Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):

• Artikel 2, §1:

De gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn beogen om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en verzekeren een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van hun bevoegdheden. Ook dit vormt een rechtsgrond voor het optreden van de lokale besturen in het kader van de COVID-19-pandemie.

 

• Artikel 40:

Onder voorbehoud van andere wettelijke of decretale bepalingen, beschikt de gemeenteraad over de volheid van bevoegdheid ten aanzien van de aangelegenheden, vermeld in artikel 2.

§ 2. De gemeenteraad bepaalt het beleid van de gemeente en kan daarvoor algemene regels vaststellen.

(...)

De beslissing wordt genomen op grond van:

ALGEMEEN

• Besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de Covid-19-pandemie te versterken.

 

• De algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Contactonderzoek.

• Het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19 en het uitvoeringsbesluit van 12 juni 2020, voorzien dat de taken zoals opgelegd in artikel 44 van het preventiedecreet, meer bepaald het tegengaan van de verspreiding van infecties, uitgevoerd zal worden door een samenwerkingsverband dat een contactcentrum opricht dat belast wordt met opdrachten van opsporing en begeleiding van personen met een bevestigde of vermoedelijke diagnose van COVID-19, of van personen die mogelijk een risicodragend contact hebben gehad met een persoon die besmet is met COVID-19 of die vermoedelijk besmet is met COVID-19.

Met voornoemde doelstelling kunnen lokale besturen dan ook als verwerker voor het Agentschap Zorg en Gezondheid optreden en kunnen ze rechtstreeks toegang hebben tot de databank Sciensano –gegevensdatabank.

Het lokaal contactonderzoek wordt uitgevoerd volgens de richtlijnen, scripts en kwaliteitsnormen van het centraal contactonderzoek. Hiervan kan niet worden afgeweken om en uniformiteit van het contactonderzoek te bewaken.

• Het door het Vlaamse parlement op 16 december 2020 goedgekeurde decreet tot wijziging van het decreet van 21 november 2003 over het preventieve gezondheidsbeleid en van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19. 
• Het door het Vlaams parlement op 8 januari 2021 goedgekeurde besluit tot uitvoering van het decreet tot wijziging van het decreet van 21 november 2003 over het preventieve gezondheidsbeleid en van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19.

SPECIFIEK

• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 26 oktober 2020 waarbij men akkoord ging om mee te helpen aan het COVID-19 team van ELZ inzake de contact/bronopsporing.
• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 7 december 2020 waarbij men akkoord ging met het voorstel van de ELZ Grimbergen om:

1. te kiezen voor optie 1 en deze keuze ook door te geven aan het Agentschap Zorg & Gezondheid;
2. het doorstorten van 50% van de toegekende subsidie aan de ELZ Grimbergen zodat zij de voorziene taken kunnen opnemen.

• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 11 januari 2020 "COVID-19: Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken - Samenwerkingsovereenkomst (incl. bijlagen) met het Agentschap Zorg en Gezondheid - Goedkeuring".

• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 18 januari 2020 "COVID-19: Quarantaine handhaving door lokale besturen - Protocol quarantaine - advies DPO - Protocol elektronische mededeling persoonsgegevens - Besluit van de burgemeester - Kennisname en goedkeuring".

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Standpunt ELZ Grimbergen en zorgraad 

E-mail van Leen VERBESSELT ELZ regio Grimbergen van maandag 7 december 2020 i.v.m. lokale bronopsporing en contactonderzoek:

"Geachte Burgemeester,

Geachte Algemeen Directeur,

 

De Vlaamse Regering heeft op 13 november 2020 de juridische contouren vastgelegd van de lokale bronopsporing en het lokale contactonderzoek in het kader van de coronacrisis. Ze kent ook een specifieke subsidie toe aan de Vlaamse gemeenten ter ondersteuning van de bijkomende inzet in preventie, sensibilisering, bronopsporing, quarantainecoaching en contactonderzoek.

De lokale besturen kiezen in het kader van dit besluit tussen de volgende opties, met bijhorende financiering:

Optie 1: inzet in sensibilisering, preventie, bronopsporing en quarantainecoaching
een forfaitaire financiering op basis van het aantal inwoners van de gemeente: 0,125 euro per inwoner en per maand

Optie 2: inzet in sensibilisering, preventie, bronopsporing, quarantainecoaching en  contactonderzoek
krijgen voorgaande forfaitaire subsidie en daarnaast nog een variabele subsidie van 100 euro per afgehandeld ticket/werkorder van een nieuwe indexpatiënt, inclusief de werkorders/tickets van een evenwaardig aantal hoog risicopatiënten

Deze subsidie heeft betrekking op de periode van 1 november 2020 tot en met 31 maart 2021.

