ondersteunende afdelingen - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 13).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 22 april 2021 - Personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Interne Organisatie - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 14).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie Sociaal Huis - Rechtzetting van de beslissing van de gemeenteraad van 28 mei 2020. (DOSSIERSTUK 15).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 juni 2021 - Personeelsformatie LDC en GAW Ter Borre - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 16).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2021 - Personeelsformatie: afdeling Financiën - afdeling Interne organisatie - Afdeling Mens - afdeling Ruimte - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 17).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 25 november 2021 - Personeelsformatie: afdelingen Ruimte en Mens - stafdienst algemeen directeur - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 18).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2021 - Organogram en personeelsformatie: afdeling Ruimte - afdeling Mens - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 19).
Besluit gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 februari 2022 - Personeelsformatie - Afdeling Mens - Afdeling Interne Organisatie - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 20).
Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2022 - Personeelsformatie - dienst Wegen en Water - dienst Gebouwen - dienst Welzijn en Preventie - afdeling Mens / Welzijn - WZC Ter Biest - dienst Burgerzaken - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 21).
Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 2 juni 2022 - Personeelsformatie - dienst Gebouwen - dienst Handhaving - Aanpassing. (DOSSIERSTUK 22).
Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 29 september 2022 - Personeelsformatie - Aanpassing formatie i.f.v. bijkomende personeelsbehoeften - Aanpassing formatie WZC Ter Biest - Invoeren van statutaire betrekkingen - Aanpassing (DOSSIERSTUK 23).
Besluit van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 15 december 2022 - Personeelsformatie - stafdienst Technische diensten - dienst Gebouwen - Technische uitvoeringsdiensten - dienst Evenementen en Vrijetijdsinfrastructuur - Aanpassing (DOSSIERSTUK 24).
In verband met de syndicale overlegcomités
Het syndicaal statuut:
Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.
Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel.
In verband met het voorstel tot aanpassing van de personeelsformatie
Nota van het afdelingshoofd mens en de organisatiebegeleider Ter Borre, betreffende de personeelsformatie LDC en GAW Ter Borre (BIJLAGE 01)
Besluit van het college van burgemeester en schepenen en vast bureau van 5 juni 2023 - Wijziging personeelsformatie - LDC en GAW Ter Borre - Principieel akkoord (BIJLAGE 02).
Protocol BOC/HOC (Bijlage 03).
"Wij blijven ijveren voor statutaire functies."
In het kader van de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025, in het bijzonder de volgende beleidsdoelstelling:
Beleidsdoelstelling 1: Wij bouwen een moderne en professionele organisatie uit om een antwoord te kunnen bieden op de noden van onze burgers.
AP-1: We vullen het nieuw geïntegreerd organogram in tegen 31/12/2024
ACT-3: We sturen het organogram bij in functie van gewijzigde personeelsbehoeften
worden een aantal wijzigingen aan de personeelsformatie voorgesteld.
De personeelsformatie van LDC en GAW Ter Borre werd vastgesteld door de gemeenteraad / raad maatschappelijk welzijn op 24/06/2021, en dit op basis van een rapport van Probis.
Op 30/03/2022 werd het organogram van de afdeling Mens gewijzigd waardoor de dienst LDC en GAW Ter Borre rechtstreeks onder het afdelingshoofd mens ressorteert.
De huidige personeelsformatie is als volgt:
| Functietitel | Schaal | #vte gemeente |
#vte OCMW |
Totaal |
| Diensthoofd | B4-B5 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Deskundige (Stafmedewerker maatschappelijke ondersteuning en assistent-centrumleider) | B1-B3 | 0,00 | 0,50 | 0,50 |
| Verantwoordelijke administratie (uitdovende functie) |
B1-B3 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Verantwoordelijke administratie | C4-C5 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Administratief medewerker | C1-C3 | 0,00 | 1,50 | 1,50 |
| Medewerker bar en maaltijden | D1-D3 | 0,00 | 2,50 | 2,50 |
| Medewerker technisch onderhoud | D1-D3 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Medewerker schoonmaak | E1-E3 | 0,00 | 1,50 | 1,50 |
| TOTAAL | 9,00 |
Met het oog op de reorganisatie van de administratieve cel van de dienst, en om te anticiperen op de pensionering van het diensthoofd, worden de volgende formatiewijzigingen voorgesteld:
De personeelsformatie van LDC en GAW Ter Borre zal later verder opgevolgd en gerevalueerd worden in functie van de pensionering van het diensthoofd.
De toekomstige formatie van de dienst LDC en GAW Ter Borre is dan als volgt:
| Functietitel | Schaal | #vte gemeente |
#vte OCMW |
Totaal |
| Diensthoofd sociale werking Ter Borre | B4-B5 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Diensthoofd interne werking Ter Borre | B4-B5 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Verantwoordelijke administratie (uitdovende functie) |
B1-B3 | 0,00 | 0,00 | 0,00 |
| Verantwoordelijke administratie | C4-C5 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Administratief medewerker | C1-C3 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Medewerker bar en maaltijden | D1-D3 | 0,00 | 2,50 | 2,50 |
| Medewerker technisch onderhoud | D1-D3 | 0,00 | 1,00 | 1,00 |
| Medewerker schoonmaak | E1-E3 | 0,00 | 1,50 | 1,50 |
| TOTAAL | 9,00 |
Budgettair betekent deze formatiewijziging (brutojaarkost werkgever - 12 jaar anciënniteit):
| Gemiddelde bruto jaarkost werkgever (anciënniteit 12 jaar) |
|
| Huidige situatie | € 480.600,58 |
| Toekomstige situatie | € 498.279,14 |
Raadslid Eddie BOELENS deelt mee dat de fractie Groen zich van stemming zal onthouden net zoals bij de stemming van dit punt in de gemeenteraad.
Raadslid William DE BOECK stelt dat zij ook hetzelfde zullen stemmen zoals bij de stemming van dit punt in de gemeenteraad.
Het budget voor deze bijkomende functies zal voorzien worden via MJPa vanaf 2024.
Voor eventuele aanwervingen in 2023 is budgettaire ruimte via:
Enig artikel.
De personeelsformatie van de dienst LDC en GAW Ter Borre als volgt te wijzigen:
Schrapping van de volgende functies uit de contractuele personeelsformatie van het OCMW:
0,50 vte deskundige (B1-B3) (Stafmedewerker maatschappelijke ondersteuning en assistent-centrumleider)
0,50 vte administratief medewerker (C1-C3)
Toevoeging van de volgende functie aan de contractuele personeelsformatie van het OCMW:
1,00 vte diensthoofd sociale werking Ter Borre (B4-B5)
Wijziging van de volgende functietitel en functiebeschrijving:
1,00 vte diensthoofd Ter Borre (B4-B5) wordt 1,00 vte diensthoofd interne werking Ter Borre (B4-B5)
De nieuwe personeelsformatie van de dienst LDC en GAW Ter Borre is dan als volgt:
| Functietitel |
Schaal |
#vte gemeente |
#vte OCMW |
Totaal |
| Diensthoofd sociale werking Ter Borre |
B4-B5 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Diensthoofd interne werking Ter Borre |
B4-B5 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Verantwoordelijke administratie (uitdovende functie) |
B1-B3 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Verantwoordelijke administratie |
C4-C5 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Administratief medewerker |
C1-C3 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Medewerker bar en maaltijden |
D1-D3 |
0,00 |
2,50 |
2,50 |
| Medewerker technisch onderhoud |
D1-D3 |
0,00 |
1,00 |
1,00 |
| Medewerker schoonmaak |
E1-E3 |
0,00 |
1,50 |
1,50 |
| TOTAAL |
|
|
|
10,00 |
De personeelsformatie van LDC en GAW Ter Borre zal later verder opgevolgd en gerevalueerd worden in functie van de pensionering van het diensthoofd.
De gemeenteraad keurt de bijlage nr. 16 bij het arbeidsreglement "klokkenluidersregeling", en de gecoördineerde versie van het arbeidsreglement, goed.
Artikels 40-41 decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Besluit van het college van burgemeester en schepen / vast bureau van 5 juni 2023 - Klokkenluidersregeling - Aanpassing arbeidsreglement - Publicatie op website - Goedkeuring (BIJLAGE 03).
Protocol vakorganisaties: zie bijlage 05.
Op 18 november 2022 bekrachtigde de Vlaamse Regering een wijziging aan het Bestuursdecreet die de klokkenluidersregeling verscherpt.
De nieuwe klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat intern bij hun eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk. Elke vorm van represaille naar aanleiding van een interne of externe melding, of openbaarmaking, is verboden.
Ontwerpteksten klokkenluidersregeling voor lokaal bestuur Grimbergen:
BIJLAGE 01: Bijlage bij arbeidsreglement
BIJLAGE 02: Publicatie op website
Volgende procedures worden gehanteerd:
Als intern meldkanaal wordt aangeduid:
Het hoofd van het personeel (algemeen directeur).