Lokale besturen kunnen individueel een engagement nemen of kunnen zich ook verenigen.

Na beraadslaging in het Covid19 Team van de Eerstelijnzone Regio Grimbergen en  beslissing op de Zorgraad adviseren wij uw Lokaal Bestuur om te kiezen voor optie 1 die aangegeven werd in het schrijven dat u ontving vanuit Binnenlands Bestuur en deze keuze ook aan te duiden op de te ondertekenen samenwerkingsovereenkomst met de Vlaamse Regering via het Agentschap Zorg & Gezondheid en deze tijdig in te sturen.

Voor het opnemen van de taken verzoeken wij u om de helft van de toegekende subsidie door te storten op rekening KBC bank nv: BE04 7350 5540 1031 van de Eerstelijnszone wat ons zal toelaten de activiteiten op te nemen en de werking van uw lokaal bestuur mee te ondersteunen en te begeleiden. 

Mogen wij u vriendelijk verzoeken ons uw beslissing uiterlijk tegen 15/12/2020 mee te delen? 

Namens de zorgraad,

Leen Verbesselt

Coördinator Eerstelijnszone regio Grimbergen"

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Context:

In de  fase van de COVID-19-crisis waarin we ons momenteel bevinden,  is een cruciale rol weggelegd voor contactonderzoek en bronopsporing.

• Bij contactonderzoek wordt gezocht met wie een besmet iemand nauw contact heeft gehad. Hier is de snelheid van de contacttracing belangrijk.  Het is de bedoeling om zoveel mogelijk mensen te bereiken die in contact zijn gekomen met besmette personen. Zij krijgen advies over hoe ze zich kunnen beschermen en welke maatregelen ze kunnen nemen om anderen te beschermen. Dat vermijdt een mogelijke (nieuwe) toename van het aantal patiënten.

• Bij bronopsporing wordt gezocht van wie de besmette persoon zelf de besmetting heeft opgelopen. Bronopsporing heeft als voordeel dat heel gericht kan gezocht worden waar de besmettingen vandaan komen en de lokale besturen als beleidsmakers heel gericht maatregelen (preventie, sensiblisering, handhaving) kunnen nemen.

Ter ondersteuning van de centrale contactopsporing heeft de Vlaamse Regering op 16 oktober 2020 de lokale besturen gemobiliseerd om complementair in te zetten op preventie, sensibilisering, bronopsporing, quarantaine-coaching en lokaal contactonderzoek.

De contouren werden verder uitgewerkt in het Besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken.

 

Wat de aard van de engagementen betreft, kunnen lokale besturen in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 kiezen tussen de volgende opties:

• Optie 1: inzet in sensibilisering, preventie, bronopsporing en quarantainecoaching

• Optie 2: inzet in sensibilisering, preventie, bronopsporing, quarantainecoaching én  aanvullend lokaal contactonderzoek.

De lokale besturen werken in al deze opdrachten ondersteunend en/of aanvullend op de werking van de COVID-19-teams binnen de zorgraden alsook op de werking van de centrale contactcenters.

 

De lokale besturen worden gesubsidieerd voor het opnemen van complementaire engagementen als volgt :

• de gemeenten die inzetten op optie 1 (preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse van clusters, quarantaine-coaching en aandacht voor kwetsbare personen of groepen) krijgen een forfaitaire subsidie van 0,125 euro per inwoner per maand voor maximum 5 maanden (ten vroegste start op 1 november 2020 – uiterlijk tot 31 maart 2021);

• de gemeenten die inzetten op optie 2 (voorgaande engagementen optie 1 + aanvullend lokaal contactonderzoek) krijgen voorgaande forfaitaire subsidie en daarnaast nog een variabele subsidie van 100 euro per afgehandeld ticket/werkorder van een nieuwe indexpatiënt, inclusief de werkorders/tickets van een evenwaardig aantal hoog risicocontacten.

  Periode : ten vroegste vanaf 1 november 2020 tot uiterlijk 31 maart 2021.