Personeelslid onder het gezag van de algemeen directeur na delegatie van de algemeen directeur:
Diensthoofd politiek-administratieve ondersteuning.
Expert politiek-administratieve ondersteuning.
Het extern meldkanaal is Audit Vlaanderen.
Personeelsleden kunnen zich tot het intern meldkanaal wenden, of tot Audit Vlaanderen.
Externen die in het kader van hun werk over informatie beschikken, kunnen zich tot Audit Vlaanderen wenden.
Hoe melden?
Schriftelijk t.a.v. de dienst PAO (per brief of per e-mail).
Digitale meldingssystemen via:
HuGo en
formulier website
Telefoon (dienst PAO)
Er kan een opname van het gesprek gemaakt worden (mits toestemming).
Er wordt een verslag opgemaakt dat wordt ondertekend.
Fysiek:
Afspraak te maken met de bevoegde personeelsleden.
Er kan een opname van het gesprek gemaakt worden (mits toestemming).
Er wordt een verslag opgemaakt dat wordt ondertekend.
Anoniem via:
brievenbus (hal achterzijde gemeentehuis) en
website (formulier).
De gegevens m.b.t. de klokkenluidersregeling moeten verplicht gepubliceerd worden op de gemeentelijke website.
/
Enig artikel.
De bijlage nr. 16 bij het arbeidsreglement "klokkenluidersregeling", en de gecoördineerde versie van het arbeidsreglement, als bijlage gevoegd bij dit besluit, goed te keuren.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem met betrekking tot het jaar 2022.
Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het vast bureau worden toevertrouwd:
8° het goedkeuren van het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 219.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
DLB:
Art. 217
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Art. 218
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Art. 219
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Art. 220.
Met behoud van de toepassing van artikel 57, 85 en 196 kan de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.
Besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 juni 2019 ter goedkeuring van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.
MAT 23 mei 2023:
Positief advies.
Het decreet lokaal bestuur schrijft voor dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen (beheersmaatregelen) zodat men een redelijke zekerheid bekomt over:
Op 27 juni 2019 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. Het jaarverslag over de organisatiebeheersing 2022 in bijlage rapporteert over de acties die in 2022 werden ondernomen binnen het organisatiebeheersingssysteem.
Het jaarverslag is opgebouwd uit 4 delen. In een eerste deel wordt organisatiebeheersing in het algemeen gesitueerd en worden de verschillende rollen en verantwoordelijkheden geschetst. Het tweede deel omvat de aanpak van organisatiebeheersing binnen het lokaal bestuur Grimbergen, waaronder het kader, de ingezette middelen en instrumenten, de betrokken medewerkers en organen en de koppeling met het meerjarenplan 2020-2025. In deel 3 worden de gerealiseerde beheersmaatregelen, de aandachtspunten, de significante incidenten en de algemene beheersing van de organisatie m.b.t. 2022 besproken. Het laatste deel geeft de planning weer op het vlak van organisatiebeheersing voor het volgende jaar 2023.
De raad voor maatschappelijk welzijn dient kennis te nemen van jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem met betrekking tot 2022.
/
Enig artikel.
Kennis te nemen van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem met betrekking tot het jaar 2022.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening over het financiële boekjaar 2022, voor wat het eigen deel betreft, vast en legt dit vervolgens ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.
Artikels 78,4°, 249 en 260 tot 262 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Besluit van het managementteam van 20 juni 2023 houdende positief advies bij de jaarrekening.
Nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris van al de bezittingen, rechten, vorderingen, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, worden ze samengevat opgenomen in het ontwerp van de jaarrekening.
De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
Vanaf boekjaar 2021 heeft de jaarrekening betrekking op gemeente en OCMW samen; het document is met andere woorden te beschouwen als een gecoördineerde jaarrekening van beide entiteiten.
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen elk over hun deel van de jaarrekening. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport, zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn, goed.
De jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 sluit af met een beschikbaar budgettair resultaat van -4.323.222 euro.
De jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 sluit af met een autofinancieringsmarge van 2.402.484 euro.
/
Artikel 1.
De jaarrekening over het financiële boekjaar 2022, voor wat het eigen deel betreft, vast te stellen en vervolgens ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
Art. 2.
De jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 als volgt vast te stellen (bedragen in euro):
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt zowel de notariële ontwerpakte houdende verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen, alsook de ontwerpakte inzake volmacht bij verkoop via videoconferentie, goed.