Bij besluit van het college van 7 december 2020 werd geopteerd, op voorstel van de Zorgraad van de eerstelijnszone Grimbergen, voor optie 1.

Op 8 december 2020 werd de gevraagde inlichtingenfiche overgemaakt aan het Agentschap Zorg en Gezondheid.

 

Begin januari 2021 ontving men de samenwerkingsovereenkomst en volgende bijlagen: 

1. afsprakenkader op te maken in overleg met het COVID-19 team van de eerstelijnszone Grimbergen

2. verwerkersovereenkomst

3. aanvraagformulier voor toegang tot de interne controletoren en het uitbraak volg systeem

4. optie: protocol voor verdere maatregelen.

Gezien alle documenten uiterlijk op 31 januari 2021 bezorgd dienden te worden aan het Agentschap, heeft het van burgemeester en schepenen in zitting van 11 januari 2021 zijn goedkeuring gegeven zodat alle documenten tijdig doorgegeven konden worden.

 

De burgemeester is op 15 januari 2021 overgegaan tot ondertekening van het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap Zorg en Gezondheid naar de gemeente Grimbergen in het kader van het doorgeven van persoonsgegevens conform artikel 34/1 van het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid.

Dit besluit is in werking getreden vanaf datum van ondertekening ervan en werd bekendgemaakt op de webtoepassing van de gemeente.

 

Dit onder voorbehoud van bekrachtiging door de gemeenteraad.

In kader van quarantaine handhaving door lokale besturen ( gewijzigd decreet over het preventieve gezondheidsbeleid en uitvoeringsbesluit) werd door het college een protocol goedgekeurd na advies van de DPO. Dit protocol biedt de mogelijkheid aan lokale besturen om de gegevens te ontvangen van de personen die in verplichte quarantaine moeten met het oog op de controle en de handhaving van de verplichte quarantaine.  Hierdoor krijgen de lokale besturen de tools in handen om deze controle en handhaving ook efficiënt te kunnen uitvoeren.

 

Voorstel

1. Kennisname en bekrachtiging van het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 11 januari 2021 houdende de goedkeuring van:

• het afsprakenkader tussen vzw Eerstelijnszone Regio Grimbergen en de gemeenten van ELZ Grimbergen- zoals toegevoegd in bijlage.
  

• de samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Zorg en Gezondheid en de bijlagen.

Inzake bijlage 4: protocol voor verdere maatregelen werd advies gevraagd aan de DPO, dit protocol is optioneel en werd in afwachting van het advies van de DPO nog niet doorgestuurd.

 

2. Kennisname en bekrachtiging van het besluit van de burgemeester van 15 januari 2021 houdende "De controle en handhaving van de quarantaineverplichting m.h.o. de beheersing en bestrijding van de COVID-19 pandemie.

 

3. Kennisname en bekrachtiging van het besluit van het college van burgemeester en schepenen van 18 januari 2021 houdende de goedkeuring van het quarantaine protocol in kader van het gewijzigd decreet over het preventieve gezondheidsbeleid en het uitvoeringsbesluit. Aanduiding van de burgemeester als verwerkingsverantwoordelijke.

Bijkomende info:

STAPPENPLAN OPSTART LOKALE CONTACTTRACING (versie 3 december 2020) - bron Vlaanderen helpt

 

FASE 1: AANMELDING LOKAAL BESTUUR VOOR LOKALE CONTACTTRACING

Stap 1: Bekendmaking keuze lokaal bestuur voor optie 1 of optie 2

Het lokaal bestuur kiest om in te zetten op optie 1 of optie 2 en maakt zijn keuze kenbaar door de inlichtingenfiche te bezorgen tegen 11 december 2020 via vlaanderenhelpt@vlaanderen.be.

 

Stap 2: Ontvangstmelding keuze lokaal bestuur en ontvangst van de overeenkomsten via het digitaal loket van het Agentschap Binnenlands Bestuur

Het lokaal bestuur (algemeen directeur en contactpersoon van het lokaal bestuur opgegeven in de inlichtingenfiche) krijgt de ontvangstmelding van de ingestuurde inlichtingenfiche via het digitaal loket van het ABB.

Bij deze ontvangstmelding ontvangt het lokaal bestuur eveneens de samenwerkingsovereenkomst passend bij de doorgegeven optie, samen met de bijlagen (verwerkersovereenkomst, eventueel protocol, afsprakenkader, aanvraagformulieren voor de accounts in de verschillende dataplatformen), alsook het generiek mailadres van AZG (eerstelijn@vlaanderen.be).