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 januari 2023 - Verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen - Nieuwe verkoopprocedure - Goedkeuring (BIJLAGE 3).
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 1 september 2022 - Openbare verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen - Akte houdende de verkoopsvoorwaarden - Goedkeuring (BIJLAGE 2).
Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 november 2020 - Aanvaarding bijzonder legaat: Aanstelling als legataris op last van de kosten van de nalatenschap en de successierechten te betalen (BIJLAGE 1).
Besluit van het vast bureau van 5 juni 2023 - Verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127 bus 14 te 1853 Grimbergen - Notariële ontwerpakte - Principiële goedkeuring (BIJLAGE 12).
Besluit van het vast bureau van 27 maart 2023 - Verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen: compromis - Goedkeuring (BIJLAGE 9).
Besluit van het vast bureau van 6 maart 2023 - Verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen - Toewijzing (BIJLAGE 7).
Besluit van het vast bureau van 9 januari 2023 - Openbare verkoop app. Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen: geen verkoop - Nieuwe verkoopprocedure - Goedkeuring (BIJLAGE 6).
Besluit van het vast bureau van 1 augustus 2022 - Openbare verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen - Akte houdende de verkoopsvoorwaarden - Principiële goedkeuring (BIJLAGE 5).
Besluit van het vast bureau van 27 september 2021 - Sociale energierenovatie van een woning uit het eigen patrimonium met oog op sociale verhuring - Standpuntbepaling (BIJLAGE 4).
Getekend compromis van 12 april 2023 houdende verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen (BIJLAGE 8).
Notariële ontwerpakte houdende verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen (BIJLAGE 10).
Notariële akte tot volmacht inzake verkoop via videoconferentie (BIJLAGE 11).
/
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft op 26 november 2020 beslist om het bijzonder legaat van wijlen mevrouw Marie PEETERS, op last om de kosten van de nalatenschap en van de successierechten te betalen, te aanvaarden.
Na een plaatsbezoek op 28 januari 2021 van de woonconsulent in gezelschap van de schepen van wonen en de projectverantwoordelijke van WarmNest en na contacten met svk Webra & VMSW heeft het vast bureau op 27 september 2021 beslist om het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen NIET in sociale verhuring op de markt te brengen en desgevallend het onroerend goed openbaar te verkopen. De opbrengst van de openbare verkoop zal in het OCMW worden geïnvesteerd.
De actuele waarde van het onroerend goed gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen (appartement + garage) werd op 25 maart 2021 door landmeter-expert Guy VANHAELEWIJN geschat op 200.000,00 euro (appartement = 175.000,00 euro en garage = 25.000,00 euro).
Het vast bureau heeft zich op 1 augustus 2022 principieel akkoord verklaard met de openbare verkoop, via fysieke zitdag op het gemeentehuis, van het onroerend goed gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen aan de geschatte instelprijs van 200.000,00 euro. Eveneens werd de akte houdende de verkoopsvoorwaarden principieel goedgekeurd.
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft op 1 september 2022 beslist om akkoord te gaan met de openbare verkoop, via een fysieke zitdag op het gemeentehuis, van het onroerend goed gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen aan de geschatte instelprijs van 200.000,00 euro en met de akte houdende de verkoopsvoorwaarden.
De fysieke zitdag houdende openbare verkoop van het appartement vond plaats op 20 december 2022. Er werd echter geen bod uitgebracht.
Het OCMW-bestuur heeft zijn plicht vervuld door het organiseren van een openbare verkoop. Bij het ontbreken van een verkoop kan afgeweken worden van een openbare verkoop, zodat het OCMW-bestuur ervoor kan opteren om het onroerend goed uit de hand te verkopen via het notariskantoor BOES-PRAET.
Het Agentschap Binnenlands Bestuur heeft destijds gemeld dat een verkoop onder de schattingsprijs slechts is toegestaan bij gemotiveerde uitzondering; dat er evenwel door de hogere overheid geen algemene regels zijn vooropgesteld over de grootte van de afwijking ten opzichte van de geschatte waarde; dat deze afwijking best zo klein mogelijk wordt gehouden. Bijkomend hebben ze destijds ook gemeld dat een bestuur enkel kan afwijken van de geschatte waarde bij gemotiveerde uitzondering en mits verantwoorde vaststelling van een nieuwe minimumprijs, waarbij biedingen die dit minimum niet halen niet kunnen aanvaard worden.