 

Stap 3: Vervolledigen en ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst en de bijlagen

Het lokaal bestuur vervolledigt (waar nodig) de samenwerkingsovereenkomst en de bijlagen. 

Het afsprakenkader wordt ingevuld in overleg met de COVID-19-teams binnen de zorgraden en wordt als bijlage aan de samenwerkingsovereenkomst gevoegd.

 

Stap 4: Goedkeuring afsluiten samenwerkingsovereenkomst en bijlagen door bevoegd lokaal orgaan

Het bevoegd orgaan van het lokaal bestuur (gemeenteraad, of bij delegatie het college van burgemeester en schepenen) keurt de volledig ingevulde documenten goed.

 

Stap 5: Ondertekende overeenkomsten bezorgen via digitaal loket

Het lokaal bestuur verstuurt de ondertekende samenwerkingsovereenkomst met alle bijlagen (samenwerkingsovereenkomst, verwerkersovereenkomst, eventueel protocol, afsprakenkader, aanvraagformulieren voor de accounts in de verschillende dataplatformen) op uiterlijk 31 januari 2021 via het digitaal loket van het Agentschap Binnenlands Bestuur. 

Het Agentschap Binnenlands Bestuur bezorgt de overeenkomsten aan het Agentschap Zorg en Gezondheid voor ondertekening.

 

Stap 6: Ontvangst definitief ondertekende verwerkersovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst

Na ondertekening door het Agentschap Zorg en Gezondheid wordt de definitieve samenwerkingsovereenkomst met bijlagen opnieuw verstuurd aan het lokaal bestuur (via het digitaal loket).

 

Stap 7: Toegang tot de controletoren, uitbraakvolgsysteem (zodra technisch mogelijk) en het script en formsplatform voor max 3 medewerkers van het lokaal bestuur.

• Optie 1

• Het Agentschap Zorg en Gezondheid maakt een account aan (voor maximaal 3 medewerkers) voor de toegang tot de interne controletoren op basis van de ontvangst van het bezorgde aanvraagformulier (dewelke als bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst aan het lokaal bestuur werd bezorgd via het digitaal loket). Als er wijzigingen moeten gebeuren inzake de toegangen, bezorgt de gemeente deze rechtstreeks aan eerstelijn@vlaanderen.be.
• Van zodra dit technisch tot de mogelijkheden behoort, verzekert het Agentschap Zorg en Gezondheid  aan één of meerdere (max.3) medewerkers van de gemeente de toegang tot het Uitbraakvolgsysteem (UVS) op basis van de ontvangst van het bezorgde aanvraagformulier (dewelke als bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst aan het lokaal bestuur werd bezorgd via het digitaal loket).
• Als er wijzigingen moeten gebeuren inzake de toegangen, bezorgt de gemeente deze rechtstreeks aan eerstelijn@vlaanderen.be.

 

• Optie 2

• Het Agentschap Zorg en Gezondheid maakt een account aan (voor maximaal 3 medewerkers) voor de toegang tot de interne controletoren op basis van de ontvangst van het bezorgde aanvraagformulier (dewelke als bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst aan het lokaal bestuur werd bezorgd via het digitaal loket). Als er wijzigingen moeten gebeuren inzake de toegangen, bezorgt de gemeente deze rechtstreeks aan eerstelijn@vlaanderen.be.
• Van zodra dit technisch tot de mogelijkheden behoort, verzekert het Agentschap Zorg en Gezondheid  aan één of meerdere (max.3) medewerkers van de gemeente de toegang tot het Uitbraakvolgsysteem (UVS) op basis van de ontvangst van het bezorgde aanvraagformulier (dewelke als bijlage bij de samenwerkingsovereenkomst aan het lokaal bestuur werd bezorgd via het digitaal loket). Als er wijzigingen moeten gebeuren inzake de toegangen, bezorgt de gemeente deze rechtstreeks aan eerstelijn@vlaanderen.be.
• De gemeente krijgt een eigen account tot het scripts en formsplatform via de ontvangst van het aanvraagformulier dat als bijlage aan de  samenwerkingsovereenkomst wordt gevoegd. Zij treedt hiermee op als verwerker voor het Agentschap Zorg en Gezondheid en volgt hierbij de scripts en forms die alle callcenteragents gebruiken. Alle contactagents krijgen toegang tot het scripts- en formsplatform, de opleiding is voorzien voor 2 tal personen per gemeente en vervolgens wordt gewerkt met het train de trainerprincipe (zie ook volgende stap).
• Als er wijzigingen moeten gebeuren inzake de toegangen, bezorgt de gemeente deze rechtstreeks aan eerstelijn@vlaanderen.be.

 

Stap 8: Opleiding en help desk

Er is een handleiding ter beschikking rond de werking van de interne controletoren. AZG werkt momenteel aan het voorzien van een bijkomende opleiding, naast de handleiding. Op het terrein werken de zorgraden met de controletoren. In afwachting van een bijkomende opleiding kan het bestuur afspraken maken met de zorgraad.

Als gekozen wordt voor optie 2, krijgen de supervisoren of verantwoordelijken van het lokaal contactcenter (een tweetal personen per initiatief) van het lokaal bestuur een train the trainer opleiding door het consortium. Deze verantwoordelijken of supervisoren zijn verantwoordelijk voor de opleiding van hun contactagenten.

Voor vragen over de opleiding kunnen de besturen terecht bij roos.andries@cm.be & Mathias.Neelen@socmut.be .

Voor technische vragen rond de platformen kunnen de besturen terecht bij:

• Script en forms: supervision@smals.be
• Controletoren: zorgatlas@vlaanderen.be
• Uitbraakvolgsysteem: eerstelijn@vlaanderen.be

Voor functionele vragen en problemen over Script&Form (Hoe doe ik? Waar vind ik?...) kunnen de besturen terecht bij ct_expert@ipggroup.eu

 

Stap 9: Opstart lokale contacttracing

Het lokaal bestuur kan starten met de lokale contacttracing.

 

FASE 2: AANVRAAG EN UITBETALING SUBSIDIE

Stap 1: Bezorgen documenten via digitaal loket

Het lokaal bestuur dient uiterlijk op 1 juni 2021 via het digitaal loket een aanvraag in voor het ontvangen van de subsidie.

In de aanvraag bezorgt het lokaal bestuur minimaal de volgende informatie:
1° de identificatiegegevens van het lokaal bestuur;
2° de datum en ondertekening;
3° volgende documenten:

1. voor de forfaitaire subsidie : evaluatieverslag waarbij de uitvoering van de engagementen vervat in de samenwerkingsovereenkomst worden geëvalueerd en de bijkomende inzet wordt gemotiveerd;
2. voor de variabele subsidie : rapportage van het aantal afgehandelde tickets van indexpatienten en de hoogrisico-patiënten.

De samenwerkingsovereenkomst, verwerkersovereenkomst en eventueel het protocol, werden reeds eerder ingezonden (bij de aanmelding) en hoeven niet opnieuw te worden ingezonden.

Voor vragen kan zij terecht bij de FAQ’s op www.vlaanderenhelpt.be of zendt zij de vragen door via vlaanderenhelpt@vlaanderen.be.

 

Stap 2: Kwaliteitscontrole

De Vlaamse overheid oefent toezicht uit op de naleving van de bepalingen van dit besluit. Het lokaal bestuur verstrekt daartoe de gevraagde documenten, inlichtingen of toelichtingen.

 

Stap 3: Uitbetaling subsidie

De subsidie wordt als volgt uitbetaald:

1°    uiterlijk op 31 maart 2021: een voorschot van 80% van de forfaitaire subsidie na het indienen, op uiterlijk 31 januari 2021, via digitale weg, bij het Agentschap Binnenlands Bestuur, van:

1. de ondertekende samenwerkingsovereenkomst;
2. de ondertekende verwerkersovereenkomst;
3. het ondertekende protocol indien van toepassing;

2°    uiterlijk op 30 september 2021: het saldo van 20% van de forfaitaire subsidie en 100% van de variabele subsidie nadat het lokaal bestuur, op uiterlijk 1 juni 2021, de volgende stukken heeft ingediend:

1. voor de forfaitaire subsidie: evaluatieverslag waarbij de uitvoering van de engagementen vervat in de samenwerkingsovereenkomst worden geëvalueerd en de bijkomende inzet wordt gemotiveerd.
2. voor de variabele subsidie: rapportage van het aantal afgehandelde tickets van indexpatienten en hoogrisico-patiënten.