Het vast bureau heeft op 9 januari 2023:
De gemeenteraad heeft zich op 26 januari 2023 akkoord verklaard om het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen uit de hand te koop aan te bieden via het notariskantoor BOES-PRAET aan de instelprijs/vraagprijs van 200.000,00 euro (overeenkomstig het schattingsverslag van 25 maart 2021). Hierbij werd een onderhandelingsmarge op de geschatte waarde toegestaan, waardoor de minimale verkoopprijs (doch bij voorkeur hoger) van het appartement kan vastgesteld worden op 175.000,00 euro.
Het vast bureau heeft op 6 maart 2023 het bod van Anaïs Lythicia BOEKHOLT, Nieuwelaan 48 te 1860 Meise, ten bedrage van 211.000,00 euro, aanvaard, onder opschortende voorwaarde van toekenning hypothecair krediet (4 weken vanaf ondertekening onderhandse overeenkomst), in uitvoering van een beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 januari 2023.
Het vast bureau heeft op 27 maart 2023 het ontwerp van compromis goedgekeurd. Dit werd compromis werd door de koper getekend op 12 april 2023.
Het vast bureau heeft op 5 juni 2023 de notariële ontwerpakte houdende verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen, ten bedrage van 211.000,00 euro, principieel goedgekeurd.
Aangezien de verkoopakte via videoconferentie wordt ondertekend op het notariskantoor DEPUYT, RAES & DE GRAVE, geassocieerde notarissen te Sint-Jans-Molenbeek, heeft het vast bureau de notariële ontwerpakte inzake volmacht bij verkoop via videoconferentie principieel goedgekeurd. Hierdoor wordt een medewerker van notaris Frédéric DE GRAVE aangesteld om te tekenen namens het OCMW Grimbergen.
Aan de raad voor maatschappelijk welzijn wordt voorgesteld om de de notariële ontwerpakte houdende verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen, ten bedrage van 211.000,00 euro, goed te keuren. Eveneens wordt voorgesteld om de notariële ontwerpakte inzake volmacht bij verkoop via videoconferentie goed te keuren. Hierdoor wordt een medewerker van notaris Frédéric DE GRAVE aangesteld om te tekenen namens het OCMW Grimbergen.
Dit kan op basis van artikel 281 DLB, zoals gewijzigd in 2021, dat bepaalt:
De voorzitter van de gemeenteraad kan zijn bevoegdheid tot ondertekening opdragen aan een of meer leden van de gemeenteraad, tenzij die bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen en het zittingsverslag, vermeld in artikel 277. Hij doet dat schriftelijk via een informatiedrager naar keuze. Die opdracht kan op elk moment worden herroepen.
Met behoud van de toepassing van het eerste lid kan de voorzitter van de gemeenteraad voor de ondertekening van een authentieke akte over onroerende verrichtingen van de gemeente, zijn bevoegdheid tot ondertekenen opdragen aan een medewerker van het notariskantoor, die hij aanwijst. De overdracht van die bevoegdheid gebeurt via een authentieke volmacht en beperkt zich tot de akte die in de volmacht wordt vermeld.
Het gemeenteraadslid of de medewerker van het notariskantoor aan wie de opdracht is gegeven, vermeldt die opdracht bij zijn handtekening.
De bepalingen, vermeld in het eerste, tweede en derde lid, zijn van toepassing op het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met dien verstande dat "gemeenteraad" wordt gelezen als "raad voor maatschappelijk welzijn", en "gemeenteraadslid" wordt gelezen als "lid van de raad voor maatschappelijk welzijn".
Raadslid Eddie BOELENS merkt op dat de fractie Groen altijd bedenkingen heeft gehad bij de verkoop en dat men nog steeds bij deze bedenkingen blijft en daarom zullen zij tegen het voorstel stemmen.
/
/
Artikel 1.
De notariële ontwerpakte houdende verkoop van het appartement gelegen Nieuwelaan 127/14 te 1853 Grimbergen, ten bedrage van 211.000,00 euro, goed te keuren.
Art. 2.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur (of hun gemachtigde vervangers) aan te stellen voor de ondertekening van de notariële akte.
Art. 3.
De notariële ontwerpakte inzake volmacht bij verkoop (op basis van artikel 281 decreet lokaal bestuur) via videoconferentie goed te keuren , waarbij een medewerker van notaris Frédéric DE GRAVE wordt aangesteld om op te treden namens het OCMW Grimbergen.
De voorzitter sluit de zitting op 23/06/2023 om 00:46.
Namens RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN,
Muriel VAN SCHEL
algemeen directeur
Peter PLESSERS
voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn